Расходный ордер больше распоряжения: как исправить отгрузку в 1С
Содержание
Ошибка о том, что отгружено больше, чем указано в распоряжении на отгрузку, появляется на ордерном складе, когда количество в расходном ордере на товары превышает количество, которое разрешает документ-основание: заказ клиента , реализацию, перемещение. Программа не ошибается, она защищает остатки. Лечится это либо исправлением количества в ордере, либо изменением самого распоряжения, либо настройкой склада.
Ниже речь о типовых конфигурациях с ордерной схемой складского учёта: «Управление торговлей 11», «Комплексная автоматизация», «ERP». В «Бухгалтерии предприятия» ордерных складов нет, там такого контроля не будет.
Как работает контроль: распоряжение и ордер
На ордерном складе движение товара оформляется в два слоя.
- Распоряжение говорит, что и сколько нужно отгрузить. Это заказ клиента, реализация товаров и услуг, перемещение товаров, заказ на сборку и другие документы.
- Складской ордер фиксирует факт: сколько кладовщик реально взял с полок. Для отгрузки это «Расходный ордер на товары».
Программа сверяет эти два слоя по сводному количеству товара: номенклатура, характеристика, серия и назначение, в базовых единицах. Строки и цены распоряжения роли не играют. Если по товару в ордере больше, чем осталось неотгруженным по распоряжению, документ не проводится.
Несколько нюансов, которые часто упускают:
- Контроль идёт по остатку к отгрузке, а не по исходному количеству. Если по распоряжению уже оформлен один ордер на 6 штук из 10, то во втором ордере можно указать не больше 4.
- Единицы измерения пересчитываются. Распоряжение на 2 коробки по 12 штук и ордер на 25 штук дают превышение на единицу.
Распоряжение и ордер лежат в разных документах. Чтобы увидеть цепочку целиком, откройте распоряжение и нажмите ссылку «Структура подчинённости» либо найдите в разделе «Склад» список расходных ордеров и отберите нужный по номеру основания.
Откуда берётся превышение: пять типовых причин
1. Ордер создан не по текущему состоянию распоряжения
Кладовщик отгрузил товар по старой версии заказа. Менеджер потом уменьшил количество, убрал строку или заменил номенклатуру. Ордер остался прежним, а распоряжение теперь «меньше».
2. Часть строк уже отгружена другим ордером
Ордер на отгрузку сформировали повторно, а первый не удалили и не пометили. Остаток к отгрузке уменьшился, а во втором ордере вся исходная сумма.
3. Расхождение единиц измерения и упаковок
Распоряжение в одной упаковке, ордер в другой. После округления получается лишняя единица. Проверьте колонку «Упаковка» и коэффициенты в карточке номенклатуры.
4. Реализация проведена раньше ордера
На складе с отгрузкой «по ордеру» реализация фиксирует количество, а расходный ордер подтверждает его. Если реализацию успели уменьшить уже после создания ордера, ордер оказывается больше.
5. Серии, характеристики и качество
Строки в ордере разбиты по сериям и статусам качества, а в распоряжении одна общая строка. Если характеристика или серия в ордере не совпадает с распоряжением, программа считает такой товар неуказанным в распоряжении.
| Причина | Как проявляется | Что делать |
|---|---|---|
| Распоряжение уменьшили после ордера | Ордер больше по всем строкам изменённого заказа | Исправить ордер или вернуть количество в распоряжении |
| Повторный ордер | Остаток по распоряжению меньше первоначального | Удалить лишний ордер или скорректировать строки |
| Упаковки | Разница в одну-две единицы | Привести упаковки к одной |
| Реализацию сократили | Ордер больше реализации | Перезаполнить ордер по распоряжению |
| Серии и характеристики | Ошибка по строке с серией | Проверить совпадение характеристики |
Проверка настроек склада и прав пользователя
Прежде чем править документы, убедитесь, что склад настроен так, как вы думаете. Одно и то же действие на ордерном и на неордерном складе даёт разный результат.
Настройки склада
Откройте карточку склада: НСИ и администрирование → НСИ → Склады и магазины и проверьте:
- включена ли ордерная схема при отгрузке (поле с датой, с которой действует ордерная схема);
- по каким документам склад работает «по ордерам», а по каким нет.
Если дата начала ордерной схемы лежит между датой распоряжения и датой ордера, программа считает часть остатка неотгруженной по старой схеме. Отсюда странности, которые вообще не связаны с количеством.
Права и роли
Пользователь может не видеть всех строк распоряжения, если стоит ограничение доступа на уровне записей. Тогда он создаёт ордер, видя только часть заказа, и вручную правит количество.
Проверьте:
- В карточке пользователя (
Администрирование → Пользователи и права) набор профилей: у кладовщика должен быть профиль для работы со складскими ордерами. - Нет ли ограничения по складам или организациям, которое скрывает часть данных.
- Может ли пользователь изменять количество в строках ордера, созданного «на основании».
Права меняет администратор. Не раздавайте пользователю полные права «чтобы заработало»: сначала выясните, какой именно профиль не хватает.
Исправляем: пошаговая инструкция
Порядок идёт от безопасного к радикальному. Каждый следующий шаг делайте, только если предыдущий не помог.
Шаг 1. Сверьте количество в ордере и распоряжении
- Откройте расходный ордер, который не проводится.
- Перейдите в распоряжение по ссылке в шапке.
- Сравните количество, номенклатуру, характеристику и упаковку по каждой строке.
- Если ордер больше, уменьшите количество в ордере до остатка по распоряжению.
Если товар фактически уже ушёл со склада, не подгоняйте цифры молча. Исправьте распоряжение (шаг 2).
Шаг 2. Увеличьте распоряжение
Если клиент действительно получил больше, правьте основание, а не факт.
- Откройте заказ клиента или реализацию.
- Увеличьте количество в строке или добавьте новую.
- Проведите документ. Если заказ закрыт, сначала переведите его в рабочий статус.
- Вернитесь в ордер и перезаполните его.
Если реализация уже проведена и передана клиенту, исправление идёт отдельным документом, а не правкой задним числом. Согласуйте с бухгалтерией.
Шаг 3. Уберите лишние ордера
Откройте список расходных ордеров по этому распоряжению. Найдите дубли: одинаковые количества, одна и та же дата, один склад. Дубль, у которого нет фактической отгрузки, пометьте на удаление.
Не удаляйте ордер, если по нему уже перемещался товар. Сначала разберитесь в движениях.
Шаг 4. Проверьте упаковки и единицы
Откройте карточку номенклатуры и убедитесь, что коэффициент упаковки задан верно. Если коэффициент неверен, количество в базовых единицах рассчитывается неправильно. Исправьте, перезапишите ордер.
Шаг 5. Перепроведите цепочку
Если после правок документы всё равно «не видят» друг друга, перепроведите распоряжение, затем ордер. Для массового случая используйте обработку «Групповое перепроведение документов » из раздела администрирования, но только на нужный период и по нужным видам документов.
Порядок: распоряжение → расходный ордер
Перепроведение за большой период блокирует часть работы пользователей. Делайте вне часов отгрузки.
Ордерный склад и особые случаи
Отгрузка частями
Если заказ отгружают несколькими машинами, на каждую оформляют отдельный ордер. Сумма количеств по всем ордерам не может превышать распоряжение. Следите за остатком «к отгрузке» в самом заказе и не создавайте ордера «на всё количество» повторно.
Склад с частично ордерной схемой
Бывает, что для одних операций склад работает по ордерам, а для других нет. Тогда реализация со склада может проводиться без ордера, а для перемещения ордер обязателен. Проверьте, какие именно операции охвачены.
Возврат и корректировка
Возврат товара поставщику или клиенту оформляется собственным распоряжением и ордером. Не пытайтесь «уменьшить» исходную отгрузку обратным ордером. Это даёт расхождение, которое потом сложно найти.
Когда лучше не менять документы
Если период закрыт, а отчётность по нему сдана, правки задним числом создают лишние поправки в учёте. Исправление делайте текущей датой отдельным документом, а в распоряжении оставьте пометку.
Разбор на примере
Заказ клиента: 10 коробок кабеля, в коробке 12 метров. Менеджер уменьшил заказ до 8 коробок уже после того, как кладовщик получил задание. Что происходит по шагам.
- Распоряжение теперь на 8 коробок, то есть 96 метров.
- Кладовщик собрал и ввёл в ордер 10 коробок, то есть 120 метров. Это на 24 метра больше.
- При проведении ордера программа находит превышение и не даёт сохранить документ.
Варианты решения зависят от факта. Если клиент забрал только 8 коробок, уменьшите количество в ордере до 8. Если машина ушла с десятью, верните в заказ 10 коробок, согласуйте это с менеджером и оформите отгрузку заново.
Если расхождение возникает постоянно у одного и того же кладовщика, дело, скорее всего, в способе ввода. Попросите его заполнять ордер кнопкой «Заполнить по распоряжению», а не набирать строки вручную.
Что проверить в журнале и отчётах
Когда понять причину по самим документам не удаётся, посмотрите историю.
- Журнал документов по складу: в нём видно, сколько ордеров создано по одному распоряжению и в каком они статусе.
- Отчёт «Ведомость по товарам к отгрузке» или рабочее место «Отгрузка» в разделе «Склад»: показывает, сколько по каждой строке уже отгружено и сколько осталось.
- Журнал регистрации (
Администрирование → Поддержка и обслуживание, там же ссылка на журнал): помогает найти, кто и когда изменил заказ.
Если по журналу видно, что заказ изменили после создания ордера, вы нашли причину. Договоритесь внутри компании, кто и в какой момент имеет право менять заказ.
Как не получать эту ошибку снова
Большинство превышений возникает из-за того, что менеджеры и кладовщики работают с документами независимо. Закрепите простые правила.
- Менять заказ только до создания ордера. После создания ордера любые изменения в заказе проводятся через уведомление кладовщика.
- Один заказ — один активный ордер на партию. Не создавайте новый ордер, пока старый не проведён или не удалён.
- Заполнять ордер «на основании». Ручной ввод строк повышает риск расхождения упаковок и характеристик.
- Настроить статусы заказов. Не позволяйте оформлять отгрузку по заказу, который ещё не согласован.
- Раз в неделю смотреть рабочее место «Отгрузка». Зависшие остатки, по которым давно нет движения, лучше закрыть, пока их не отгрузили повторно.