Как отразить учебные сборы сотрудника в ЗУП 3.1: отсутствие, оплата, отпуск

Сотрудник принёс повестку: через неделю он уезжает на военные сборы на 20 дней. Кадровик спрашивает: «Что в ЗУП нужно сделать, чтобы человек не попал в прогулы и зарплата посчиталась верно?» Ответ короткий. Оформите в программе отсутствие с видом «выполнение государственных обязанностей», а оплату настройте по тому, кто платит: работодатель или военкомат.

Чтобы оформить военные сборы сотрудника в 1С ЗУП без ошибок, нужно решить три вещи: чем закрыть дни в табеле, платить ли за них средний заработок и как это повлияет на отпуск. Ниже всё по порядку, с путями меню и примером расчёта.

Что нужно, чтобы оформить сборы в ЗУП

Перед вводом документа соберите четыре вещи:

• 📄 повестку или приказ военкомата с датами начала и конца сборов;
• 📝 заявление или приказ по организации об освобождении от работы (по форме, принятой у вас);
• 👤 актуальную запись сотрудника: он должен быть принят и числиться в штатном расписании;
• 💰 решение, кто оплачивает дни сборов, и подтверждающий документ (справка военкомата, если по ней возмещается заработок).

Гарантия закреплена в ст. 170 ТК РФ: на время исполнения государственных обязанностей работника освобождают от работы, место за ним сохраняется. Сохранять ли за эти дни заработок, зависит от основания вызова и закона. Для призыва на сборы это определяют нормы закона о воинской обязанности и решение работодателя. Уточните основание у кадровой службы до ввода документа.

Пошаговое оформление отсутствия

Это основной сценарий. Он одинаков, платите вы за сборы или нет, различается только следующий раздел.

Шаг 1. Откройте список отсутствий

Перейдите в раздел Кадры и найдите список отсутствий. В разных релизах он называется «Все отсутствия» или «Отсутствия». Нажмите «Создать» и выберите документ «Отсутствие».

Шаг 2. Заполните шапку документа

1. Выберите организацию и сотрудника.
2. Укажите вид отсутствия, который относится к выполнению государственных обязанностей.
3. Задайте даты начала и окончания по повестке.
4. Проверьте график работы: программа сама покажет, сколько из этих дней рабочие.

Шаг 3. Проверьте начисление

Для оплачиваемых сборов в документе или на соседней вкладке должно появиться начисление по среднему заработку. Для неоплачиваемых оставьте дни без начисления. Нажмите «Провести» и откройте «Расчётный листок» сотрудника за месяц, чтобы убедиться, что дни попали в нужные строки.

Шаг 4. Закройте дни в табеле

Дни отсутствия автоматически попадают в табель учёта рабочего времени. Откройте Зарплата — Табели учёта рабочего времени и убедитесь, что в клетках стоит код отсутствия, а не «Прогул» или «Явка».

Военные сборы без оплаты и с оплатой: как выбрать

Запрос «выполнение государственных обязанностей без оплаты в 1С ЗУП» возникает потому, что в ЗУП есть оба режима. Разница в источнике денег, а не в самом отсутствии.

Расчёт среднего заработка на сборах

Если сборы оплачиваются, средний дневной заработок считают по правилам ст. 139 ТК РФ: заработок за расчётный период, делённый на отработанные дни. ЗУП делает это сам, но результат полезно проверить руками.

Пример с условными числами:

• заработок за 12 месяцев, учтённый в расчёте: 588 000 ₽;
• фактически отработано дней: 245;
• средний дневной заработок: 588 000 ÷ 245 = 2 400 ₽;
• рабочих дней в сборах: 10;
• оплата: 2 400 × 10 = 24 000 ₽.

Удержания с этой суммы: НДФЛ по ставке 13% (в пределах порога, после которого действует повышенная ставка) составит 3 120 ₽, на руки останется 20 880 ₽. Страховые взносы начисляются сверх этого за счёт организации.

Влияние сборов на отпуск и стаж

Дни военных сборов с сохранением места работы входят в стаж, дающий право на ежегодный отпуск: ст. 121 ТК РФ называет время исполнения государственных обязанностей, если по закону за работником сохранялось место работы. Практическое следствие для ЗУП:

• 🏖️ график отпусков не нужно переносить автоматически, но проверьте, не попадает ли отпуск на сборы;
• 📅 если отпуск уже начался и сотрудника вызвали, отпуск продлевают или переносят по заявлению;
• 🔄 при перерасчёте отпускных в ЗУП период сборов влияет на расчётный период для среднего заработка.

Если отпуск пришлось отозвать из-за сборов, пригодится калькулятор перерасчёта:

Особые случаи: совместитель, неполное время, несколько мест работы

Типовой документ рассчитан на одного сотрудника с одним графиком. На практике встречаются три осложнения.

Совместитель

Сборы освобождают человека от работы на всех местах. Отсутствие вводят отдельно по каждой записи сотрудника: основной и внешней. Выбирайте именно ту запись, по которой работник числится в вашей организации.

• 👥 Один документ на одну запись: не пытайтесь закрыть обе одним.
• 💼 Средний заработок считается по заработку в вашей организации, чужой доход в базу не входит.
• 🔍 Проверьте, что у совместителя график не совпадает с графиком основной работы.

Неполный рабочий день и сменный график

Если у сотрудника 0,5 ставки или сменный график, оплата идёт только за дни и часы, которые он отработал бы по своему графику. Откройте график сотрудника и проверьте, какие дни в период сборов у него рабочие. Нерабочие дни оплачивать не нужно.

Сборы на границе месяцев

Сборы с 25 по 12 число следующего месяца: документ вводится один, но программа разнесёт дни по месяцам сама. Начисление за первую часть попадёт в зарплату текущего месяца, за вторую в следующий. Если первый месяц уже закрыт, проверьте, что документ не пересчитывает его задним числом без вашего ведома.

Как проверить, что всё посчиталось

После проведения зарплаты проверьте три места, где результат виден сразу.

1. Расчётный листок. Откройте Зарплата — Расчётные листки, выберите сотрудника и месяц. В листке должны быть дни отсутствия и, если оплата есть, строка начисления по среднему заработку.
2. Табель. В Зарплата — Табели учёта рабочего времени дни сборов закрыты кодом отсутствия, часов явки нет.
3. Отчёт «Анализ начислений и удержаний». Найдите его через поиск по отчётам. Выберите вид начисления по государственным обязанностям, сравните сумму с ручным расчётом по формуле выше.

Если сумма не сходится, чаще всего причина в базе среднего заработка: не вошли премии, не учтены какие-то месяцы или изменился график.

Как подготовить базу к сборам заранее

Хорошая практика не ждать повестки, а один раз настроить базу и пользоваться ею.

• ⚙️ Проверьте, что вид отсутствия по государственным обязанностям включён и доступен кадровикам.
• 📋 Заведите короткую внутреннюю памятку: какие документы приносит сотрудник и в какой срок.
• 🗓️ Договоритесь с бухгалтерией, кто и как фиксирует выплаты военкомата, чтобы не было двойной оплаты.
• 🔒 Закройте права: документ «Отсутствие» должен редактировать ограниченный круг людей.

Что сверить с кадровыми документами

Программа считает по данным, которые ввели вы. Поэтому до расчёта сверьте цифры с бумагами:

Расхождения в датах дают самую частую ошибку: сотрудник вернулся на день позже, а документ закрыт по плану. Попросите кадровика сразу после возвращения принести отметку или справку о фактических датах и исправьте документ в тот же день.

Типичные ошибки при оформлении

Здесь собрано то, что вскрывается обычно при закрытии месяца.

• ❌ Дни в табеле стоят как «Прогул». Документ «Отсутствие» не проведён или проведён на другой период. Перепроведите и проверьте даты.
• ❌ Оплачены нерабочие дни. Средний заработок платят за рабочие дни по графику. Проверьте график сотрудника: возможно, назначен не тот.
• ❌ Сотрудник получил деньги дважды. Военкомат выплатил компенсацию, а ЗУП начислил средний заработок. Согласуйте источник выплаты до проведения документа.
• ❌ Отсутствие введено на весь месяц одним документом при частичной оплате. Разбейте по режимам оплаты.
• ❌ Сроки сборов изменились, а документ нет. Если вернулся раньше или позже, исправьте документ задним числом и перепроведите расчёт.

Проверка перед закрытием месяца

Перед закрытием месяца пройдитесь по короткому списку:

Частые вопросы