Кто работает в 1С:Предприятии 8.3 и какие права нужны каждому
Содержание
Пользователи 1С делятся по задачам: администратор управляет базой и правами, бухгалтеры и кадровики ведут учёт, менеджеры работают со своим участком (продажи, закупки, склад), программист дорабатывает конфигурацию, а аудиторы и консультанты получают временный доступ «на просмотр». Тип пользователя в 1С задаётся не отдельной галочкой, а набором прав: в типовых конфигурациях 8.3 это группы доступа и профили групп доступа в разделе Администрирование → Настройки пользователей и прав.
Правило одно для всех видов: у каждого сотрудника своя учётная запись и ровно те права, которые нужны для его работы. Ниже разобрано, что именно нужно каждой роли, как завести нового пользователя и где чаще всего ошибаются при настройке доступа. Пути меню даны для типовых конфигураций на БСП (Бухгалтерия 3.0, ЗУП 3.1, УТ 11) в интерфейсе «Такси».
Как устроены пользователи в 1С 8.3: два списка и профили прав
Прежде чем раздавать права, полезно понять, где они хранятся. В 1С два уровня пользователей.
- 🧱 Список пользователей информационной базы — уровень платформы. Его видно в Конфигураторе:
Администрирование → Пользователи. Здесь хранятся имя для входа, способ аутентификации и роли. - 📇 Справочник «Пользователи» — уровень конфигурации. Он связан с первым списком и содержит то, что нужно прикладной логике: физлицо, подразделение, участие в группах доступа, персональные настройки.
В типовых конфигурациях работают со вторым уровнем, из режима «Предприятие». Программа сама создаёт и правит запись в списке платформы и сама назначает роли по профилям.
Роли, профили и группы доступа
| Понятие | Что это | Кто создаёт |
|---|---|---|
| Роль | Набор прав на объекты метаданных (читать, добавлять, проводить) | Разработчик конфигурации |
| Профиль группы доступа | Набор ролей под должность: «Бухгалтер», «Администратор» и т. п. | Поставляется с конфигурацией, можно копировать и менять копию |
| Группа доступа | Профиль + список участников + при необходимости ограничения (например, по организациям) | Администратор базы |
Пользователь получает права через участие в группе доступа. Состоит в двух группах — права складываются. Отнять право «вычитанием» нельзя: если одна группа даёт проведение документов, вторая его не запретит.
Поставляемые профили лучше не редактировать. Скопируйте нужный, назовите по-своему и меняйте копию: при обновлении конфигурации поставляемый профиль может быть перезаписан.
Администратор 1С: кто управляет базой и правами пользователей
Администратор — единственный тип пользователей, у которого есть полные права. Обычно это один-два человека: системный администратор или 1С-ник компании, иногда главный бухгалтер в небольшой фирме.
Что входит в его работу:
- 👥 заводит пользователей, включает их в группы доступа, отключает уволенных;
- 🔄 обновляет конфигурацию и платформу, делает резервные копии;
- ⚙️ настраивает обмены, регламентные задания, интернет-поддержку;
- 🔒 следит за паролями и способами входа;
- 🧹 при необходимости завершает зависшие сеансы и разбирает блокировки.
Права администратора в типовых конфигурациях даёт поставляемый профиль «Администратор». Через него же назначается роль с полными правами на уровне платформы.
Держите в базе минимум одного администратора с известным паролем. Если единственный пользователь с полными правами забыл пароль или уволился, восстанавливать доступ придётся через Конфигуратор, а при парольном входе в него — тоже через администратора.
Администратор не должен работать под своей учётной записью в повседневном учёте. Ошибка в документе под полными правами пройдёт мимо всех ограничений, включая даты запрета изменения.
Бухгалтеры и кадровики: основные пользователи 1С
Бухгалтеры — самая большая группа пользователей в Бухгалтерии 3.0. В зарплатной базе их место занимают расчётчики и кадровики. Именно им нужно больше всего прав на документы, поэтому здесь важна аккуратность.
Что обычно нужно бухгалтеру
- 📄 ввод и проведение первички: реализация, поступление, банк, касса;
- 📊 формирование отчётов: оборотно-сальдовая ведомость, анализ счёта, карточка счёта;
- 🧾 регламентированная отчётность и закрытие месяца — чаще у главного бухгалтера;
- 📚 ведение справочников: контрагенты, договоры, номенклатура.
Бухгалтер и главный бухгалтер
В Бухгалтерии 3.0 есть отдельные поставляемые профили «Бухгалтер» и «Главный бухгалтер». Разница в ответственных операциях: настройки учётной политики, закрытие периода , установка дат запрета изменения. Рядовому бухгалтеру их лучше не давать.
Пример распределения в фирме из пяти человек в учёте:
| Сотрудник | Профиль | Ограничение |
|---|---|---|
| Главный бухгалтер | Главный бухгалтер | Все организации |
| Бухгалтер по банку и кассе | Бухгалтер | Только «ООО Альфа» |
| Бухгалтер по реализации | Бухгалтер | «ООО Альфа» и «ООО Бета» |
| Кадровик (в ЗУП) | Кадровый профиль ЗУП | Все организации |
| Расчётчик (в ЗУП) | Зарплатный профиль ЗУП | Все организации |
Чтобы разграничение по организациям работало, в настройках пользователей и прав включают ограничение доступа на уровне записей. После этого в карточке группы доступа появляется возможность указать, с какими организациями работают её участники.
Ограничение на уровне записей замедляет запросы на больших базах. Включайте его, когда разделение по организациям действительно нужно, а не «на всякий случай».
Программисты и разработчики: работа с конфигурацией
Программист 1С работает в другом режиме — в Конфигураторе или в 1С:EDT. Его задачи — доработки, расширения, отчёты, обработки, разбор ошибок в коде.
Что ему нужно:
- 🛠 вход в Конфигуратор — его дают роли с административными правами;
- 🧪 тестовая копия базы, где можно ломать и проверять;
- 📦 при доработке типовой конфигурации — расширения (появились в платформе 8.3.6), чтобы не снимать конфигурацию с поддержки.
Разработчику почти никогда не нужен доступ к рабочей базе с полными правами. Нормальная схема выглядит так:
- Администратор выгружает копию рабочей базы в файл
.dtили копирует базу на тестовый сервер. - Программист ведёт разработку в копии.
- Готовое расширение (
.cfe) или изменения конфигурации передают администратору. - Администратор делает резервную копию и устанавливает доработку в рабочую базу в согласованное время.
Загрузка .dt в рабочую базу полностью заменяет её данные. Делайте это только в тестовой базе или после резервного копирования и предупреждения пользователей.
Отдельно стоит учитывать: изменения пользователей, сделанные прямо в Конфигураторе, проходят мимо справочника «Пользователи». Программисту лучше не трогать там учётные записи сотрудников — это работа администратора в режиме «Предприятие».
Менеджеры, кладовщики, кассиры: узкие роли в 1С
Пользователи вне бухгалтерии работают на одном участке. Им нужен небольшой набор документов и почти ничего больше.
| Роль | Типичные действия | Что не нужно |
|---|---|---|
| Менеджер по продажам | Заказы, счета, реализация, свои клиенты | Банк, касса, зарплата, закрытие месяца |
| Менеджер по закупкам | Заказы поставщикам, поступление | Продажи других менеджеров, отчётность |
| Кладовщик | Приходные и расходные складские документы, инвентаризация | Цены закупки, взаиморасчёты |
| Кассир | Приходные и расходные кассовые ордера, кассовая книга | Банк, проводки, справочник счетов |
| Руководитель | Отчёты по продажам, остаткам, деньгам | Ввод и изменение документов |
В УТ 11 и ERP для таких ролей есть свои поставляемые профили. В Бухгалтерии 3.0 профилей меньше, и их часто собирают вручную: копируют подходящий поставляемый профиль и убирают лишние роли.
Руководителю — только просмотр
Директору обычно нужны отчёты, а не ввод документов. Дайте ему профиль только на чтение. Так он увидит все цифры и случайно не перепроведёт документ закрытого периода.
Внешние пользователи: аудиторы, консультанты, проверяющие
Аудитор, налоговый консультант, внешний бухгалтер на аутсорсе — это временные пользователи. Их доступ должен быть узким и ограниченным по времени.
Порядок для проверяющего:
- Создайте отдельного пользователя, например «Аудитор Иванов». Не выдавайте ему чужую учётную запись.
- Включите его в группу доступа с профилем только на чтение.
- Если нужно, ограничьте организации, по которым идёт проверка.
- Проверьте, что период проверки закрыт датой запрета изменения.
- После окончания работы снимите флажок входа в программу. Пользователя не удаляйте — в журнале регистрации останется история его действий.
Консультанту, который должен что-то исправлять, права шире. Но и ему лучше выдать отдельную группу доступа на время работ, а затем отключить вход.
В УТ 11 и ERP есть отдельный механизм «внешних пользователей» — для клиентов и поставщиков, которые заходят в базу через веб-клиент и видят только свои заказы и документы. Это не то же самое, что аудитор: проверяющего заводят обычным пользователем с правами на просмотр.
Как создать нового пользователя в 1С 8.3
Создавайте пользователя в режиме «Предприятие», а не в Конфигураторе. Порядок для Бухгалтерии 3.0, ЗУП 3.1 и УТ 11 одинаковый.
Шаг 1. Заведите карточку
- Откройте
Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи. - Нажмите «Создать».
- Укажите полное имя: оно видно в документах как «Ответственный».
- Если нужно, привяжите физическое лицо. Это пригодится для подписей в печатных формах.
Шаг 2. Настройте вход
- 🔑 Установите флажок «Вход в программу разрешён».
- 👤 Задайте имя для входа (короткое, без пробелов, например
ivanova). - 🔐 Выберите способ аутентификации: пароль 1С:Предприятия или аутентификация операционной системы (вход под доменной учётной записью Windows без ввода пароля).
- 🗝 Для парольного входа задайте временный пароль и требование сменить его при первом входе, если такая настройка есть в вашем релизе.
Шаг 3. Выдайте права
- Запишите карточку.
- Перейдите по ссылке «Права доступа
» в карточке или откройте
Администрирование → Настройки пользователей и прав → Группы доступа. - Включите пользователя в одну или несколько групп с нужным профилем.
- Если включено ограничение на уровне записей — проверьте список организаций в группе.
Шаг 4. Перенесите настройки
Новому сотруднику удобно скопировать настройки коллеги на той же должности: состав панелей, настройки отчётов, избранное. Для этого в разделе Администрирование → Настройки пользователей и прав есть команда копирования настроек. Права доступа при этом переносятся только через группы доступа, а не копированием.
Шаг 5. Проверьте вход
Попросите сотрудника зайти и открыть свои основные документы. Если какой-то документ недоступен, откройте отчёт о правах доступа из карточки пользователя: он покажет, какие права у него есть и через какие группы получены.
Частые ошибки при настройке пользователей 1С
Эти ошибки встречаются в небольших компаниях постоянно. Каждая лечится за несколько минут, а последствия бывают долгими.
Ещё одна ошибка — путать пользователей и лицензии. Лицензия 1С расходуется на подключение (сеанс клиентского компьютера), а не на запись в справочнике «Пользователи». В базе может быть 40 пользователей и 10 клиентских лицензий: одновременно смогут работать до 10 человек. Удалять неработающих сотрудников ради лицензий бесполезно.