Как оформить увольнение сотрудника в 1С 8.3 ЗУП: пошагово

Чтобы оформить увольнение в 1С 8.3 ЗУП пошагово, нужен один документ — «Увольнение» в разделе «Кадры». Он рассчитывает компенсацию за неиспользованный отпуск, формирует приказ и готовит данные для окончательного расчёта. Всё укладывается в пять действий, если даты и основание увольнения уже согласованы с сотрудником.

На практике запинаются не на самом документе, а на мелочах вокруг: не закрыт отпуск за текущий период, в базе осталось неучтённое больничное, а бухгалтер узнаёт о сокращённом рабочем дне увольняемого только из жалобы в день выплаты. Каждая такая мелочь сдвигает срок расчёта — а по статье 140 ТК РФ на всё про всё один день, последний рабочий.

Ниже — порядок для 1С:ЗУП 3.1 (основной сценарий), короче — для Бухгалтерии 3.0, УТ 11 и ERP, плюс отдельно: какие проводки формирует база, что делать с разными основаниями увольнения и какими отчётами проверить расчёт до выплаты, а не после жалобы.

Что подготовить до того, как открыть документ «Увольнение»

Документ рассчитает компенсацию корректно только на чистых данных. Три вещи проверяют перед открытием формы, а не после.

• 📅 Все отпуска сотрудника за расчётный период закрыты — если часть дней не внесена в базу, расчёт неиспользованных дней съедет.
• 🩺 Больничные и отсутствия проведены — незакрытый больничный искажает средний заработок для компенсации и для выходного пособия.
• 📝 Основание и дата увольнения утверждены письменно — заявление сотрудника, соглашение сторон или приказ о сокращении. Дата в 1С должна совпадать с датой в документе-основании день в день.

Как оформить увольнение в 1С 8.3 ЗУП пошагово

Все действия — в документе «Увольнение»: Кадры → Приёмы, переводы, увольнения → Увольнение. Для массового расчёта (сокращение нескольких человек) есть документ «Увольнение списком» — логика та же, различается только форма.

Шаг 1. Создайте документ и укажите сотрудника

Нажмите «Создать», выберите сотрудника из списка. Если он работает в нескольких подразделениях или на нескольких ставках внутреннего совместительства, 1С спросит, по какому именно договору оформляется увольнение.

Шаг 2. Укажите дату и основание

Поле «Дата увольнения» — это последний день работы, он же день выплаты и день записи в трудовую книжку. Основание выбирается из справочника «Виды оснований увольнения» — он уже привязан к формулировкам статей ТК РФ, вручную текст не набирают.

Частые основания в справочнике:

Шаг 3. Проверьте расчёт компенсации за отпуск

1С автоматически подставляет количество неиспользованных дней отпуска на закладке «Компенсация» — она считает их по стажу и использованным периодам из кадровой истории.

• Количество дней можно скорректировать вручную, если в базе не отражён старый отпускной период (например, при переносе данных из другой программы).
• Средний заработок для компенсации считается за 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу увольнения — документ берёт данные из начислений автоматически.
• Если дней отпуска накопилось «в минус» (отпуск авансом использован раньше, чем заработан), 1С покажет сумму к удержанию — её можно обнулить вручную, если удерживать не планируется.

Шаг 4. Добавьте дополнительные выплаты, если положены

Для сокращения штата и ликвидации организации на закладке «Дополнительно» добавляются:

• выходное пособие — в размере среднего месячного заработка, по статье 178 ТК РФ;
• сохранение среднего заработка на второй и третий месяц после увольнения — отдельными документами позже, автоматически 1С их не создаёт;
• компенсация за досрочное увольнение при сокращении — если работника увольняют раньше истечения двухмесячного срока предупреждения, с его письменного согласия.

Шаг 5. Проведите документ и распечатайте комплект

После проведения в одном документе становятся доступны печатные формы:

• 📄 приказ об увольнении (форма Т-8);
• 🧾 записка-расчёт при увольнении (форма Т-61);
• 💳 форма СТД-Р — сведения о трудовой деятельности для электронной трудовой книжки, обязательна с 2020 года по 439-ФЗ;
• 📋 справка о заработке для расчёта больничных у нового работодателя.

Бумажную трудовую книжку (если сотрудник от электронной не отказывался) заполняют вручную — документ в 1С её не печатает.

Какие проводки формирует 1С при увольнении

Проведённый документ «Увольнение» сам по себе не дёргает бухучёт — он фиксирует кадровые данные и суммы. Проводки появляются после того, как документ «Начисление зарплаты и взносов» (или отдельный расчётный лист при межрасчётном увольнении) обработает эти суммы и попадёт в учёт через «Отражение зарплаты в бухучёте».

Выходное пособие в пределах трёх средних месячных заработков (шести — для районов Крайнего Севера) НДФЛ и взносами не облагается. Сумма сверх лимита облагается как обычный доход.

Расчёт компенсации за отпуск при увольнении

Если нужно быстро прикинуть сумму компенсации до того, как открывать документ в базе — например, чтобы ответить сотруднику на вопрос «сколько я получу» — посчитайте вручную по среднему заработку и накопленным дням.

Логика 1С совпадает с этим расчётом: дни отпуска берутся из кадровой истории (стаж минус использованные периоды), средний заработок — за 12 месяцев перед увольнением. Разница в пару дней обычно означает, что в базе не отражён один из прошлых отпусков.

Особенности по сценариям: не всякое увольнение — просто увольнение

Типовой сценарий «заявление → увольнение → выплата» работает в большинстве случаев. Но есть пограничные ситуации, где документ нужно оформлять иначе.

Увольнение в период отпуска. По инициативе работодателя это запрещено (ст. 81 ТК РФ), кроме ликвидации организации. По собственному желанию или по соглашению сторон — можно: сотрудник пишет заявление, последний день отпуска совмещается с датой увольнения, расчёт остаётся обычным.

Увольнение во время больничного. Аналогично: по инициативе работодателя — нельзя, по собственному желанию — можно. В 1С сначала закрывают больничный лист (вводят документ «Больничный лист» целиком, даже если он открывается позже фактической даты увольнения), и только потом проводят увольнение — иначе средний заработок для компенсации будет неверным.

Внутренний совместитель. Если сотрудник увольняется с одной из двух должностей, в документе указывают конкретный вид занятости — расчёт идёт только по этой ставке, вторая продолжает работать без изменений.

Декретница или сотрудница в отпуске по уходу за ребёнком. Увольнение по собственному желанию возможно в любой момент. Компенсация считается по среднему заработку, рассчитанному до декрета — 1С берёт данные автоматически, если период отпуска по уходу отражён документами, а не «руками» в начислениях.

Пенсионер. Формулировка «в связи с выходом на пенсию» в основании увольнения даёт право уволиться без отработки двух недель — дата в заявлении и дата в документе совпадают день в день.

Увольнение в 1С:Бухгалтерии, УТ и ERP — чем отличается от ЗУП

Если кадровый учёт в организации ведётся не в отдельной базе ЗУП, а в той же программе, где и бухгалтерия или торговля, документ называется так же, но интерфейс чуть компактнее.

В Бухгалтерии 3.0 модуль расчёта зарплаты рассчитан на организации до 60 сотрудников — логика документа «Увольнение» та же, но часть сложных кадровых сценариев (несколько видов занятости, сменные графики) там недоступна. Если компания растёт, стоит планировать переход на ЗУП заранее — перенос кадровой истории задним числом неприятен.

Типичные ошибки при увольнении в 1С

Отчёты для проверки после увольнения

Перед тем как отдавать расчёт в бухгалтерию и кассу, прогоните три отчёта — они ловят почти все ошибки из списка выше.

1. «Записка-расчёт при увольнении» — пошаговый расчёт компенсации с исходными датами отпускных периодов. Открывается прямо из документа «Увольнение».
2. «Анализ зарплаты по сотрудникам» — проверка, что по увольняемому не осталось неучтённых начислений за прошлые месяцы.
3. «Свод начислений, удержаний и выплат» — финальная сверка суммы к выплате перед тем, как формировать ведомость в кассу или банк.

Если документ не проводится или расчёт не сходится

Иногда проще отменить проведение и пересобрать документ заново, чем искать ошибку в уже проведённом.

• Отмените проведение документа «Увольнение», исправьте все отпуска и больничные за расчётный период, затем создайте документ заново — старый можно помечать на удаление.
• Если дата увольнения уже прошла, а документ только сейчас оформляется задним числом, проверьте, не закрыт ли период для редактирования в настройках учётной политики — тогда понадобится временно снять запрет.
• Когда расчёт компенсации всё равно не сходится с ручной проверкой, сравните даты приёма и всех переводов сотрудника — ошибка часто прячется в одном неверно введённом переводе на другую ставку.

Частые вопросы