Как рассчитать умершего сотрудника в 1С ЗУП и оформить выплату родственникам

Чтобы рассчитать умершего сотрудника в 1С ЗУП и провести выплату родственникам, нужно сделать три шага: оформить документ Увольнение с датой увольнения = дате смерти и причиной по п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ, обнулить в нём НДФЛ, а деньги выдать не по зарплатной ведомости, а переводом задолженности с 70-го счёта на получателя. Начисление материальной помощи родственникам умершего сотрудника в 1С ЗУП делают отдельно — через прочие доходы физлица, без НДФЛ и без страховых взносов.

Ситуация редкая, поэтому бухгалтеры наступают на одни и те же грабли: удерживают НДФЛ, гонят суммы в 6-НДФЛ, перечисляют деньги на карту умершего. Потом приходится сторнировать расчёт и сдавать корректировки.

Ниже — весь порядок: какие документы собрать у родственника, что начисляется и в какие сроки, как выплата родственнику умершего сотрудника оформляется в ЗУП 3.1 и Бухгалтерии 3.0, какие будут проводки с числами, что попадает в ЕФС-1, РСВ и персонифицированные сведения, и когда платить родственникам вообще нельзя.

Что положено родственникам умершего сотрудника

Со дня смерти трудовой договор прекращается по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон — п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ. Все суммы, которые работник не успел получить, выдаются членам семьи или лицу, которое было на его иждивении (ст. 141 ТК РФ).

Полный список того, что может причитаться:

• 💰 Зарплата за фактически отработанные дни месяца смерти — включая день смерти, он считается рабочим.
• 🏖 Компенсация за неиспользованный отпуск — рассчитывается как при обычном увольнении.
• 📄 Премии, доплаты, надбавки, начисленные по условиям трудового договора.
• 🤝 Материальная помощь родственникам — только если такая выплата предусмотрена коллективным договором, локальным актом или решением руководителя.
• ⚱️ Социальное пособие на погребение — ориентировочно 9 тыс. руб. (сумма индексируется с 1 февраля, в районах с коэффициентом — увеличивается), ст. 10 закона № 8-ФЗ.
• 🧾 Больничный, если листок был открыт до смерти и закрыт по факту.

Срок выплаты — не позднее недельного срока со дня, когда родственник подал полный комплект документов (ст. 141 ТК РФ). Не со дня смерти и не в день очередной зарплаты.

Какие документы собрать перед начислением

Выплата делается не «по факту родства», а по заявлению. Пока бумаг нет, деньги висят на счёте 70 как депонированная задолженность.

Нетипичный, но частый вопрос — если за выплатой пришли сразу два родственника. Очерёдности в ТК РФ нет, преимущественного права тоже. Безопасный путь: выплатить тому, кто обратился первым с полным комплектом, и зафиксировать это приказом. Второму заявителю — письменный отказ со ссылкой на уже произведённую выплату, дальше спор решается между родственниками. Если заявления поданы в один день и суммы спорные, деньги депонируются до предъявления свидетельства о праве на наследство.

Шаг 1. Увольнение по смерти в 1С ЗУП 3.1

Кадровый документ оформляется первым — от него зависит расчёт.

1. Откройте Кадры — Увольнения (или Кадры — Все кадровые документы — Создать — Увольнение).
2. Выберите сотрудника. Дата увольнения — дата смерти, а не следующий за ней день и не день получения свидетельства.
3. На закладке Условия увольнения в поле Основание увольнения выберите п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ — смерть работника. Если такого основания нет в справочнике, добавьте его в Настройка — Основания увольнения.
4. Там же укажите, как считать отпуск: Компенсировать — если дни остались. Программа подтянет остаток из регистра отпусков.
5. Проверьте табель за месяц: дни после даты смерти не должны быть отработанными. Если Табель учёта рабочего времени уже заполнен на весь месяц, исправьте его до расчёта.

Приказ по форме Т-8 печатается из документа, но подписи работника в нём не будет — в графе ознакомления ставится отметка о смерти. Основание в приказе — свидетельство о смерти, а не заявление.

Шаг 2. Расчёт и обнуление НДФЛ

Обязанность по уплате НДФЛ прекращается со смертью налогоплательщика — п. 3 ст. 44 НК РФ. Плюс п. 18 ст. 217 НК РФ освобождает доходы, полученные в порядке наследования. Значит, ни зарплата, ни компенсация отпуска, ни матпомощь родственнику НДФЛ не облагаются.

Как убрать налог в документе Увольнение:

1. Перейдите на закладку Начисления и удержания.
2. Откройте подзакладку НДФЛ.
3. Установите флажок корректировки расчёта налога (в ЗУП 3.1 — Скорректировать расчёт НДФЛ).
4. Обнулите суммы налога по всем строкам. Исчисленный НДФЛ должен стать нулевым, иначе он уйдёт в регистры и в 6-НДФЛ.
5. Пересчитайте документ кнопкой Пересчитать и сверьте итог «К выплате» — он должен равняться полной сумме начислений.

Со страховыми взносами логика другая. Зарплата и компенсация отпуска начислены в рамках трудовых отношений, объект обложения возник при жизни работника, поэтому взносы на эти суммы начисляются в обычном порядке (ст. 420 НК РФ) и попадают в РСВ. Взносы на травматизм — тоже.

Матпомощь родственнику взносами не облагается: получатель не состоит в трудовых отношениях с организацией, объекта обложения нет вовсе.

Сводная таблица:

Шаг 3. Начисление материальной помощи родственникам умершего сотрудника

Матпомощь начисляется не на уволенного сотрудника, а на физлицо-получателя. Начислять её документом Материальная помощь на умершего — ошибка: суммы повиснут в его расчётах и попадут в перссведения.

Порядок в ЗУП 3.1:

1. Заведите получателя в справочнике Физические лица (Кадры — Физические лица), если его там нет. Сотрудником он не становится.
2. Проверьте вид дохода: Настройка — Виды прочих доходов физлиц. Создайте вид вроде Матпомощь членам семьи умершего работника и укажите, что доход не облагается НДФЛ. Если в вашей версии поле кода дохода обязательно, выберите код для необлагаемой матпомощи и задайте нулевой расчёт налога.
3. Начислите документом Выплаты — Прочие доходы (в части релизов — Зарплата — Прочие доходы): период, физлицо, вид дохода, сумма.
4. Выплатите через ведомость с видом выплаты Прочие доходы либо напрямую платёжкой в бухгалтерской базе.

Если прочие доходы в базе не настроены и возиться не хочется — начислите матпомощь вручную в Бухгалтерии 3.0 операцией по счёту 76 (см. проводки ниже). Для разовой ситуации это быстрее и безопаснее, чем правка видов расчёта в ЗУП.

Шаг 4. Выплата родственнику умершего сотрудника

Техническая, но критичная часть. В ведомости на выплату зарплаты получателем указан сотрудник, а платить нужно другому человеку. Карту и счёт умершего использовать нельзя — банк заблокирует счёт по уведомлению о смерти, а поступившие деньги уйдут в наследственную массу.

Рабочие варианты:

1. Наличными через кассу. В бухгалтерской базе — Банк и касса — Кассовые документы — Выдача наличных, вид операции Прочий расход, получатель — родственник по паспорту. В основании указываете «Выплата сумм, не полученных работником ко дню смерти, по заявлению от …».
2. На счёт родственника. Платёжное поручение с назначением платежа без слова «заработная плата» — иначе банк может отбить платёж из-за несовпадения получателя и сотрудника. Формулировка вида «Выплата по ст. 141 ТК РФ по заявлению …» проходит нормально.
3. Через депонент. Если зарплата уже была депонирована, сначала закройте ведомость как невыплаченную, затем переведите задолженность на получателя операцией вручную.

В любом варианте в учёте долг переносится с кредита 70 на расчёты с прочими физлицами — иначе сотрудник останется должником в своде и будет мешать закрытию месяца.

Проводки по выплатам родственникам: пример с числами

Пример. Сотрудник умер 14 числа. Начислено: зарплата за отработанные дни 28 400 руб., компенсация за 9 дней отпуска 12 600 руб. Итого 41 000 руб. Взносы по единому тарифу 30% — 12 300 руб., на травматизм 0,2% — 82 руб. НДФЛ — 0. Руководитель назначил матпомощь жене 30 000 руб. Пособие на погребение — ориентировочно 9 000 руб.

Несколько замечаний по счетам:

• Вместо 76.10 (Прочие расчёты с физическими лицами) допустимо использовать 76.09 — важно, чтобы субконто было физлицо-получатель, а не умерший сотрудник.
• Матпомощь в расходы по налогу на прибыль не идёт — в проводке Дт 91.02 ставьте статью прочих расходов с признаком «не принимается к НУ».
• Взносы с зарплаты и компенсации в расходах учитываются, несмотря на смерть работника.
• В Бухгалтерии 3.0 перенос долга и матпомощь делаются через Операции — Операции, введённые вручную — типовых документов на эту ситуацию нет.

Пособие на погребение: кто платит и как возмещает СФР

Если умер работающий сотрудник, пособие выплачивает работодатель — это одна из выплат, которая осталась за страхователем после перехода на прямые выплаты. Деньги затем возмещает СФР по заявлению.

Порядок такой:

1. Родственник подаёт заявление и справку формы № 11 из ЗАГС — не позднее 6 месяцев со дня смерти.
2. Пособие выплачивается в день обращения.
3. В ЗУП 3.1 начисление оформляется документом Пособие на погребение (раздел Зарплата). Если в вашей конфигурации или настройках функциональности его нет, проводите начисление вручную по счёту 69.01 в бухгалтерской базе.
4. За возмещением обращайтесь в СФР с заявлением и подтверждающими документами. В РСВ и 6-НДФЛ пособие не отражается.

Отчётность: ЕФС-1, РСВ, персонифицированные сведения, 6-НДФЛ

В ЗУП 3.1 ЕФС-1 заполняется из Отчётность, справки — 1С-Отчётность — Создать — ЕФС-1. Проверьте, что мероприятие подтянулось автоматически: иногда при ручной правке даты увольнения строка в подразделе 1.1 не создаётся, и срок срывается.

Когда выплачивать родственникам не нужно

Три случая, в которых работодатель платить не должен:

• 🕓 Прошло больше четырёх месяцев со дня смерти и никто не обратился. По ст. 1183 ГК РФ суммы включаются в наследство и выдаются уже наследнику по свидетельству о праве на наследство, а не члену семьи по заявлению.
• 👤 Заявитель не член семьи и не иждивенец. Друг, сожитель без регистрации, коллега — не получатели по ст. 141 ТК РФ. Им выплата возможна только как наследникам, через нотариуса.
• ⚖️ Пришёл исполнительный лист или запрос приставов на удержание из сумм умершего. Исполнительное производство прекращается, деньги идут родственникам, а не взыскателю.

Отдельно: если за работником была переплата (неотработанный аванс, лишние отпускные), удержать её из выплаты родственникам нельзя. Такой долг либо взыскивается с наследников в судебном порядке, либо списывается на прочие расходы.

Отчёты в 1С для проверки

После всех документов пройдитесь по четырём отчётам — это 5 минут, зато ловит почти все ошибки:

1. Зарплата — Отчёты по зарплате — Анализ зарплаты по сотрудникам — по умершему сотруднику сальдо на конец месяца должно быть нулевым.
2. Налоги и взносы — Отчёты по налогам и взносам — Подробный анализ НДФЛ по сотруднику — исчисленный и удержанный налог = 0.
3. Налоги и взносы — Проверка расчёта взносов — убедитесь, что матпомощь родственнику не попала в базу.
4. В бухгалтерской базе — Отчёты — Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 70 и 76.10: по 70 остатка по сотруднику нет, по 76.10 — нет остатка по получателю после выплаты.

Плюс Кадры — Кадровые отчёты — Штатные сотрудники: умерший не должен попадать в список после даты увольнения. Если попадает — не проведён документ увольнения или в нём неверная дата.

Типичные ошибки

• ❌ Удержали НДФЛ. Самая частая. Лечится сторнированием налога и корректировкой 6-НДФЛ.
• ❌ Начислили взносы на матпомощь родственнику. Объекта обложения нет — пересдавайте РСВ.
• ❌ Применили к матпомощи лимит 4 000 руб. Для членов семьи умершего работника освобождение полное.
• ❌ Дата увольнения — не дата смерти. День смерти считается последним рабочим днём; сдвиг даты ломает и расчёт, и ЕФС-1.
• ❌ Перечислили на карту умершего. Деньги попадут в наследственную массу, родственник получит их только через нотариуса.
• ❌ Выплатили по звонку, без заявления и документов о родстве. При споре организация платит второй раз из своих.
• ❌ Нарушили недельный срок со дня подачи документов — повод для компенсации по ст. 236 ТК РФ.
• ❌ Не сдали ЕФС-1 на следующий рабочий день после приказа — штраф за несвоевременные сведения.
• ❌ Забыли компенсацию за неиспользованный отпуск — она положена наравне с зарплатой.
• ❌ Оставили сотрудника в графике отпусков, табеле и в перссведениях следующих месяцев.
• ❌ Выдали матпомощь частями в разных месяцах — теряется признак единовременности и появляется риск по НДФЛ.

Особенности по конфигурациям

ЗУП 3.1 — основной сценарий, описан выше. Вся кадровая часть и расчёт здесь, выплата родственнику — в бухгалтерской базе или через ведомость по прочим доходам.

Бухгалтерия 3.0 с упрощённым кадровым учётом — документа Увольнение с расчётом нет в полном виде: зарплата начисляется документом Начисление зарплаты (Зарплата и кадры — Все начисления), компенсацию отпуска считают вручную и вносят отдельной строкой начисления. НДФЛ в строке обнуляется руками. Перевод долга и матпомощь — операциями вручную.

1С:ERP и КА 2 — механика ЗУП 3.1 один в один, отличается только навигация: кадровые документы в разделе Кадры, выплата — в Казначейство. Проводки по 76 формируются через Операции — Операции, введённые вручную или настройкой способа отражения.

УТ 11 — зарплаты и кадров нет. Если расчёт ведётся в ЗУП, а деньги выдаются в УТ, выплата оформляется Расходным кассовым ордером с операцией прочего расхода на физлицо, а начисления остаются в зарплатной базе.

Частые вопросы