Пустая ведомость в банк в ЗУП 3.1: ищем, где потерялись сотрудники
Содержание
Если в 1С не заполняется ведомость в банк, документ почти всегда ведёт себя логично: он берёт только тех, кому есть что выплачивать. Сумма к выплате появляется из проведённых начислений, а попасть в банковскую ведомость сотрудник может, если у него способ выплаты «Через банк» и заполнен зарплатный проект. Не выполнено одно условие, и строка пропадает.
Ведомость в банк в ЗУП 3.1 открывается так: Зарплата → Ведомости в банк (в некоторых версиях раздел называется Выплата зарплаты). Ниже порядок проверки от самой частой причины к редкой. Идите сверху вниз и останавливайтесь, когда ведомость наполнится.
Сначала определите масштаб проблемы. Пусто совсем, нет одного-двух человек или сумма меньше ожидаемой? От этого зависит, где искать.
Быстрая диагностика: пусто вся ведомость или не хватает людей
Начните с симптома. Он сразу сужает круг причин.
Причина 1. Начисление не проведено или сделано не за тот месяц
Ведомость заполняется по данным учёта: сначала должно существовать начисление. Если документ Начисление зарплаты и взносов сохранён, но не проведён, для программы долга нет.
Проверьте по шагам:
- Откройте
Зарплата→Все начисления. - Отфильтруйте список по нужному месяцу и организации.
- Убедитесь, что у документа нет серой отметки «не проведён» и в нём есть строки по нужным людям.
- Если начисление есть только за прошлый месяц, а ведомость формируете на текущий, проверьте поле «Зарплата за».
⚠️ Ведомость за месяц не заполнится, пока по этому месяцу нет проведённого начисления. Аванс — исключение: для него есть отдельный вид выплаты.
Причина 2. Не тот вид выплаты в шапке ведомости
В шапке ведомости выбирают, что именно выплачивается. Типовые варианты: зарплата за месяц, аванс, межрасчётные выплаты, отпускные, больничные, по отдельному документу. Если выбрать не то, программа ищет долг не там.
| Что выплачиваете | Что выбрать в шапке | Что должно быть проведено |
|---|---|---|
| Зарплату за месяц | «Зарплата за месяц» | Начисление зарплаты и взносов |
| Аванс | «Аванс» | Документ аванса или начисление по аванс-схеме |
| Отпускные | «Отпуск» или выплата по документу | Документ «Отпуск» |
| Больничные | «Больничный лист» или по документу | Документ «Больничный лист» |
Если выплаты пришли из межрасчётного документа, выберите соответствующий вид и укажите период. После смены вида нажмите Заполнить заново: таблица сама не пересчитывается.
Причина 3. У сотрудника не «Через банк» или нет зарплатного проекта
Это вторая по частоте причина. Откройте сотрудника: Кадры → Сотрудники → нужный человек → ссылка Выплата зарплаты и учёт затрат (название ссылки может отличаться по релизам: ищите раздел про способ выплаты).
Проверьте три поля:
- 💳 способ выплаты — «Через банк»;
- 🏦 зарплатный проект — выбран, а не пустое поле;
- 🔢 номер лицевого счёта — заполнен и принадлежит этому человеку.
Если у сотрудника стоит «Через кассу», в банковскую ведомость он не попадёт. Для него есть ведомость в кассу.
В карточке нельзя просто поменять способ выплаты «задним числом» и ждать, что старые документы перестроятся. Изменение действует с даты, которую вы указали. Проверьте эту дату: если она позже месяца ведомости, сотрудник «ещё» получает деньги по старому способу.
Как узнать, у кого из сотрудников не заполнены счета
Откройте список зарплатного проекта: Зарплата → Зарплатные проекты → нужный проект. Там есть список сотрудников и их счетов. Либо в справочнике сотрудников отберите людей по способу выплаты и просмотрите колонку со счётом. Если колонки нет, добавьте её через Ещё → Настроить список.
Причина 4. Организация или подразделение не совпадают с ведомостью
В 1С можно вести несколько организаций в одной базе. Ведомость привязана к одной из них. Сотрудник, принятый в другое юрлицо, в ведомость не подтянется, даже если все начисления проведены.
То же с подразделением. Если в шапке указан отбор по подразделению, остальные отсекаются. Это удобно, когда выплаты идут по отдельным реестрам, но легко забыть про отбор.
Что смотреть:
- Поле
Организацияв шапке ведомости. - Поле
Подразделение: пусто или заполнено. - Приём или перевод сотрудника: действующая организация и подразделение на дату выплаты.
Причина 5. Сотрудник уже включён в другую ведомость
Программа не даёт выплатить одну сумму дважды. Если на ту же сумму уже есть проведённая ведомость, повторное заполнение вернёт ноль по этому сотруднику.
Типичные случаи:
- 📄 аванс выплачен отдельной ведомостью, и остаток по зарплате меньше;
- 📄 ведомость на другой банк, но тот же человек;
- 📄 выплата оформлена через платёжное поручение или кассу, а потом создаёте ещё одну ведомость.
Проверьте отчёт: Зарплата → Отчёты по зарплате → Задолженность по зарплате. Выберите период и организацию. Если по сотруднику долг равен нулю, ведомость пустая правильно.
Причина 6. Дата выплаты не попадает в период начисления
Ведомость в банк содержит дату, а не только месяц. Дата выплаты влияет на то, как учитывается НДФЛ и сроки. Если указать дату раньше, чем зарегистрирован доход сотрудника, программа может не подтянуть его в таблицу или предупредит о расхождении.
Что делать:
- поставьте дату выплаты не раньше конца месяца, за который платите зарплату;
- для аванса дата, наоборот, внутри месяца, и вид выплаты «Аванс»;
- после изменения даты очистите таблицу и нажмите
Заполнитьснова.
⚠️ Если поменяли дату в уже заполненной ведомости, строки остаются прежними. Они не пересчитываются сами, пока вы не заполните документ заново.
Причина 7. Отрицательные и нулевые суммы
Сотрудник может быть начислен, но ничего ему выплачивать не нужно. Например, в месяце был большой отпуск с авансом на весь период, а удержания съели остаток.
Пример с числами. Начислено за месяц 40 000 ₽, НДФЛ 5 200 ₽, ранее выплачено авансом 36 000 ₽. К выплате остаётся 40 000 − 5 200 − 36 000 = −1 200 ₽. Отрицательный остаток в ведомость не попадает, это переплата.
Что с этим делать:
- проверьте размер аванса и удержаний в начислении;
- если переплата ошибочная, исправьте аванс документом корректировки;
- если законная (удержание излишне выплаченного), оформите удержание в следующем месяце.
Причина 8. Не настроен зарплатный проект или банк
Если проекта нет вовсе, ведомость не из чего строить. Он создаётся один раз и содержит реквизиты договора с банком и формат файла обмена.
Откройте Зарплата → Зарплатные проекты и проверьте:
- проект существует и не помечен на удаление;
- выбран верный банк и организация;
- заполнен вид перечислений и данные для выгрузки реестра;
- сотрудники привязаны именно к этому проекту.
Без привязки сотрудник в таблицу не попадёт, даже если способ выплаты «Через банк».
Причина 9. Документ заполняется, но «Заполнить» не реагирует
Иногда кнопка нажата, ничего не происходит. Тогда вина не в данных, а в самой базе или правах.
Что поможет, когда причину найти не удаётся
Есть приём, который разрушает почти любую загадку: заполните ведомость для одного сотрудника, а не для всех. В шапке документа есть выбор сотрудников. Укажите проблемного человека и нажмите Заполнить.
Если он появился, проблема была в фильтре или подразделении. Если нет, значит, дело в карточке сотрудника или в его начислении. Так вы разделите задачу пополам за минуту.
Ещё несколько проверок:
- 🔎 откройте начисление и убедитесь, что у сотрудника в нём есть строка, а не только удержание;
- 🔎 посмотрите регистр выплат:
Зарплата→Все выплатыфильтром по сотруднику и месяцу; - 🔎 если база переносилась с обновлением, запустите стандартную проверку целостности и обновите зарплатные регистры по рекомендации специалиста.
Перед любой чисткой и ручным редактированием регистров делайте резервную копию информационной базы.
Ведомость в банк не заполняется автоматически в 1С 8.3: когда это норма
Слово «автоматически» вводит в заблуждение. Ведомость не создаётся сама: в 1С 8.3 её создаёт и заполняет человек, а программа лишь подбирает сотрудников и суммы по данным учёта. Если вы ждали, что документ появится после расчёта зарплаты, этого не будет.
Есть и обратная ситуация: в ЗУП 3.1 документ можно создать прямо из начисления. Откройте проведённое Начисление зарплаты и взносов и найдите ссылку на выплату зарплаты в нижней части формы либо кнопку Создать на основании. Ведомость откроется с уже подставленными организацией и месяцем, и пустой она окажется реже.
Если в 1С не заполняет ведомость в банк и при таком способе, проверьте три вещи:
- 📌 в начислении есть сотрудники со способом выплаты «Через банк», а не только «Через кассу»;
- 📌 в программе включён учёт выплаты по ведомостям, а не платёжным документом по каждому человеку;
- 📌 у пользователя есть права на создание и проведение выплатных документов.
Разделить сценарии просто. Заполняется вручную, но пусто — смотрите причины выше. Не создаётся из начисления вообще — смотрите настройки учёта выплат и права.
Частые ошибки и как их избежать
Чего не стоит делать, когда ведомость не заполняется:
- ❌ Вводить суммы вручную в обход начислений. Расчёт НДФЛ и взносов разойдётся с выплатами.
- ❌ Проводить ведомость сразу после ручной правки, не сверив итог с начислением.
- ❌ Менять способ выплаты задним числом, не проверив, нет ли проведённых ведомостей по старому способу.
- ❌ Создавать новый зарплатный проект на каждый месяц. Проект один, меняются только реестры.
Как не попадаться снова: проверяйте карточки новых сотрудников сразу после приёма. Счёт и способ выплаты заполняйте в день оформления, а не накануне зарплаты.