Как оформить отпуск по уходу за ребенком до 1,5 лет в 1С 8.3 ЗУП: приказ, пособие, отчётность

Чтобы оформить отпуск по уходу за ребенком до 1,5 лет в 1С 8.3 ЗУП, нужен один документ — Отпуск по уходу за ребенком: Кадры → Все кадровые документы → Создать. Из него же печатается приказ. Деньги сотруднице платит не работодатель, а СФР, поэтому второй обязательный шаг — передать в фонд сведения для назначения пособия.

Самое частое заблуждение: «раз пособие считает программа, значит начисление пройдёт в расчётной ведомости». Нет. С переходом на прямые выплаты пособие по уходу в зарплату сотрудника не попадает, в расчётном листке его не будет, и искать проводку Дт 69 Кт 70 бессмысленно. Задача ЗУП здесь другая — правильно зафиксировать отсутствие, посчитать средний заработок для СФР и отдать корректный персучёт.

Ниже — весь путь: от заявления до проверки ЕФС-1, с путями меню, числами и разбором ошибок, которые всплывают через год при сдаче стажа.

Что именно оформляем: до 1,5 лет и до 3 лет — один документ, разные последствия

Отпуск по уходу за ребенком по ст. 256 ТК РФ предоставляется до трёх лет. Внутри него два отрезка, и в 1С они различаются видом отпуска в документе:

• 👶 до 1,5 лет — отпуск с пособием от СФР (40 % среднего заработка);
• 🧒 от 1,5 до 3 лет — отпуск без пособия, место работы сохраняется.

Оформлять сразу «до трёх лет» одним документом можно, но на практике удобнее создать два: первый — до 1,5 лет, второй — продление до трёх. Причина простая: разные коды для персучёта и разные виды времени в табеле, и при едином документе их придётся делить вручную.

Что сохраняется за сотрудником: должность, штатная единица, стаж для пенсии (до 1,5 лет на каждого ребёнка, суммарно не более шести лет). Что не сохраняется: право на ежегодный отпуск за этот период — по ст. 121 ТК РФ дни отпуска по уходу в стаж для «обычного» отпуска не входят, и в ЗУП остаток не растёт автоматически.

Подготовка: что собрать до создания документа в ЗУП 3.1

Документ не даст себя заполнить, если в программе нет ребёнка. Это первое, на чём спотыкаются.

Ребёнок вносится так: Кадры → Сотрудники → нужный сотрудник → ссылка Семья → таблица детей → ФИО, дата рождения, степень родства. Эта же запись потом пригодится для стандартных вычетов по НДФЛ, так что заполняйте полностью, а не «лишь бы выбралось».

Проверьте и настройку кадрового учёта: Настройка → Кадровый учёт → флажок Используется работа на условиях неполного рабочего времени. Без него нельзя будет корректно оформить работу во время отпуска по уходу.

Как оформить отпуск по уходу за ребенком до 1,5 лет в 1С 8.3 ЗУП: пошагово

Шаг 1. Создать документ

Кадры → Все кадровые документы → Создать → Отпуск по уходу за ребенком. Тот же документ лежит в журнале Кадры → Все отсутствия сотрудников — удобнее, когда нужно видеть отсутствие рядом с больничными и ежегодными отпусками.

В шапке — организация, сотрудник, дата документа и месяц, в котором отпуск начинается.

Шаг 2. Заполнить период и ребёнка

На закладке Главное:

1. Дата начала — первый день отпуска из заявления. Обычно это день, следующий за окончанием больничного по беременности и родам.
2. Вид отпуска — Отпуск по уходу за ребенком до 1,5 лет.
3. Ребёнок — выбирается из списка детей сотрудника. Дата окончания отпуска до 1,5 лет подставится автоматически от даты рождения.
4. Дата окончания — проверьте: программа считает день, когда ребёнку исполняется 1,5 года, последним днём периода.

Шаг 3. Проверить средний заработок

Закладка со средним заработком (в разных релизах её состав немного отличается) показывает базу за два календарных года перед годом начала отпуска. Открывайте расчёт и смотрите:

• попали ли в базу все начисления, облагаемые взносами;
• исключены ли дни болезней и предыдущих детских отпусков;
• подтянулись ли заработки от прежних работодателей.

Справка по форме 182н отменена, данные о заработке у других работодателей фонд видит по персучёту. Для периодов, когда справки ещё действовали, в ЗУП остался документ Справка для расчёта пособий (входящая).

Шаг 4. Записать и провести

Нажмите Провести и закрыть. После этого у сотрудника:

• в табеле появляется вид времени «Отпуск по уходу за ребенком», код ОЖ (15);
• оплата по окладу за эти дни не начисляется — отсутствие вытесняет плановые начисления;
• штатная единица остаётся занятой, в отчётах по штатному расписанию позиция не освобождается.

Шаг 5. Передать сведения в СФР

Пособие назначает фонд, но по сведениям работодателя. Документ для передачи — в разделе Отчётность, справки → журнал передачи сведений о пособиях (в релизах он назывался и Пособия за счёт ФСС, и Сведения для реестра прямых выплат). Вид пособия — по уходу за ребенком до 1,5 лет.

Срок — три рабочих дня с даты получения заявления сотрудника. Фонд назначает пособие в течение 10 рабочих дней и платит до 8-го числа каждого месяца.

Как в 1С сделать приказ на отпуск по уходу за ребенком до 1,5 лет

Отдельного документа «приказ» в ЗУП нет — печатная форма берётся из того же кадрового документа. Откройте проведённый Отпуск по уходу за ребенком → кнопка Печать → форма приказа о предоставлении отпуска по уходу за ребенком.

Что проверить перед подписью:

Унифицированной формы для такого приказа нет: Т-6 рассчитана на ежегодный отпуск, с 2013 года госкомстатовские формы не обязательны. Форму из 1С можно применять как есть или закрепить свою в учётной политике.

Сотрудник знакомится с приказом под подпись. Сведения об отпуске по уходу в подраздел 1.1 ЕФС-1 не подаются — это не кадровое мероприятие.

Сколько начислит СФР: расчёт пособия с числами

Формула одна: средний дневной заработок × 30,4 × 40 %.

Пример. Оклад 60 000 ₽, два полных календарных года без больничных:

1. База за два года: 60 000 × 24 = 1 440 000 ₽.
2. Средний дневной: 1 440 000 / 730 = 1 972,60 ₽.
3. Среднемесячный: 1 972,60 × 30,4 = 59 967,10 ₽.
4. Пособие: 59 967,10 × 40 % = ≈ 23 987 ₽ в месяц.

Ограничения сверху и снизу:

• 🔻 минимум — фиксированная сумма, индексируемая с 1 февраля (ориентировочно 10–11 тыс. ₽ в месяц);
• 🔺 максимум — считается от предельных баз по взносам за два года (ориентировочно 68–83 тыс. ₽ в месяц);
• 👶👶 на двух и более детей пособия суммируются, но не больше 100 % среднего заработка и не меньше суммированного минимума.

Точные значения зашиты в релизе конфигурации — вручную их править не нужно, достаточно обновиться. Пособие не облагается НДФЛ и страховыми взносами, поэтому в 6-НДФЛ оно не попадает.

Что происходит с начислениями, табелем и персучётом

Пособие платит фонд, у работодателя выплаты нет — значит нет и проводок по пособию. Компенсация 50 ₽ за отпуск до трёх лет отменена с 2020 года; начисление осталось в конфигурации только для старых периодов, в новых документах его не включают.

Что всё-таки касается расчётчика и бухгалтера:

Подраздел 1.2 сдаётся раз в год, и именно там ошибки в датах детского отпуска всплывают позже всего. Проверять стаж лучше сразу после проведения документа, а не в январе.

Особые случаи: отец, бабушка, работа во время отпуска, второй декрет

Отпуск по уходу в Бухгалтерии 3.0, ERP и УТ 11

Поведение сильно зависит от конфигурации:

• 1С:ЗУП 3.1 — полный цикл: кадровый документ, приказ, средний заработок, сведения в СФР, ЕФС-1.
• 1С:ERP и КА 2 — зарплатный блок построен на той же подсистеме, пути меню и документ совпадают с ЗУП 3.1.
• 1С:Бухгалтерия 3.0 — кадровый блок упрощён, отдельного документа для отпуска по уходу нет. На практике приказ готовят вне программы, а сотрудника исключают из документа Начисление зарплаты на период отсутствия. Сведения в СФР отправляют из Зарплата и кадры → Передача в СФР сведений о пособиях.
• 1С:УТ 11 — расчёта зарплаты и кадрового учёта такой глубины нет; данные приходят из зарплатной программы обменом.

Отчёты для проверки, что всё оформлено верно

Четыре отчёта закрывают 90 % проверок:

1. Табель учёта рабочего времени (Т-13) — Зарплата → Отчёты по зарплате. Весь период должен быть закрыт кодом ОЖ.
2. Отсутствия сотрудников — Кадры → Кадровые отчёты. Видно, что отпуск не разорван и не пересекается с больничным.
3. Расчётная ведомость Т-51 — Зарплата → Отчёты по зарплате. У сотрудника в отпуске строк начислений быть не должно.
4. Карточка сотрудника — печатная форма из справочника: даты отпуска, ребёнок, приказ в одном месте.

Названия отчётов между релизами слегка меняются — ищите по подстроке в поиске меню (Ctrl + Shift + F в главном окне).

Типичные ошибки и как их избежать

• 🚫 Ребёнок не внесён в карточку — документ не заполняется. Лечится за минуту через ссылку Семья, но почему-то регулярно превращается в «1С не даёт оформить отпуск».
• 🚫 Пересечение с больничным по БиР. Отпуск по уходу начинается строго со дня, следующего за окончанием листка.
• 🚫 Ждут начисление пособия в расчётном листке. Его там не будет: платит СФР напрямую.
• 🚫 Забыли передать сведения в фонд. Кадровый документ проведён, приказ подписан, а заявление в СФР не ушло — сотрудник месяц без денег.
• 🚫 Сведения поданы в подраздел 1.1 ЕФС-1. Отпуск по уходу — не кадровое мероприятие, ему место только в подразделе 1.2 с кодом ДЕТИ.
• 🚫 Ошиблись видом отпуска. До 1,5 лет и от 1,5 до 3 лет дают разные коды стажа; при сдаче ЕФС-1 фонд вернёт отрицательный протокол.
• 🚫 Начислили зарплату за дни отпуска. Обычно это следствие того, что кадровый документ создали после расчёта зарплаты за месяц. Перепроведите Начисление зарплаты.
• 🚫 Ждут роста остатка ежегодного отпуска. За время детского отпуска дни не копятся, расчёт в 1С верный.
• 🚫 Уволили по сокращению сотрудника в отпуске по уходу. Законом запрещено; 1С такое проведёт, а трудовая инспекция — нет.

Частые вопросы