Учётная запись в 1С:Предприятии 8.3: как завести сотрудника и дать ему ровно те права, что нужны

Пользователь 1С — это учётная запись в конкретной информационной базе: имя для входа, способ проверки (пароль 1С или вход через Windows) и набор прав. В типовых конфигурациях на 8.3 (Бухгалтерия 3.0, ЗУП 3.1, УТ 11) пользователей ведут в режиме Предприятия: Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи. Права там задают не ролями напрямую, а через профили и группы доступа.

Один человек — одна учётная запись, даже если он работает с двух компьютеров. Так в журнале регистрации видно, кто что изменил, а права настраиваются точно под должность. Механизм пользователей общий для платформы, поэтому описанное ниже подходит для всех конфигураций на Библиотеке стандартных подсистем; различаются только наборы готовых профилей.

Кто такой пользователь в 1С и какие бывают учётные записи

У одной и той же учётной записи в 1С есть две «половины»:

• 👤 Пользователь информационной базы — техническая запись платформы. Её видно в Конфигураторе через Администрирование → Пользователи. Тут хранятся имя для входа, пароль, роли и способ аутентификации.
• 📇 Элемент справочника «Пользователи» — запись прикладной конфигурации. Его видят в документах (поле «Ответственный», автор), в отчётах и в настройках доступа.

Типовая конфигурация связывает их сама, когда вы создаёте пользователя в режиме Предприятия. Если завести человека только в Конфигураторе, вторая половина не появится, и программа может отказать во входе или работать с ошибками доступа.

По назначению учётные записи делятся так:

Пока в базе нет ни одного пользователя, 1С пускает в неё без пароля всех и с полными правами. Как только появится первая учётная запись, вход станет по списку. Поэтому первой всегда создают запись администратора.

Роли, профили и группы доступа: как устроены права

Права в 1С собираются в три слоя.

1. Роль — набор разрешений на объекты конфигурации: читать справочник, проводить документ, открывать отчёт. Роли создаёт разработчик, в типовых их десятки. Две особые роли — ПолныеПрава и АдминистраторСистемы.
2. Профиль группы доступа — готовая «должность»: набор ролей под задачу. В Бухгалтерии 3.0 есть, например, профили «Администратор», «Бухгалтер», «Главный бухгалтер».
3. Группа доступа — профиль, применённый к конкретным людям. В группу добавляют участников, и они получают роли профиля.

Схема выглядит так: роли входят в профиль, профиль назначают группе, людей включают в группу. Человек может состоять в нескольких группах — права складываются.

Найти профили и группы можно рядом со списком пользователей:

• Администрирование → Настройки пользователей и прав → Профили групп доступа;
• Администрирование → Настройки пользователей и прав → Группы доступа.

Поставляемые профили менять не стоит: при обновлении конфигурации они вернутся к исходному виду. Нужен вариант с другими ролями — скопируйте профиль и правьте копию.

Создаём нового пользователя в 1С пошагово

Создавайте пользователя под учётной записью с правами администратора, в режиме Предприятия.

1. Откройте Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи.
2. Нажмите Создать.
3. Заполните Полное имя — так человек будет виден в документах и отчётах. Удобно писать «Иванова Мария Петровна» или «Иванова М. П.».
4. Включите флажок Вход в программу разрешен.
5. Задайте способ входа:
   • Аутентификация 1С:Предприятия — имя для входа и пароль. Имя короткое, без пробелов в конце: «Иванова».
   • Аутентификация операционной системы — пользователь Windows в формате \\ДОМЕН\ivanova. Человек входит без пароля, если сидит под этой учётной записью Windows.
6. Запишите карточку.
7. Нажмите Права доступа в карточке и отметьте нужные группы доступа. Либо откройте группу и добавьте человека в участники.
8. Попросите сотрудника зайти в базу и сменить временный пароль.

Флажок «Показывать в списке выбора» выводит имя в выпадающем списке окна входа. Для базы на 3–5 человек это удобно. Для базы, открытой через интернет , лучше снять: чужому не нужно видеть список логинов.

Быстрый способ: копирование

Пришёл второй бухгалтер — не собирайте права заново. Выделите в списке коллегу с той же должностью и нажмите Скопировать. Новая карточка получит те же группы доступа. Останется задать имя, логин и пароль.

Когда без Конфигуратора не обойтись

В Конфигураторе пользователя создают в двух случаях: база нетиповая и в ней нет справочника «Пользователи» или нужно восстановить доступ, когда в Предприятие никто зайти не может. В типовой базе после такого создания зайдите в Предприятие администратором и проверьте, что запись появилась в справочнике и включена в группы доступа.

Права доступа в 1С на практике: что настраивать кроме ролей

Роли отвечают за то, что человек может делать. Есть ещё настройки, которые отвечают, с какими данными и за какой период.

Ограничение по организациям и другим данным

Если в базе несколько организаций, а бухгалтер ведёт одну, включите ограничение на уровне записей: Администрирование → Настройки пользователей и прав, флажок ограничения доступа на уровне записей. После этого в группе доступа появится вкладка, где выбирают разрешённые организации.

Этот режим нагружает базу. На небольшой базе разница незаметна, на большой отчёты могут формироваться дольше. Включайте, если ограничение действительно нужно.

Запрет редактирования закрытого периода

Сдали отчётность за квартал — закройте период, чтобы никто не поправил проводки задним числом. В Бухгалтерии 3.0 это даты запрета изменения в разделе Администрирование → Проведение. Дату задают общую или по каждому пользователю и организации отдельно.

Политика паролей

В разделе Администрирование → Настройки пользователей и прав есть настройки входа: минимальная длина и сложность пароля, срок его действия, блокировка после неудачных попыток. Для базы с доступом из интернета это обязательный минимум.

Как проверить, что получилось

Откройте карточку пользователя → Права доступа. Там же можно сформировать отчёт по правам: он покажет, какие объекты доступны человеку и через какую группу. Надёжнее всего — зайти в базу под этой учётной записью и пройти типовой рабочий сценарий: создать документ , провести, открыть нужный отчёт.

Как изменить, отключить или удалить пользователя 1С

Изменение

• 🔑 Сменить пароль — откройте карточку и нажмите кнопку установки пароля. Старый пароль администратору знать не нужно.
• 🏷️ Переименовать — правьте «Полное имя». Имя для входа меняйте отдельно и предупредите человека.
• 🔄 Перевод на другую должность — уберите из старых групп доступа, добавьте в новые. Не оставляйте «на всякий случай» старые группы — права сложатся.

Отключение при увольнении

Сотрудник ушёл — снимите флажок Вход в программу разрешен и запишите карточку. Учётная запись сохранится, документы с его фамилией останутся на месте, история в журнале регистрации тоже. Если он сейчас в базе, завершите его сеанс через список активных пользователей.

Удаление

Удалять пользователя, который проводил документы, не нужно. Его элемент справочника указан в документах, журналах и настройках, и программа не даст удалить ссылки без последствий.

Удаление имеет смысл, только если учётную запись завели по ошибке и под ней ничего не делали. Порядок такой:

1. Поставьте пометку на удаление в списке пользователей.
2. Запустите Администрирование → Обслуживание → Удаление помеченных объектов.
3. Если программа нашла ссылки — отмените удаление и просто запретите вход.

Перед удалением помеченных объектов сделайте резервную копию базы — обработка удаляет все помеченные объекты, а не только пользователя.

Аудит действий: кто, когда и что поменял

Журнал регистрации записывает входы, выходы, создание и изменение документов, ошибки. Каждая запись привязана к пользователю, компьютеру и времени — поэтому так важна отдельная учётная запись на каждого.

Где открыть:

• в Предприятии: Администрирование → Обслуживание → Журнал регистрации;
• в Конфигураторе: Администрирование → Журнал регистрации.

Как найти нужное:

1. Нажмите Установить отбор.
2. Укажите период и пользователя.
3. Для поиска изменений по документу выберите события изменения данных и вставьте ссылку на документ в отбор по данным.
4. Откройте строку двойным щелчком — увидите, какой объект затронут и с какого компьютера.

Что настроить заранее

В Конфигураторе: Администрирование → Настройка журнала регистрации. Там выбирают уровень событий и срок хранения записей. Для аудита нужен уровень с регистрацией всех событий — иначе изменения данных в журнал не попадут.

Журнал отвечает на вопрос «кто последний записал документ», но не всегда покажет, какое поле изменилось. Для полной истории реквизитов в части конфигураций есть отдельный механизм версионирования объектов — его включают в разделе общих настроек администрирования.

Что проверить перед тем, как выдать доступ новому сотруднику

Ошибки при настройке пользователей, которые встречаются чаще всего

• ❌ Одна учётная запись на весь отдел. В журнале все действия на одно имя, найти автора ошибки невозможно. Плюс при увольнении одного придётся менять пароль всем.
• ❌ Роли выдали в Конфигураторе в типовой базе. Механизм групп доступа при следующей записи прав пересчитает роли по профилям, и ручные правки пропадут. Права в типовых меняют через группы доступа.
• ❌ Правка поставляемого профиля. После обновления конфигурации профиль вернётся к исходному составу.
• ❌ Администратор без пароля. Любой, кто откроет базу, получит полные права. У записи с полными правами пароль обязателен.
• ❌ Удалили единственного администратора. В Предприятии больше некому создавать пользователей. Выход — Конфигуратор и учётная запись с ролью АдминистраторСистемы. Держите минимум двух пользователей с полными правами.
• ❌ Сообщение Пользователь ИБ не идентифицирован после переноса базы. Обычно при входе через Windows: на новом сервере домен или имя учётной записи другие. Проверьте строку \\ДОМЕН\логин в карточке.

Частые вопросы