Склад отдельно, офис отдельно: как устроена ордерная схема в 1С:УТ 11, КА и ERP

Ордерная система складского учета в 1С — это режим, при котором движение товара фиксируют два разных документа: офис оформляет накладную (распоряжение), а склад отдельным ордером подтверждает, что товар реально принят или отгружен. Остаток на складе меняется только по ордеру. Пока кладовщик не провёл ордер, товар «в пути» между бумагой и полкой.

Такая схема есть в 1С:Управление торговлей 11, 1С:Комплексная автоматизация 2 и 1С:ERP. В 1С:Бухгалтерии 3.0 её нет: там поступление и реализация двигают остатки сразу. Включается ордерная схема в карточке конкретного склада, причём отдельно для приёмки, отгрузки и инвентаризации.

Как работает ордерный учёт: два контура вместо одного

В обычной (неордерной) схеме один документ делает всё. Менеджер провёл «Реализацию товаров и услуг» — товар списан со склада, долг клиента вырос, себестоимость посчитана. Кладовщик в программе не участвует.

В ордерной схеме программа разводит два вопроса:

• 📄 Офисный контур — что продали, кому, по какой цене, с каким НДС. Его документы: «Приобретение товаров и услуг», «Реализация товаров и услуг», «Перемещение товаров», «Внутреннее потребление товаров», заказы клиентов и поставщикам.
• 📦 Складской контур — что физически пришло и ушло, в каком количестве, из какой ячейки. Его документы: «Приходный ордер на товары», «Расходный ордер на товары», пересчёты и отражение расхождений.

Связывает контуры распоряжение. Документ офиса говорит складу: «прими» или «отгрузи». Складской ордер ссылается на распоряжение и закрывает его полностью или частично.

Внутри программы это видно по регистрам. Остаток «Товары на складах» меняют только ордера. Ожидания хранятся отдельно: «Товары к поступлению» и «Товары к отгрузке». Если накладная проведена, а ордер нет, хвост висит именно там.

Ордерную схему часто путают с партионным учётом. Это разные вещи. Партионный учёт отвечает на вопрос «по какой себестоимости списать» (ФИФО, средняя). Ордерная схема — на вопрос «кто и когда подтверждает факт движения». Склад может быть ордерным при любом способе оценки запасов, и наоборот.

Какие документы участвуют в ордерной схеме склада

Приёмка

Приходный ордер на товары — главный документ кладовщика при поступлении. Его вводят на основании распоряжения: заказа поставщику, «Приобретения товаров и услуг», «Перемещения товаров» с другого склада, возврата от клиента.

Ордер можно провести и раньше накладной. Типичный случай: машина пришла, а документы от поставщика ещё в пути. Склад принимает по факту, офис позже оформляет поступление по факту приёмки.

Отгрузка

Расходный ордер на товары вводят по распоряжениям на отгрузку: «Реализации», «Перемещению», «Внутреннему потреблению», заказу клиента в нужном статусе. Один ордер может собрать товар сразу по нескольким распоряжениям — удобно, когда один клиент заказал в два приёма, а уезжает одной машиной.

У расходного ордера есть собственный жизненный цикл статусов: от подготовки до отгрузки. На складе с адресным хранением по ордеру формируются задания на отбор.

Внутрискладские операции

• 🔢 Пересчёт товаров — задание кладовщику пересчитать позиции или целый склад.
• ➕ Отражение излишков товаров и ➖ Отражение недостач товаров — фиксируют расхождение на складе.
• 🔁 Отражение пересортицы товаров — один артикул лёг вместо другого.
• 🗑 Порча товаров — перевод в другую категорию качества.
• 🗄 Размещение товаров — раскладка по ячейкам, если включено адресное хранение.

Офисные документы для результатов инвентаризации — «Оприходование излишков товаров» и «Списание недостач товаров». При ордерной схеме по инвентаризации их вводят на основании складских документов отражения.

Настройка ордерной схемы в конфигурации 1С

Настройка идёт в два уровня: сначала функциональность всей базы, затем параметры каждого склада.

Шаг 1. Включить складскую функциональность

1. Откройте НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Склад и доставка.
2. Включите использование ордерных складов. Если нужны ячейки — там же включается адресное хранение и складские помещения.
3. Сохраните настройку. Флажки действуют на всю базу, но ни один склад от этого ещё не стал ордерным.

Шаг 2. Настроить карточку склада

1. Откройте НСИ и администрирование → НСИ → Склады и магазины (в рабочем меню раздел «НСИ»).
2. Выберите склад и перейдите на вкладку настроек ордерной схемы и структуры склада.
3. Отметьте нужные варианты и для каждого укажите дату начала:
   • ордерная схема при поступлении;
   • ордерная схема при отгрузке;
   • ордерная схема при отражении излишков, недостач и порчи.
4. Запишите карточку.

Три флажка независимы. Склад может принимать по ордерам, а отгружать по накладным. Такой вариант выбирают, когда проблема только на приёмке — недовозы и пересорт от поставщиков.

Шаг 3. Подготовить склад к переключению

Перед датой включения разберите хвосты:

1. Проведите все поступления и отгрузки текущего периода.
2. Проверьте остатки отчётом «Ведомость по товарам на складах» и сверьте их с фактом.
3. Решите, что делать с заказами в работе: закрыть, отгрузить по старой схеме или перенести на новый период.
4. Назначьте кладовщикам права на складские документы. Профиль «Кладовщик» в типовых настройках есть, его хватает в большинстве случаев.

Ордерная схема на практике: от приёмки до инвентаризации

Сценарий 1. Поставщик привёз меньше, чем в накладной

Офис провёл «Приобретение» на 100 коробок. Склад насчитал 96 и провёл приходный ордер на 96.

Остаток на складе — 96. Четыре коробки остаются в «Товарах к поступлению». Дальше вариантов два: поставщик довозит, и склад вводит ещё один ордер на 4, или офис оформляет расхождение с поставщиком. Для второго варианта в УТ 11 есть «Акт о расхождениях после поступления».

В неордерной схеме программа показала бы 100 коробок до первой инвентаризации.

Сценарий 2. Товар пришёл раньше документов

Машина приехала в пятницу вечером, бухгалтерия уже ушла. Кладовщик принимает товар приходным ордером по заказу поставщику. Товар стоит на складе и доступен к отбору. В понедельник офис вводит «Приобретение товаров и услуг» по факту приёмки, со всеми ценами и счётом-фактурой.

Сценарий 3. Отгрузка частями

Клиент заказал 50 позиций. Сегодня собрали 35 — уезжают 35. Расходный ордер проводят на фактическое количество, остаток распоряжения ждёт следующего ордера. Реализацию офис может оформить на всё или только на отгруженное — зависит от того, как в компании принято выставлять документы.

Сценарий 4. Перемещение между складами

Склад-отправитель проводит расходный ордер, склад-получатель — приходный. Пока второй ордер не проведён, товар нигде не доступен к продаже. Видно, сколько товара в пути и сколько дней он туда едет. Если ордерный только один из двух складов, ордер нужен только на его стороне.

Сценарий 5. Инвентаризация

При ордерной схеме по излишкам и недостачам порядок такой:

1. Склад получает задание «Пересчёт товаров» — по всему складу или по выборке.
2. Кладовщик вносит фактическое количество.
3. Расхождения склад фиксирует «Отражением излишков» и «Отражением недостач». Остаток на складе после этого равен факту.
4. Офис на основании складских документов вводит «Оприходование излишков товаров» и «Списание недостач товаров» — с суммами, статьями расходов, виновными.

Плюс подхода: склад не ждёт бухгалтерию, полки и программа совпадают сразу. Финансовую оценку офис делает спокойно, в своём темпе. Требования к описи и оформлению результатов задают методические указания по инвентаризации — ордерная схема их не отменяет, а лишь раскладывает работу по ролям.

Плюсы и минусы ордерного учёта

Что даёт

• ✅ Фактический остаток. Программа показывает то, что лежит на полке, а не то, что обещано в накладной.
• ✅ Ответственность по ролям. Ошибку в количестве видно у того, кто считал. Менеджер не может «отгрузить» товар, которого нет.
• ✅ Частичные операции. Недовоз, довоз, отгрузка частями — без перепроведения накладных.
• ✅ Основа для адресного хранения. Ячейки, отбор по маршруту, размещение работают только на ордерном складе.
• ✅ Контроль «в пути». Товары между складами и между документами видны отчётами.

Чем платите

• ❌ Вдвое больше документов. Каждая операция — минимум два документа.
• ❌ Нужна дисциплина. Непроведённый ордер — и остаток врёт уже в обратную сторону.
• ❌ Кладовщик работает в 1С. Нужны рабочее место, лицензия, обучение, лучше — сканер штрихкодов.
• ❌ Сложнее закрытие месяца . Хвосты «к поступлению» и «к отгрузке» приходится разбирать регулярно.

Частые сбои ордерной схемы и что с ними делать

Большинство проблем — это не ошибка программы, а незакрытое звено цепочки «распоряжение → ордер». Ниже — симптомы и проверки.

Раз в неделю полезно открывать отчёты по товарам к поступлению и к отгрузке. Если там лежат позиции месячной давности — значит, кто-то оформил документ, а вторую половину операции забыли.

Частые вопросы об ордерном складе