Уволенный сотрудник, лишняя учётка, дубль: что делать с пользователем 1С

Чтобы удалить пользователя в 1С 8.3 на типовой конфигурации (Бухгалтерия 3.0, ЗУП 3.1, УТ 11), откройте Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи, зайдите в карточку и снимите флажок «Вход в программу разрешен». Затем пометьте элемент на удаление. Физически стирать его из справочника обычно не нужно и даже вредно.

Частая ошибка администратора — сразу удалить пользователя в Конфигураторе. Вход действительно пропадает, но элемент справочника «Пользователи» остаётся, а в карточке появляется расхождение со списком пользователей информационной базы. Правильный порядок для конфигураций на БСП — через режим «Предприятие», а Конфигуратор оставить для нетиповых баз и аварийных случаев.

Перед удалением пользователя: пять проверок

В 1С пользователь живёт в двух местах. Первое — список пользователей информационной базы, его ведёт платформа: имя для входа, пароль, роли, способ аутентификации. Второе — справочник «Пользователи» конфигурации: ФИО, профили групп доступа, связь с физлицом, персональные настройки. В типовых решениях эти записи связаны между собой.

Удалять имеет право только пользователь с правом «Администрирование» (в типовых — профиль «Администратор» или роль «Полные права»). Без этого раздел настроек пользователей просто не откроется.

До удаления пройдите короткий список:

• 🔎 Активные сеансы. Посмотрите, не работает ли сотрудник сейчас в базе. Список сеансов есть в Конфигураторе (Администрирование → Активные пользователи) и в режиме «Предприятие» в разделе Администрирование → Обслуживание.
• ⏰ Регламентные задания. На серверной базе часть заданий может выполняться от имени конкретного пользователя: загрузка курсов валют, обмены, обработка почты. Удалите его — задание начнёт падать.
• 🔄 Обмены данными и интеграции. Обмен с сайтом, кассой, ЗУП или EnterpriseData часто настраивают под отдельной учёткой. Если её «почистили», обмен перестанет авторизоваться.
• 📧 Учётные записи почты и ЭДО. Личная почтовая учётка или сертификат электронной подписи могут быть привязаны к пользователю. Передайте их ответственным заранее.
• 📝 Задачи и бизнес-процессы. Если в базе используются задачи, переназначьте незакрытые на другого исполнителя.

Отключение входа и пометка на удаление в режиме «Предприятие»

Путь одинаковый для Бухгалтерии 3.0, ЗУП 3.1, УТ 11 и Комплексной автоматизации 2: Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи. Если пункта «Пользователи» нет, включите на той же странице флажок «Пользователи и права» или аналогичную настройку использования списка пользователей.

Сценарий 1. Сотрудник уволился

1. Откройте список пользователей и найдите сотрудника по фамилии.
2. В карточке снимите флажок «Вход в программу разрешен» и сохраните.
3. Отметьте флажок «Недействителен», чтобы пользователь пропал из списков выбора и окна входа.
4. При желании удалите его из всех групп доступа: на закладке профилей снимите отметки.

На этом этапе учётку уже нельзя использовать для входа, а вся история сохраняется. В документах по-прежнему видно, кто их создал.

Сценарий 2. Учётка создана по ошибке или это дубль

1. Убедитесь, что от имени пользователя не создано ни одного документа (об этом ниже).
2. В списке выделите строку и нажмите Del или кнопку пометки на удаление.
3. Подтвердите пометку.
4. Запустите обработку «Удаление помеченных объектов» в разделе Администрирование → Обслуживание.

Обработка удалит элемент только если на него нет ссылок. Если ссылки есть, она покажет список мест, где пользователь используется, и оставит его в базе. Это нормальное поведение, а не сбой.

Чем отличается отключение от удаления

Как удалить пользователя в Конфигураторе

Конфигуратор нужен в трёх случаях: база нетиповая, конфигурация не использует справочник «Пользователи», или войти в «Предприятие» невозможно.

1. Запустите базу в режиме «Конфигуратор» под администратором.
2. Откройте Администрирование → Пользователи.
3. Выделите строку с нужным именем.
4. Нажмите Del или кнопку удаления на панели и подтвердите.

Монопольный доступ для этого не нужен: остальные могут продолжать работать. Но если удаляемый сотрудник сейчас в базе, его сеанс не прервётся мгновенно. Новый вход станет невозможен, а текущий сеанс лучше завершить отдельно.

💡 В типовой конфигурации после удаления через Конфигуратор откройте карточку этого человека в «Предприятии». Программа покажет, что пользователь информационной базы не найден. Поставьте у элемента «Недействителен» — так справочник придёт в согласие со списком платформы.

Завершение активного сеанса

Если сотрудник ещё не вышел, его сеанс можно закрыть:

• в файловой базе — из списка активных пользователей в «Предприятии» командой завершения сеанса;
• в клиент-серверной базе — в консоли администрирования серверов 1С: кластер → информационная база → «Сеансы», удалить сеанс нужного пользователя.

Удаление пользователя само по себе не освобождает лицензию. Клиентская лицензия занята, пока открыт сеанс. Как только сеанс закрыт, лицензия свободна, и неважно, удалён пользователь или нет.

Ссылки на удалённого сотрудника: документы, справочники, настройки

В документах 1С пользователь записан в реквизитах «Ответственный», «Автор», «Менеджер» и подобных. Физическое удаление такого элемента приведёт к «битым ссылкам»: в поле появится <Объект не найден> и длинный идентификатор. Поэтому сначала разберитесь со ссылками.

Поиск мест использования

Откройте карточку пользователя и в меню «Ещё» выберите команду поиска мест использования. Программа покажет все документы и справочники, где он упоминается. Для уволенного сотрудника это сотни строк, и это нормально — для таких случаев подходит «Недействителен», а не удаление.

Замена пользователя в документах

Если нужно, чтобы новые отчёты по «Ответственному» показывали другого человека:

1. Откройте «Групповое изменение реквизитов» в разделе Администрирование → Обслуживание.
2. Выберите вид документов, например «Реализация (акт, накладная, УПД)».
3. Установите отбор по реквизиту «Ответственный», равному удаляемому пользователю.
4. Укажите новое значение и выполните изменение.

Для дубля удобнее обработка «Поиск и удаление дублей» в том же разделе. Она заменяет все ссылки с дубля на оригинал за один проход, а дубль удаляет.

Персональные настройки и права

У каждого пользователя хранятся свои настройки: варианты отчётов, внешний вид форм, избранное, основные значения (организация, склад). В типовых конфигурациях на странице Администрирование → Настройки пользователей и прав есть «Персональные настройки пользователей». Там настройки уходящего сотрудника можно скопировать преемнику, а потом очистить.

Профили групп доступа удалять не нужно. Достаточно убрать пользователя из их участников. Если для него создавалась отдельная персональная группа доступа, её можно пометить на удаление вместе с ним.

Журнал регистрации: кто и когда удалил пользователя

Платформа сама пишет в журнал регистрации все изменения списка пользователей. Записи остаются даже после удаления учётки.

Где открыть журнал:

• в «Предприятии» — Администрирование → Обслуживание → Журнал регистрации;
• в Конфигураторе — Администрирование → Журнал регистрации.

Чтобы найти нужную запись, установите отбор по событию. Нужные события:

В колонке «Пользователь» видно, кто выполнил действие, а в «Данные» — над чьей учёткой. Если важно сохранить следы за длительный срок, проверьте в Конфигураторе Администрирование → Настройка журнала регистрации: уровень «Регистрировать все события» и период разделения файлов.

💡 После увольнения полезно раз в неделю смотреть в журнале события «Сеанс. Ошибка аутентификации» с именем ушедшего сотрудника. Повторяющиеся попытки — повод проверить, кто ещё знает его пароль, и поменять пароли общих учёток.

Если журнал отключили

Уровень регистрации «Не регистрировать» — частая причина, по которой «никто не знает, кто удалил». Восстановить события задним числом нельзя. Включите регистрацию и храните резервные копии каталога журнала вместе с копиями базы.

Удаление пользователей кодом и внешней обработкой

Когда учёток десятки (например, после закрытия филиала), щёлкать каждую карточку долго. Платформенный объект ПользователиИнформационнойБазы позволяет отключить или удалить пользователей программно.

Пример серверной процедуры для внешней обработки. Она отключает вход всем, чьё имя есть в списке, а пользователей с отметкой «удалить» удаляет полностью:

&НаСервереБезКонтекста
Процедура ОбработатьПользователейНаСервере(СписокИмен, УдалятьПолностью)

    Для Каждого ИмяПользователя Из СписокИмен Цикл

        ПользовательИБ = ПользователиИнформационнойБазы.НайтиПоИмени(ИмяПользователя);
        Если ПользовательИБ = Неопределено Тогда
            Сообщить("Не найден: " + ИмяПользователя);
            Продолжить;
        КонецЕсли;

        Если УдалятьПолностью Тогда
            ПользовательИБ.Удалить();
            Сообщить("Удалён: " + ИмяПользователя);
        Иначе
            ПользовательИБ.АутентификацияСтандартная = Ложь;
            ПользовательИБ.АутентификацияОС = Ложь;
            ПользовательИБ.ПоказыватьВСпискеВыбора = Ложь;
            ПользовательИБ.Записать();
            Сообщить("Вход отключён: " + ИмяПользователя);
        КонецЕсли;

    КонецЦикла;

КонецПроцедуры

Как это работает:

• НайтиПоИмени ищет учётку по имени для входа, а не по ФИО в справочнике;
• снятие АутентификацияСтандартная и АутентификацияОС запрещает вход по паролю и через Windows;
• ПоказыватьВСпискеВыбора = Ложь убирает имя из окна входа;
• Удалить() стирает пользователя из списка платформы без возможности отмены.

Выполнять код нужно под пользователем с правом «Администрирование». Обработку открывают через Файл → Открыть, а в типовых конфигурациях программа может спросить подтверждение на открытие внешнего файла.

Перед запуском на рабочей базе прогоните обработку на копии. Список имён удобно загрузить из табличного документа: одно имя — одна строка.

Частые ошибки при удалении пользователей и как их избежать

Ещё две ошибки, которые не видно сразу:

• ❌ Общая учётка «Бухгалтер» на троих. Удалить «одного из бухгалтеров» невозможно, а в журнале не видно, кто что делал. Заводите каждому свою учётку.
• ❌ Удаление без копии на нетиповой базе. Если доработчик хранил что-то в справочнике пользователей, ссылки могут быть в неожиданных местах. Сделайте выгрузку .dt до массовой чистки.

Частые вопросы