Заказ застрял в состоянии «отгружен частично»: где потерялся остаток
Содержание
Статус «Отгружен частично» в 1С значит одно: по заказу клиента проведено отгрузок меньше, чем заказано, — по количеству, по строкам или по сумме. Программа сравнивает заказ с проведёнными реализациями и видит хвост. Чтобы понять, откуда он, откройте заказ, затем Структура подчиненности (в Такси — значок связанных документов в командной панели) и сравните строки заказа со строками реализаций.
Чаще всего хвост появляется из-за нехватки свободного остатка на складе, из-за строк, которые стоят в резерве или ждут обеспечения, или из-за ручной правки реализации. Убрать статус можно двумя способами: доотгрузить остаток или честно закрыть заказ с отменой непоставленных строк.
Механизм обеспечения и состояний заказа подробнее всего реализован в 1С:Управление торговлей 11, Комплексной автоматизации 2 и ERP — примеры даны по ним. В Бухгалтерии и УНФ логика та же: сравнение заказанного и отгруженного, только без резервов и ордерного склада.
Откуда берётся частичная отгрузка: основные причины
Статус не ошибка программы. Это сигнал, что заказ и отгрузка разошлись. Причины удобно разбить на три группы.
📦 Товара физически или учётно не хватило:
- на складе меньше свободного остатка, чем в заказе, и реализация на основании заказа заполнилась только доступным количеством;
- часть товара зарезервирована под другой заказ — она есть на остатке, но не свободна;
- товар есть на другом складе, а в заказе указан конкретный склад;
- не совпала характеристика, серия или упаковка: в заказе «коробка 12 шт.», в остатках штуки другой характеристики.
✍️ Реализацию изменили руками:
- кладовщик удалил строку или уменьшил количество по факту отгрузки;
- реализацию разбили на две, а вторую не провели или пометили на удаление;
- в заказе были услуги или доставка, а в реализацию попали только товары.
⏳ Строки заказа ждут своей очереди:
- в строках стоит вариант обеспечения «К обеспечению» или резерв к дате — их нельзя отгрузить, пока товар не придёт;
- на ордерном складе расходный ордер ещё не дошёл до состояния отгрузки;
- клиент не внёс предоплату, а порядок расчётов по соглашению требует её до отгрузки.
Если заказ «отгружен частично», а в реализации все строки на месте, проверьте сумму. Скидка, ручная правка цены или округление в реализации дают расхождение по сумме при полном совпадении количества.
Резервы и свободный остаток: что проверить первым
На складе может лежать 100 штук, а отгрузить можно только 40. Остальные 60 — в резерве под другие заказы или уже в отгрузке по другим распоряжениям. Реализация видит именно свободный остаток.
Как посмотреть доступность в УТ 11 и КА
- Откройте
Склад и доставка → Отчетыи выберите отчёт «Остатки и доступность товаров». - Отберите номенклатуру из проблемной строки и склад из заказа.
- Сравните колонки: общий остаток, резерв и доступное количество.
- Если резерв большой — расшифруйте его до документов-заказов. Так видно, кто «держит» товар.
Пример расчёта
| Показатель | Количество |
|---|---|
| Остаток на складе | 100 шт. |
| В резерве под заказ № 214 | 45 шт. |
| В резерве под заказ № 230 | 15 шт. |
| Свободно к отгрузке | 40 шт. |
| В нашем заказе | 70 шт. |
| Отгружено реализацией | 40 шт. |
| Хвост по заказу | 30 шт. |
Проверка: 100 − 45 − 15 = 40 свободных, 70 − 40 = 30 в хвосте. Именно эти 30 штук держат заказ в частичной отгрузке.
Что делать с чужим резервом
- 🔄 Если заказ № 214 не срочный — снимите в нём резерв (поменяйте вариант обеспечения строки) и перезаполните обеспечение в своём заказе.
- 🏬 Если товар есть на другом складе — оформите перемещение или поменяйте склад в строке заказа.
- 🚚 Если товара нет нигде — оставьте строку в варианте «К обеспечению» и ждите поступления.
Снятие резерва у чужого заказа согласуйте с менеджером этого заказа. Иначе вы решите свою проблему, а у коллеги появится такая же.
Настройка контроля остатков и доступности товаров
Частичная отгрузка — следствие того, что программа не дала отгрузить больше, чем есть. Это защитный механизм. Глобальные настройки складского учёта в УТ 11 и КА лежат в НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Склад и доставка.
Что влияет на поведение отгрузки
| Настройка | Где | Что меняет |
|---|---|---|
| Контроль остатков товаров | Раздел настроек «Склад и доставка» | Запрещает провести реализацию, если товара не хватает |
| Ордерная схема | Карточка склада | Отгрузка идёт через расходные ордера, реализация отделена от физического отпуска |
| Вариант обеспечения строки | Табличная часть заказа | Определяет, резервировать, отгружать сразу или ждать поступления |
| Порядок расчётов в соглашении | Соглашение с клиентом | Может блокировать отгрузку до предоплаты |
Не отключайте контроль остатков, чтобы «протолкнуть» отгрузку. Реализация проведётся, но остатки уйдут в минус, себестоимость посчитается неверно, а исправлять придётся при закрытии месяца.
Варианты обеспечения в строках заказа
В заказе клиента УТ 11 у каждой строки есть колонка с вариантом обеспечения. Основные значения:
- Отгрузить — товар есть, строку можно сразу отгружать;
- Резервировать на складе — товар откладывается под заказ, отгрузка позже;
- К обеспечению — товара нет, ждём закупку или перемещение;
- Не обеспечивать — строка не участвует в обеспечении и не отгружается.
Строка в варианте «Не обеспечивать» или «К обеспечению» почти гарантированно даёт статус частичной отгрузки, если остальные строки уже ушли. Используйте команду заполнения обеспечения в командной панели табличной части: программа проставит варианты по фактической доступности.
Пошагово: как разобраться с заказом в частичной отгрузке
Порядок действий одинаковый для любого заказа. Первые шаги безопасны и ничего не меняют в базе.
Шаг 1. Найти разницу по строкам
Откройте заказ, затем структуру подчинённости. Выпишите все реализации, проверьте, что они проведены. Сравните количество по каждой строке: заказано — отгружено.
Шаг 2. Понять причину хвоста
- Нет свободного остатка — смотрите раздел про резервы выше.
- Строка отменена или стоит «Не обеспечивать» — решите, нужна ли она клиенту.
- Реализация проведена на меньшее количество по факту — уточните у склада, сколько реально уехало.
Шаг 3. Выбрать сценарий
Шаг 4. Проверить результат
После доотгрузки или отмены строк статус пересчитывается сам. Обновите список заказов (F5 или кнопка обновления). Если состояние не изменилось — вернитесь к шагу 1: где-то осталась непроведённая реализация или неотменённая строка.
Отмена строки в УТ 11 не удаляет её из заказа. Строка остаётся с флагом отмены и причиной — это видно в аналитике по отказам клиентов. Удалять строки руками хуже: теряется история.
Ордерный склад: почему отгрузка не завершается
Если склад работает по ордерной схеме, отгрузка идёт в два документа. Реализация фиксирует продажу, а расходный ордер на товары — физический отпуск со склада. Статус заказа может «зависнуть», когда одно из звеньев не дошло до конца.
Как идёт цепочка
- Менеджер оформляет реализацию или распоряжение на отгрузку.
- Кладовщик создаёт расходный ордер, отбирает товар.
- Ордер проходит состояния от отбора до отгрузки.
- Только после этого склад считает товар отгруженным.
Где обычно рвётся
- 🧾 Ордер создан, но не проведён или застрял на стадии отбора.
- 📉 При отборе нашли меньше товара, чем в распоряжении, — ордер оформлен на фактическое количество.
- 🔀 Реализация и ордер оформлены по разным складам или помещениям.
- 📅 Ордер проведён датой позже реализации, а отчёт смотрят на дату реализации.
Расходные ордера ищите в разделе Склад и доставка. Сравните количество в ордере с количеством в реализации по каждой строке. Если ордер оформлен на меньшее, есть два пути: допринять расхождение актом (если товара реально нет) или создать ещё один ордер на остаток.
Не создавайте вторую реализацию «для ровного счёта», если товар уже уехал по первой. Задвоятся движения по продажам и долгу клиента. Если копию всё же провели по ошибке — отмените проведение и пометьте её на удаление.
Как избежать хвостов: контроль складских запасов
Частичная отгрузка нормальна, если её планировали. Плохо, когда она обнаруживается в конце месяца по сотне забытых заказов.
Регулярные проверки
- 📊 Раз в неделю отбирайте список заказов клиентов по состоянию отгрузки и разбирайте старше 14 дней.
- 🔍 Перед отгрузкой проверяйте доступность, а не общий остаток.
- 🧹 Раз в месяц закрывайте заказы, по которым клиент отказался от остатка, с указанием причины.
Организационные правила
- Менеджер резервирует товар сразу при согласовании заказа, а не перед отгрузкой.
- Кладовщик не правит реализацию молча: расхождение при отборе — сразу сигнал менеджеру.
- Резервы под старые неоплаченные заказы снимают по регламенту, например через 10 рабочих дней.
Если статус не уходит после всех исправлений
Бывает, что строки отменены, реализации проведены, а заказ по-прежнему частично отгружен. Варианты:
- Реализация не привязана к заказу. Документ создали не на основании, а вручную, и заказ в нём не указан. Программа не связывает эту отгрузку с заказом. Откройте реализацию, укажите заказ и перепроведите.
- Реализация оформлена по нескольким заказам. Часть строк привязана к другому заказу. Проверьте колонку заказа в табличной части реализации.
- Разные единицы измерения. В заказе 5 упаковок по 10 штук, в реализации 50 штук другой упаковки. Количество в базовых единицах совпадает, но при иной характеристике строки не сопоставятся.
- Возврат товаров. Клиент вернул часть товара документом возврата, оформленным по этому заказу. Отгруженное уменьшилось, и заказ снова показывает хвост.
Если ни один пункт не подошёл — передайте заказ администратору базы. Он проверит, не повреждены ли регистры заказов: такое случается после сбойных обменов или ручных правок движений.