Новый сотрудник в базе: создаём учётную запись и выдаём права в 1С Бухгалтерии 3.0

Чтобы добавить пользователя в 1С 8.3 Бухгалтерия, откройте Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи и нажмите Создать. Введите имя, задайте пароль, выдайте профиль прав и запишите карточку. Всё, сотрудник может входить в базу.

Сделать это может только пользователь с правами администратора. Если раздела Администрирование в меню нет или пункт Пользователи не открывается, вы зашли под обычной учёткой. Ниже разберём, как добавить нового пользователя в 1С 8.3 Бухгалтерия без лишних прав и как не сломать доступ тем, кто уже работает.

Инструкция написана для Бухгалтерии предприятия 3.0 на управляемых формах. В ЗУП 3.1, УТ 11 и ERP путь почти такой же, отличаются только названия профилей.

Что понадобится перед созданием пользователя

Две минуты подготовки избавят от переделок.

• 👤 Полное имя сотрудника. Фамилия, имя, отчество, как в кадровых документах.
• 🔑 Роль в базе. Главный бухгалтер, кассир, расчётчик зарплаты, руководитель только для просмотра.
• 🏢 Организации. Если в базе несколько юрлиц, решите, к каким из них сотрудник получает доступ.
• 🧾 Свободная лицензия. Число одновременных подключений ограничено ключом защиты или программной лицензией.
• 💾 Свежая копия базы. Права трогают редко, но если что-то пойдёт не так, откат займёт минуты.

Как добавить нового пользователя в 1С 8.3 Бухгалтерия: основной способ

Работаем в режиме 1С:Предприятие под администратором.

Шаг 1. Откройте список пользователей

Нажмите Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи. Откроется список всех, кто уже заведён. Недействительные отключены и показаны серым.

Шаг 2. Создайте карточку

Нажмите Создать. В открывшейся форме заполните:

Имя для входа лучше делать коротким и без пробелов в конце. Ошибка в одном символе потом выглядит как «неверный пароль».

Шаг 3. Задайте параметры пароля

Тут два флажка, и от них зависит безопасность.

1. Пользователю запрещено изменять пароль — не ставьте, кроме служебных учёток. Человек должен менять пароль сам.
2. Показывать в списке выбора — снимите, если не хотите, чтобы имена всех сотрудников были видны на экране входа.

Для обычного бухгалтера оставьте пароль под его контролем: администратор не должен знать чужой пароль.

Шаг 4. Выдайте права доступа

В карточке перейдите по ссылке Права доступа или на вкладку с профилями. Нажмите Добавить и выберите профиль.

Профили готовые, свои роли собирать не нужно. Набор зависит от релиза, но обычно есть:

Профили можно комбинировать: один даёт основной доступ, второй расширяет.

Не выдавайте профиль «Администратор» просто потому, что так быстрее. Администратор видит все данные и может удалить пользователей и поменять права любому.

Шаг 5. Привяжите физическое лицо

В поле Физическое лицо выберите сотрудника из справочника или создайте нового. Привязка нужна в двух случаях:

• в документах, где «ответственный» подставляется автоматически;
• в зарплатных и кадровых модулях, где пользователь видит только свои данные.

Если сотрудника ещё нет в справочнике, нажмите Создать прямо из поля.

Шаг 6. Запишите и проверьте

Нажмите Записать и закрыть. Затем проверьте результат:

1. Выйдите из базы (Файл → Выход) или откройте её в другом окне.
2. Выберите нового пользователя, введите временный пароль.
3. Убедитесь, что нужные разделы открываются, а лишние скрыты.

Если нужно ограничить доступ по организациям и данным

Профиль решает, что человек может делать. А вот какие данные ему видны, настраивают отдельно.

Доступ к отдельным организациям

В карточке пользователя или в настройках прав найдите ограничение по организациям. Когда в базе три юрлица, а бухгалтер ведёт одно, остальные ему не нужны. Он не будет случайно проводить документы не в ту организацию.

Если нужного пункта нет, откройте Администрирование → Настройки пользователей и прав и включите ограничение доступа на уровне записей. Включение требует времени на пересчёт, делайте его вне рабочего дня.

Персональные настройки

После первого входа сотрудник сам выставит в Главное → Настройки рабочую организацию и подразделение по умолчанию. Часть значений удобно задать заранее через Администрирование → Настройки пользователей и прав → Настройки пользователей, чтобы сразу копировать их новому человеку.

Создание пользователя через Конфигуратор

Способ нужен, когда в базе ещё нет ни одного администратора или забыт пароль единственного.

1. Запустите базу в режиме Конфигуратора: в списке баз нажмите Конфигуратор.
2. Откройте Администрирование → Пользователи.
3. Нажмите Добавить, заполните вкладки Основные и Прочие.
4. На вкладке Прочие отметьте роли, если не хотите использовать профили.

Роли в Конфигураторе раздают набором галок. На типовой базе так лучше не делать: профили в режиме 1С:Предприятие собирают роли сами и избавляют от путаницы.

Вход по доменной учётке

В корпоративной сети удобно, когда человек заходит под учёткой Windows без пароля.

1. В карточке пользователя снимите или оставьте Аутентификация 1С:Предприятия: можно держать обе.
2. Поставьте галку Аутентификация операционной системы.
3. Нажмите Выбрать и укажите учётку в формате ДОМЕН\Пользователь.

После этого человек заходит в базу сразу, без экрана ввода пароля. Для файловой базы нужен доступ к каталогу, для клиент-серверной это сделает сервер.

Первый вход сотрудника: как передать доступ безопасно

Сам момент передачи пароля тоже требует аккуратности.

1. Задайте временный пароль из 8-10 символов с цифрами и буквами разного регистра.
2. Передайте его лично или голосом, не пересылайте в общий чат отдела.
3. Попросите сотрудника сразу после входа сменить пароль : Главное → Настройки → смена пароля (пункт ищите по слову «пароль» в форме настроек).
4. Проверьте, что он видит только свою рабочую организацию.

Особенности в других конфигурациях

Принцип одинаковый: Администрирование → настройки пользователей и прав → список пользователей. Отличается состав профилей.

Если вы ведёте несколько конфигураций, заводите пользователя в каждой отдельно: учётки между базами не переносятся сами.

Что делать с новичком на время испытательного срока

Полный доступ с первого дня редко нужен. Разумная схема:

• ⏱ Первая неделя. Профиль «Только просмотр», чтобы изучил базу.
• 📝 Дальше. Профиль «Бухгалтер», но с ограничением по организации.
• 🔒 По итогам. Расширяете права, если работа идёт хорошо.

Типичные ошибки при добавлении пользователя

Большинство проблем повторяются, и почти все решаются за минуту.

Нет раздела «Настройки пользователей и прав»

Вы зашли не под администратором. Выйдите и войдите под учёткой с профилем «Администратор». Если такой нет, понадобится Конфигуратор, как описано выше.

Сотрудник вводит пароль и видит «Неверное имя или пароль»

Проверьте по порядку:

1. Не включена ли раскладка с другим языком.
2. Нет ли пробела в конце имени для входа.
3. Стоит ли галка Аутентификация 1С:Предприятия.
4. Не сняли ли Вход в программу разрешен.

Нет свободных лицензий

Появляется сообщение о недостаточном числе лицензий. Проверьте, не висят ли «зависшие» сеансы: Администрирование → Настройки пользователей и прав → Активные пользователи (название пункта зависит от релиза, поищите слово «Активные» в меню). Завершите лишние сеансы или докупите лицензии.

Пользователь создан, но видит пустое меню

Не назначен профиль, либо профиль есть, а доступ к организации закрыт. Откройте его карточку и проверьте обе вещи.

Дубль учётной записи

Создали второй раз вместо правки старой. Лишнюю не удаляйте, если по ней были операции: отметьте как недействительную. Иначе в истории документов останется «чужое» имя.

Как увольнение и отпуск сотрудника отражаются на доступе

Пользователь в 1С живёт отдельно от кадровой карточки. Приказ об увольнении сам учётку не закроет.

• 📤 В день увольнения снимите Вход в программу разрешен.
• 🏖 На время длительного отпуска доступ можно оставить, но смените пароль, если им могли делиться.
• 🔁 При возврате сотрудника верните галку и задайте новый пароль, а не заводите вторую учётку.
• 📋 Закрепите это в регламенте: кто и в какой срок сообщает администратору об уходе человека.

Так вы закрываете типовую дыру: бывший сотрудник сохраняет вход в базу ещё полгода после ухода.

Как не потерять контроль над доступом

Несколько привычек, которые сэкономят нервы через год.

• 🗂 Раз в квартал просматривайте список: уволенных отключайте.
• 🚫 Не удаляйте учётки с историей. Снимите Вход в программу разрешен и отметьте недействительной.
• 🔄 При смене должности меняйте профиль, а не добавляйте новый поверх старого.
• 🧑‍💼 Держите минимум двух администраторов, чтобы не остаться без доступа при увольнении одного.

Частые вопросы