Отгул в 1С: какой документ выбрать для каждого случая

Слова «отгул» в Трудовом кодексе нет, а в 1С нет документа с таким названием. Поэтому первый шаг — понять, что именно вы оформляете: день отдыха за работу в выходной, отпуск за свой счёт или оплачиваемые выходные родителю ребёнка-инвалида. Под каждый случай — свой документ и свой код в табеле.

Ниже разберём все четыре ситуации для ЗУП 3.1 и покажем, что из этого реально доступно в Бухгалтерии 3.0, как отгул попадает в табель и расчёт и как исправить проводку, если документ провели неверно.

За каким словом прячется «отгул»

«Отгул» — бытовое название. В кадровом учёте за ним стоит одна из ситуаций, и у каждой своё основание в ТК РФ:

• 🗓️ День отдыха за работу в выходной или праздник. Сотрудник вышел в субботу — взамен получает другой день отдыха (ст. 153 ТК РФ).
• 💸 Отпуск без сохранения зарплаты («за свой счёт»). По семейным обстоятельствам, по заявлению работника (ст. 128 ТК РФ).
• 👶 Дополнительные оплачиваемые выходные одному из родителей ребёнка-инвалида — до 4 дней в месяц (ст. 262 ТК РФ).
• ⏱️ Донорские дни и дни междувахтового отдыха — реже, но принцип тот же: отдельный документ и свой код.

Отгул за работу в выходной или праздник

Это самый частый смысл слова «отгул». Логика в ЗУП 3.1 двухшаговая, и путать шаги нельзя.

Шаг 1. Зарегистрировать сам факт работы в выходной. Создайте документ Зарплата → Работа в выходные и праздники. В нём укажите сотрудника, дату выхода и отработанные часы.

В этом же документе выбирается способ компенсации. Вариантов два:

• повышенная оплата — не менее чем в двойном размере, без предоставления дня отдыха;
• одинарная оплата плюс другой день отдыха — тот самый отгул.

Выбор способа компенсации определяет, что попадёт в расчёт. Если выбрали «одинарная оплата и день отдыха», работа в выходной оплачивается в одинарном размере, а отгул-день позже берётся без оплаты.

Шаг 2. Отметить сам день отдыха. Когда сотрудник фактически берёт отгул, этот день в табеле становится нерабочим. Отдельного документа с названием «Отгул» в типовой ЗУП нет: день отдыха отражается в учёте времени как выходной. Если у вас ведётся сводный учёт по графику, проверьте, что за этот день не начислено рабочее время.

Сам день отдыха при этом не оплачивается — по ст. 153 ТК РФ он предоставляется без оплаты, а работа в выходной оплачивается в одинарном размере. Если учёт времени ведётся по сменному графику, проследите, чтобы отгул не наложился на день, который по графику и так выходной: компенсировать выходной «выходным» смысла нет, и сотрудник потеряет положенный ему день отдыха.

Отгул «за свой счёт»: отпуск без сохранения оплаты

Когда сотрудник просто просит свободный день без оплаты, это отпуск без сохранения заработной платы (ст. 128 ТК РФ). Основание — заявление работника и согласие работодателя.

В ЗУП 3.1 оформляется документом Зарплата → Отпуск без сохранения оплаты (в части релизов он лежит в разделе «Кадры» — ориентируйтесь на название документа). Укажите период отсутствия и причину.

Важно различать два кода табеля:

• «ДО» — отпуск без сохранения по разрешению работодателя (обычные семейные обстоятельства).
• «ОЗ» — отпуск без сохранения в случаях, прямо предусмотренных законом (например, работающим пенсионерам по старости — до 14 дней в год).

Разница не косметическая: дни по коду «ОЗ» в пределах лимитов входят в стаж для отпуска полностью, а «ДО» — только в пределах 14 календарных дней за рабочий год. 1С подставляет вид времени в зависимости от настроек документа, но причину отсутствия стоит выбрать осознанно.

Случаи, когда работодатель обязан дать отпуск за свой счёт по заявлению (код «ОЗ»), перечислены в ст. 128 ТК РФ. Самые частые:

• до 5 календарных дней — при рождении ребёнка, регистрации брака, смерти близкого родственника;
• до 14 календарных дней в году — работающим пенсионерам по старости;
• до 60 календарных дней в году — работающим инвалидам;
• до 35 календарных дней в году — участникам Великой Отечественной войны.

Если ситуация под эти случаи не подпадает, отпуск предоставляется только по согласованию и проводится с кодом «ДО». В ЗУП причина выбирается в самом документе и влияет на расчёт стажа.

За дни такого отпуска зарплата не начисляется — в расчётном листке отработанное время за эти дни уменьшается. На средний заработок для отпускных и больничных неоплачиваемые дни тоже влияют: из расчётного периода они исключаются вместе с начислениями.

Дополнительные выходные родителю ребёнка-инвалида

Отдельная и часто забываемая ситуация. По ст. 262 ТК РФ одному из родителей (опекуну, попечителю) ребёнка-инвалида положены 4 дополнительных оплачиваемых выходных дня в месяц. Неиспользованные дни на следующий месяц не переносятся.

Оплачиваются эти дни по среднему заработку, а расходы работодателю возмещает СФР (до 2023 года — ФСС). Поэтому обычным «отпуском за свой счёт» их проводить нельзя — потеряете возмещение.

В ЗУП 3.1 для них есть отдельный документ по оплате дополнительных выходных дней по уходу за детьми-инвалидами (раздел Зарплата, документ с соответствующим названием). Он:

1. фиксирует количество использованных дней в месяце (не больше 4);
2. рассчитывает оплату по среднему заработку;
3. проставляет в табеле код «ОВ» — дополнительные выходные (оплачиваемые).

Четыре дня в месяц — это общий лимит на ребёнка, а не на каждого родителя. Родители могут разделить их между собой: например, два дня берёт мать, два — отец. Тогда у каждого работодателя оформляется своя часть, и в сумме по ребёнку выходит не больше четырёх дней.

Отгул в 1С:Бухгалтерии 3.0

Зарплатный блок БП 3.0 рассчитан на простой учёт в небольших организациях. Гибких кадровых документов, как в ЗУП, здесь нет, поэтому возможности по отгулам ограничены.

Практический вывод простой. Если отгулы, работа в выходные и выходные по уходу за детьми-инвалидами случаются регулярно, вести их в БП 3.0 неудобно и рискованно для расчёта среднего. Для такого учёта нужна ЗУП 3.1, а БП 3.0 получает уже готовые суммы через синхронизацию.

В самой БП 3.0 разовый день за свой счёт отражают так: в документе Зарплата и кадры → Все начисления (начисление зарплаты) за месяц уменьшают количество отработанных дней сотрудника, чтобы за дни отсутствия зарплата не начислялась. Это ручная операция — внимательно сверьте число рабочих дней.

Как отгул попадает в табель и расчёт

Любой отгул — это прежде всего строка в табеле. 1С проставляет буквенный код автоматически по проведённому документу, но знать соответствие полезно для самопроверки.

Проверить результат удобно отчётами в разделе Зарплата → Отчёты по зарплате: расчётный листок покажет, что за дни отгула не начислено лишнего, а табель (форма Т-13) — что проставлены правильные коды.

Исправление ошибок и сторнирование

Если документ по отгулу провели неверно, не удаляйте его задним числом в закрытом периоде — это оставит «висящие» движения. Порядок зависит от того, закрыт ли расчёт.

Период ещё не закрыт. Откройте документ, исправьте данные (дату, количество дней, способ компенсации) и перепроведите. ЗУП пересчитает начисления автоматически при следующем расчёте зарплаты.

Период уже закрыт и выплачен. Здесь работает сторно. В ЗУП 3.1 исправления и пересчёты за прошлый месяц попадают в текущий расчёт зарплаты отдельными строками с минусом — программа сторнирует излишне начисленное и доначисляет недостающее. Не правьте проведённый расчётный листок прошлого месяца руками.

Типовые промахи, которые приходится сторнировать:

• отгул за работу в выходной оформлен и двойной оплатой, и днём отдыха — лишнее надо убрать;
• отпуск за свой счёт проведён, но в начислении остались рабочие дни — зарплата начислена за дни отсутствия;
• выходные по уходу за ребёнком-инвалидом проведены как обычный отпуск за свой счёт — потеряно возмещение СФР, документ нужно перепровести правильным видом.