Как внести сведения об инвалидности работника в 1С ЗУП 3.1

Инвалидность сотрудника в 1С ЗУП 3.1 вносится в карточке физического лица: Кадры → Физические лица → нужный человек → раздел с личными данными, где есть ссылка на сведения об инвалидности. Там указывают группу, дату установления и срок действия. Это сведения о человеке, а не о его трудоустройстве, поэтому у совместителя они общие для всех приёмов.

Есть два разных случая. Инвалидом может быть сам работник, и тогда программа учитывает это в графике, отпусках и отчётности. Или инвалидом является его ребёнок, и тогда это уже налоговый вычет в сведениях о детях. Данные вносят в разные места, и путаница здесь даёт самые частые ошибки.

Что вносить и куда: два случая сразу

Прежде чем открывать программу, определите, о ком речь. Ниже сводка, чтобы не искать нужное на ощупь.

Подготовка: что собрать до ввода данных

Чтобы не вводить по частям, возьмите у работника документы и сверьте:

• 📄 справку медико-социальной экспертизы: группа, дата установления, срок переосвидетельствования;
• 📄 индивидуальную программу реабилитации, если в ней есть ограничения по условиям труда;
• 📄 заявление работника, если ему положены льготы по графику или отпуску;
• 📄 свидетельство о рождении и справку на ребёнка, если вычет по ребёнку-инвалиду.

Проверьте и сам справочник: сотрудник должен быть заведён как физическое лицо, а не только как позиция в списке работников. Без физлица некуда записывать сведения.

Как внести инвалидность сотрудника в карточке физлица

Шаг 1. Откройте карточку

Перейдите в Кадры → Физические лица. Найдите человека по фамилии. Если в списке две записи с одним ФИО, сравните даты рождения: данные об инвалидности нужны на ту запись, к которой привязан сотрудник.

Шаг 2. Найдите сведения об инвалидности

В карточке физлица есть блок личных данных со ссылками на связанные сведения. Ищите ссылку со словом «инвалидность». Если её не видно, зайдите в Настройка → Кадровый учёт и проверьте, что включены нужные возможности учёта персональных данных.

Шаг 3. Заполните запись

В записи укажите:

1. Вид или группу инвалидности по справке МСЭ.
2. Дату, с которой она установлена.
3. Срок действия, если он указан в справке. Для бессрочной оставьте поле пустым или отметьте бессрочность, если такая возможность есть.
4. Реквизиты документа: серию, номер, дату выдачи.

Запись сохраните и закройте. Проверьте, что в карточке теперь отображается статус.

Шаг 3.1. Если срок истёк

Инвалидность с ограниченным сроком надо продлевать. Когда справку обновили, не правьте старую запись. Добавьте новую с новой датой установления и сроком, чтобы остался хронологический след. Старая запись нужна для расчётов за прошлые периоды.

Не удаляйте запись об инвалидности задним числом. Если расчёты за прошлые месяцы уже сделаны, они опираются на эти данные, и после удаления перерасчёт даст другой результат.

Особенности работы, которые учитывают для инвалида

Программа сама не сократит человеку рабочую неделю. Она хранит статус, а вы настраиваете остальное. По трудовому законодательству для работников-инвалидов действуют отдельные нормы, и вот самые заметные:

• ⏱ Для инвалидов I и II группы рабочая неделя не больше 35 часов при полной оплате (ст. 92 ТК РФ).
• 🌙 Работа в ночное время и сверхурочная работа допускаются только с письменного согласия и при отсутствии медицинских противопоказаний (ст. 96, 99 ТК РФ).
• 🌴 Работнику-инвалиду по его заявлению предоставляют отпуск без сохранения заработной платы до 60 календарных дней в году (ст. 128 ТК РФ).

Сверьте норму по действующей редакции кодекса перед применением, законодательство меняется.

Как отразить сокращённую неделю

Если человеку положена 35-часовая неделя, создайте для него отдельный график работы: Настройка → Графики работы, новая запись с нормой на неделю. Затем назначьте график кадровым документом (перемещение или изменение условий оплаты труда, смотря как заведено у вас).

Зарплату при этом не уменьшают. Если оклад задан месячной ставкой, он остаётся прежним. Если почасовой тариф, пересчитайте так, чтобы заработок не упал.

Как оформить отпуск без сохранения

Документ создайте через Кадры → Отпуска → Создать и выберите вид отпуска «без сохранения оплаты». Укажите даты по заявлению, а количество дней проверьте: на год их не может быть больше 60 календарных.

Для контроля сделайте простую схему проверки:

Ребёнок-инвалид: вычет по НДФЛ

Это отдельная история. Здесь инвалидность записывают не работнику, а ребёнку, и она увеличивает стандартный вычет (ст. 218 НК РФ). Размер по действующим ставкам смотрите в самой программе и в кодексе: суммы корректируются, поэтому в статье мы их не фиксируем.

Порядок такой:

1. В карточке физлица откройте сведения о детях и налоговых вычетах.
2. Добавьте ребёнка либо выберите уже внесённого.
3. Отметьте, что он инвалид, и укажите период, за который действует статус.
4. Проведите документ, которым назначается вычет на детей, и проверьте код вычета в расчёте.

Если ребёнку больше 18 лет, вычет возможен только при учёбе очно и при соблюдении возраста по кодексу. Не продлевайте автоматически: программа берёт даты из ваших записей.

Сотрудник-инвалид и квота: что учесть

Если организация обязана держать рабочие места для инвалидов, сведения в карточке физлица становятся основой для контроля квоты. Программа не заменяет решение о том, сколько мест нужно, но помогает быстро посчитать, кто из действующих работников подтверждён справкой.

Для этого соберите отчёт по сотрудникам с заполненными сведениями об инвалидности и сравните число с нормой по вашей численности. Норму и порядок расчёта берите из региональных актов, у каждого субъекта свои правила.

Что проверить при таком отчёте:

• 👥 уволенные не попали в список (фильтр по текущему состоянию);
• 👥 совместители не посчитаны дважды;
• 👥 у всех учтённых срок действия справки не истёк на дату отчёта;
• 👥 принятые по срочному договору отражены с датой окончания.

Персональные данные: кто видит сведения об инвалидности

Инвалидность относится к специальной категории персональных данных о здоровье. Доступ к ним нужно ограничить: пусть видит только кадровик и тот, кто считает зарплату.

Что сделать в программе:

1. Откройте Администрирование → Настройка пользователей и прав → профили групп доступа.
2. Проверьте, у каких профилей есть право на просмотр и изменение сведений о физических лицах.
3. Уберите лишние права у ролей, которым эти данные не нужны, например у менеджеров по продажам.
4. Проверьте права на отчёты по кадровым данным: поля с инвалидностью не должны выводиться всем подряд.

Сведения для третьих лиц передавайте только в объёме, который требует закон, и с учётом согласия работника на обработку данных.

Что делать при переводе, увольнении и возврате на работу

Статус инвалидности привязан к человеку, а не к приёму на работу. Поэтому при увольнении запись остаётся, и при повторном приёме её не нужно вводить заново. Достаточно проверить срок действия и при необходимости обновить его.

Порядок при повторном приёме:

1. Найдите прежнее физлицо, не создавайте новое.
2. Проверьте актуальность сведений об инвалидности по свежей справке.
3. Назначьте график и условия заново: старые настройки на новый приём не переносятся.
4. Для вычета на ребёнка-инвалида подайте обновлённое заявление и сведения о детях.

Как проверить, что всё внесено верно

Откройте карточку физлица и убедитесь, что запись отображается. Потом сделайте тестовый расчёт: Зарплата → Начисление зарплаты и взносов за месяц, где действует статус. Для работника с вычетом на ребёнка-инвалида откройте расчётный листок и найдите в строке НДФЛ код вычета.

Отчёт по сотрудникам-инвалидам можно собрать из универсального отчёта по кадровым данным: добавьте поля инвалидности и отфильтруйте по сроку.

Удобный контрольный список для кадровика:

• ✅ группа совпадает со справкой;
• ✅ дата установления не позже даты начала действия льгот;
• ✅ срок действия не просрочен;
• ✅ график соответствует заявлению;
• ✅ вычет на ребёнка включён с нужной даты.

Типичные ошибки при учёте инвалидности

Что делать с несколькими работодателями

Если человек работает у вас по совместительству, сведения о его инвалидности общие. Дублировать их не нужно. А вот график и льготы по отпуску оформляют по каждому месту работы отдельно, потому что это условия конкретного трудового договора.

Проверьте себя

Частые вопросы