Как провести совмещение в 1С ЗУП 8.3: документы, доплата, табель

Совмещение в ЗУП оформляется отдельным кадровым документом, который лежит в разделе Кадры. Сначала в приказе и допсоглашении фиксируют должность, срок и размер доплаты. Затем в программе заводят документ с теми же данными. Доплата попадёт в расчёт зарплаты сама, если в документе указан вид начисления и условия.

Порядок такой: письменное согласие сотрудника, приказ, документ в 1С, табель, расчёт, проверка. Ниже каждый шаг разобран отдельно, с примером расчёта и списком мест, где чаще всего ошибаются.

Что нужно сделать до работы в программе

Программа только отражает кадровое решение. Если бумаги нет, в 1С документ лучше не создавать: потом придётся исправлять задним числом.

Что должно быть на руках:

• ✅ письменное согласие сотрудника на дополнительную работу;
• ✅ допсоглашение к трудовому договору со сроком, содержанием работы и размером доплаты;
• ✅ приказ работодателя о поручении дополнительной работы;
• ✅ в штатном расписании вакантная должность или должность временно отсутствующего сотрудника, если совмещение идёт вместо него.

По ТК РФ срок и размер доплаты определяет соглашение сторон. Минимума в процентах закон не устанавливает. Работник может отказаться раньше срока, предупредив за три рабочих дня, работодатель тоже может отменить поручение с тем же сроком предупреждения.

Как оформить совмещение должностей в 1С 8.3 ЗУП по шагам

Названия пунктов меню в ЗУП 3.1 немного меняются от релиза к релизу. Если пункта нет на своём месте, откройте раздел Кадры и найдите документ через Все кадровые документы. Либо введите слово «совмещение» в строку поиска по форме списка.

Шаг 1. Проверьте настройки программы

Откройте Настройка → Расчёт зарплаты и найдите блок про доплаты и замещение. Нужен флажок, который включает учёт совмещения и замещения. Без него документа или соответствующих полей в форме не будет.

Если флажок включили только что, закройте окна и откройте раздел заново.

Шаг 2. Убедитесь, что есть позиция в штатном расписании

Совмещаемая должность должна существовать в справочнике Должности и в штатном расписании (Кадры → Штатное расписание). Если ставки нет, сначала создайте её документом изменения штатного расписания.

Это нужно по двум причинам:

1. в документе совмещения выбирается именно позиция штатки;
2. по ней потом считается оклад, если доплата задана процентом.

Шаг 3. Создайте документ совмещения

Путь: Кадры → Все кадровые документы → Создать, затем выберите документ по совмещению. Если пункта в списке не видно, воспользуйтесь поиском по слову.

Заполните поля:

Проведите документ. После этого у сотрудника в карточке в истории кадровых данных появится запись о совмещении.

Шаг 4. Настройте начисление доплаты

Откройте Настройка → Начисления (в некоторых версиях Расчёт зарплаты → Начисления) и проверьте, есть ли вид расчёта вроде «Доплата за совмещение». Если нет, создайте новый:

1. нажмите Создать;
2. выберите способ расчёта: процент от оклада или фиксированная сумма;
3. укажите, что начисление облагается НДФЛ и страховыми взносами, как и вся зарплата;
4. сохраните и подберите его в документе совмещения.

С доплаты за совмещение удерживается НДФЛ и начисляются взносы так же, как с оклада. Отдельных льгот закон не предусматривает.

Шаг 5. Отразите работу в табеле

Табель ведётся в документе Табель учёта рабочего времени (раздел Зарплата). Часы по основной должности и по совмещению в большинстве схем идут одной строкой: человек отработал смену, доплату считают пропорционально отработанному времени.

Если доплата повременная или зависит от конкретных часов, откройте строку сотрудника и проверьте виды времени. Если у вас нестандартная схема, проверьте, что табель заполнен по тому же графику, что и основной.

Шаг 6. Начислите зарплату и проверьте результат

Создайте Начисление зарплаты и взносов: раздел Зарплата → Все начисления, затем Создать. Заполните документ и откройте строку сотрудника. Должны быть видны две строки: оклад и доплата за совмещение.

Как считается доплата: пример с цифрами

Пусть оклад бухгалтера по основной должности — 40 000 руб. Ему поручили обязанности ушедшего в отпуск коллеги с доплатой 30% от своего оклада.

Полная доплата за месяц:

40 000 × 30% = 12 000 руб.

В месяце 22 рабочих дня, сотрудник отработал 20 (два дня болел). Доплата пропорциональна отработанному:

12 000 ÷ 22 × 20 = 10 909,09 руб.

Оклад за этот же месяц считается тоже пропорционально. Весь начисленный доход облагается НДФЛ, и со всей суммы идут взносы.

Особенности для разных ситуаций

Порядок действий в 1С зависит от того, какую работу поручили.

Типичные ошибки при совмещении

Больше всего вопросов вызывают пять мест. Разберите их до закрытия месяца.

• ❌ Документ создан без приказа. Потом непонятно, на каком основании идёт доплата, а проверка спросит именно об этом.
• ❌ Не указан срок окончания. Доплата продолжает начисляться после возвращения сотрудника.
• ❌ Использован кадровый перевод вместо совмещения. После этого основная должность сотрудника в программе изменится, и оклад начнёт считаться по новой позиции.
• ❌ Доплата настроена без налогов. Взносы и НДФЛ нужны так же, как с зарплаты.
• ❌ Совместительство оформлено как совмещение. Тогда в карточке нет второго места работы, а в отчётности по сотруднику возникает путаница.

Как проверить, что всё отражено верно

Перед закрытием месяца пройдитесь по короткому списку.

Если сомневаетесь в расчёте, откройте расчётный листок сотрудника: он показывает отдельные строки по окладу и по доплате. Расхождение видно сразу.

Совмещение и отпуск, больничный, увольнение

Доплата за совмещение входит в оплату труда, поэтому влияет на расчёты, которые строятся на среднем заработке. Об этом часто забывают, пока не придёт вопрос от сотрудника.

• 🏖 Отпуск. Доплата попадает в базу среднего заработка, если она начислялась в расчётном периоде. Отпускные при этом выходят выше, чем по одному окладу.
• 🤒 Больничный. Пособие считается от заработка за предыдущие годы, а не от текущей доплаты. В дни болезни доплата за совмещение не начисляется, как и оклад.
• 👋 Увольнение. Если человек уходит до конца срока совмещения, документ закрывают датой увольнения. Компенсацию за неиспользованный отпуск считают с учётом доплаты в расчётном периоде.
• 🔄 Переезд на другую должность. Если сотруднику постоянно поручена новая работа, правильнее перевести его на новую должность, а не продлевать совмещение месяцами.

Где посмотреть результат в отчётах

Сверку проще делать по двум формам.

1. Расчётный листок: раздел Зарплата → Расчётные листки. Там отдельной строкой видна доплата, база и количество отработанных дней.
2. Анализ начислений по сотрудникам: отчёт за месяц, фильтр по виду начисления «Доплата за совмещение». Сумма по всем сотрудникам должна совпадать с вашей ведомостью.

Если цифры разошлись, начните с табеля: чаще всего причина в разном количестве отработанных дней.

Как закрыть совмещение

Когда срок закончился или сотрудник вышел на место:

1. дождитесь даты окончания, указанной в документе;
2. если срок нужно сократить, перепроведите документ с новой датой окончания;
3. проверьте расчёт в первом месяце после окончания. Доплата за дни после окончания не должна попасть в начисление.

Если совмещение продлевается, создайте новый документ на следующий период или измените дату окончания в действующем. Лучше второй вариант: история остаётся в одном месте.

Частые вопросы