Как провести отзыв сотрудника из отпуска в 1С 8.3 ЗУП: исправление документа, сторно, НДФЛ и взносы

Отзыв из отпуска в 1С 8.3 ЗУП оформляется не отдельным документом, а исправлением уже проведённого документа Отпуск: открываете его, жмёте ссылку Исправить, в копии ставите фактическую дату окончания отпуска. Программа сама сторнирует отпускные за неотгулянные дни, вернёт их в остаток и пересчитает НДФЛ со взносами. Отдельной кнопки «отзыв» в ЗУП 3.1 нет, и именно поэтому половина бухгалтеров делает это вручную — с ошибками в среднем заработке.

Дальше — как провести отзыв из отпуска в 1С ЗУП 8.3 пошагово: что требует ТК до нажатия кнопок, чем отличается ситуация «отпуск ещё не начался» от «отпускные выплачены и месяц закрыт», какие суммы получатся на примере с числами, где увидеть сторно-записи и какими отчётами проверить результат.

Что проверить до того, как отозвать сотрудника из отпуска в 1С 8.3 ЗУП

Программа не контролирует трудовое законодательство — она посчитает что угодно. Поэтому сначала бумага, потом ЗУП.

• 📝 Письменное согласие работника. Статья 125 ТК РФ: без согласия отзыв невозможен. Отказ выйти не является нарушением трудовой дисциплины — дисциплинарку за это не выписывают.
• 🚫 Проверьте, кого отзывать нельзя вообще. Беременные женщины, работники до 18 лет и занятые на работах с вредными или опасными условиями труда — отзыв запрещён даже с их согласия.
• 📄 Приказ об отзыве. Унифицированной формы нет, оформляется в свободной форме: причина, дата выхода, число неиспользованных дней и когда работник их отгуляет.
• 📅 Решите судьбу остатка дней. По выбору работника: отгулять в удобное время в текущем рабочем году или присоединить к отпуску за следующий рабочий год.
• 💰 Не заменяйте остаток деньгами. Компенсацией можно закрыть только часть сверх 28 календарных дней (ст. 126 ТК РФ). «Отозвали и выплатили деньгами» — типовое нарушение, которое находит ГИТ.

Отзыв из отпуска в 1С ЗУП 8.3 пошагово: исправление документа «Отпуск»

Основной рабочий сценарий — отпускные выплачены, сотрудника отозвали досрочно.

Шаг 1. Найдите исходный документ «Отпуск»

Путь: Кадры → Все отсутствия сотрудников либо Зарплата → Отпуска. Оба списка показывают один и тот же документ, разница только в наборе колонок.

Откройте проведённый Отпуск по нужному сотруднику. Убедитесь, что это именно тот документ, по которому ушли деньги: внизу формы есть гиперссылка на ведомость, если выплата уже сделана.

Шаг 2. Нажмите «Исправить»

В нижней части формы документа — ссылка Исправить. ЗУП создаёт новый документ Отпуск с пометкой «исправление» и связывает его с исходным. Старый документ остаётся в базе и помечается как исправленный — его суммы не трогаются, они сторнируются в новом.

Шаг 3. Поставьте фактическую дату окончания отпуска

В исправляющем документе на закладке Основной отпуск измените дату окончания периода на последний день, который сотрудник реально провёл в отпуске.

Пример: отпуск был с 6 по 19 июля (14 календарных дней), работник вышел 13 июля. Значит, в исправлении период — с 6 по 12 июля, 7 календарных дней. Поле с количеством дней пересчитается само.

Шаг 4. Пересчитайте документ

Кнопка Пересчитать или Ещё → Пересчитать документ. Дальше смотрите закладки:

Дни отпуска за 7 суток вернутся в остаток автоматически — отдельных документов для этого не нужно.

Шаг 5. Проведите документ и начислите зарплату за месяц

Проводите исправление. Затем откройте Начисление зарплаты и взносов за месяц выхода сотрудника и нажмите Заполнить (или Пересчитать, если документ уже был создан).

Что произойдёт:

1. За дни после выхода из отпуска начислится оклад по отработанному времени.
2. Сторнированные отпускные уменьшат итог «начислено» за месяц.
3. Если по сотруднику уже стоит флаг перерасчёта, суммы сядут на закладку Доначисления и перерасчёты.
4. Излишне удержанный НДФЛ зачтётся в текущем расчёте.

Шаг 6. Закройте вопрос с переплатой

После пересчёта к выплате у сотрудника может получиться меньше, чем уже выдано. Варианты:

• ➖ Зачёт в счёт зарплаты за месяц. Ничего делать не нужно: ЗУП уменьшает сумму в ведомости автоматически.
• 🔁 Перенос на следующий месяц. Если зарплаты не хватило, разница остаётся как долг работника и закроется при следующем расчёте.
• 💵 Возврат в кассу. Оформляется Поступление наличных с видом операции «Прочий приход» в бухгалтерской базе, в ЗУП — ведомостью с отрицательной суммой или документом Возврат по взаиморасчётам.

Пример с числами: сколько пересчитает ЗУП при отзыве с отпуска в 1С 8.3

Оклад 60 000 ₽, в июле 23 рабочих дня. Средний дневной заработок — 2 400 ₽. Отпуск 14 календарных дней с 6 по 19 июля, выплата 2 июля.

Было начислено до отзыва:

Работника отозвали с 13 июля. Использовано 7 календарных дней, отработано 5 рабочих дней (13–19 июля приходится 5 рабочих дней).

Стало после исправления:

Излишне удержанный НДФЛ — 4 368 − 3 879,65 = 488,35 ₽. Эту сумму ЗУП зачитывает при расчёте за июль, отдельного заявления на возврат не требуется, пока зачёт укладывается в текущий налоговый период.

Семь неиспользованных дней остаются в остатке. Когда сотрудник их отгуляет, средний заработок пересчитается на новую дату — сумма отпускных за те же 7 дней почти наверняка будет другой.

Проводки: что сформируется в бухгалтерии после отзыва

ЗУП проводок не делает — они появляются в бухгалтерской базе после синхронизации или при отражении зарплаты в учёте. Если зарплата считается прямо в 1С:Бухгалтерия 3.0 или 1С:ERP, проводки формирует документ начисления.

Счёт затрат подставляется по способу отражения зарплаты сотрудника или подразделения — тот же, что и при обычном начислении. Если по организации включён резерв отпусков, сторно идёт по счёту 96.01, и это нужно проверить отдельно: смешивание 96 и 20 по одному сотруднику — частая причина расхождений в оборотке.

Особенности по конфигурациям: ЗУП 3.1, Бухгалтерия 3.0, УТ 11 и ERP

Настройки, без которых перерасчёт не отработает

Три флага, из-за которых чаще всего «ЗУП ничего не пересчитал».

1. Настройка → Расчёт зарплаты → Выполнять автоматический перерасчёт документов при их редактировании. Выключен — суммы придётся пересчитывать кнопкой вручную.
2. Настройка → Расчёт зарплаты → Выполнять доначисления и перерасчёты прошлых периодов в текущем. Это главный флаг для случая «отпуск был в прошлом месяце». Выключен — сторно просто не попадёт в текущее начисление.
3. Настройка → Расчёт зарплаты → Регистрировать перерасчёты прошлых периодов. Отвечает за то, попадёт ли сотрудник в список Зарплата → Сервис → Перерасчёты.

Список перерасчётов — ваш контрольный инструмент. После проведения исправления сотрудник должен там появиться. Если его нет и суммы в начислении зарплаты не изменились — значит, флаги выключены или исправление не затронуло закрытый период.

Типичные ошибки при отзыве сотрудника из отпуска в 1С 8.3 ЗУП

Отчёты для проверки результата

Проводить — полдела. Проверяйте четырьмя отчётами.

Начисления и суммы

• Зарплата → Отчёты по зарплате → Анализ начислений и удержаний. Видно сторно-строку и новое начисление в одном месте.
• Зарплата → Отчёты по зарплате → Расчётный листок. Главная проверка «глазами сотрудника»: сторно отпускных должно быть подписано отдельной строкой с указанием месяца перерасчёта.
• Зарплата → Отчёты по зарплате → Полный свод начислений, удержаний и выплат — для сверки с бухгалтерской базой.

Остатки отпусков

• Кадры → Кадровые отчёты → Остатки отпусков. Число дней должно вырасти ровно на неиспользованную часть. Разошлось — ищите ручные корректировки остатков.

НДФЛ и взносы

• Налоги и взносы → Отчёты по налогам и взносам → Подробный анализ НДФЛ по сотруднику. Смотрите, что излишне удержанный налог зачтён, а не повис.
• Налоги и взносы → Отчёты по налогам и взносам → Анализ взносов в фонды. База должна уменьшиться на сумму сторно.

Расчёты с сотрудником

• Выплаты → Отчёты по выплатам → Задолженность по зарплате. Если переплата не зачлась, она висит здесь как долг работника — это нормально для одного месяца, но не для квартала.

Как избежать повторения: что настроить заранее

• 🔔 Включите все три флага перерасчётов в Настройка → Расчёт зарплаты один раз — и больше не вспоминайте о них.
• 📌 Заведите регламент: отпускные выплачиваются за три дня до начала отпуска, значит, об отзыве лучше узнать до выплаты. Тогда правка документа обходится без сторно.
• 📊 Раз в месяц открывайте список Зарплата → Сервис → Перерасчёты перед расчётом зарплаты. Пустой список = нет незакрытых перерасчётов.
• 🗂 Храните приказы об отзыве и согласия работников вложениями к документу Отпуск через Ещё → Присоединённые файлы. При проверке ГИТ это экономит часы.
• 🧾 Если отзывы случаются часто (производство, сезонность), заведите отдельный аналитический отчёт по сторно отпускных — настраивается в «Анализе начислений и удержаний» отбором по виду расчёта.

Частые вопросы