ЭТрН в 1С: где лежат электронные транспортные накладные и как их открыть

Где в 1С найти электронную транспортную накладную — зависит от того, что именно вы ищете: сам документ учёта или его электронную «обёртку». Сам документ лежит в журнале Продажи → Транспортные накладные, а электронная версия — ЭТрН с титулами и подписями — в Продажи → Текущие дела ЭДО и в Архив ЭДО. Третий путь самый быстрый: открыть реализацию и нажать ЭДО → Просмотреть электронный документ.

Эти три точки входа решают разные задачи. Журнал нужен, когда вы помните номер или контрагента. «Текущие дела ЭДО» — когда надо понять, на ком висит подпись. Архив — когда документ закрыт и нужен для проверки или для налоговой.

Ниже — пути меню по конфигурациям, расшифровка титулов и статусов, приёмы поиска по номеру и машине, печать и выгрузка XML, проводки по перевозке и разбор ошибок, из-за которых накладная «не находится».

Где в 1С найти электронную транспортную накладную: таблица путей

Сравнение точек входа — чтобы не ходить кругами:

Поиск транспортной накладной в 1С:Бухгалтерии 3.0

Через журнал транспортных накладных

1. Откройте Продажи → Транспортные накладные.
2. Поставьте период в верхней части списка — по умолчанию журнал часто показывает только последние месяцы.
3. Введите номер или название перевозчика в поле поиска над списком.
4. Двойной щелчок — документ открывается с вкладками «Груз», «Перевозчик», «Транспортное средство», «Приём/сдача груза».

В части релизов пункт называется Электронные перевозочные документы или лежит в разделе Покупки — у грузополучателя. Смысл один и тот же.

Через документ реализации

Если вы знаете, по какой отгрузке была перевозка:

1. Найдите Реализация (акты, накладные, УПД).
2. Откройте документ и нажмите Ещё → Связанные документы.
3. В дереве увидите Транспортная накладная и под ней — электронный документ ЭДО.

Кнопка ЭДО в карточке документа даёт команды Просмотреть электронный документ, Отправить, Подписать. Если команд нет — по этому документу ЭТрН не формировалась.

Через «Текущие дела ЭДО»

Список Продажи → Текущие дела ЭДО разложен по папкам: «Создать», «Подписать», «Утвердить», «Исправить», «Ошибка». Для перевозочных документов отдельная ветка — в ней видно, чей титул ждут.

Отбор по виду документа ставится через Ещё → Настроить список → Отбор, значение — Транспортная накладная.

Через архив ЭДО

Закрытые документы уходят в архив. Команда Архив ЭДО есть в разделе Продажи и в форме «Текущие дела ЭДО» через Ещё. В архиве доступны:

• 📄 все титулы в XML и в печатном виде;
• ✍️ сведения о подписях и сертификатах;
• 📬 квитанции оператора о доставке;
• 🔗 ссылка на документ учёта в базе.

Где смотреть ЭТрН в УТ 11, КА и 1С:ERP

В торговых и производственных конфигурациях перевозка — часть блока доставки, поэтому путей больше.

В УТ и ERP транспортная накладная обычно создаётся на основании Реализация товаров и услуг или Задание на перевозку. Если груз едет по нескольким заданиям, ЭТрН будет привязана к заданию, а не к реализации, — ищите от журнала доставки.

Кто вы в перевозке — там и ищите

Как включить обмен электронными перевозочными документами

Без настройки журнал может быть скрыт, а кнопка ЭДО — не выдавать перевозочные документы.

1. Администрирование → Функциональность → вкладка Торговля — проверьте флажок, отвечающий за транспортные накладные и доставку.
2. Администрирование → Обмен электронными документами → Обмен с контрагентами — включите использование электронных перевозочных документов (ЭПД).
3. Там же откройте Настройки ЭДО и убедитесь, что по контрагенту-перевозчику приглашение в статусе «Присоединён».
4. Проверьте регистрацию организации в ГИС ЭПД — она выполняется через вашего оператора ЭДО, в карточке настроек ЭДО видно состояние.
5. Заполните в карточке организации и в справочнике Физические лица данные водителей и Транспортные средства — без них титул не пройдёт форматный контроль.

Юридическая база — статья 18.1 Устава автомобильного транспорта (259-ФЗ) и Правила перевозок грузов (ПП РФ № 2200). Порядок обмена через ГИС ЭПД закреплён ПП РФ № 931. Обязательность электронной формы вводится поэтапно, график меняется постановлениями Правительства — сверяйтесь с действующей редакцией.

Статусы и титулы ЭТрН: как читать состояние документа

Электронная транспортная накладная — не один файл, а набор титулов. Каждый участник добавляет свой. В 1С состояние видно в колонке «Состояние ЭДО».

Дополнительные титулы появляются по ситуации: переадресовка груза, изменение стоимости перевозки, замена водителя или транспортного средства. В журнале они видны как отдельные строки внутри одного комплекта.

Приёмы поиска: по номеру, контрагенту, машине и дате

Если нужная ЭТрН «не находится», дело почти всегда в отборах.

• 🔎 Поиск по видимым колонкам — Ctrl+F в журнале. Ищет только по тому, что выведено на экран.
• ⚙️ Отбор по любому реквизиту — Ещё → Настроить список → Отбор. Так ищут по госномеру, водителю, адресу погрузки.
• 📅 Период — верхняя панель журнала. Документ прошлого года при периоде «текущий месяц» не покажется никогда.
• 🧩 Колонки — Ещё → Настроить список → Колонки: добавьте «Состояние ЭДО», «Перевозчик», «Транспортное средство».
• 🔗 Связанные документы — Ещё → Связанные документы от реализации, заказа или задания на перевозку.
• 🌐 Полнотекстовый поиск — поле с лупой в заголовке программы, если поиск включён в Администрирование → Обслуживание.

Печать, выгрузка XML и просмотр подписей

Открыв ЭТрН, вы можете:

1. Получить печатную форму — Печать → Транспортная накладная. На ней проставляются отметки о подписях сторон.
2. Выгрузить XML — в карточке электронного документа Ещё → Сохранить как или Выгрузить. Выгружаются все титулы комплектом.
3. Посмотреть подписи — Ещё → Подписи или Информация о сертификате: владелец, срок действия, время подписания.
4. Открыть протокол передачи — Ещё → Протокол передачи документа: кто и когда отправил, квитанции оператора, тексты отказов.

Для ФНС и для суда передают именно XML с подписями плюс протокол. Печатная форма сама по себе ничего не доказывает — это визуализация.

Проводки по перевозке, которые подтверждает ЭТрН

ЭТрН — первичный документ по услугам перевозки. Пример: перевозчик выставил 72 000 ₽, в том числе НДС 20% — 12 000 ₽.

Если доставка включается в стоимость приобретённых материалов, вместо счёта 44.01 используют 10.01 или 41.01 — зависит от учётной политики. У перевозчика та же сделка отражается как выручка: Дт 62.01 Кт 90.01.1 на 72 000 ₽ и Дт 90.03 Кт 68.02 на 12 000 ₽.

Расход подтверждается при соблюдении статьи 252 НК РФ: документ должен быть завершён, то есть содержать все обязательные титулы. Незакрытая ЭТрН без титула грузополучателя — слабое подтверждение расхода.

Отчёты для проверки перед закрытием месяца

• Состояние документов ЭДО (раздел Продажи → Отчёты по ЭДО) — сводка: что подписано, что ждёт, что с ошибкой.
• Журнал транспортных накладных с колонкой «Состояние ЭДО» — быстрый визуальный контроль.
• Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 60 — ищем перевозчиков с «висящими» суммами без закрытых перевозочных документов.
• Анализ субконто по контрагенту-перевозчику — сверка актов и накладных.

Типичные ошибки

Как не терять электронные транспортные накладные

• Назначьте ответственного за папку «Ошибка» в текущих делах ЭДО — проверка раз в день, не раз в месяц.
• Заведите Транспортные средства и водителей заранее, до первой отгрузки: это снимает большую часть форматных ошибок.
• В настройках обмена включите автоматическое Отправить и получить по расписанию — тогда квитанции приходят без ручных нажатий.
• Не чистите базу от «старых» ЭТрН: архив ЭДО и есть место хранения, отдельных копий на диске держать не нужно.
• Перед запросом в ФНС выгружайте XML и протокол вместе — по отдельности они мало что подтверждают.

Частые вопросы