Больничный во время отпуска: как продлить и перенести отпуск в 1С 8.3 ЗУП

Перенос отпуска в связи с больничным в 1С 8.3 ЗУП делают не новым документом, а исправлением уже проведённого документа «Отпуск» — кнопка Исправить в самом документе. Программа сама сторнирует лишние отпускные, пересчитает НДФЛ и покажет разницу в ближайшем начислении зарплаты. Как сделать это правильно и чем перенос отличается от продления — ниже по шагам.

Самая дорогая ошибка в этой ситуации — распровести или удалить исходный приказ на отпуск и завести новый «чистый». После такого разъезжаются остатки отпусков, в учёте НДФЛ остаётся выплата без начисления, а сотрудник получает расчётный листок, по которому невозможно объяснить сумму. Исправление цепочкой документов сохраняет историю и даёт корректное сторно.

Разберу обе развилки: сотрудник заболел во время отпуска (продление или перенос остатка дней) и заболел до начала отпуска (перенос целиком). Плюс то, о чём обычно забывают: средний заработок, график отпусков, проводки и отчёты для самопроверки.

Продлить или перенести: развилка, от которой зависит весь расчёт

ТК РФ (ст. 124) даёт два варианта, и выбирает их сотрудник, а не бухгалтер:

• 🔁 продление — отпуск автоматически удлиняется на число дней болезни, сотрудник возвращается на работу позже;
• 📅 перенос — «проболевшие» дни отпуска возвращаются сотруднику и используются в другой срок по согласованию с работодателем.

Разница не только в кадровых документах. При продлении количество оплаченных дней отпуска не меняется, поэтому средний заработок не пересчитывается — отпускные остаются теми же. При переносе дни оплачиваются заново, уже по новому расчётному периоду на дату нового отпуска.

Что проверить в базе до правок

Три минуты проверки экономят час разбора «почему 1С считает не то».

1. 📌 Открыть Настройка → Расчёт зарплаты и убедиться, что включено доначисление и перерасчёт зарплаты. Без этого флага сторно отпускных не попадёт в документ «Начисление зарплаты и взносов» и повиснет как расхождение.
2. 📌 Посмотреть, закрыт ли месяц, в котором был отпуск: есть ли проведённое «Начисление зарплаты и взносов» и выплаченные ведомости. От этого зависит, увидите вы правку в текущем месяце или в прошлом.
3. 📌 Проверить листок нетрудоспособности: номер, период освобождения от работы, причина нетрудоспособности. Код 01 (заболевание) даёт право на продление, код 09 (уход за членом семьи) — нет.
4. 📌 Взять письменное основание. Для переноса — заявление сотрудника с новыми датами, для продления — его сообщение о болезни и уведомление о дате выхода.

Как сделать перенос отпуска в связи с больничным в 1С 8.3 ЗУП: пошагово

Сценарий для примера. Иванов в отпуске с 6 по 19 июля, 14 календарных дней, отпускные 42 000 ₽ выплачены 2 июля. С 13 по 17 июля — больничный по заболеванию. Пять дней отпуска сотрудник просит перенести на сентябрь.

Шаг 1. Провести больничный лист

Открываете Зарплата → Больничные листы → Создать. Заполняете сотрудника, номер ЭЛН (кнопка Получить данные из СФР), период освобождения 13.07–17.07, причину нетрудоспособности.

При записи 1С предупредит, что период пересекается с отпуском. Это нормальная подсказка: пособие и отпускные за одни и те же дни одновременно платить нельзя. Больничный проводите, отпуск поправите следующим шагом.

С учётом прямых выплат работодатель начисляет пособие только за первые три дня болезни, остальное СФР платит сам по данным ЭЛН.

Шаг 2. Исправить документ «Отпуск»

Журнал: Кадры → Все отсутствия сотрудников или Зарплата → Отпуска. Находите проведённый отпуск Иванова и нажимаете Исправить.

Создаётся новый документ с заголовком вида «Отпуск (исправление …)». В нём:

1. меняете период основного отпуска на 06.07–12.07 (7 дней — те, что сотрудник реально отгулял до болезни);
2. проверяете вкладку Начислено (подробно) — там появятся две строки: сторно прежних отпускных и начисление новых;
3. смотрите поле Расчёт среднего заработка — расчётный период должен остаться тем же, что в исходном документе;
4. записываете и проводите.

Исходный документ остаётся в базе и становится недоступен для изменения — правки живут в документе-исправлении.

Шаг 3. Оформить новый отпуск на перенесённые дни

Перенесённые 5 дней — это отдельный документ «Отпуск» на новые даты, например 07.09–11.09. Создаёте его обычным порядком: Зарплата → Отпуска → Создать.

Средний заработок здесь считается заново, по 12 календарным месяцам перед сентябрём. Сумма почти всегда отличается от июльской — это правильно, а не ошибка программы.

Шаг 4. Поправить график отпусков

Если в базе ведутся графики (Кадры → Графики отпусков, перенос отпусков), добавляете документ «Изменение графика отпусков»: старые даты из плана убираете, новые — вносите. Иначе отчёты по графику и личная карточка будут противоречить фактическим приказам.

Шаг 5. Пересчитать зарплату и выплату

Открываете Зарплата → Начисление зарплаты и взносов за июль (или за текущий месяц, если июль уже закрыт) и нажимаете Пересчитать. Результат:

• сторно отпускных за 5 дней болезни уменьшает начисление;
• пособие за 3 дня за счёт работодателя добавляется;
• НДФЛ пересчитывается, излишне удержанный зачитывается;
• на вкладке Доначисления, перерасчёты видно суммы прошлого периода.

Переплату отпускных программа учтёт как долг сотрудника и автоматически зачтёт в ближайшей ведомости.

Как продлить отпуск в связи с больничным в 1С 8.3 ЗУП

Продление оформляется теми же двумя документами, но логика расчёта другая: сотрудник получает то же число оплаченных дней, просто позже возвращается.

Порядок действий:

1. провести больничный лист;
2. исправить документ «Отпуск», ограничив период днями до болезни (06.07–12.07);
3. создать новый документ «Отпуск» на дни продления — сразу после закрытия больничного (18.07–22.07).

Ключевой момент, на котором ошибаются чаще всего: во втором документе 1С по умолчанию посчитает новый средний заработок. При продлении он должен быть тем же, что в исходном отпуске. Открываете в документе ссылку Расчёт среднего заработка, по карандашу переходите к данным расчёта и задаёте тот же расчётный период и те же суммы, что были в июльском отпуске.

Приказ на продление по унифицированной форме не нужен — достаточно письменного уведомления сотрудника о новой дате выхода. В 1С печатная форма Т-6 выводится из документа на дни продления.

Сотрудник заболел до начала отпуска

Отпуск ещё не начался, а сотрудник уже на больничном. Здесь продления быть не может: переносится весь отпуск.

Основание — заявление сотрудника и приказ о переносе. Унифицированного бланка такого приказа нет, составляется в свободной форме со ссылкой на ст. 124 ТК РФ и реквизитами листка нетрудоспособности.

Как перенести отпуск в 1С 8 ЗУП на другой период: деньги, НДФЛ и взносы

Что происходит с суммами при переносе:

• 💰 Отпускные. Сторнируются за дни, которые сотрудник не отгулял. Если выплата уже прошла, возникает переплата. Удержать её по своей инициативе нельзя (ст. 137 ТК РФ), но зачесть в счёт будущих начислений — можно, и 1С делает это автоматически.
• 🧾 НДФЛ. Доход уменьшается, излишне удержанный налог зачитывается в ближайшем расчёте. Если сторно попало в другой период уведомления, сумма уведомления об исчисленных суммах уменьшится.
• 📊 Страховые взносы. Пересчитываются в месяце перерасчёта. Если изменилась база закрытого квартала, по которому РСВ уже сдан, потребуется корректировочный расчёт.
• 🏖 Остаток отпуска. Дни возвращаются в остаток и снова доступны к использованию — это видно в отчёте «Остатки отпусков».

Отдельно про резерв отпусков: если организация формирует оценочное обязательство, сторно отпускных уменьшает использование резерва, а не расходы периода.

Проводки: что уйдёт в бухучёт

В ЗУП проводок нет — он формирует документ Зарплата → Отражение зарплаты в бухучёте, который синхронизируется с «Бухгалтерией». Счёт затрат берётся из способа отражения, заданного для сотрудника или начисления.

При использовании резерва вместо Дт 26 Кт 70 будет Дт 96.01 Кт 70, а сторно уменьшит оборот по счёту 96.01. Пособие взносами не облагается — строки с 69-м счётом по нему не будет.

Как перенести уже перенесённый отпуск

Бывает и так: отпуск перенесли на сентябрь, а в сентябре сотрудник снова заболел или даты не подошли. Правило простое — исправлять нужно последний документ в цепочке, а не самый первый.

1. Открываете журнал отпусков и находите актуальный документ (тот, у которого нет исправлений сверху).
2. Нажимаете Исправить — создаётся очередное исправление, цепочка удлиняется.
3. На новые даты делаете ещё один документ «Отпуск».
4. В графике отпусков добавляете ещё одно «Изменение графика отпусков».

Цепочка исправлений в 1С не ограничена, но смотреть её удобнее через Ещё → Связанные документы — там видно всю историю правок по одному отпуску.

Как в 1С перенести отпуск в других конфигурациях

В «Бухгалтерии 3.0» при переносе придётся контролировать суммы вручную: сверить расчётный листок до и после правки и убедиться, что выплаченное и начисленное сошлись.

Типичные ошибки

• ❌ Удалили или пометили на удаление исходный отпуск. Выплата остаётся без начисления, остатки отпусков и регистры НДФЛ едут. Лечится только восстановлением из копии или ручными корректировками регистров.
• ❌ Создали новый отпуск, не исправив старый. 1С сообщит о пересечении периодов, но если предупреждение проигнорировать, дни оплатятся дважды.
• ❌ Пересчитали средний при продлении. Сумма за продлённые дни становится неверной. При продлении расчётный период не меняется.
• ❌ Не включён флаг доначислений. Сторно не доходит до «Начисления зарплаты и взносов», в «Задолженности по зарплате» висит расхождение.
• ❌ Продлили отпуск по больничному с кодом 09. За уход за больным членом семьи в период ежегодного отпуска пособие не назначается, и продления нет.
• ❌ Забыли «Изменение графика отпусков». Приказы и график противоречат друг другу — вопрос при проверке ГИТ.
• ❌ Исправили отпуск, но не перепровели ведомость. Сотруднику уходит сумма без учёта зачёта переплаты.
• ❌ Перенесли дни на срок позже 12 месяцев после окончания соответствующего рабочего года — прямое нарушение ст. 124 ТК РФ.
• ❌ Нет заявления и приказа. В 1С всё аккуратно, а документального основания переноса нет.

Отчёты для проверки

После всех правок прогоняете четыре отчёта — если они бьются, перенос оформлен корректно:

• Кадры → Кадровые отчёты → Остатки отпусков: перенесённые дни должны вернуться в остаток, а после нового отпуска — списаться.
• Зарплата → Отчёты по зарплате → Расчётный листок: видны сторно, пособие и новые отпускные отдельными строками.
• Зарплата → Отчёты по зарплате → Анализ начислений и удержаний: проверяете итоги по месяцам и перерасчётам.
• Налоги и взносы → Подробный анализ НДФЛ по сотруднику: исчисленный, удержанный и перечисленный налог должны совпасть.
• Выплаты → Задолженность по зарплате: после зачёта переплаты долг сотрудника должен закрыться.

Дополнительно стоит открыть Кадры → Отчёты по кадрам → Личная карточка (Т-2) и сверить раздел по отпускам с приказами.

Частые вопросы