Новый сотрудник в базе: рабочее место, права, отчёты и копии

Чтобы настроить 1С для пользователя, создайте ему учётную запись в Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи, включите в группу доступа с нужным профилем, а затем заполните его персональные настройки: организацию, склад, подразделение по умолчанию. Остальное — отчёты, обмены, копии — настраивается один раз на всю базу.

Типичная картина: в бухгалтерию вышел новый человек, ему скопировали ярлык, он открыл базу и видит чужую организацию, полсотни лишних разделов и документы, которые ему трогать нельзя. Пошаговая инструкция ниже помогает настроить 1С по порядку, чтобы так не было. Пути даны для типовых конфигураций на БСП в интерфейсе «Такси» — 1С:Бухгалтерии 3.0, ЗУП 3.1, УТ 11. Там, где путь отличается, это сказано отдельно.

1. Первичная настройка рабочего места пользователя

Начинают с компьютера сотрудника, а не с базы. Если клиент 1С не может подключиться, дальнейшие настройки бессмысленны.

Добавление базы в список

1. Запустите 1С:Предприятие — откроется окно со списком информационных баз.
2. Нажмите Добавить → Добавление в список существующей информационной базы.
3. Для файловой базы укажите каталог, где лежит файл 1Cv8.1CD. Для серверной — имя сервера 1С и имя базы на кластере.
4. На последнем шаге выберите основной режим запуска. Для бухгалтера почти всегда подходит Тонкий клиент.

💡 Если баз много и сотрудников тоже, не добавляйте их руками на каждом ПК. Подготовьте общий файл списка баз (.v8i) и подключите его через Настройка в окне запуска. Новая база появится у всех сразу.

Дополнительные параметры запуска

В окне запуска выделите базу → Изменить → на последней странице есть поле «Дополнительные параметры запуска». Сюда пишут ключи командной строки. Самый полезный — /ClearCache: он очищает клиентский кэш при входе. Ставят его временно, когда после обновления у одного пользователя «плывут» формы, а у остальных всё в порядке. Постоянно держать ключ не стоит — каждый запуск станет медленнее.

Персональные настройки внутри программы

После первого входа пользователь (или администратор за него) открывает персональные настройки. В Бухгалтерии 3.0 это Главное → Персональные настройки. Там задают:

• 🏢 основную организацию — она подставляется в новые документы;
• 📦 основной склад и подразделение;
• 🔔 подтверждение при закрытии программы;
• 📅 рабочую дату, если сотрудник вносит документы задним числом.

Внешний вид меняют через главное меню программы: Вид → Настройка панелей. Перетащите панели так, как удобно: кто-то держит панель разделов слева, кто-то сверху. Часто используемые документы и отчёты отмечайте звёздочкой — они попадут в «Избранное».

2. Права доступа: пользователи, профили и группы

Права в типовых конфигурациях раздаются не галочками в карточке человека, а через три сущности.

Пошагово для нового сотрудника

1. Откройте список пользователей и нажмите Создать.
2. Заполните полное имя и имя для входа. Включите флажок «Вход в программу разрешён».
3. Выберите способ аутентификации. Аутентификация 1С — по паролю. Аутентификация операционной системы — человек входит под своей учёткой Windows без пароля 1С; удобно в домене.
4. Перейдите в «Права доступа » карточки и включите пользователя в подходящую группу доступа.
5. Запишите карточку и попросите сотрудника войти и сменить пароль .

В Бухгалтерии 3.0 есть готовые профили — «Бухгалтер», «Главный бухгалтер», «Администратор» и другие. Не давайте профиль «Администратор» рядовым сотрудникам «чтобы не мешали ошибки прав». Он открывает удаление объектов, обновление конфигурации и управление чужими учётными записями.

Ограничение по организациям

Когда в одной базе ведут несколько фирм, а сотруднику нужна одна, включите в Настройки пользователей и прав флажок «Ограничивать доступ на уровне записей». После этого в группе доступа появится возможность указать разрешённые организации. Флажок заметно нагружает базу на больших объёмах, поэтому без реальной необходимости его не включают.

Закрытый период

Там же настраиваются даты запрета изменения. Поставьте дату — и документы до неё нельзя будет исправить без отдельного права. Это лучшая защита от ситуации, когда кто-то перепровёл документ в сданном квартале и «съехала» отчётность.

3. Обмен данными между базами

Синхронизация в типовых конфигурациях настраивается в Администрирование → Синхронизация данных. Пользователю обмен обычно не нужен — его настраивает администратор, но знать, где он живёт, полезно.

Порядок общий для всех типовых связок (Бухгалтерия ↔ ЗУП, Бухгалтерия ↔ УТ, Розница ↔ УТ):

1. В обеих базах включите флажок «Синхронизация данных» и задайте префикс базы — он не даст номерам документов совпасть.
2. Нажмите Настроить синхронизацию данных и выберите программу, с которой связываетесь.
3. Укажите способ подключения: напрямую к базе на этом компьютере или в локальной сети, через интернет к опубликованной базе или через общий каталог.
4. Задайте правила: с какой даты переносить данные, по каким организациям, какие документы.
5. Выполните первую синхронизацию и проверьте, что справочники не задвоились.

💡 Перед первой синхронизацией двух давно живущих баз сделайте копии обеих. Если справочники сопоставятся неверно, откатить сотни созданных дублей вручную очень тяжело.

Отдельно стоит загрузка банковских выписок. Обмен с банком настраивают из списка «Банковские выписки»: либо через файл обмена в формате клиент-банка, либо через прямой обмен с банком (1С:ДиректБанк), если банк его поддерживает.

4. Как ускорить работу 1С у пользователей

Медленная работа — самая частая жалоба после первой настройки. Причины обычно приземлённые.

• 🌐 Файловая база открыта по сети с нескольких компьютеров. Файловый режим рассчитан на небольшое число одновременных пользователей; при 5–10 активных сотрудниках стоит думать о клиент-серверном варианте.
• 🧹 Накопились помеченные на удаление объекты. Очистка — Администрирование → Обслуживание → Удаление помеченных объектов. Запускайте, когда в базе нет пользователей.
• 📊 Отчёты формируются без ограничения периода. Отчёт «за всё время» по большой базе может выполняться десятки минут.
• 🗂 Слишком много открытых вкладок. Каждая открытая форма держит память клиента.
• 🛡 Антивирус проверяет файл базы при каждом обращении. Добавьте каталог базы и каталог кэша 1С в исключения — с согласования администратора безопасности.

Для файловой базы есть ещё «Тестирование и исправление» в Конфигураторе (Администрирование → Тестирование и исправление) с пунктом сжатия таблиц. Этот режим требует монопольного доступа: все пользователи должны выйти, а перед запуском обязательна резервная копия.

5. Отчёты и печатные формы под себя

Варианты отчётов

В любом отчёте на БСП есть кнопка Настройки. В ней меняют отборы, группировки, состав полей. Чтобы не настраивать заново каждый раз, сохраните результат как свой вариант: Ещё → Сохранить вариант отчёта. Вариант можно сделать личным или доступным другим пользователям.

Пример: бухгалтер по расчётам каждый день смотрит оборотно-сальдовую ведомость по 60 и 62 счетам с разбивкой по договорам. Один сохранённый вариант снимает пять минут кликов в день.

Печатные формы

• 🖼 Логотип, подпись руководителя и печать для счетов загружают в карточке организации, в разделе «Логотип и печать».
• 📝 Изменить макет типовой формы — Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Макеты печатных форм. Изменённый макет сохраняется в базе и не теряется при обновлении, но после крупного обновления его стоит сверить с новым типовым.
• 📎 Свои формы от программиста подключают как внешние печатные формы в разделе «Дополнительные отчеты и обработки» той же группы настроек.

Сброс испорченной формы

Пользователь утащил колонки, скрыл нужные поля и не может вернуть как было. Откройте форму, нажмите Ещё → Изменить форму и в окне настройки — Стандартные настройки. Форма вернётся к виду по умолчанию только для этого пользователя.

6. Автоматизация рутинных операций

Вот что в типовой конфигурации можно поручить программе вместо человека:

Регламентные задания смотрят в Администрирование → Обслуживание → Регламентные операции → Регламентные и фоновые задания. В файловой базе они выполняются, только пока кто-то из пользователей работает в программе. В клиент-серверной — сервером 1С по расписанию, независимо от того, открыта ли программа.

7. Работа в 1С с телефона: мобильный клиент

Есть два разных сценария, и их часто путают.

Мобильный клиент 1С:Предприятия. Это приложение «1С:Предприятие» из магазина приложений. Оно подключается к вашей обычной базе и показывает её интерфейс, адаптированный под экран телефона. Условия:

1. База опубликована на веб-сервере (IIS или Apache) и доступна по адресу http:// или https://. Публикацию делают в Конфигураторе: Администрирование → Публикация на веб-сервере, запуск Конфигуратора — от имени администратора Windows.
2. Конфигурация поддерживает мобильный клиент. Типовые актуальные конфигурации — поддерживают.
3. У пользователя есть логин и пароль 1С. Аутентификация Windows для телефона не подходит.

Наружу публикуйте только через https и с надёжными паролями. База, открытая в интернет по http с пустым паролем администратора, — прямой путь к утечке.

Отдельные мобильные приложения — например, для кассы или учёта у предпринимателя. Это самостоятельные программы со своими базами, они обмениваются данными с основной базой, но настраиваются отдельно.

Если база работает в 1С:Фреш или другом облаке 1С, публикацию делать не нужно — адрес для подключения уже есть у провайдера.

8. Резервные копии и восстановление базы

Резервную копию настраивают раньше всего остального — просто в инструкции этот пункт идёт последним по логике работы.

Восстановление из копии

Для .dt: Конфигуратор → Администрирование → Загрузить информационную базу. Загрузка полностью заменяет текущие данные базы. Поэтому сначала выгрузите текущее состояние, даже если оно «сломанное», и только потом загружайте старую копию. Лучше всего — восстановить копию в новую пустую базу, проверить и уже затем переключаться.

Правило, которое спасает чаще остальных: копия, которую ни разу не пробовали развернуть, — это не копия. Раз в квартал разворачивайте последнюю в тестовую базу и открывайте её.

Частые вопросы