Как провести и отразить отпуск по уходу за ребёнком до 1,5 лет в 1С 8.3 Бухгалтерия и ЗУП 3.1

Короткий ответ: чтобы провести отпуск по уходу за ребёнком до 1,5 лет в 1С 8.3 Бухгалтерия, отдельный расчётный документ искать не нужно — его там нет. Задача сводится к трём действиям: прекратить плановые начисления сотруднику, передать в СФР сведения для назначения пособия и правильно показать период в отчётности. Само пособие с 2022 года считает и платит фонд, а не работодатель. В 1С 8.3 ЗУП 3.1 для этого есть полноценный документ Кадры → Все кадровые документы → Создать → Отпуск по уходу за ребёнком.

Отсюда и путаница, из-за которой бухгалтеры ищут, как в Бухгалтерии 1С 8.3 отразить отпуск по уходу за ребёнком до 1,5 лет: в упрощённом зарплатном блоке БП 3.0 нет ни документа, ни расчёта пособия. А обнулить оклад и не попасть на лишние взносы всё равно надо. Ниже — отпуск по уходу за ребёнком до 1,5 лет в 1С 8.3 Бухгалтерия по шагам, отдельно та же процедура в ЗУП 3.1, проводки при досрочном выходе на работу, отчётность и ошибки, которые чаще всего всплывают при проверке РСВ.

Что именно вы оформляете: отпуск — до 3 лет, пособие — до 1,5

Это два разных срока, и в 1С они задаются отдельными датами. Отпуск по уходу предоставляется по заявлению до достижения ребёнком трёх лет (ст. 256 ТК РФ). Пособие по уходу выплачивается только до 1,5 лет.

Ориентиры по сумме: минимум — порядка 10–11 тыс. ₽ в месяц независимо от стажа, максимум ограничен предельной базой по взносам и составляет примерно 69 тыс. ₽ в месяц. Значения индексируются ежегодно, точную цифру смотрите в актуальных данных СФР.

Что собрать до того, как садиться за 1С

Половина ошибок возникает не в программе, а на этапе документов. Проверьте пакет до ввода.

• 📄 Заявление сотрудника о предоставлении отпуска по уходу с указанием даты начала.
• 📄 Заявление о назначении пособия (или согласие на передачу сведений в СФР).
• 📄 Свидетельство о рождении ребёнка — серия, номер, дата, кем выдано.
• 📄 Справка с места работы второго родителя о том, что он отпуск не использует и пособие не получает.
• 📄 Реквизиты для выплаты: номер карты «Мир» или счёт сотрудника.
• 📄 Приказ о предоставлении отпуска — подписанный, с датами начала и окончания.

Как провести отпуск по уходу за ребёнком до 1,5 лет в 1С 8.3 Бухгалтерия

В Бухгалтерии 3.0 зарплатный блок упрощённый: кадровых документов всего три — приём, перевод, увольнение. Документа «Отпуск по уходу за ребёнком» нет, и расчёт пособия в ней не предусмотрен. Это не баг — считать работодателю больше нечего.

Шаг 1. Включите полный кадровый учёт

Откройте Зарплата и кадры → Справочники и настройки → Настройки зарплаты. В разделе «Кадровый учёт» переключите на Полный. Без этого кадровые документы в журнале недоступны, и зафиксировать событие будет нечем.

Шаг 2. Прекратите плановые начисления с даты начала отпуска

Рабочий способ — документ Зарплата и кадры → Кадровые документы → Создать → Кадровый перевод. Дата перевода — первый день отпуска. В строке начисления оставьте вид расчёта «Оплата по окладу» и поставьте размер 0.

После этого документ «Начисление зарплаты» перестанет подхватывать сотрудника с окладом: сумма будет нулевой, взносы не начислятся, в расчётной ведомости строки не появится.

Шаг 3. Проверьте начисление зарплаты за первый месяц

Создайте Зарплата и кадры → Все начисления → Начисление зарплаты, заполните по кнопке Заполнить. Сотрудник в отпуске либо не попадёт в документ вовсе, либо попадёт с нулём. Если вылезла сумма за полный месяц — значит, дата кадрового перевода позже начала отпуска.

Второй вариант, без кадрового перевода: каждый месяц вручную удалять строку сотрудника из «Начисления зарплаты» кнопкой Удалить. Работает, но держится на памяти расчётчика — через три месяца кто-то нажмёт «Заполнить» и не посмотрит.

Шаг 4. Внесите ребёнка в карточку сотрудника

Откройте Зарплата и кадры → Сотрудники → нужный сотрудник → гиперссылка с личными данными. Дата рождения ребёнка нужна и для вычета по НДФЛ, если сотрудник выйдет работать, и для контроля даты окончания пособия.

Шаг 5. Передайте сведения в СФР

Запрос от фонда приходит в рабочее место СЭДО: Отчёты → 1С-Отчётность → входящие документы СФР (в разных релизах пункт называется «СЭДО» или «Запросы СФР»). Ответьте на запрос, приложив данные о сотруднике, ребёнке и датах отпуска.

Срок — три рабочих дня со дня получения заявления сотрудника. Если в вашем релизе СЭДО не развёрнут, сведения подаются через личный кабинет страхователя на сайте фонда.

Отпуск по уходу за ребёнком в 1С 8.3 ЗУП 3.1: пошагово

Здесь всё сделано документом, и обходные пути не нужны.

1. Откройте Кадры → Все кадровые документы → Создать → Отпуск по уходу за ребёнком. В ряде релизов есть отдельный журнал Кадры → Отпуска по уходу за ребёнком.
2. Укажите месяц, организацию и сотрудника. Дата начала подставится из последнего больничного, если декрет закрыт — проверьте её.
3. Заполните блок «Отпуск до 1,5 лет»: дата окончания — день, предшествующий полуторалетию ребёнка. Программа считает её сама по дате рождения.
4. Заполните блок «Отпуск до 3 лет», если сотрудник просит отпуск сразу на весь срок. Два блока в одном документе — так и задумано, второй приказ издавать не нужно.
5. Выберите ребёнка из списка или создайте нового: ФИО, дата рождения, реквизиты свидетельства. Поля идут в сведения для фонда.
6. На вкладке с начислениями убедитесь, что плановые начисления прерваны: ЗУП делает это автоматически, вид времени «Отпуск по уходу за ребёнком» — неоплачиваемое освобождение от работы.
7. Проведите документ и распечатайте приказ по кнопке Печать — форма приказа о предоставлении отпуска по уходу.
8. Отправьте сведения в СФР: Отчётность, справки → рабочее место по пособиям СФР / СЭДО → ответ на запрос фонда.

Как изменить или закрыть отпуск

• Досрочный выход. Документ Кадры → Все кадровые документы → Возврат из отпуска по уходу за ребёнком. С даты возврата плановые начисления включаются обратно.
• Выход на неполное время. Документ изменения условий отпуска по уходу: отпуск продолжается, но появляется график и начисления. С 2024 года пособие при этом сохраняется, даже если сотрудник работает полный день.
• Продление до 3 лет. Если сначала оформили только до 1,5 лет, вводите новый документ с датами следующего периода.

Проводки: что попадёт в учёт, а что нет

Пока сотрудник просто находится в отпуске по уходу и не работает , бухгалтерских проводок нет вообще. Пособие платит фонд напрямую — через счёт 69 и 70 оно не проходит, в расходы не включается, взносами и НДФЛ не облагается.

Проводки появляются в единственном случае: сотрудник вышел работать, не прерывая отпуск. Пример — оклад 60 000 ₽, работа на 0,5 ставки, начислено 30 000 ₽, административное подразделение.

Пособие в этих проводках не участвует: оно идёт мимо работодателя. Если видите в базе начисление пособия по уходу с проводкой Дт 69.01 Кт 70 — это наследие зачётной системы, такие строки надо убирать.

Сценарии, которые встречаются чаще всего

• 👨 Отпуск берёт отец или бабушка. Право есть у любого работающего родственника, фактически ухаживающего за ребёнком. Нужна справка с работы матери, что она пособие не получает. Документ в 1С тот же.
• 👶 Двойня. Отпуск один, пособие — на каждого ребёнка. В документе ЗУП указываются оба ребёнка, суммарное пособие не может быть больше 100 % среднего заработка.
• ⏱ Работа на неполном дне. Начисления идут по фактическому графику, пособие сохраняется. Проверьте, что в графике сотрудника стоит нужное число часов, иначе 1С начислит полный оклад.
• 🔁 Переход из декрета. Сначала закройте больничный по беременности и родам, потом вводите отпуск по уходу со следующего дня.
• 🧾 Внешний совместитель. Отпуск оформляется по каждому месту работы, где он нужен, но пособие назначается по одному — сотрудник выбирает страхователя сам.
• 🏢 УТ 11 и 1С:ERP. В УТ 11 кадровый учёт зарплаты не ведётся: отпуск по уходу оформляется в ЗУП, в УТ приходят только суммы. В ERP документ тот же, что в ЗУП 3.1, путь — Кадры → Все кадровые документы.

Отчётность: куда попадает сотрудник в отпуске по уходу

Он остаётся застрахованным лицом и из отчётности не исчезает. Это чаще всего и ломается.

Период отпуска по уходу до 1,5 лет входит в страховой стаж для пенсии (суммарно не более шести лет на всех детей). А вот в стаж для ежегодного оплачиваемого отпуска он не включается — ст. 121 ТК РФ. В ЗУП это учитывается автоматически, в БП 3.0 остатки отпусков придётся контролировать руками.

Типичные ошибки

• ❌ Оклад продолжает начисляться. В БП 3.0 забыли кадровый перевод с нулём. Итог — лишняя зарплата, взносы, НДФЛ и корректировка РСВ.
• ❌ Дата окончания поставлена днём полуторалетия. Правильно — предшествующий день. Лишний день в табеле ломает подраздел 1.2 ЕФС-1.
• ❌ Сотрудника исключили из персонифицированных сведений. «Он же ничего не получает» — частое заблуждение. ФНС присылает требование о неполном комплекте сведений.
• ❌ Сведения в СФР отправлены позже трёх рабочих дней. За просрочку штраф страхователю, пособие сотруднику назначат с задержкой.
• ❌ Пособие начислено в 1С как раньше, через зачёт. Двойная выплата: сотрудник получает и от фонда, и от работодателя, в РСВ появляются несуществующие расходы.
• ❌ Отпуск по уходу наложен на декретный больничный. СФР вернёт сведения с ошибкой пересечения периодов.
• ❌ При выходе на неполное время не поправлен график. 1С начислит полный оклад, пособие формально останется — но в расчётах будет каша.
• ❌ Удалён проведённый документ отпуска в ЗУП. Слетает стаж и табель за несколько месяцев.

Отчёты для проверки в 1С

Проверяйте не глазами по документам, а отчётами — так видно сразу всё.

• 📊 ЗУП: Кадры → Кадровые отчёты → «Сотрудники, находящиеся в отпуске по уходу за ребёнком» — список с датами, самый быстрый контроль.
• 📊 ЗУП: Зарплата → Отчёты по зарплате → «Анализ начислений и удержаний» — убедиться, что по сотруднику пусто.
• 📊 БП 3.0: Зарплата и кадры → Отчёты по зарплате → «Расчётная ведомость Т-51» — сотрудник в отпуске не должен иметь сумм.
• 📊 Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 70 в разрезе сотрудников — остаток по человеку в отпуске должен не меняться.
• 📊 Проверка РСВ и персонифицированных сведений по кнопке Проверить → Проверить выгрузку перед отправкой.

Когда отпуск по уходу оформлять не нужно

Бывает, что документ в 1С вводить не надо вовсе — и это экономит потом часы на исправлениях.

• Сотрудник продолжает работать в обычном режиме и пособие не получает — отпуск не оформляется, кадровых документов нет.
• Пособие получает второй родитель, работающий в другой компании, а ваш сотрудник работает как раньше.
• Исполнитель по договору ГПХ без статуса застрахованного по соцстрахованию — трудовых отношений нет, отпуска по ТК тоже.
• Ребёнку уже исполнилось три года — основание для отпуска по ст. 256 ТК РФ исчерпано, оформляется отпуск без оплаты.

Частые вопросы