Пустое уведомление об исчисленном НДФЛ в 1С:Бухгалтерии: поиск причины по шагам

Уведомление по НДФЛ в 1С:Бухгалтерии заполняется не по начисленному, а по удержанному налогу. Удержание программа фиксирует в момент выплаты: при проведении списания с расчётного счёта или расходного кассового ордера по зарплатной ведомости. Нет проведённой выплаты с датой внутри периода уведомления — нет и строк в уведомлении, даже если зарплата начислена и проводки по счёту 68.01 есть.

Частое заблуждение: «зарплата посчитана, значит, НДФЛ попадёт в уведомление». Не попадёт. Поэтому, когда не заполняется уведомление по НДФЛ в 1С Бухгалтерия, первым делом смотрят не на начисление, а на документы выплаты, их даты и вид операции. Остальные причины — релиз, внешний учёт зарплаты, подразделения — встречаются реже, но тоже разобраны ниже.

Проверка релиза и формы уведомления перед поиском причины

Начните с простого: убедитесь, что программа обновлена. Форма и формат уведомления об исчисленных суммах налогов менялись, а при смене правил по НДФЛ фирма 1С выпускает релизы с новыми алгоритмами заполнения. На устаревшем релизе отчёт может не открыться, заполниться по старым периодам или выдать ошибку при выгрузке.

Что проверить:

1. Откройте Справка → О программе (значок «i» в правом верхнем углу или меню с тремя полосками) и посмотрите номер релиза конфигурации.
2. Зайдите в Администрирование → Интернет-поддержка и сервисы и проверьте, нет ли доступного обновления.
3. Обновите базу, если релиз отстаёт. Перед обновлением сделайте резервную копию базы — это единственный шаг из всей проверки, где можно что-то испортить.
4. Создайте уведомление заново, а не открывайте старое: черновик, созданный на прежнем релизе, хранит старую редакцию формы.

Новое уведомление создаётся так: Отчеты → Регламентированные отчеты → кнопка «Создать» → найдите в списке «Уведомление об исчисленных суммах налогов » (быстрее всего через строку поиска по слову «уведомление»).

Почему не заполняется уведомление по НДФЛ при начисленной зарплате

Это главная причина, и у неё несколько вариантов. Логика программы одна: в уведомление идёт НДФЛ, удержанный в выбранном периоде. Удержание регистрируется документом выплаты, а не документом «Начисление зарплаты».

Выплата не проведена или проведена без связи с ведомостью

Ведомость на выплату сама по себе налог не удерживает. Удержание фиксируется, когда проведён документ, которым деньги реально ушли сотрудникам:

• 💳 Списание с расчетного счета с видом операции «Перечисление заработной платы» (по ведомости в банк или на счета сотрудников);
• 💵 расходный кассовый ордер с видом операции «Выплата заработной платы» (по ведомости в кассу).

Типичные сбои:

• ❌ платёжка из клиент-банка загружена с видом операции «Прочее списание» или «Оплата поставщику» — деньги ушли, но зарплатной выплатой программа это не считает;
• ❌ в списании выбран правильный вид операции, но не указана ведомость;
• ❌ документ выплаты записан, но не проведён;
• ❌ выплачена сумма ведомости, а ведомость потом изменили — суммы разошлись.

Откройте журнал банковских выписок, отберите списания за период по слову «заработ» в строке поиска и проверьте вид операции в каждом.

Дата выплаты вне периода уведомления

Период в уведомлении привязан к дате документа выплаты. Срок уплаты НДФЛ разбит на два периода в месяце:

Для декабря и уведомление, и уплата за период с 23 по 31 число приходятся на последний рабочий день года. Если срок выпадает на выходной, он переносится на ближайший рабочий день.

Пример: зарплату за сентябрь выплатили 3 октября, а уведомление формируют за период с 23 по 30 сентября. Строк не будет: удержание прошло в октябре и попадёт в уведомление за 1–22 октября.

В периоде просто не было удержаний

Аванс за первую половину месяца обычно выплачивается без удержания НДФЛ: налог удерживают из зарплаты по итогам месяца. Если с 23 по 31 число вы выплатили только аванс, пустое уведомление — правильный результат. При отсутствии удержанного налога за период уведомление не подают.

Удержание при этом есть при выплате отпускных, больничных, премий, материальной помощи сверх необлагаемого лимита, дивидендов и окончательного расчёта при увольнении. Проверьте, проведены ли их выплаты с датой в нужном периоде.

Настройки учёта зарплаты и параметры организации

Вторая по частоте причина — программа вообще не считает НДФЛ, потому что зарплата по настройкам ведётся в другом месте.

Откройте Зарплата и кадры → Справочники и настройки → Настройки зарплаты и посмотрите, где ведётся расчёт зарплаты:

• В этой программе — БП сама начисляет зарплату, удерживает НДФЛ при выплате и заполняет уведомление.
• Во внешней программе — например, в 1С:Зарплата и управление персоналом. Тогда в БП приходит только документ «Отражение зарплаты в учете» с проводками. Данных об удержании НДФЛ по сотрудникам и датам выплаты в БП нет, и уведомление по НДФЛ формируют в ЗУП.

Если в организации ЗУП и БП работают в паре, договоритесь, из какой программы сдаётся уведомление. Часто бухгалтер сдаёт уведомление по взносам и НДС из БП, а по НДФЛ — из ЗУП. Две программы с одинаковыми суммами по одному КБК дадут задвоение начислений на ЕНС.

В карточке организации (Главное → Организации) проверьте на вкладке с кодами ИНН, КПП, код налогового органа и ОКТМО. Без ОКТМО строку уведомления не сформировать: это обязательный реквизит. Если вы недавно поменяли юридический адрес и инспекцию, новый КПП и ОКТМО действуют с даты постановки на учёт, и выплаты до этой даты пойдут по старым реквизитам.

Ещё один момент — права пользователя. Если уведомление формирует сотрудник с ограниченной ролью, у него может не быть доступа к данным по зарплате. Попробуйте заполнить отчёт под пользователем с полными правами: если там строки появились, дело в настройке ролей.

Сотрудники, налоговый статус и ставки НДФЛ

Статус налогоплательщика не мешает уведомлению сформироваться, но влияет на то, сколько в нём строк и какие суммы стоят.

Что проверить у сотрудников:

• 🧾 Статус резидента или нерезидента. От него зависит ставка: для резидентов по зарплате действует прогрессивная шкала, для нерезидентов в общем случае — 30%. Статус задают в карточке сотрудника или физического лица, раздел с налогом на доходы.
• 🌍 Особые категории. Высококвалифицированные специалисты, граждане ЕАЭС, работники с патентом облагаются по своим правилам. При неверном статусе налог посчитается по другой ставке и уйдёт не на тот КБК.
• 📅 Дата изменения статуса. Статус резидента определяется на дату выплаты дохода. Если статус поменяли «задним числом», уже проведённые выплаты не пересчитаются сами — понадобится перерасчёт НДФЛ.
• 👤 Принят ли сотрудник в организацию. Если физлицо заведено в справочник, но приёма на работу нет, начисления и удержания по нему не попадут в налоговый учёт этой организации.

При прогрессивной шкале суммы налога разносятся по разным КБК в зависимости от того, превысил ли доход сотрудника пороговое значение с начала года. Поэтому в уведомлении может появиться вторая строка по одному и тому же сроку — это нормально, а не задвоение.

Обособленные подразделения: отдельные КПП и ОКТМО

Если у организации есть обособленные подразделения, НДФЛ по их сотрудникам перечисляют по месту нахождения подразделения. В уведомлении это отдельные строки со своими КПП и ОКТМО.

Почему строки по подразделениям не появляются:

1. Подразделение заведено как обычное, без признака обособленного. Тогда весь налог уходит на ОКТМО головной организации.
2. Обособленное подразделение не выделено на отдельный баланс, и в его карточке не указаны КПП и ОКТМО.
3. Сотрудник принят в головное подразделение, а работает фактически в филиале. Программа относит НДФЛ туда, где числится сотрудник по кадровым документам.
4. Подразделения находятся в одном муниципальном образовании. Тогда налоговый агент вправе выбрать одно ответственное подразделение и платить через него — после уведомления налоговой о таком выборе.

Ошибка в ОКТМО не блокирует формирование, но приводит к неверному распределению платежа. Налоговая увидит недоимку по одному муниципалитету и переплату по другому.

Переплата на ЕНС, перерасчёт и корректировка уведомления

Положительное сальдо не отменяет уведомление

Деньги на едином налоговом счёте ещё не распределены по налогам. Распределение по КБК и срокам происходит именно по уведомлению. Поэтому при переплате уведомление по НДФЛ подают как обычно, и программа сформирует его без оглядки на сальдо ЕНС.

Если уведомление не подать, налоговая не спишет деньги со счёта в счёт НДФЛ до сдачи 6-НДФЛ за квартал. За этот промежуток могут начислиться пени, даже при плюсе на счёте.

Возврат налога и перерасчёт

Когда НДФЛ вернули сотруднику (например, после пересчёта статуса или ошибочного удержания), сумма к уведомлению уменьшается. В БП возврат оформляют отдельным документом, и он должен иметь дату в том периоде, который корректируете.

Если ошибку нашли после подачи, уведомление не «перепроводят». Порядок такой:

1. Исправьте учёт: проведите недостающую выплату, поправьте дату или вид операции в списании.
2. Создайте новое уведомление за тот же период.
3. Заполните его заново и проверьте, что суммы стали верными.
4. Подайте новое уведомление: оно отменяет и заменяет ранее поданное по тем же реквизитам — КПП, КБК, ОКТМО и отчётному периоду.

Сроки, порядок закрытия месяца и последовательность действий

Регламентная операция «Закрытие месяца » на уведомление по НДФЛ не влияет: налог в уведомление идёт из документов выплаты, а не из итогов месяца. Но порядок работы с зарплатой влияет напрямую.

Рабочая последовательность в БП, если зарплата ведётся в ней:

1. Проведите «Начисление зарплаты» за месяц.
2. Создайте ведомость на выплату — в банк, на счета сотрудников или в кассу.
3. Проведите списание с расчётного счёта или РКО по этой ведомости с правильным видом операции и фактической датой выплаты.
4. В день, когда пора отчитываться, создайте уведомление за нужный период и заполните его.
5. Сверьте сумму с отчётом по НДФЛ за тот же период.

Для сверки подойдёт оборотно-сальдовая ведомость по счёту 68.01 с отбором по дате: обороты по дебету в счёт удержаний за период должны совпасть с суммой уведомления. Расхождение на конкретную сумму почти всегда находится по одной ведомости.

Частые ошибки при заполнении уведомления по НДФЛ

• Уведомление за весь месяц одной строкой. Сроков в месяце два, и строки за разные периоды подаются раздельно. Объединить их нельзя: налоговая не распределит платёж по второму сроку.
• Ручная правка сумм. После ручного исправления строки кнопка «Заполнить» перезапишет её. Если исправили руками и потом нажали «Заполнить» — проверьте сумму заново.
• Уведомление из двух программ. БП и ЗУП одновременно отправили уведомление по НДФЛ — начисления на ЕНС задвоились. Решение — уточняющее уведомление из той программы, которая ведёт расчёт.
• Ожидание налога с аванса. Пустое уведомление при выплате одного аванса — не сбой, а правильный результат.

Частые вопросы