Плановый фонд оплаты труда в ЗУП не меняется или равен нулю: что проверить
Содержание
Чаще всего ФОТ в 1С не пересчитывается по трём причинам: у графика работы не заполнен нужный год, у показателя нет значения на дату документа или условия поменяли «задним числом» в справочнике, а не новым кадровым документом. Плановый фонд оплаты труда в ЗУП 3.1 фиксируется в момент ввода кадрового документа. Сам по себе, после правки формулы или календаря, он не пересчитывается.
Если не совпадает фактический ФОТ в «Начислении зарплаты», ищите причину в вытеснении, отработанном времени и закрытом периоде. Речь о ЗУП 3.1 и зарплатном блоке КОРП-версий на платформе 8.3.
Плановый и фактический ФОТ: какой из них «не считается»
Сначала определите, о каком ФОТ речь. В ЗУП их два, и ломаются они по-разному.
| Что видите | Где | От чего зависит |
|---|---|---|
| 📌 Плановый ФОТ | «Приём на работу», «Кадровый перевод», «Изменение оплаты труда», штатное расписание | плановые начисления, их формулы, показатели, норма времени по графику |
| 📊 Фактическая сумма | «Начисление зарплаты и взносов», расчётный листок | отработанное время, отсутствия, вытеснение, перерасчёты |
Плановый ФОТ — это оценка «за полный месяц без отсутствий». Он не обязан совпадать с начислением. Сотрудник с окладом 60 000 ₽, который отработал 15 дней из 20, получит 45 000 ₽, а плановый ФОТ останется 60 000 ₽. Это нормально.
Проблема — когда:
- ❌ плановый ФОТ равен нулю при заполненном окладе;
- ❌ после изменения оклада или процента ФОТ в документе остался прежним;
- ❌ начисление за месяц не изменилось после исправления кадрового документа;
- ❌ сумма за месяц меньше ожидаемой, хотя отсутствий не было.
Ошибки в исходных данных и в регистрации изменений оплаты
Это первая и самая частая группа причин. Программа считает правильно, но по неверным или неполным данным.
Значения показателей не введены на нужную дату
Начисления с формулой вида Оклад * ПроцентПремии / 100 берут показатели на дату документа. Если значение процента введено позже даты кадрового перевода, в переводе показатель равен нулю, и ФОТ по премии — тоже ноль.
Что проверить:
- Откройте кадровый документ и посмотрите строку начисления: заполнен ли каждый показатель из формулы.
- Если показатель вводится документом «Данные для расчета зарплаты» (
Зарплата → Данные для расчета зарплаты), сверьте месяц, на который он введён. - Откройте карточку показателя в
Настройка → Показатели расчета зарплатыи посмотрите, как он используется: во всех месяцах после ввода значения или только в месяце ввода.
Показатель «только в месяце ввода» — это оперативные данные. Для планового ФОТ его значения нет, поэтому начисление в плане покажет ноль. В фактическом расчёте всё сработает, если значение введено за этот месяц.
Условия поменяли в справочнике, а не документом
Типичная ситуация: бухгалтер исправил формулу начисления или значение показателя организации и ждёт, что ФОТ во всех кадровых документах обновится. Этого не происходит. Кадровый документ хранит ФОТ, рассчитанный на дату своего ввода.
Правильный путь — зарегистрировать изменение документом:
- 🧾 «Кадровый перевод» — если меняются должность, подразделение или условия одного сотрудника;
- 🧾 «Изменение оплаты труда» — если меняется только оплата одного сотрудника;
- 🧾 «Изменение плановых начислений» — если нужно поменять или назначить начисление сразу группе сотрудников.
Документ с новой датой создаёт новую запись в истории оплаты. С этой даты и посчитается новый ФОТ.
Если сотрудники заняты на позициях штатного расписания, при изменении позиции документом «Изменение штатного расписания» проверьте, отмечено ли изменение оплаты сотрудников на этой позиции. Без отметки поменяется только штатка, а у людей останутся старые начисления.
Разовые начисления не попадают в плановый ФОТ
В плановый фонд попадают только начисления, назначенные сотруднику плановыми — в кадровом документе или «Изменении плановых начислений». Премия, введённая отдельным документом «Премия», материальная помощь, разовая доплата в плановом ФОТ не появятся. Если премия должна входить в плановый фонд, её назначают сотруднику плановым начислением с показателем.
Периодичность и формулы начислений в планах видов расчёта
Вторая группа — настройки самих начислений. Список открывается через Настройка → Начисления.
Формула зависит от нормы времени
Оклад обычно считается формулой Оклад * ОплаченоДней / НормаДней или аналогом в часах. Плановый ФОТ программа считает «как за полный месяц», беря норму по графику работы. Если норма нулевая или не найдена, расчёт либо даёт ноль, либо падает.
Начисление с особой периодичностью
Начисления, которые выполняются не ежемесячно (квартальная, годовая премия), а также начисления, выполняемые «только при вводе значения показателя», в плановом ФОТ отражаются ограниченно. Откройте карточку начисления и посмотрите, когда оно выполняется: ежемесячно или в отдельные месяцы. Начисление, которое по настройке не выполняется в текущем месяце, не даст суммы в фактическом расчёте этого месяца.
Формулу исправили — старые документы не изменились
Правка формулы влияет на новые документы и на будущие расчёты. ФОТ, записанный в уже проведённых кадровых документах, остаётся прежним. Чтобы обновить плановый ФОТ у всех сотрудников с этим начислением, введите «Изменение плановых начислений» с текущей датой и заполните его по начислению.
Не редактируйте формулу начисления, по которому уже есть расчёты закрытых месяцев, без проверки на копии базы — при перерасчёте прошлого периода программа применит новую формулу к старым данным.
Вытеснение и приоритет начислений: почему сумма меньше плана
Если плановый ФОТ верный, а начислено меньше, смотрите вытеснение. Отпуск, больничный, командировка, прогул вытесняют оклад: за дни отсутствия оклад не начисляется, вместо него идут отпускные, пособие или ничего.
Что проверить:
- 🔍 Откройте документ «Начисление зарплаты и взносов» и строку начисления по окладу. В подробностях видно, сколько дней или часов программа сочла оплачиваемыми.
- 🔍 Посмотрите, не введено ли у сотрудника отсутствие за месяц: «Отпуск», «Больничный лист», «Командировка», «Отсутствие (болезнь, прогул, неявка)».
- 🔍 Откройте карточку вытесняемого начисления (вкладка о вытеснении и приоритете) и проверьте список начислений, которые его вытесняют.
Частая ошибка — собственное начисление, созданное копированием оклада, без настроек вытеснения. Тогда в месяц отпуска сотрудник получает и отпускные, и полную надбавку. Обратная ситуация: надбавку вытесняет отпуск, хотя по положению об оплате труда она должна идти полностью.
Не меняйте настройки вытеснения у типовых начислений «Оплата по окладу» и подобных без понимания последствий. Это затронет всех сотрудников и пересчёт прошлых периодов.
Изменение графика работы и производственного календаря
Норма времени — основа почти любой формулы оклада. При проблемах с графиком ФОТ «плывёт» у всех сотрудников сразу.
График не заполнен на новый год
Это главная причина нулевого ФОТ в январе. Графики работы открываются через Настройка → Графики работы сотрудников. Порядок:
- Откройте нужный график (например, «Пятидневка»).
- Переключитесь на новый год.
- Нажмите «Заполнить» — график заполнится по производственному календарю.
- Повторите для каждого графика, по которому работают сотрудники, включая сменные.
Сначала убедитесь, что загружен производственный календарь на этот год. Он обновляется вместе с классификаторами через интернет-поддержку или вручную в справочнике «Производственные календари».
Сотрудника перевели на другой график
Смена графика — это кадровое изменение. Его оформляют «Кадровым переводом» или документом «Изменение графика работы списком». Если просто открыть старый график и поменять в нём дни, изменится норма у всех, кто по нему работает. Плановый ФОТ в уже введённых кадровых документах при этом не пересчитается.
Пример с цифрами
Часовая ставка 400 ₽, график 40 часов в неделю. В месяце с нормой 168 часов плановый ФОТ — 67 200 ₽ (400 × 168). Если график на этот месяц не заполнен, норма ноль и ФОТ ноль. Если в графике по ошибке 160 часов, ФОТ будет 64 000 ₽.
Даты запрета, статусы документов и закрытые периоды
Иногда ФОТ и начисления не пересчитываются потому, что программа не даёт изменить документ.
| Ситуация | Что происходит | Что делать |
|---|---|---|
| 🔒 Установлена дата запрета изменения | Документы до этой даты не перепроводятся | Вносить изменения в открытом месяце, дату запрета без согласования не сдвигать |
| 💸 По начислению уже есть ведомость на выплату | Сумма выплачена, менять старый расчёт некорректно | Исправить через перерасчёт в текущем месяце |
| 📝 Документ записан, но не проведён | Данные не попали в учёт | Провести документ |
| 🧾 Кадровый документ исправлен после расчёта | «Начисление зарплаты» содержит старые суммы | Перезаполнить начисление или дождаться перерасчёта |
Даты запрета задаются в разделе Администрирование (настройка «Даты запрета изменения»). Их обычно ставит главный бухгалтер после сдачи отчётности.
Как работают перерасчёты
Если кадровый документ или отсутствие исправили задним числом, ЗУП регистрирует необходимость перерасчёта. В следующем документе начисления зарплаты появится доначисление или сторно по прошлому месяцу. Документ закрытого месяца трогать не нужно — разница пройдёт текущим периодом.
Для проведённого документа прошлого периода есть механизм исправления: в форме документа ссылка «Исправить» создаёт исправляющий документ, а исходный остаётся в истории. Это безопаснее, чем отменять проведение старого документа.
Отмена проведения «Начисления зарплаты» за выплаченный месяц ломает связь с ведомостями, НДФЛ и взносами. Если без этого не обойтись, сначала сделайте копию базы и согласуйте действие с ответственным за расчёт.
Как найти причину по отчётам и журналу регистрации
Когда очевидной причины нет, сравните данные по шагам. Отчёты лежат в Зарплата → Отчеты по зарплате.
Отчёты для проверки
- 📄 Расчётный листок — показывает, что и за какие дни начислено. Сразу видно вытеснение и перерасчёты прошлых месяцев.
- 📄 Анализ начислений и удержаний — подробная расшифровка по видам расчёта, удобна для сравнения двух месяцев.
- 📄 Кадровые отчёты по плановым начислениям — покажут, какие начисления и показатели действуют у сотрудника на дату. Ищите их в разделе
Кадры → Кадровые отчеты.
Расшифровка строки начисления
Откройте документ «Начисление зарплаты и взносов» и строку сотрудника. В подробностях расчёта видны значения показателей, норма и отработанное время, подставленные в формулу. Если там ноль у нормы — проблема в графике. Если ноль у показателя — в данных для расчёта.
Журнал регистрации
Если ФОТ «вдруг» изменился, посмотрите, кто правил начисление, график или показатель. Журнал открывается через Администрирование → Обслуживание → Журнал регистрации. Отфильтруйте по нужному справочнику или документу и периоду. В журнале видно пользователя, дату и вид изменения.
Если ФОТ по-прежнему не пересчитывается
Когда все проверки пройдены, а сумма неверная, причина может быть в доработках или в данных базы.
- Проверьте расширения и доработки. Откройте
Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Расширения. Расширение, меняющее расчёт, может переопределять формулы. Временно отключите его на копии базы и пересчитайте. - Сравните с типовой. Создайте нового тестового сотрудника с тем же окладом и графиком на копии базы. Если у него ФОТ считается верно, ищите отличия в кадровой истории исходного сотрудника.
- Обновите конфигурацию. Ошибки расчёта в отдельных релизах исправляются следующими. Проверьте, установлен ли актуальный релиз ЗУП.
- Выполните тестирование и исправление базы — только при подозрении на повреждение данных, в нерабочее время и с монопольным доступом. Перед этим — резервная копия.