Как в 1С 8.3 оформить отпуск по уходу за ребёнком до 1,5 лет: ЗУП, Бухгалтерия, пособие, стаж и отчётность

Чтобы в 1С 8.3 оформить отпуск по уходу за ребёнком до 1,5 лет, в ЗУП 3.1 вводят документ Кадры → Все кадровые документы → Создать → Отпуск по уходу за ребёнком, а затем передают в СФР сведения для назначения пособия. Само пособие с 2021 года платит фонд напрямую работнику — работодатель только оформляет отпуск и отправляет данные.

Типичная ситуация: декрет закончился 14 числа, сотрудница принесла заявление, кадровик поставил отпуск по уходу с 14-го — и ЗУП выдал пересечение периодов. Или ещё хуже: в 1С Бухгалтерия отпуск по уходу за ребёнком до 1.5 лет «провели» обычным отпуском без оплаты, а через год в ЕФС-1 не оказалось кода стажа. Разберём оба блока — кадровый и расчётный — по шагам, с путями меню, проводками и проверочными отчётами.

Что происходит при отпуске по уходу за ребёнком до 1,5 лет

Три разных вещи, которые часто путают:

• 👶 Отпуск — кадровое событие. Предоставляется до достижения ребёнком 3 лет (ст. 256 ТК РФ), одним заявлением или частями. Рабочее место сохраняется, трудовой договор действует.
• 💰 Ежемесячное пособие — выплата от СФР в размере 40% среднего заработка, но только до 1,5 лет ребёнка. С 1,5 до 3 лет отпуск продолжается без пособия.
• 📄 Сведения в СФР — обязанность работодателя передать данные для назначения пособия. Срок — 3 рабочих дня с момента получения заявления работника.

Право на отпуск есть у матери, отца, бабушки, деда, другого родственника или опекуна, который фактически ухаживает за ребёнком. Одновременно получать пособие на одного ребёнка двое не могут — отсюда требование справки с места работы второго родителя.

Что собрать до того, как заводить документ в 1С

Отдельно проверьте дату начала. Если до этого был отпуск по беременности и родам, отпуск по уходу начинается со дня, следующего за последним днём больничного по БиР. Совпадение дат — самая частая причина отказа провести документ .

Как в 1С 8.3 ЗУП оформить отпуск по уходу за ребёнком до 1,5 лет

Основной сценарий — 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1. В 1С:ERP и Комплексной автоматизации 2 кадровый блок тот же, пути меню совпадают.

Шаг 1. Внести ребёнка в карточку сотрудника

Откройте Кадры → Сотрудники → нужный сотрудник → ссылка Семья. Добавьте ребёнка: ФИО, дату рождения, степень родства. Дата рождения потом управляет расчётом даты окончания отпуска — ошибка здесь уедет во все документы.

Шаг 2. Создать документ отпуска

Путь: Кадры → Все кадровые документы → Создать → Отпуск по уходу за ребёнком.

Заполните:

1. Организация и сотрудник.
2. Дата начала — первый день отпуска по заявлению.
3. Вид отпуска — Отпуск по уходу за ребёнком до 1,5 лет.
4. Ребёнок — выбрать из списка, добавленного на шаге 1.
5. Дата окончания — программа подставляет день достижения 1,5 лет; сверьте вручную.
6. Освободить от работы — флажок должен быть установлен, если сотрудник не работает .

Сохраните и проведите. Печатные формы — по кнопке Печать: приказ о предоставлении отпуска и приказ о назначении пособия.

Шаг 3. Проверить, что начисления остановились

Откройте Зарплата → Начисление зарплаты и взносов, заполните за месяц начала отпуска. Сотрудник должен либо исчезнуть из табличной части, либо остаться с оплатой только за фактически отработанные дни до начала отпуска.

Шаг 4. Отправить сведения в СФР

Пособие назначает фонд, значит из 1С уходит не платёжка, а электронный пакет сведений. В ЗУП 3.1 это раздел Отчётность, справки — блок обмена с СФР (СЭДО). Там два потока:

Удобнее всего нажать Создать на основании прямо в проведённом документе отпуска — часть реквизитов подтянется. Проверьте в сведениях: период отпуска, данные ребёнка, способ выплаты и реквизиты счёта работника, сведения о заработке за два расчётных года.

После отправки дождитесь протокола. Статус «принято» — значит фонд будет считать пособие сам.

Шаг 5. Продлить отпуск после 1,5 лет

За месяц до даты окончания введите второй документ с видом Отпуск по уходу за ребёнком от 1,5 до 3 лет. Пособие в нём не назначается. Если этого не сделать, 1С с даты окончания первого отпуска начнёт считать сотрудника работающим и начислит оклад.

Как в 1С Бухгалтерия провести отпуск по уходу за ребёнком до 1,5 лет

В 1С:Бухгалтерии 3.0 зарплатный блок упрощён: отдельного документа «Отпуск по уходу за ребёнком» там нет. Это нормально, и вот рабочие варианты.

Вариант 1 — приказ вне программы, в 1С только остановка начислений. Подходит, когда сотрудник полностью освобождён от работы.

1. Приказ и заявление оформляются на бумаге (или в кадровой программе).
2. В 1С зайдите в Зарплата и кадры → Все начисления → Начисление зарплаты.
3. Заполните месяц и удалите строку по сотруднику в отпуске.
4. Сотрудника из справочника не увольняйте — трудовой договор действует.

Чтобы человек не попадал в начисление автоматически каждый месяц, в карточке сотрудника уберите плановое начисление оклада: Зарплата и кадры → Сотрудники → сотрудник → Выплаты, учёт затрат — очистите вид начисления на период отпуска.

Вариант 2 — полный кадровый учёт. Включается в Зарплата и кадры → Настройки зарплаты → Общие настройки → Кадровый учёт → Полный. Появятся приказы о приёме, переводе и увольнении, но документа отпуска по уходу всё равно не будет: максимум — кадровый перевод на неполное время, если сотрудник работает.

Вариант 3 — вести зарплату в ЗУП. Если таких сотрудников больше двух-трёх и нужен корректный стаж в отчётности, переключите в Настройки зарплаты учёт расчётов на внешнюю программу и синхронизируйте ЗУП 3.1 с Бухгалтерией. В Бухгалтерию придут только проводки.

Сведения для СФР из Бухгалтерии 3.0 отправляются через Отчёты → 1С-Отчётность → раздел уведомлений, сообщений и заявлений — там есть формы для фонда.

Сколько составит пособие: расчёт на цифрах

Формула одна для всех конфигураций:

1. Берём базу для взносов за два календарных года до года начала отпуска.
2. Делим на число календарных дней в этих годах (730 или 731) минус исключаемые дни: больничные, отпуск по БиР, предыдущий отпуск по уходу.
3. Получаем средний дневной заработок (СДЗ). Он не может превышать сумму предельных баз за те же два года, делённую на 730.
4. Пособие за месяц = СДЗ × 30,4 × 40%.

Пример. Заработок за первый год — 900 000 руб., за второй — 1 000 000 руб., исключаемых дней нет.

• СДЗ = 1 900 000 / 730 = 2 602,74 руб.
• Средний месячный = 2 602,74 × 30,4 = 79 123,30 руб.
• Пособие = 79 123,30 × 40% = 31 649,32 руб. в месяц.

Ориентиры по границам: минимум привязан к МРОТ и федеральному минимуму пособия — это примерно 10–11 тыс. руб. в месяц. Максимум считается от предельных баз по взносам и растёт каждый год — ориентировочно от 69 до 85 тыс. руб. Точные значения на текущий год лучше сверять перед отправкой сведений, цифры индексируются.

Выплачивает фонд с 1 по 15 число месяца, следующего за месяцем, за который начислено пособие. Первая выплата приходит позже остальных — пока идёт назначение.

Проводки: что отражается в учёте, а что нет

Само пособие до 1,5 лет в учёте работодателя не отражается — денег компании в нём нет, проводок тоже. А вот сопутствующие выплаты отражаются.

Счёт затрат зависит от подразделения: 20 для производства, 44 для торговли, 26 для администрации. В 1С он берётся из настроек способа отражения зарплаты в учёте.

Стаж: что засчитывается, а что теряется

Здесь три разных стажа, и ведут они себя по-разному.

Последняя строка важнее всего для расчётчика: за время отпуска по уходу ежегодный отпуск не копится. Исключение — если сотрудник в этот период работает на условиях неполного времени: тогда дни отпуска начисляются.

ЗУП 3.1 исключает период автоматически по данным кадрового документа. Проверить просто: Кадры → Кадровые отчёты → Остатки отпусков. Если остаток продолжает расти — вид отпуска в документе выбран неверно.

Отчётность, которую нельзя пропустить:

• 📊 Персонифицированные сведения о физлицах — подаются ежемесячно, в том числе на сотрудника в отпуске по уходу, с нулевой суммой выплат.
• 📊 РСВ — работник включается в раздел 3 с нулями.
• 📊 ЕФС-1, подраздел 1.2 — раз в год, до 25 января. Период отпуска показывается кодом ДЕТИ (до 1,5 лет) и ДЛДЕТИ (от 1,5 до 3 лет).
• 📊 6-НДФЛ — пособие не попадает: оно не облагается НДФЛ и платится не вами.

Подраздел 1.1 ЕФС-1 на отпуск по уходу не сдаётся — это не кадровое мероприятие из перечня.

Особые сценарии

Работник вышел на работу во время отпуска. С 2024 года право на пособие сохраняется, даже если сотрудник вернулся на полный день, — при условии, что сам отпуск по уходу не прекращён. В ЗУП отпуск не закрывают, а вводят Кадры → Все кадровые документы → Кадровый перевод с нужным графиком. Оплата пойдёт по отработанному времени.

Отпуск берёт отец или бабушка. Документ тот же, но в сведениях для СФР обязательна справка от работодателя матери о том, что она пособие не получает и в отпуске не находится.

Двойня или второй ребёнок. Пособие назначается на каждого ребёнка, суммарно — не более 100% среднего заработка и не менее суммы минимальных размеров. В 1С заводится отдельный документ отпуска на каждого ребёнка.

Сотрудник на срочном договоре. Договор не продлевается автоматически из-за отпуска по уходу. При истечении срока оформляется увольнение, пособие продолжит платить СФР напрямую.

Досрочный выход. Введите Кадры → Все кадровые документы → Возврат из отпуска по уходу за ребёнком (или укажите фактическую дату окончания в исходном документе) и сообщите в фонд. Иначе зарплата не начислится.

Типичные ошибки

• ❌ Оформили отпуск без оплаты вместо отпуска по уходу. Самая дорогая ошибка: слетает код стажа в ЕФС-1, неверно считается отпускной стаж, пособие вообще не назначается.
• ❌ Дата начала совпала с последним днём больничного по БиР. Пересечение периодов — ЗУП не проведёт документ или задвоит данные в сведениях для фонда.
• ❌ Сведения в СФР отправлены позже трёх рабочих дней. Штраф за непредставление сведений и задержка денег работнику.
• ❌ Пособие начислено вручную отдельным начислением. Остаток прямых выплат из старых релизов. Результат — лишняя сумма в расчётном листке и искажённая база взносов.
• ❌ Забыли персонифицированные сведения с нулями. Отчёт обязателен на всех застрахованных, включая тех, кто не получает выплат.
• ❌ Не завели второй документ после 1,5 лет. С даты окончания первого отпуска программа начинает считать оклад.
• ❌ Не проверили справку второго родителя. Фонд откажет в назначении, оформление придётся переделывать.
• ❌ Указали неверную дату рождения ребёнка. Все расчётные даты уедут, включая момент окончания пособия.

Отчёты для проверки

После оформления прогоните четыре проверки:

1. Кадры → Кадровые отчёты → Табель учёта рабочего времени — в дни отпуска должен стоять код ОЖ.
2. Зарплата → Отчёты по зарплате → Расчётный листок — за полный месяц отпуска листок пустой (кроме случая работы на неполном времени).
3. Кадры → Кадровые отчёты → Остатки отпусков — ежегодный отпуск не растёт.
4. Журнал обмена с СФР — по каждому отправленному пакету есть принятый протокол.

Дополнительно в конце квартала сверьте список застрахованных в РСВ и в персонифицированных сведениях: сотрудник в отпуске должен присутствовать в обоих.

Если не получается провести документ

Короткий разбор частых тупиков:

• «Период пересекается с другим документом» — найдите конфликтующий документ через Кадры → Все кадровые документы, отфильтруйте по сотруднику и сдвиньте дату на один день.
• Нет вида отпуска «До 1,5 лет» — проверьте, что в Настройка → Расчёт зарплаты включено использование отпусков по уходу за ребёнком, и обновите конфигурацию.
• В документе не выбирается ребёнок — он не внесён на закладке Семья в карточке сотрудника.
• Сведения в СФР не формируются — не настроен обмен (сертификат, подключение к сервису) или не заполнены реквизиты счёта работника.
• Ничего не помогает — оформите отпуск приказом на бумаге в срок, а документ в 1С введите после исправления настроек той же датой. Кадровое событие важнее порядка ввода в программе.

Частые вопросы