Выдача займа работнику в 1С ЗУП 8.3: от настройки до погашения

Займ работнику в 1С ЗУП 8.3 оформляют одним документом Займ сотруднику. Он создаёт график погашения, а удержания потом подтягиваются в начисление зарплаты сами. Вручную заводить вид удержания не нужно, если включена нужная настройка.

Есть два пути выдачи. Деньги платят через кассу или банк в обычном порядке, либо включают сумму займа в ведомость вместе с зарплатой. Выбор зависит от того, как у вас устроены выплаты, и делается прямо в документе.

Ниже порядок действий в ЗУП 3.1: включить функцию, выдать займ, настроить возврат, проверить налог с материальной выгоды и передать данные в бухгалтерию.

Что нужно подготовить до выдачи займа

Займ нельзя выдать «из воздуха»: нужен договор и включённая функция в программе.

• 📄 Договор займа с работником. В нём сумма, срок, график возврата и процентная ставка (может быть нулевой).
• 👤 Сотрудник должен быть принят на работу. Заём бывшему работнику оформляется иначе.
• ⚙️ Включённая настройка учёта займов в программе (см. следующий раздел).
• 💳 Способ выплаты: касса, банк или ведомость.

Как включить учёт займов сотрудникам в настройках

Функция по умолчанию выключена, поэтому в меню раздела пункта «Займы» вы не увидите.

1. Откройте Настройка → Расчёт зарплаты.
2. Перейдите по ссылке настройки удержаний (формулировка зависит от релиза, ищите слово «удержания»).
3. Поставьте флаг учёта займов сотрудникам.
4. Закройте окно: в разделе Зарплата появится пункт Займы сотрудникам.

Если нужного флага нет на первой форме, воспользуйтесь поиском по настройкам. Название пункта в разных релизах отличается, а смысл тот же.

Без этого флага документ не создаётся, а удержание в расчёт не попадёт.

Как оформить займ сотруднику в 1С 8.3 ЗУП: пошаговый алгоритм

Шаг 1. Создайте документ

Путь: Зарплата → Займы сотрудникам → кнопка Создать → Займ сотруднику.

Шаг 2. Заполните шапку

Шаг 3. Укажите условия погашения

В документе задают срок, периодичность платежей и ставку. Для примера возьмём займ 120 000 ₽ на 12 месяцев без процентов.

• 🗓 Платёж: 120 000 / 12 = 10 000 ₽ в месяц.
• 📉 Первый платёж: в месяце, который указан в договоре.
• 🧾 Ставка по договору: 0%.

Программа построит график платежей. Его можно скорректировать вручную, если в договоре платежи неравные.

Шаг 4. Проведите документ и выплатите деньги

После проведения создайте выплату. Если выбрана ведомость, займ попадёт в неё отдельной строкой, а при выдаче через кассу оформите расходный ордер на выплату.

Ни в коем случае не вносите сумму займа в обычное начисление зарплаты: это не доход, налог с него не удерживают.

Выдача займа через кассу, банк или вместе с зарплатой

Способ выплаты влияет на то, какие документы вам придётся создавать дальше.

Как удерживается займ из зарплаты

Когда график создан, начисление зарплаты само подтянет сумму к удержанию. Вам нужно только посчитать зарплату обычным способом.

1. Откройте Зарплата → Все начисления (или Начисление зарплаты и взносов).
2. Заполните документ за месяц.
3. На закладке удержаний найдите строку погашения займа.
4. Проверьте, что сумма совпадает с графиком.

Если зарплата меньше платежа, программа удержит доступную часть, а остаток перенесёт. Закон ограничивает общий размер удержаний из заработка (ст. 137 ТК РФ), так что ориентируйтесь на лимит с учётом других удержаний.

Пример: зарплата к выплате 45 000 ₽, платёж по займу 10 000 ₽. Работник получает на руки 35 000 ₽.

Досрочное погашение и изменение графика

Работник вернул деньги раньше срока? Создайте документ погашения: в списке займов нажмите Создать на основании или используйте документ по возврату займа. Название кнопки зависит от релиза, ищите слово «погашение».

После этого график пересчитается, а лишние удержания исчезнут.

Материальная выгода: когда и как считается НДФЛ

Если ставка по займу ниже порога, у работника возникает налогооблагаемый доход. Для рублёвых займов порог равен 2/3 ключевой ставки ЦБ на дату уплаты процентов (ст. 212 НК РФ).

Взносы на материальную выгоду не начисляются, а НДФЛ платят по ставке, которую устанавливает кодекс для такого дохода (для резидентов это 35%).

Пример расчёта

Допустим, ключевая ставка 10%, значит порог = 2/3 × 10% ≈ 6,667%. Остаток займа 100 000 ₽, период 30 дней, ставка по договору 0%.

• Выгода = 100 000 × 6,667% × 30 / 365 = 547,95 ₽
• НДФЛ = 547,95 × 35% = 191,78 ₽, к удержанию 192 ₽

Цифры показаны для понимания логики, реальную ставку берите из данных ЦБ на нужную дату.

Как займ попадёт в бухгалтерский учёт

ЗУП сам проводок не формирует. Если вы ведёте учёт в Бухгалтерии 3.0 и обмениваетесь данными, займ и его погашение выгружаются из ЗУП. Проверьте, что в правилах обмена включена передача этих документов.

Материальная выгода в бухучёте не отражается: это только налоговая база работника.

Типичные ошибки при оформлении займа

Процентный займ: как начисляются проценты

Если в договоре есть ставка, укажите её в документе. Программа начисляет проценты за каждый месяц на остаток долга и включает их в график.

• 💰 Проценты удерживаются вместе с основным долгом или отдельной строкой, если так записано в договоре.
• 📊 Если ставка не ниже порога из НК РФ, материальной выгоды нет и НДФЛ с неё не считается.
• ⚖️ Если ставка ниже порога, налог считают только с разницы между порогом и вашей ставкой.

Пример: займ 120 000 ₽, ставка 5% годовых, порог 6,667%. Выгода считается со ставки 6,667% - 5% = 1,667%. За 30 дней с остатка 100 000 ₽: 100 000 × 1,667% × 30 / 365 ≈ 137,0 ₽. НДФЛ при 35% составит около 47,95 ₽, то есть 48 ₽ после округления.

Займ в разных вариантах программы

Порядок действий в базовой и в корпоративной версии ЗУП в целом совпадает, различаются детали интерфейса.

• 🧩 В ЗУП 3.1 документ создаётся из раздела Зарплата, как описано выше.
• 🏢 В ЗУП КОРП и в ERP с кадрами и зарплатой набор документов тот же, но может отличаться расположение пунктов меню.
• 🛒 В Бухгалтерии 3.0 с модулем зарплаты займ оформляют документом из раздела зарплаты и кадров, проводки формируются сразу.

Если пункта в меню нет, найдите документ через строку поиска по слову «займ». Это самый быстрый способ, когда интерфейс настроен нестандартно.

Займ нескольким сотрудникам и повторный займ

Один работник может взять несколько займов подряд. Каждый оформляется отдельным документом со своим графиком.

• 👥 Если займы выдаются группе людей, создавайте по документу на каждого: общего документа на нескольких работников нет.
• 🔂 Новый займ при непогашенном старом допустим. Удержания по обоим сложатся в расчёте зарплаты.
• 🧷 Проверьте, не превышает ли суммарное удержание лимит из ТК РФ вместе с алиментами и исполнительными листами.

Приоритет удержаний программа соблюдает сама, но итоговую сумму на руки всё равно сверяйте глазами. Особенно у сотрудников с небольшим окладом, где платёж по займу составляет заметную долю заработка.

Как проверить, что всё оформлено верно

После выдачи и первого удержания сверьте цифры. Это займёт несколько минут и убережёт от исправлений в конце квартала.

1. Откройте отчёт по займам сотрудникам и сравните остаток с графиком из договора.
2. Посмотрите расчётный листок работника: удержание должно совпасть с платежом.
3. В бухгалтерии сверьте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 73.01 с остатком в ЗУП.
4. Для займа с выгодой проверьте строку НДФЛ в карточке дохода.

Как избежать проблем с займами

Большая часть ошибок возникает не в программе, а на этапе договора. Несколько привычек сильно экономят время.

• 📝 Фиксируйте в договоре точную дату первого платежа и сумму каждого платежа.
• 🔁 Не меняйте график задним числом: оформляйте допсоглашение и отдельный документ в 1С.
• 🧮 Проверяйте ключевую ставку на дату начисления процентов, если считаете выгоду вручную.
• 👀 Раз в квартал смотрите отчёт по задолженности работников.

Если займ нужно изменить или отменить

Ошибка в сумме или дате? Отмена проведения и правка документа допустимы, пока по займу нет выплат и удержаний.

• ↩️ Если деньги ещё не выданы, снимите проведение и исправьте условия.
• 🔄 Если выдача была, оформляйте изменения документом, а не правкой старых данных.
• 🗂 При передаче в бухгалтерию повторите обмен, чтобы исправление не потерялось.

Перед правкой выгрузите оборотно-сальдовую ведомость по 73 счёту и сохраните копию базы.

Частые вопросы