Учётная запись в 1С:Предприятии: из чего она состоит и как выдать человеку ровно те права, что нужны

Пользователь 1С:Предприятия — это учётная запись в конкретной информационной базе: имя для входа, способ аутентификации и набор прав. Настраивают его в типовых конфигурациях в разделе Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи, а права выдают через группы доступа, а не галочками в карточке. Пока в базе нет ни одного пользователя, любой, кто её откроет, работает с полными правами.

Учётная запись живёт внутри базы, а не на компьютере. Если у бухгалтера три базы, у него три независимых пользователя с тремя паролями. Сотрудник с полными правами в одной базе может не иметь доступа к соседней.

Как устроена безопасность: пользователь базы и пользователь программы

В 1С два уровня учётных записей, и путаница между ними — главная причина вопросов «я создал пользователя, а он не может войти».

1. Пользователь информационной базы — уровень платформы. Его видно в Конфигураторе: Администрирование → Пользователи. Здесь хранится имя для входа, пароль, способ аутентификации, основной интерфейс, язык и список ролей.
2. Пользователь программы — элемент справочника «Пользователи» в самой конфигурации (БП 3.0, ЗУП 3.1, УТ 11 и другие, построенные на БСП). К нему привязаны ФИО, физлицо, подразделение, группы доступа, контактная информация и персональные настройки.

Типовая конфигурация связывает эти две записи сама. Когда вы создаёте пользователя в режиме 1С:Предприятие и ставите флажок «Вход в программу разрешён», программа создаёт под ним пользователя информационной базы и сама проставляет роли по группам доступа.

Есть и третий уровень, который к базе не относится, — администраторы кластера серверов в клиент-серверном варианте. Их заводят в консоли администрирования серверов. Администратор кластера может создавать и удалять базы на сервере, но это не даёт ему входа в саму базу: туда нужен свой пользователь.

Способы входа: пароль 1С, Windows и OpenID

В карточке пользователя информационной базы задают, как он подтверждает свою личность. Можно включить сразу несколько способов.

• 🔑 Аутентификация 1С:Предприятия — имя и пароль, которые хранятся в самой базе. Самый частый вариант для небольших компаний и файловых баз.
• 🪟 Аутентификация операционной системы — пользователь Windows (обычно доменный) указывается в формате \\ДОМЕН\имя. Человек входит в 1С без пароля, если он залогинен в Windows под этой учётной записью.
• 🌐 Аутентификация OpenID — вход через внешний провайдер, используется чаще для веб-клиента и публикаций.

Для каждого пользователя есть два полезных флажка:

• «Показывать в списке выбора» — имя появляется в выпадающем списке окна входа. Для баз на 50+ человек его обычно снимают, чтобы не раскрывать список логинов.
• «Пользователю запрещено изменять пароль» — для общих служебных учётных записей, например под обмен или регламентные задания.

Если включена аутентификация Windows, можно временно войти под другим пользователем : в параметре запуска /WA- платформа не будет пробовать вход по Windows и покажет окно с логином и паролем.

"C:\Program Files\1cv8\common\1cestart.exe" ENTERPRISE /F"D:\Bases\Buh" /N"Иванова" /WA-

Требования к паролям

Политику паролей для всей базы задают в Конфигураторе: Администрирование → Параметры информационной базы. Там включают минимальную длину и проверку сложности. В типовых конфигурациях на БСП есть ещё форма «Настройки входа» в разделе настроек пользователей и прав: там задают срок действия пароля и автоматический запрет входа тем, кто давно не заходил в программу.

Роли и группы доступа: откуда у пользователя берутся права

Роль — объект конфигурации, который разрешает действия с объектами: читать справочник, проводить документ, открывать отчёт. Роли создаёт разработчик, у типовой конфигурации их сотни. Права разных ролей складываются: если хотя бы одна роль разрешает действие, оно разрешено.

Две роли нужно знать наизусть:

• ПолныеПрава — всё в прикладной части, включая администрирование программы.
• АдминистраторСистемы — администрирование на уровне платформы: изменение списка пользователей информационной базы, конфигуратор, параметры базы.

В типовых конфигурациях раздавать роли поштучно неудобно, поэтому БСП добавляет две надстройки:

1. Профиль групп доступа — готовый набор ролей под должность: «Бухгалтер», «Главный бухгалтер», «Кадровик», «Только просмотр» и так далее. Поставляемые профили менять нельзя, но их можно скопировать и отредактировать копию.
2. Группа доступа — профиль плюс список участников плюс (если включено) значения ограничений: какие организации, склады или подразделения доступны.

Пользователь получает права всех групп доступа, в которые входит. Хотите дать бухгалтеру ещё и кассовые операции — не делайте новый профиль «Бухгалтер-кассир», а добавьте человека во вторую группу.

Как создать пользователя 1С и настроить ему права

Порядок для типовой конфигурации на управляемых формах (БП 3.0, ЗУП 3.1, УТ 11).

Шаг 1. Первый администратор

Если пользователей в базе ещё нет, сначала заведите администратора. Иначе любой, кто подключится к базе, по-прежнему будет работать без ограничений.

1. Откройте Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи.
2. Нажмите Создать, укажите ФИО и имя для входа.
3. Включите «Вход в программу разрешён», задайте пароль.
4. На вкладке или по кнопке «Права доступа » включите группу «Администраторы».
5. Запишите. Программа предложит перезапуск — после него в базу пускают только по логину.

Запишите пароль администратора в надёжное место до перезапуска. Восстановить его можно только из Конфигуратора под другим администратором или из резервной копии базы.

Шаг 2. Рядовые сотрудники

1. В том же списке нажмите Создать.
2. Заполните «Полное имя», «Имя для входа», при необходимости — физическое лицо и подразделение (в ЗУП это нужно для кадровых ограничений).
3. Выберите способ входа: пароль 1С или пользователь Windows.
4. Откройте «Права доступа» и отметьте нужные группы доступа.
5. Запишите карточку и попросите человека войти под своим именем.

Шаг 3. Настройки интерфейса

Новый пользователь получает интерфейс по умолчанию. Если нужно, чтобы у всего отдела были одинаковые рабочий стол и панель разделов, настройте одного пользователя и перенесите его настройки остальным через Администрирование → Настройки пользователей и прав → Настройки пользователей. Там же их можно очистить, если интерфейс «сломался».

Если конфигурация нетиповая

В нетиповых и старых конфигурациях без справочника «Пользователи» на БСП всё делается в Конфигураторе: Администрирование → Пользователи → Добавить. На вкладке «Основные» задают имя и аутентификацию, на вкладке «Прочие» отмечают роли, основной интерфейс и язык.

Ограничение доступа на уровне записей: одна база — разные организации

Роль отвечает на вопрос «можно ли вообще работать с документами реализации». Ограничение на уровне записей (RLS, Record Level Security) отвечает на другой вопрос: «с какими именно». Типичный случай — в одной базе БП ведутся три организации, а бухгалтер должен видеть только одну.

Как включить в БП 3.0:

1. Администрирование → Настройки пользователей и прав.
2. Включите флажок «Ограничивать доступ на уровне записей».
3. Откройте группу доступа, перейдите к ограничениям и для вида доступа «Организации» выберите «Разрешены выбранные» и конкретные организации.
4. Запишите группу.

После этого бухгалтер не увидит чужих документов в списках, а в отчётах получит данные только по своей организации.

Что ограничивается в разных типовых:

Ещё одна особенность: если документ ссылается на объект, доступ к которому запрещён, пользователь может получить ошибку при открытии такого документа. Это не порча базы, а работа ограничения: проверьте состав разрешённых значений в группе доступа.

Журнал регистрации: кто, что и когда сделал в базе

Платформа записывает действия пользователей в журнал регистрации: входы и выходы, запись и удаление объектов, проведение документов, ошибки. Это главный инструмент разбора ситуаций «кто удалил платёжку».

Где открыть:

• в типовой конфигурации — Администрирование → Обслуживание → Журнал регистрации;
• в Конфигураторе — Администрирование → Журнал регистрации.

Отбор ставят по пользователю, периоду, событию и метаданным. Например: пользователь «Петрова», событие «Данные. Удаление», объект «Документ. Списание с расчётного счёта», период — вчерашний день.

Насколько подробно писать журнал, задают в Конфигураторе: Администрирование → Настройка журнала регистрации. Уровни — от «Не регистрировать» до «Регистрировать примечания». Для аудита ставьте как минимум «Информацию»: без неё в журнал не попадут записи об изменении данных.

Полезно знать ещё два инструмента:

• 👥 Активные пользователи — Администрирование → Обслуживание → Активные пользователи: кто сейчас в базе, с какого компьютера и в каком приложении.
• 🔐 Отбор журнала по событию «Сеанс. Аутентификация» — показывает, кто и когда входил. Так легко найти учётные записи уволенных сотрудников, под которыми всё ещё заходят.

Что проверить, когда сотрудник уходит или меняет должность

Об этом шаге забывают чаще всего. Учётные записи уволенных живут годами, и под ними продолжают входить.

Частые вопросы