Больничный лист в 1С:ЗУП 3.1 и Бухгалтерии 3.0: ввод документа, расчёт пособия, проводки

Короткий ответ: больничный лист в 1С 8.3 ЗУП оформляют одним документом — Зарплата → Больничные листы → Создать. Внутри указываете сотрудника, причину нетрудоспособности и период освобождения от работы, программа сама считает средний заработок за два предыдущих календарных года, применяет процент по стажу и начисляет пособие только за первые три дня — остальное платит СФР напрямую работнику.

Главная ошибка — вводить больничные ручным начислением «чтобы быстрее». Тогда период не попадёт в стаж для ЕФС-1, пособие уйдёт в 6-НДФЛ с неверным кодом дохода, а зарплата за месяц посчитается за полные дни. Правильно оформленный больничный лист в 1С 8.3 ЗУП закрывает всё сразу: табель, средний заработок, НДФЛ, персучёт.

Ниже — полный порядок: что настроить до ввода, как создать больничный лист в 1С 8.3 ЗУП и в Бухгалтерии 3.0, как проверить расчёт, какие проводки получатся, что делать с продолжением больничного, декретом и уходом за ребёнком, и какие отчёты показывают ошибку до сдачи отчётности.

Как устроена выплата больничного: СФР, ЭЛН и три дня работодателя

Бумажных листков нетрудоспособности нет — больничный существует как электронный документ (ЭЛН) в системе СФР. Работодатель его не выписывает и не хранит, а только получает сведения и отвечает фонду.

Схема прямых выплат делит пособие на две части:

• 🏢 Первые 3 календарных дня — за счёт работодателя. Начисляет и выплачивает организация, НДФЛ удерживает она же.
• 🏛 С 4-го дня и далее — за счёт СФР. Фонд считает сам, платит работнику на карту и сам удерживает НДФЛ.

Исключения, когда работодатель не платит вообще ничего (пособие полностью за счёт СФР с первого дня):

Обмен с фондом идёт через СЭДО. Последовательность такая: врач закрывает ЭЛН → СФР присылает работодателю запрос сведений → бухгалтер отвечает в течение 3 рабочих дней → фонд назначает пособие.

Подготовка: настройки, без которых больничные в 1С 8.3 ЗУП считаются неверно

Пять проверок до первого документа. Каждая из них — источник «неправильной» суммы, с которой потом приходят к бухгалтеру.

1. Включён обмен с СФР. Путь: Настройка → Организации → закладка «Учётная политика» — регион регистрации и тариф взносов на травматизм. Подключение СЭДО — Администрирование → Обмен электронными документами → Обмен с контролирующими органами.

2. Настроен расчёт зарплаты. Путь: Настройка → Расчёт зарплаты. Проверьте, что оплата больничных ведётся по прямым выплатам, а не по старой зачётной схеме.

3. Заполнен страховой стаж. Карточка: Кадры → Сотрудники → <ФИО> → Трудовая деятельность → Стаж для больничного листа. Если стаж пуст, 1С поставит 60% и пособие окажется заниженным.

4. Внесён заработок с прошлых мест работы. Путь: Кадры → Сотрудники → <ФИО> → Доходы с предыдущего места работы. Данные берут из справки по форме 182н или из сведений, которые СФР присылает сам.

5. Проверены виды расчёта. Настройка → Начисления → Больничный — код дохода НДФЛ должен быть 2300, а в разделе страховых взносов стоять «не является объектом обложения».

Оформление больничного листа в 1С 8.3 ЗУП: пошаговая инструкция

Создать больничный лист в 1С 8.3 ЗУП можно из двух мест: журнала Зарплата → Больничные листы или общего журнала отсутствий Кадры → Все отсутствия сотрудников. Второй удобнее, когда непонятно, был ли уже введён отпуск или прогул на те же даты.

Шаг 1. Найти поступивший ЭЛН

Откройте журнал входящих сведений СЭДО: раздел Отчётность, справки — группа по электронным больничным и пособиям СФР (название пункта отличается между релизами: «Электронные больничные», «Пособия: входящие сведения»).

Нажмите Получить — 1С заберёт из фонда извещения и запросы. Найдите нужного сотрудника и номер ЭЛН.

Если обмен не настроен, номер ЭЛН можно ввести руками — документ от этого не ломается, просто не подтянутся период и причина.

Шаг 2. Создать документ «Больничный лист»

Из строки ЭЛН нажмите Создать больничный лист — программа перенесёт номер, даты и причину. Либо вручную: Зарплата → Больничные листы → Создать.

Заполните шапку:

1. Организация и Месяц — месяц, в котором начисляете пособие. Для больничного, перешедшего на следующий месяц, ставьте месяц окончания.
2. Сотрудник — выбирайте по табельному номеру, если в базе есть однофамильцы.
3. Номер ЭЛН — 12 цифр из системы СФР.
4. Причина нетрудоспособности — из списка (01 заболевание, 02 бытовая травма, 05 беременность и роды, 09 уход за больным членом семьи и т. д.).
5. Освобождение от работы с … по … — ровно даты из ЭЛН, включительно.

Шаг 3. Проверить процент оплаты и средний заработок

1С подставляет процент по стажу:

• до 5 лет — 60%
• от 5 до 8 лет — 80%
• 8 лет и больше — 100%

Нажмите ссылку с суммой среднего заработка (или значок карандаша). Откроется расчёт по двум предшествующим календарным годам: заработок по годам, лимит по предельной базе взносов, деление на 730.

Проверьте три вещи:

• 📅 годы расчётного периода — это два календарных года до года открытия больничного;
• 💰 суммы по годам совпадают со справками и начислениями в базе;
• 🔁 нет ли оснований для замены лет (декрет или отпуск по уходу в расчётном периоде — замена делается по заявлению работницы, флажок в форме расчёта среднего).

Шаг 4. Разобрать блок «Начислено»

На закладке «Главное» в блоке начислений появятся строки. Типовая картина при прямых выплатах: одна строка пособия за первые три дня за счёт работодателя. Дни за счёт СФР либо показаны справочно с нулевой суммой, либо не выводятся — зависит от релиза ЗУП 3.1.

Рядом — закладка «Начислено (подробно)» с разбивкой по дням и видам расчёта и закладка «Оплата», где указывают порядок выплаты: с зарплатой или в межрасчётный период.

Если больничный закрыл весь месяц, здесь же пересчитывается оклад — программа сама уберёт оплаченные дни из нормы.

Шаг 5. Заполнить закладку «Дополнительно»

Тут самое недооценённое поле — отметка о нарушении режима. Указали нарушение и дату — с этой даты пособие считается по МРОТ, а не по среднему.

Там же:

• признак «Продолжение ЭЛН №» и номер первичного больничного;
• условия исчисления (инвалидность, работа по срочному договору до 6 месяцев);
• данные по уходу за больным — родственник, его возраст, вид лечения (это влияет на число оплачиваемых дней).

Шаг 6. Провести, выплатить, отправить сведения в СФР

1. Нажмите Провести и закрыть.
2. Создайте ведомость: Выплаты → Ведомости в банк (или в кассу) с видом выплаты «Больничные», если платите отдельно от зарплаты.
3. Вернитесь в журнал СЭДО и отправьте в фонд ответ на запрос сведений: там указывают способ выплаты, районный коэффициент, сведения о замене лет.
4. Проверьте расчётный листок сотрудника: Зарплата → Отчёты по зарплате → Расчётный листок.

Как правильно оформить больничный лист в 1С 8.3 Бухгалтерия

В Бухгалтерии 3.0 зарплатный блок упрощённый, но документ больничного есть — он доступен, когда в настройках выбран расчёт зарплаты в этой же программе, а не в ЗУП.

Путь: Зарплата и кадры → Больничные листы → Создать. Если пункта нет, включите его: Главное → Функциональность либо Зарплата и кадры → Настройки зарплаты → Расчёт зарплаты — флажок по больничным и отпускам.

Отличия от ЗУП 3.1:

Расчёт пособия на примере с числами

Сотрудник, страховой стаж 9 лет (100%), больничный 7 календарных дней, заболевание.

Заработок расчётного периода: первый год — 840 000 ₽, второй — 960 000 ₽. Оба в пределах лимитов.

1. База: 840 000 + 960 000 = 1 800 000 ₽
2. Среднедневной: 1 800 000 / 730 = 2 465,75 ₽
3. Пособие всего: 2 465,75 × 7 = 17 260,25 ₽
4. За счёт работодателя (3 дня): 2 465,75 × 3 = 7 397,25 ₽
5. НДФЛ с части работодателя: 7 397,25 × 13% ≈ 962 ₽
6. На руки от организации: 6 435,25 ₽
7. За счёт СФР (4 дня): 2 465,75 × 4 = 9 863,00 ₽ — фонд платит сам и сам удерживает НДФЛ

Проверить свои цифры и сравнить с тем, что посчитала программа:

Проводки по больничному: что сформируется в учёте

Бухгалтерские записи делает не ЗУП, а Бухгалтерия — после синхронизации или документом отражения зарплаты в учёте. В ЗУП 3.1 это Зарплата → Отражение зарплаты в бухучёте.

Счёт затрат берётся из способа отражения, заданного в подразделении или в начислении: Настройка → Способы отражения зарплаты в бухучёте.

Два принципиальных момента:

• 🚫 Счёт 69.01 больше не используется для начисления пособия: зачётной схемы нет, фонду нечего зачитывать.
• 🚫 Страховые взносы на пособие не начисляются — ни на часть работодателя, ни на часть СФР (ст. 422 НК РФ). Если в анализе взносов пособие попало в базу, виноват неверно настроенный вид расчёта.

Особенности оформления в нестандартных ситуациях

Продолжение больничного. Второй ЭЛН по тому же случаю — отдельный документ с флажком «Продолжение» и номером первичного листа. Три дня за счёт работодателя по продолжению уже не оплачиваются.

Больничный попал на отпуск. Если заболел во время ежегодного отпуска, отпуск продлевается или переносится. В 1С вводят больничный, затем документ Изменение отпуска либо новый отпуск на перенесённые дни. Оплата по среднему за дни отпуска, пришедшиеся на болезнь, снимается.

Больничный по беременности и родам. Причина 05, 100% без учёта стажа, полностью за счёт СФР, НДФЛ не удерживается. Документ в 1С всё равно нужен — он формирует стаж и исключаемые периоды для будущих расчётов.

Уход за больным ребёнком. Причина 09. Оплата — 100% независимо от стажа, если ребёнку не исполнилось 8 лет. Число оплачиваемых дней в году ограничено: 1С контролирует лимит по регистру и подсветит превышение.

Производственная травма. Причина 04. 100% с первого дня за счёт СФР, никаких проводок по начислению у работодателя, но нужен акт Н-1 и отдельное уведомление фонда.

Больничный после увольнения. Если нетрудоспособность началась в течение 30 календарных дней после увольнения, пособие платит прежний работодатель по ставке 60% независимо от стажа. В 1С сотрудника не возвращают в штат: документ вводят на уволенного, период вне трудового договора.

Совместитель. Пособие считают по каждому месту работы, если в расчётном периоде он работал у обоих работодателей. В 1С это два разных документа в двух базах или в одной с разными организациями.

Отчёты для проверки больничных в 1С

Проверять нужно до закрытия месяца и до сдачи отчётности — после отправки исправление выходит дороже.

Типичные ошибки при оформлении больничного и как их избежать

Отдельная ошибка организационного характера: ждать от работника бумажный листок. Его не будет. Основание для начисления — номер ЭЛН и сведения из СФР, а задержка с ответом на запрос фонда означает задержку пособия у работника и претензии к бухгалтерии.

Частые вопросы