Как создать и заполнить путевой лист в 1С 8.3 Бухгалтерия: все закладки, проводки и печать

Чтобы создать путевой лист в 1С 8.3 Бухгалтерия, откройте Покупки → Путевые листы → Создать, укажите автомобиль, водителя и срок действия, затем заполните три закладки: Топливо, Маршрут и Прочие расходы. Документ сам посчитает расход по норме, спишет ГСМ на затраты и напечатает бланк — отдельно оформлять списание материалов не нужно.

Ниже — полный разбор: что настроить до первого документа, как заполнять путевые листы в 1С 8.3 Бухгалтерия по шагам, какие проводки получаются, как сделать путевой лист сразу на несколько дней и что делать в УТ 11, ERP и ЗУП, где такого документа нет.

Что умеет документ «Путевой лист» в 1С 8.3 Бухгалтерия

Один документ закрывает сразу четыре операции:

• ⛽ приходует топливо, которое водитель залил в бак в рейсе (за наличные, картой или топливной картой);
• 📉 списывает фактический расход на счёт затрат — без отдельной требования-накладной;
• 🧮 считает норму расхода по пробегу и сравнивает её с фактом;
• 🖨 печатает бланк путевого листа легкового или грузового автомобиля.

Плюс отражает попутные траты водителя: мойку, парковку, платную дорогу, мелкий ремонт в рейсе.

Путевой лист нужен не только для учёта солярки. Без него расход на ГСМ налоговая снимает: подтверждения производственного характера поездки нет, значит расхода нет. Поэтому оформлять путевые листы надо на каждую машину, которая стоит на балансе или в аренде у организации, включая легковушку директора.

Подготовка: что настроить, прежде чем оформлять путевой лист в 1С 8.3

Включить функциональность

Пункта Путевые листы в разделе Покупки по умолчанию нет. Включается флажком: Главное → Функциональность → закладка Запасы → Путевые листы.

Если программа работает в режиме «Основная функциональность», переключите на Полная — иначе закладки Запасы вы не увидите.

Завести автомобиль

Машина выбирается из справочника основных средств. Откройте Справочники → Основные средства, в карточке заполните:

Поле Государственный номер критично: без него автомобиль не попадёт в список выбора путевого листа, а в печатной форме останется пустая графа — а это обязательный реквизит по Приказу Минтранса № 390.

Задать норму расхода и зимнюю надбавку

Норма берётся из карточки автомобиля. Берите паспортные данные производителя либо Распоряжение Минтранса № АМ-23-р — второе удобнее, потому что там уже учтены поправочные коэффициенты.

Зимнюю надбавку (обычно 5–15% в зависимости от региона и месяца) оформляют приказом по организации и меняют норму в карточке на сезон. В документе норму можно поправить руками на конкретный рейс.

Выбрать счёт затрат

Куда списывать ГСМ, зависит от того, кто катается:

• 🚗 машина директора и бухгалтерии → 26 «Общехозяйственные расходы»;
• 🚚 доставка товара покупателям в торговле → 44 «Расходы на продажу»;
• 🏭 техника в производстве → 20, 23 или 25;
• 🧾 служебный транспорт на УСН «доходы минус расходы» → тот же счёт, плюс признак принятия расхода в НУ.

Счёт и статью затрат удобно указать один раз в карточке автомобиля — тогда в путевой лист они подставятся сами.

Проверить водителя

Водитель выбирается из справочника физических лиц или сотрудников. Если топливо он покупает за свои и потом отчитывается — у него должен быть статус подотчётного лица, расчёты пойдут по счёту 71.01.

Как создать путевой лист в 1С 8.3: пошаговая инструкция

Как заполнить путевой лист в 1С 8.3 Бухгалтерия пошагово: разбор по закладкам

Закладка «Топливо»

Четыре смысловых блока:

1. Остаток при выезде — сколько литров было в баке. Для первого документа возьмите данные замера; дальше 1С подставляет остаток из предыдущего путевого листа по этой машине.
2. Заправлено в рейсе — таблица заправок. По каждой строке: дата, количество литров, цена, сумма, поставщик (АЗС) и Способ оплаты.
3. Остаток при возвращении — замер после рейса.
4. Расход — считается автоматически: остаток при выезде + заправлено − остаток при возвращении. Рядом — Расход по норме, рассчитанный от пробега.

Способ оплаты определяет проводку по кредиту:

Закладка «Маршрут»

Здесь строится маршрут следования. По каждой строке:

• 📍 пункт отправления и пункт назначения (адрес или наименование объекта);
• 🕐 время выезда и возвращения;
• 📏 пробег по участку в километрах;
• 🎯 цель поездки — «доставка товара в магазин на Ленина», «поездка в ИФНС», «к поставщику за комплектующими».

Формулировки вроде «по городу» или «по заданию руководителя» налоговая не принимает. Нужны адреса и причина.

Если маршрут каждый день повторяется, заполните первый документ, затем в журнале нажмите на нём Ещё → Скопировать — закладка Маршрут продублируется, останется поменять даты и одометр.

Закладка «Прочие расходы»

Строки с услугами в рейсе: мойка, стоянка, шиномонтаж, платный участок дороги. Указываете поставщика, сумму, ставку НДС и счёт затрат. Эти суммы идут на расходы напрямую, через счёт 10 не проходят.

Проводки: что формирует путевой лист в 1С 8.3

Разберём на цифрах. Автомобиль Lada Vesta, норма 8,2 л/100 км, пробег за рейс 420 км, в баке при выезде 12 л, водитель заправил 40 л по 58 ₽ за свои деньги, в баке при возвращении 17,56 л.

Фактический расход: 12 + 40 − 17,56 = 34,44 л. Норма: 420 × 8,2 / 100 = 34,44 л — факт совпал с нормой.

Два субсчёта счёта 10.03 разводят топливо по местам хранения: 10.03.1 «Топливо на складе», 10.03.2 «Топливо в баке». Сальдо по 10.03.2 на конец месяца = литры в баках по всем машинам × цена. Это и есть главная контрольная цифра для сверки.

Как сделать путевой лист в 1С 8.3 на смену, неделю и месяц

Срок действия выбираете сами, ограничение одно: путевой лист не может перекрывать больше одного рейса, если рейс длиннее смены.

• 🗓 Один день — классика для курьера и директора. Удобно, но при 20 машинах это 400 документов в месяц.
• 📆 Неделя или месяц — законно, если водитель в этот период работает на одной машине и возвращается на стоянку. В закладке Маршрут тогда идёт список поездок по датам.
• 🌍 Длительный рейс — лист оформляют на весь рейс, даже если он длиннее месяца.

Групповое заполнение экономит время: выделите в журнале несколько путевых листов прошлого месяца, Ещё → Скопировать, и правьте только даты с одометром.

Особенности в УТ 11, ERP, ЗУП и КА

Документ «Путевой лист» — атрибут именно 1С:Бухгалтерии 3.0.

В УТ 11 и ERP порядок такой: топливо принимают документом Приобретение товаров и услуг, а в конце месяца списывают Внутренним потреблением товаров с видом операции «Списание на расходы», указав статью расходов и аналитику по автомобилю. Бумажные путевые листы при этом ведут вне программы либо подключают отраслевое решение по автотранспорту.

В ЗУП 3.1 путевых листов искать не стоит. Что действительно делают в ЗУП — начисляют водителям разъездной характер работы и компенсацию за использование личного автомобиля; в бухгалтерию эти суммы попадают синхронизацией.

Отчёты для проверки ГСМ

Четыре отчёта закрывают 95% вопросов по топливу:

• 📊 Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту → счёт 10.03.2 — остаток в баках в литрах и рублях; минус или нереальная цифра означает ошибку в остатках;
• 🧾 Отчёты → Карточка счёта по счёту 10.03 с отбором по номенклатуре топлива — построчно видно каждую заправку и каждое списание;
• 📈 Отчёты → Анализ субконто по номенклатуре — сравнение расхода по видам топлива за период;
• 🔍 Отчёты → Универсальный отчёт по документу «Путевой лист» — сводка пробега и расхода по машинам и водителям, удобно выводить литры на 100 км и сравнивать с нормой.

Плюс сам журнал Путевые листы: отсортируйте по автомобилю и проверьте, что показания одометра идут без разрывов. Разрыв между «возвращение» прошлого листа и «выезд» следующего — либо потерянный документ, либо поездка без путевого листа.

Типичные ошибки и как их избежать

Отдельная ловушка — нумерация. 1С ведёт сквозную нумерацию путевых листов по организации. Если вы вручную исправите номер в одном документе, следующий автоматический номер может повториться. Дубль номера — формальное основание для претензии, поэтому номера лучше не трогать.

Частые вопросы