Кто такой пользователь информационной базы 1С и как дать ему доступ
Содержание
Пользователь 1С — это учётная запись в конкретной информационной базе: имя для входа, способ проверки (пароль или вход через Windows) и набор прав. Список таких записей хранится внутри базы. В Бухгалтерии 3.0, ЗУП 3.1 и УТ 11 его ведут в разделе Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи, в любой конфигурации — в Конфигураторе через Администрирование → Пользователи.
Слово «пользователь» в 1С путают с лицензией. Учётных записей можно завести сколько угодно, а лицензия ограничивает, сколько человек работают одновременно. Права, виды учётных записей и способы их настройки разобраны по порядку — от понятий к рабочим шагам.
Пользователь как учётная запись и пользователь как лицензия
Когда бухгалтер говорит «у нас 1С на пять пользователей», он имеет в виду лицензию. Когда администратор говорит «заведи пользователя», он имеет в виду учётную запись. Это разные сущности, и у них разные правила.
| Что сравниваем | Учётная запись | Клиентская лицензия |
|---|---|---|
| Где живёт | Внутри информационной базы | На компьютере, сервере 1С или ключе защиты |
| Что ограничивает | Кто и с какими правами входит | Сколько сеансов работают одновременно |
| Сколько можно | Без ограничений | Сколько куплено рабочих мест |
| Что будет при нехватке | — | Новый сеанс не откроется, платформа сообщит об отсутствии лицензии |
Пример. В базе 30 учётных записей, куплена лицензия на 10 рабочих мест. Работать будут все 30 сотрудников, но одновременно — не больше десяти. Одиннадцатый получит сообщение о нехватке лицензии, пока кто-то не закроет программу.
Не удаляйте учётные записи уволенных ради «экономии лицензий». Лицензию занимает открытый сеанс, а не строка в списке пользователей. Учётную запись уволенного достаточно отключить — об этом ниже.
Отсюда практический вывод: проблему «не хватает лицензий» решают в окне сеансов и в лицензиях, а проблему «не может войти» — в списке пользователей и правах.
Какие бывают пользователи 1С и виды доступа
Платформа 1С:Предприятие 8.3 знает только пользователей информационной базы. Типовые конфигурации на Библиотеке стандартных подсистем (БП, ЗУП, УТ, КА, ERP) надстраивают над ними свой справочник и делят учётные записи на несколько видов.
- 👤 Обычные пользователи — сотрудники, которые работают в программе каждый день. Связаны с физическим лицом или сотрудником.
- 🛠 Администраторы — имеют роль с правом администрирования. Создают пользователей, обновляют конфигурацию, видят журнал регистрации.
- 🤖 Служебные учётные записи — под ними работают обмены, регламентные задания, интеграции через веб-сервисы. Человек под ними не входит.
- 🌐 Внешние пользователи — контрагенты или клиенты, которым открыт ограниченный доступ, например через веб-кабинет. Ведутся отдельным справочником и включаются настройкой.
Из чего складываются права
В основе всего — роли. Роль разработчик задаёт в конфигурации: какие справочники и документы можно читать, изменять, проводить. Самая широкая роль в типовых конфигурациях — ПолныеПрава.
В конфигурациях на БСП роли вручную не раздают. Работает трёхуровневая схема:
- Профиль групп доступа — готовый набор ролей под должность: «Бухгалтер», «Кадровик», «Менеджер по продажам», «Только просмотр».
- Группа доступа — профиль плюс список участников и, при необходимости, ограничения по организациям или складам.
- Пользователь — входит в одну или несколько групп. Его итоговые права — сумма прав всех групп.
Права суммируются, а не вычитаются. Если человек состоит в группе «Бухгалтер» и в группе «Только просмотр», запретить ему что-то через вторую группу не получится.
Ограничение на уровне записей
Отдельный вид доступа — ограничение не по объекту, а по данным. Например, бухгалтер видит документы только своей организации из трёх. Включается флажком Ограничивать доступ на уровне записей в настройках пользователей и прав. После включения в группах доступа появляются поля для выбора разрешённых значений.
Ограничение на уровне записей заметно нагружает базу: каждый запрос получает дополнительные условия. На больших базах включайте его, когда разделение данных действительно нужно, и проверяйте скорость открытия журналов документов.
Как создать пользователя 1С в режиме Предприятие
В конфигурациях на БСП новых сотрудников заводят именно здесь, а не в Конфигураторе. Так учётная запись сразу попадает в справочник, получает группы доступа и связь с физическим лицом.
Пошагово: новый сотрудник с правами бухгалтера
- Откройте
Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи. - Нажмите
Создать. - Заполните
Полное имя— так человек будет виден в документах и отчётах, например «Иванова Мария Сергеевна». - Укажите физическое лицо, если конфигурация это предлагает. В ЗУП связь с сотрудником нужна для личного кабинета и заявок.
- Поставьте флажок
Вход в программу разрешён. Без него запись создаётся, но войти под ней нельзя. - Задайте имя для входа (короткое, без пробелов, например
ivanova) и пароль. Можно отметить, что пароль нужно сменить при первом входе. - Запишите карточку и перейдите по ссылке
Права доступа. Отметьте группы доступа, например «Бухгалтеры». - Сохраните. Попросите сотрудника войти и проверить, открываются ли нужные разделы.
Быстрый способ — копирование
Если в отделе уже есть человек с нужными правами, выделите его в списке и скопируйте карточку. Новая запись получит те же группы доступа. Останется сменить имя, имя для входа и пароль.
Перенести интерфейс и настройки отчётов от одного сотрудника к другому можно отдельно: в разделе Администрирование → Настройки пользователей и прав есть команда Копирование настроек. Она копирует внешний вид рабочих мест, но права доступа
не трогает.
Увольнение: отключить, а не удалить
Пользователь фигурирует в документах как автор и ответственный, в журнале регистрации, в истории изменений. Удаление ломает эти ссылки. Правильный путь:
- Откройте карточку пользователя.
- Снимите флажок
Вход в программу разрешёнили отметьтеНедействителен. - Запишите. Учётная запись исчезнет из списка выбора при входе, но история сохранится.
Пользователи и права в Конфигураторе
Конфигуратор работает со списком пользователей платформы напрямую. Он нужен, когда конфигурация нетиповая или сильно доработана, когда в базу никто не может войти, а также для первичной настройки пустой базы.
Где список и что в карточке
Откройте базу в режиме Конфигуратор и выберите Администрирование → Пользователи. Кнопка добавления открывает карточку из двух вкладок.
Вкладка «Основные»:
Имя— логин для входа;Полное имя— то, что видят в программе;Аутентификация 1С:Предприятия— вход по логину и паролю;Показывать в списке выбора— имя будет в выпадающем списке при запуске;Аутентификация операционной системы— вход под учётной записью Windows без ввода пароля.
Вкладка «Прочие»:
- список ролей с флажками;
- основной интерфейс, язык и режим запуска (тонкий или толстый клиент).
Роль «Полные права» и первый пользователь
Пока список пользователей пуст, база пускает любого без пароля и с полными правами. Как только появляется первая запись, вход только по учётным записям.
Первый пользователь в списке обязательно должен получить роль с правом администрирования — в типовых это ПолныеПрава, в конфигурациях на БСП ещё и АдминистраторСистемы. Платформа не даст записать первого пользователя без административных прав, но при правке существующих записей легко снять роль у единственного администратора и закрыть доступ всем.
В конфигурациях на БСП не раздавайте роли обычным сотрудникам галочками в Конфигураторе. При следующей записи карточки или обновлении прав программа приведёт роли в соответствие с группами доступа, и ручные флажки пропадут. Права в таких базах меняют через профили и группы доступа в режиме Предприятие.
Когда Конфигуратор — единственный выход
- 🔑 Единственный администратор забыл пароль, но в базу можно войти другим пользователем с правом администрирования — сбросьте пароль в его карточке.
- 🧩 Пользователь создан в Предприятии, но не входит из-за сбоя прав — сравните роли в Конфигураторе с ожидаемыми и запустите обновление прав в Предприятии.
- 📦 Пустая база перед вводом данных — заведите администратора здесь, остальных уже в Предприятии.
Если администраторов с паролем не осталось совсем, верный путь — восстановить базу из резервной копии, сделанной до потери пароля, или привлечь администратора, который сопровождает базу.
Вход в 1С: пароли, аутентификация Windows и безопасность
Платформа поддерживает несколько способов проверки пользователя. Для офиса обычно хватает первых двух.
| Способ | Как работает | Когда выбирать |
|---|---|---|
| Пароль 1С | Логин и пароль хранятся в базе | Небольшой офис без домена, удалённые сотрудники |
| Аутентификация ОС | Платформа узнаёт пользователя Windows, пароль не спрашивает | Компьютеры в домене Active Directory |
| OpenID / OpenID Connect | Проверка через внешний сервис | Веб-доступ и единый вход в несколько баз |
Для входа через Windows в карточке пользователя указывают учётную запись в формате \\ДОМЕН\имя. Если включить обе галочки, сотрудник войдёт автоматически со своего компьютера, а с чужого — по паролю.
Требования к паролям
Политика паролей задаётся для всей базы:
- в Конфигураторе —
Администрирование → Параметры информационной базы: минимальная длина и проверка сложности; - в конфигурациях на БСП — в разделе
Администрирование → Настройки пользователей и прав, блок настроек входа: срок действия пароля, запрет повторов, отключение неактивных пользователей.
Что стоит включить в любой базе:
- ✅ минимум 8 символов и проверку сложности;
- ✅ смену пароля при первом входе;
- ✅ снятие
Показывать в списке выборадля администраторов, чтобы их логин не был виден всем; - ✅ отдельные служебные учётные записи для обменов, а не логин администратора.
Один логин на троих — частая беда маленьких офисов. В журнале регистрации тогда невозможно понять, кто провёл документ. Учётная запись на каждого сотрудника ничего не стоит, лицензии от этого не тратятся.
Пароль от базы — это не всё
Учётная запись защищает вход в программу, но не файлы. В файловом варианте база — это файл 1Cv8.1CD в общей папке. Кто может скопировать папку, тот унесёт данные. Ограничьте права на папку в Windows только теми, кому база нужна, а резервные копии храните там, куда нет доступа у рядовых сотрудников.
Кто сейчас работает и что делал: контроль активности пользователей
Активные пользователи
Список открытых сеансов показывает, кто занимает лицензии прямо сейчас. Его можно открыть через Все функции → Стандартные → Активные пользователи. Если меню Все функции не видно, включите его в Сервис и настройки → Параметры флажком Отображать команду «Все функции».
В клиент-серверном варианте сеансы видны и в консоли администрирования серверов 1С, в узле информационной базы Сеансы. Из командной строки список даёт утилита rac: rac session list, параметры подключения — в справке rac help.
Завершение чужого сеанса из консоли обрывает работу сотрудника: непроведённый документ и несохранённые изменения пропадут. Предупредите человека или делайте это вне рабочего времени.
Журнал регистрации
Журнал регистрации записывает входы, выходы, изменения данных, ошибки. Где открыть:
- в Предприятии —
Администрирование → Обслуживание → Журнал регистрации(в БП 3.0 и ЗУП 3.1) илиВсе функции → Стандартные → Журнал регистрации; - в Конфигураторе —
Администрирование → Журнал регистрации.
Как найти, кто изменил документ:
- Откройте журнал и нажмите
Установить отбор. - Задайте период и, при необходимости, пользователя.
- В отборе по событиям оставьте изменение данных.
- В колонке с данными найдите нужный документ: видно, кто, когда и с какого компьютера его записал.
Уровень записи настраивается в Конфигураторе: Администрирование → Настройка журнала регистрации. Там же задают, как часто разделять журнал на файлы. Слишком подробный журнал растёт быстро, поэтому старые периоды полезно сокращать, предварительно выгрузив их в файл.