Пересортица товаров после инвентаризации: оформление в 1С 8.3 по шагам

Пересортицу в 1С делают после инвентаризации. В 1С:Управлении торговлей 11, Комплексной автоматизации и ERP есть отдельный документ «Пересортица товаров»: в одной строке он списывает один товар и приходует другой в том же количестве. В 1С:Бухгалтерии 3.0 такого документа нет. Там оформляют инвентаризацию, затем списание недостачи и оприходование излишка, а зачёт закрывают проводкой по счёту 94.

Зачесть излишек одного товара против недостачи другого можно не всегда. Нужны четыре условия: один период, одно материально ответственное лицо, похожие наименования и одинаковое количество. Сначала проверьте условия, потом выбирайте документ. Иначе налоговая может признать зачёт неправомерным, а суммы придётся пересчитывать.

Когда излишек и недостачу можно зачесть как пересортицу

Пересортица — это когда товар на складе есть, но учтён под другим артикулом. Например, вместо зелёного чая 100 г отгрузили чёрный 100 г, а в документе остался зелёный. По учёту зелёного больше, чем есть, а чёрного меньше.

Методические указания по инвентаризации (приказ Минфина № 49, п. 5.1) допускают взаимный зачёт излишков и недостач только как исключение. Условия такие:

• 📅 один проверяемый период — излишек и недостача выявлены в одной инвентаризации;
• 👤 одно проверяемое лицо — один кладовщик или одна бригада с коллективной ответственностью;
• 🏷️ ценности одного наименования — по смыслу это схожие товары, которые легко спутать (размер, цвет, вкус, фасовка);
• ⚖️ тождественные количества — зачитываете 10 штук на 10 штук, остаток идёт как обычный излишек или недостача.

По каждой пересортице МОЛ пишет объяснение для инвентаризационной комиссии. Без него зачёт не оформляют.

Если недостающий товар дороже излишка, разницу взыскивают с виновных. Если виновные не установлены, её относят на финансовые результаты.

Подготовка базы и справочников перед пересчётом

Пересортица в 1С получится корректной, только если остатки в программе правдивы на дату инвентаризации. Перед пересчётом проверьте:

1. Все первичные документы проведены. Поступления, реализации, перемещения и возвраты до даты инвентаризации внесены и проведены. Непроведённая реализация на 50 штук даст ложный «излишек».
2. Номенклатура без дублей. Один и тот же товар, заведённый дважды, — частая причина мнимой пересортицы. Отфильтруйте справочник по слову из наименования и сравните артикулы.
3. Единицы измерения. Если товар принимают коробками, а считают штуками, проверьте коэффициент упаковки. Ошибка в коэффициенте выглядит как пересортица, хотя это ошибка справочника.
4. Склад и ответственное лицо. У склада должно быть заполнено МОЛ: оно попадает в печатные формы.
5. Приказ и комиссия. Приказ о проведении инвентаризации и состав комиссии готовят до пересчёта. Членов комиссии потом указывают в документе для печатных форм.

Документ «Инвентаризация товаров» в Бухгалтерии 3.0

В 1С:Бухгалтерии 3.0 путь такой: Склад → Инвентаризация → Инвентаризация товаров.

1. Нажмите Создать. Укажите организацию, склад и ответственное лицо.
2. В табличной части нажмите Заполнить → Заполнить по остаткам на складе. Программа подставит учётные количества и суммы.
3. В колонке фактического количества введите данные пересчёта. Отклонение программа посчитает сама: плюс — излишек, минус — недостача.
4. Укажите состав комиссии и проведите документ.
5. Распечатайте инвентаризационную опись (ИНВ-3) и сличительную ведомость (ИНВ-19) через кнопку Печать. Комиссия и МОЛ их подписывают.

Сам документ инвентаризации проводок не делает. Он только фиксирует расхождения. Дальнейшие документы создаются на его основании, и это вторая половина работы — о ней в разделе про ручное оформление.

«Пересортица товаров» в УТ 11, Комплексной автоматизации и ERP

В этих конфигурациях пересчёт оформляют документом «Пересчёт товаров», а результат — складскими актами. Их список находится в разделе Склад и доставка → Складские акты. Там же создаётся пересортица.

Как заполнить документ автоматически

1. Проведите пересчёт и внесите фактические количества.
2. Откройте журнал складских актов и найдите в нём команду создания пересортицы. Обычно её же можно вызвать через Создать на основании из пересчёта. Если команды нет, проверьте настройки раздела склада: складские акты включаются функциональной опцией.
3. Программа подберёт пары: строки с недостачей и строки с излишком по одному складу.
4. Проверьте пары глазами. Автоподбор не знает, какие товары реально спутали на складе. Удалите пары, которые не подтверждены объяснением МОЛ.

Как заполнить вручную

В каждой строке документа пересортицы два товара: тот, что списывается, и тот, что приходуется вместо него. Количество — одно на пару.

• Если пересортица затрагивает характеристики (размер 42 вместо 44), указывайте одну номенклатуру с разными характеристиками.
• Если на 10 штук недостачи пришлось 4 штуки одного излишка и 6 другого, сделайте две строки: 4 и 6.
• Остаток, не покрытый пересортицей, оформите обычными документами списания недостачи и оприходования излишков.

Если склад ордерный

На ордерном складе фактическое и учётное количество ведутся раздельно: складская часть и учётная часть живут в своих документах. Пересчёт фиксирует расхождение в складском учёте, а пересортица переносит его в учётную часть. Пока пересортица не оформлена, отчёты по остаткам на складе и по товарам организации будут расходиться. Это нормально и уходит после проведения документа.

Себестоимость списанного товара переходит на оприходованный. Сумма в документе окончательно определяется при расчёте себестоимости в закрытии месяца. Поэтому до закрытия месяца отчёты по себестоимости могут показывать предварительные цифры.

Ручное оформление и корректировка стоимости в Бухгалтерии

В Бухгалтерии 3.0 пересортицу собирают из трёх шагов. Пример ниже сквозной.

Исходные данные. Инвентаризация выявила:

Количества совпадают, МОЛ одно, товары схожие. Пересортица допустима.

Шаг 1. Списание недостачи

Из инвентаризации: Создать на основании → Списание товаров. В документ попадут строки с недостачей. Оставьте зелёный чай, 10 шт. Документ спишет его себестоимость на счёт 94: в нашем примере 1 200 ₽.

Шаг 2. Оприходование излишка

Из той же инвентаризации: Создать на основании → Оприходование товаров. Оставьте чёрный чай, 10 шт. Цену укажите по оценке из учётной политики, например по цене последнего поступления — 110 ₽. Сумма — 1 100 ₽, по умолчанию программа отнесёт её в прочие доходы (91.01).

Шаг 3. Зачёт через операцию

Обычный документ оприходования показывает излишек как доход. Для пересортицы нужен зачёт против недостачи. Его делают ручной операцией: Операции → Операции, введённые вручную.

• Дт 91.01 Кт 94 — 1 100 ₽: доход от излишка переносим в зачёт недостачи.
• Дт 73.02 Кт 94 — 100 ₽: разница на виновного.
• Или Дт 91.02 Кт 94 — 100 ₽, если виновный не установлен.

Проверка: на 94 было 1 200 ₽ в дебете, закрыли 1 100 + 100 = 1 200 ₽. Счёт обнулился.

Проводки по пересортице и что проверить при закрытии месяца

Итоговая картина по примеру в Бухгалтерии 3.0:

В Комплексной автоматизации и ERP при отражении в регламентированном учёте пересортица даёт движение внутри счёта товаров: Дт 41.01 по одному товару, Кт 41.01 по другому. Разница в стоимости, если она есть, уходит туда, куда указано в документе.

Закрытие месяца

• Бухгалтерия 3.0: Операции → Закрытие месяца. Перед запуском откройте оборотно-сальдовую ведомость по 94: сальдо должно быть нулевым или объяснимым (ждёт решения о виновном).
• УТ 11, КА, ERP: закрытие месяца пересчитывает себестоимость, и только после этого сумма пересортицы окончательная. Если после закрытия поменяли пересортицу, закрытие нужно повторить.

Чем сверить результат

• ОСВ по счёту 41 с отбором по складу — остатки обоих товаров должны совпасть с фактом.
• Анализ счёта 94 — нет сальдо без расшифровки.
• Карточка счёта 91 — доход от излишков не задвоен с зачётом.

Что с налогами

Для налога на прибыль излишки при инвентаризации — внереализационный доход (п. 20 ст. 250 НК РФ). Может ли организация уменьшить этот доход на недостачу при пересортице, НК прямо не говорит, позиции расходятся. Порядок закрепите в учётной политике и согласуйте с главным бухгалтером. Если на налоговый учёт влияет ручная операция Дт 91.01 Кт 94, проверьте реквизиты налогового учёта в ней.

Ошибки при оформлении пересортицы

Ещё две ошибки, которые не видно по сообщениям программы:

• 🚫 Зачёт между разными МОЛ. Программа это пропустит, проверка — нет. Сравните склады и ответственных до проведения.
• 🚫 Зачёт без объяснения кладовщика. Документ в 1С есть, а подтверждения нет. При проверке зачёт снимут.

Как сделать, чтобы пересортицы было меньше

Пересортица почти всегда рождается на отгрузке или приёмке. Несколько приёмов, которые реально снижают её объём:

1. Штрихкоды на каждую позицию. Если товар собирают и принимают сканером, перепутать зелёный чай с чёрным сложно. Проверьте, что у каждой номенклатуры и характеристики свой штрихкод, без повторов.
2. Похожие товары — в разные ячейки. Размеры 42 и 44, фасовки 100 и 250 г не должны лежать на одной полке без разделителя.
3. Выборочные пересчёты. Раз в неделю пересчитывайте 10–20 позиций, по которым уже была пересортица. Ошибку легче найти, пока прошло мало дней.
4. Разбор каждого случая. После инвентаризации посмотрите, какие пары товаров повторяются. Если одна и та же пара всплывает третий раз, проблема в справочнике или в выкладке, а не в кладовщике.
5. Приёмка с актом расхождений. Если поставщик привёз не тот артикул, оформляйте расхождение при приёмке. Тогда ошибка не доживёт до инвентаризации и не превратится в пересортицу.

Частые вопросы