Как задепонировать и выплатить зарплату умершего сотрудника в 1С ЗУП 3.1

Чтобы задепонировать зарплату умершего сотрудника в 1С ЗУП 8.3, сначала проведите увольнение датой смерти, затем создайте Выплаты → Ведомости в кассу с рассчитанной суммой, а на её основании — документ Депонирование зарплаты. Долг уйдёт с 70-го счёта на 76.04 и перестанет попадать в следующие ведомости, а деньги останутся в учёте за организацией до того дня, когда за ними придут родственники.

Депонирование здесь — именно технический приём. Строго по правилам депонируют деньги, которые работник не забрал из кассы в срок. По умершему ситуация другая: получать зарплату будет не сотрудник, а члены его семьи, и до их заявления сумма просто не должна висеть в расчётах с персоналом. Документ депонирования закрывает её аккуратно, без ручных корректировок регистров.

Разберу всю процедуру целиком: какие документы взять у родственников, как оформить увольнение, почему с этих сумм не удерживают НДФЛ и не начисляют взносы, как провести депонирование в ЗУП 3.1, какими проводками закрыть долг при выдаче и что проверить в отчётности.

Кому и в какой срок выплачивают зарплату умершего работника

Платить наследникам «по умолчанию» нельзя — очередь получателей задана законом.

• 👨‍👩‍👧 Члены семьи, проживавшие вместе с умершим — супруг, дети, родители (ст. 141 ТК РФ, ст. 1183 ГК РФ).
• 🧑‍🦽 Нетрудоспособные иждивенцы — независимо от того, жили они вместе с работником или нет.
• ⏳ Срок обращения — 4 месяца со дня открытия наследства. Если за деньгами никто не пришёл, сумма включается в наследственную массу и выдаётся уже по свидетельству о праве на наследство.
• 📆 Срок выплаты — не позднее недели со дня подачи документов получателем.

Если заявление принесли двое и оба имеют право, суммы делят. Когда родственники спорят между собой, безопаснее дождаться нотариуса: организация не арбитр в наследственном споре.

Шаг 1. Увольнение умершего сотрудника датой смерти в 1С ЗУП 3.1

Открываете Кадры → Увольнения → Создать (или Кадры → Все кадровые документы → Создать → Увольнение).

1. Сотрудник — выбираете работника.
2. Дата увольнения — день смерти по свидетельству, а не день, когда вы узнали или получили документ.
3. Основание увольнения — «Смерть работника» по п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ. В ЗУП 3.1 статья подставляется автоматически вместе с формулировкой для приказа.
4. Дата приказа — фактическая дата издания, она может быть позже даты увольнения. Это нормально.

Если работник умер в выходной, в отпуске или на больничном, дата увольнения всё равно равна дню смерти. Отпуск при этом прерывается, неотгулянные дни превращаются в компенсацию.

Шаг 2. Что начисляется умершему работнику, а что нет

Перед тем как депонировать, сумма должна быть правильно рассчитана. Проверьте табель: дни после даты смерти должны быть пустыми, а не прогулами.

В ЗУП 3.1 компенсация отпуска считается в самом документе Увольнение на вкладке Начисления и удержания. Если программа посчитала компенсацию неверно — почти всегда причина в остатках отпусков, проверяйте их отчётом Кадры → Кадровые отчёты → Остатки отпусков.

Шаг 3. НДФЛ и страховые взносы: что убрать в программе до депонирования

Это место, где ошибаются чаще всего. Программа по умолчанию считает НДФЛ, а его быть не должно.

НДФЛ не удерживается. Обязанность платить налог прекращается со смертью физлица (п. 3 ст. 44 НК РФ), а доходы, полученные в порядке наследования, налогом не облагаются (п. 18 ст. 217 НК РФ). Родственник получает всю начисленную сумму целиком, без вычета 13%.

Что сделать в ЗУП 3.1:

1. В документе Увольнение перейдите на вкладку НДФЛ.
2. Обнулите суммы исчисленного налога вручную — поля доступны для редактирования.
3. Перепроведите документ и убедитесь, что в движениях регистров по НДФЛ нет записей.
4. Проверьте результат отчётом Налоги и взносы → Отчёты по налогам и взносам → Регистр налогового учёта по НДФЛ.

Страховые взносы. По разъяснениям Минфина суммы, начисленные работнику, но выплачиваемые после его смерти члену семьи, взносами не облагаются: получатель не состоит с организацией в трудовых отношениях. Практика двойственная — часть бухгалтеров взносы с начисленной при жизни зарплаты оставляет. Решение закрепите в учётной политике и держитесь его.

Если решили не начислять, корректируйте документом Налоги и взносы → Операции учёта взносов с отрицательными суммами по этому сотруднику.

Шаг 4. Как задепонировать зарплату умершего сотрудника в 1С ЗУП 8.3: пошагово

Теперь сама процедура депонирования. Она состоит из двух документов.

4.1. Ведомость в кассу

Выплаты → Ведомости в кассу → Создать.

• Месяц — месяц, за который платим.
• Выплачивать — Зарплата за месяц либо Расчёт при увольнении, если выплату делаете отдельно от общей ведомости.
• Нажмите Заполнить. Если сотрудника нет в списке — он уже уволен, поэтому заполняйте строку кнопкой Подбор и выбирайте уволенных через настройку отбора в форме подбора.
• Проверьте колонку НДФЛ — в ней должен быть ноль.

Делайте по умершему отдельную ведомость. Так проще депонировать, не трогая выплаты остальным сотрудникам, и видно историю по теме.

4.2. Документ «Депонирование зарплаты»

Выплаты → Депонирование зарплаты → Создать. Удобнее — из ведомости по кнопке Создать на основании → Депонирование зарплаты: тогда табличная часть заполнится сама.

1. Укажите ведомость-основание.
2. Нажмите Заполнить — попадут строки с невыплаченными суммами.
3. Оставьте только нужного сотрудника, остальных удалите.
4. Проверьте сумму к депонированию и проведите документ.

После проведения долг перестаёт считаться «к выплате по ведомости»: в бухгалтерском учёте он переезжает с 70 на 76.04 «Расчёты по депонированным суммам».

4.3. Проверка, что депонирование прошло

• Отчёт Выплаты → Невыплаченная зарплата — сумма видна в задепонированных.
• Зарплата → Отчёты по зарплате → Задолженность по зарплате — остаток по сотруднику не должен попадать в текущую задолженность к выплате.
• При следующем Заполнить в новой ведомости умерший сотрудник больше не подтянется.

Шаг 5. Выплата депонированной суммы родственнику и закрытие долга

Когда получатель принёс заявление и документы, депонированную сумму нужно выдать. Два рабочих варианта.

Вариант А — через кассу на самого получателя. Корректный с точки зрения первички: расходный кассовый ордер выписывается на родственника, он в нём и подписывается. Долг переводится с 76.04 на 76.10 «Прочие расчёты с физическими лицами», а оттуда закрывается выдачей.

Вариант Б — отмена депонирования и обычная ведомость. Проще в ЗУП: распроводите документ Депонирование зарплаты, снова проведите ведомость как выплаченную и оформите РКО. Но в кассовом ордере всё равно должен стоять получатель-родственник, а не умерший работник.

Выбор между ними — вопрос того, насколько строго у вас смотрят на кассовую дисциплину. Расходный кассовый ордер на имя умершего сотрудника — нарушение: выдавать деньги человеку, которого нет, нельзя даже технически.

Срок исковой давности — три года. Списать задолженность в прочие доходы раньше нельзя: пришедший потом получатель имеет полное право потребовать выплату.

Проводки по депонированной зарплате умершего сотрудника

Пример: оклад 48 000 ₽, сотрудник умер 14-го числа, из 22 рабочих дней отработано 9, осталось 18 дней неиспользованного отпуска, средний дневной заработок 1 638,25 ₽.

Расчёт: зарплата 48 000 / 22 × 9 = 19 636,36 ₽, компенсация отпуска 18 × 1 638,25 = 29 488,50 ₽. Итого к выплате 49 124,86 ₽ без удержания НДФЛ (иначе налог составил бы 6 386 ₽).

Если выплату делаете на счёт родственника, последняя проводка меняется на Дт 76.10 Кт 51. Материальная помощь членам семьи проводится отдельно: Дт 91.02 Кт 76.10 — она к депонированной зарплате отношения не имеет и в ведомость не включается.

Отчётность после депонирования и выплаты

• 📄 ЕФС-1, подраздел 1.1 — сдаётся на увольнение по п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ, срок — не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа. Формируется в Отчётность, справки → 1С-Отчётность.
• 📄 Персонифицированные сведения о физлицах — за месяц смерти подаются с суммой начислений, далее сотрудник из отчёта выпадает.
• 📄 6-НДФЛ — доход не отражается, поскольку не подлежит налогообложению. Если он уже попал в сданный расчёт — корректировка.
• 📄 РСВ — если решили взносы не начислять, выплата в базу не включается; разделы по сотруднику заполняются только за период до смерти.
• 📄 Расчётный листок — формируется, но на руки выдаётся родственнику вместе с расчётом суммы. Путь: Зарплата → Отчёты по зарплате → Расчётный листок.

Типичные ошибки

🔴 Увольняют датой получения свидетельства о смерти. Дата увольнения — только день смерти. Иначе в ЕФС-1 и в стаж уйдут лишние дни, а начисления захватят период, когда человека уже не было.

🔴 Удерживают НДФЛ и выдают сумму «на руки». Самая частая и самая дорогая ошибка: недоплата получателю плюс переплата в бюджет, которую придётся возвращать через заявление.

🔴 Оставляют долг на 70-м счёте. Сумма месяцами лезет в каждую новую ведомость, кто-то её однажды «выплачивает» вместе с остальными, и начинается разбор. Депонирование решает это одним документом.

🔴 Выписывают РКО на умершего сотрудника. Проверяющие это видят сразу. В ордере — только фактический получатель с паспортными данными.

🔴 Переводят деньги на зарплатную карту умершего. Банк либо вернёт платёж, либо зачислит на заблокированный счёт — и организация останется должна родственнику.

🔴 Списывают невостребованную сумму через 4 месяца. Четыре месяца — срок для членов семьи, а не срок жизни долга. Дальше вступает наследственный порядок, списание возможно только по истечении исковой давности.

🔴 Забывают о компенсации отпуска. Её выплачивают наравне с зарплатой. Проверьте остатки отпусков до проведения увольнения.

Особенности в разных конфигурациях 1С

ЗУП 3.1 (ПРОФ и КОРП). Полный набор: документ Увольнение, Ведомости в кассу, Депонирование зарплаты, отчёт по невыплаченной зарплате. Это основной сценарий, описанный выше.

1С:Бухгалтерия 3.0. Отдельного механизма депонирования нет. Ведомость Зарплата и кадры → Все ведомости на выплату зарплаты закрывается частично: по умершему сотруднику отметку о выплате не ставите, долг остаётся на 70. Перенос на 76.10 оформляете вручную — Операции → Операции, введённые вручную. Увольнение проводится документом Увольнение в разделе Зарплата и кадры.

1С:ERP и КА 2. Подсистема зарплаты та же, что в ЗУП 3.1, пути совпадают: раздел Зарплата → Ведомости в кассу и Депонирование зарплаты.

1С:УТ 11. Кадров и расчёта зарплаты нет. Начисляют в ЗУП, а в УТ попадает только выплата из кассы или с расчётного счёта.

Частые вопросы

Отчёты для проверки в 1С

Короткий порядок на будущее: увольнение датой смерти → проверка табеля и остатков отпусков → обнуление НДФЛ → отдельная ведомость в кассу → документ депонирования → выдача получателю через 76.10. Шесть шагов, и тема закрыта без ручных правок регистров.