Как сформировать отчёт о среднесписочной численности работников в 1С 8.3 ЗУП

Короткий ответ: отчёт о среднесписочной численности в 1С 8.3 ЗУП лежит в разделе Кадры → Кадровые отчёты → Среднесписочная и средняя численность работников. Отдельной строкой в меню раздела он не выведен, поэтому его и не находят — надо сначала открыть панель кадровых отчётов.

Путаницы добавляет то, что старая форма «Сведения о среднесписочной численности работников» (КНД 1110018) больше не сдаётся: с отчётности за 2020 год показатель переехал на титульный лист РСВ. Бухгалтер ищет регламентированный отчёт, не находит и решает, что в ЗУП численность не считается. Считается — только это обычный кадровый отчёт, а не декларация.

Ниже — где искать отчёт по среднесписочной численности в разных конфигурациях, как его правильно сформировать, как 1С считает цифру, как получить справку о среднесписочной численности работников для банка или тендера и какие ошибки искажают результат.

Где в 1С 8.3 ЗУП найти сведения о среднесписочной численности

Начнём с таблицы — куда идти в каждой конфигурации.

Если пункта меню не видно

Три рабочих способа добраться до отчёта, когда интерфейс настроен нестандартно:

1. Глобальный поиск. Кнопка с лупой в правом верхнем углу окна. Введите численность — 1С покажет и отчёты, и настройки, и справочники с этим словом.
2. Все функции. Главное меню → Все функции → ветка Отчёты → по алфавиту. Если команды нет, включите её: Главное меню → Сервис и настройки → Настройки → Параметры → флаг Отображать команду «Все функции».
3. Настройка панели. Кадры → шестерёнка Настройки навигации → перетащите нужный отчёт в видимую часть. Один раз настроили — больше не ищете.

Средняя, среднесписочная и численность по ГПХ — не путайте колонки

Отчёт выдаёт сразу несколько показателей, и половина ошибок — от того, что берут не ту колонку.

• 👥 Среднесписочная численность — только работники по трудовым договорам, по основному месту работы. Это цифра для РСВ и для справок.
• ➕ Внешние совместители — отдельная колонка, в среднесписочную не входят.
• 📄 Работники по договорам ГПХ — тоже отдельно и тоже вне среднесписочной.
• 📊 Средняя численность — сумма трёх предыдущих. Нужна для лимитов по УСН и для статистики, но не для титульного листа РСВ.

Внутренний совместитель — один человек, а не два, даже если у него две позиции штатного расписания. 1С это учитывает автоматически по виду занятости из документа приёма.

Как сформировать отчёт по среднесписочной численности: пошагово

Шаг 1. Откройте отчёт и задайте период

Кадры → Кадровые отчёты → Среднесписочная и средняя численность работников. В шапке — поля Период и Организация.

Период задавайте ровно тот, за который нужна цифра:

• для РСВ за год — с 1 января по 31 декабря;
• для справки в банк — обычно прошлый календарный год или последний завершённый квартал;
• для формы П-4 — месяц или квартал нарастающим итогом.

Шаг 2. Выберите организацию

Если в базе несколько юрлиц, поле Организация обязательно. Пустое поле на части релизов означает «по всем» — и вы получите сводную численность холдинга вместо одной компании.

Шаг 3. Добавьте детализацию по месяцам

Кнопка Настройки → переключатель Расширенный → закладка Структура. Добавьте группировку по месяцу — увидите численность каждого месяца, а не только итог. Это главный инструмент проверки: аномальный месяц сразу заметен.

На закладке Отборы можно ограничить выборку подразделением или территорией — удобно, когда численность запрашивают по филиалу.

Шаг 4. Сформируйте и сверьте

Кнопка Сформировать. Дальше смотрите на две вещи:

• итог по среднесписочной — целое число;
• динамику по месяцам — скачок на 3–5 человек без приёмов и увольнений означает проблему в кадровых документах.

Шаг 5. Сохраните или распечатайте

Ещё → Сохранить как → формат Лист Microsoft Excel или Документ PDF. Кнопка Печать даёт бумажный вариант с шапкой организации и периодом — его и прикладывают к справке.

Куда теперь подают сведения о среднесписочной численности

Отдельная форма КНД 1110018 отменена Федеральным законом от 28.01.2020 № 5-ФЗ. Последний раз её сдавали как самостоятельный отчёт за 2019 год. Сейчас показатель живёт в двух местах.

Титульный лист РСВ

Отчётность, справки → 1С-Отчётность → Создать → Расчёт по страховым взносам. На титульном листе есть поле Среднесписочная численность (чел.).

Заполняется автоматически по кнопке Заполнить. Цифра берётся из тех же кадровых данных, что и кадровый отчёт, поэтому расхождение между ними — сигнал, что в одном из мест стоит другой период или другой отбор.

• Показатель указывают нарастающим итогом за отчётный период — за квартал, полугодие, девять месяцев, год.
• Дробное значение в поле не ставят: округляют до целого по арифметическим правилам.
• Если расчётно получилось меньше единицы (например, 0,4 — директор работал часть года), ставят 1. Нуля в этом поле быть не может, если в организации был хотя бы один работник.

Форма П-4 для Росстата

Отчётность, справки → 1С-Отчётность → Создать → ветка Статистика → П-4 (Сведения о численности и заработной плате работников).

В П-4 численность показывается подробнее: среднесписочная, внешние совместители, ГПХ — каждый показатель своей строкой. Методика расчёта одна и та же, поэтому П-4 — хороший перекрёстный контроль кадрового отчёта.

Зачем ещё нужна эта цифра

• 📨 Порог электронной отчётности: при численности больше 10 человек отчётность по НДФЛ и взносам сдают только электронно (п. 3 ст. 80 НК РФ).
• 🏷 Подтверждение статуса малого предприятия и попадание в реестр МСП.
• 🏦 Справки в банк, лизинговой компании, заказчику по тендеру.
• 📋 Заявления и пояснения в ИФНС, в том числе при ликвидации.

Как 1С считает среднесписочную численность

Алгоритм в программе повторяет указания Росстата к форме П-4.

За месяц: складывают списочную численность за каждый календарный день месяца (включая выходные и праздники — по численности предыдущего рабочего дня) и делят на число календарных дней месяца.

За квартал или год: складывают среднесписочную численность всех месяцев периода и делят на количество месяцев. Даже если организация работала не весь год — делят на полное число месяцев в периоде.

Пример расчёта с числами

Январь, 31 календарный день. В организации 12 человек, 15 января принят ещё один, 20 января один уволился (увольняемый считается в списочной численности по день увольнения включительно).

378 / 31 = 12,19 → среднесписочная численность за январь = 12 человек.

Дальше за квартал: январь 12, февраль 13, март 14. (12 + 13 + 14) / 3 = 13 человек.

Кто не попадает в среднесписочную численность

• ❌ внешние совместители;
• ❌ исполнители по договорам ГПХ;
• ❌ работники в отпуске по беременности и родам и в отпуске по уходу за ребёнком;
• ❌ работники в учебном отпуске без сохранения зарплаты;
• ❌ собственники, не получающие зарплату;
• ❌ переведённые на работу в другую организацию без сохранения зарплаты и направленные на работу за границу.

Важное исключение: если сотрудница в отпуске по уходу за ребёнком работает на условиях неполного рабочего времени, в среднесписочную она входит. В 1С это отражается документом Работа на дому, неполное время или признаком неполной занятости в кадровом переводе.

Неполное время: целыми единицами или пропорционально

• Сокращённое рабочее время по закону (несовершеннолетние, инвалиды, вредные условия, педагоги) — считается целыми единицами.
• Неполное рабочее время по письменному соглашению сторон или по инициативе работодателя — пропорционально отработанному времени.

Второй пункт и даёт дробные значения внутри расчёта. Два человека на 0,5 ставки по соглашению сторон — это 1 единица в среднесписочной численности, а не 2.

Справка о среднесписочной численности работников: как оформить в 1С 8.3 ЗУП

Готового бланка такой справки в типовой ЗУП 3.1 нет — это не регламентированная форма, её составляют в свободном виде на фирменном бланке. Практичная схема:

1. Сформируйте отчёт Среднесписочная и средняя численность работников за нужный период с детализацией по месяцам.
2. Выгрузите в Excel (Ещё → Сохранить как) — это ваше основание и расчёт, который приложите при необходимости.
3. Текст справки наберите по шаблону ниже, подпишите у руководителя, при наличии — заверьте печатью.

Исх. № ___ от __.__.____

СПРАВКА
о среднесписочной численности работников

ООО «___________», ИНН __________, КПП __________

Среднесписочная численность работников ООО «___________»
за период с __.__.____ по __.__.____ составила
____ (_____________________) человек.

Расчёт произведён в соответствии с указаниями по заполнению
формы федерального статистического наблюдения № П-4.

Справка выдана для предъявления по месту требования.

Генеральный директор  ____________ / ______________ /
Главный бухгалтер     ____________ / ______________ /

Типичные ошибки при расчёте среднесписочной численности

Отдельно про многофирменные базы: при расчёте по одному юрлицу обязательно ставьте отбор по организации и в кадровом отчёте, и в РСВ. Самая дорогая ошибка в этой теме — отправить в ИФНС численность всей группы компаний.

Отчёты для проверки цифры

Когда результат вызывает сомнения, сверяйте его не глазами, а другими отчётами ЗУП.

Рабочий приём: сформируйте список сотрудников на первое и последнее число месяца, вычтите тех, кто в декрете, внешних совместителей и ГПХ. Если разница с отчётом больше одного человека — ищите документ с неверной датой.