Как продлить срочный договор в 1С ЗУП: кадровый перевод и допсоглашение

Открыть проведённый документ приёма на работу и просто подправить в нём дату окончания — не получится и не нужно. 1С не даст задним числом менять движения уже отработанного периода, а трудовое законодательство требует отдельного документа — допсоглашения к договору. Продление трудового договора в 1С ЗУП 8.3 на новый срок делают документом «Кадровый перевод»: в нём меняют дату окончания либо переводят договор в разряд бессрочного, а программа сама пересчитывает график начислений и остатки отпуска на новый период.

Путаница чаще всего в другом: кадровик решает «продлить», когда договор по закону уже должен стать бессрочным — просто потому что никто вовремя не оформил расставание. Разбираемся, какой случай у вас, прежде чем открывать базу.

Когда можно продлевать, а когда договор станет бессрочным сам

Срочный трудовой договор продлевают, только если основание его заключения (ст. 59 ТК РФ) позволяет это и стороны прямо договорились о новом сроке. Если работник просто продолжает работать после даты окончания, а ни он, ни работодатель не потребовали расторжения — договор автоматически считается заключённым на неопределённый срок (ст. 58 ТК РФ). Никакое продление в 1С в этом случае не оформляется — нужен перевод на бессрочный договор, это другая запись.

Законное продление возможно, например, в таких ситуациях:

• 🤰 сотрудница во время срочного договора забеременела — работодатель обязан продлить договор до конца беременности или до окончания отпуска по беременности и родам (ст. 261 ТК РФ);
• 📄 основной работник, на чьё место принят временный сотрудник, не вышел в оговорённый срок — договор продлевают до его фактического выхода;
• 🎯 проект или сезонные работы, под которые заключён договор, продлены официальным решением — и стороны согласны продлить срок выполнения;
• ✍️ истекает срочный договор срочной службы/контракт определённого вида, где закон или соглашение сторон позволяет продление без разрыва стажа.

Что подготовить на бумаге до изменений в 1С

Кадровый документ в базе — это фиксация уже принятого решения, а не само решение. Сначала готовят бумажную часть.

💡 Допсоглашение подписывают заранее, пока старый договор ещё действует. Задним числом — это уже не продление, а новое оформление с риском спора о стаже и отпускных.

Пошаговая инструкция: продление в 1С ЗУП 8.3

Действие делают документом «Кадровый перевод» из личной карточки сотрудника — отдельного документа «Продление договора» в типовой конфигурации нет, и это нормально.

После проведения документа в карточке сотрудника на вкладке Кадровые данные дата окончания договора обновится автоматически, а график начисления зарплаты и остаток отпускных дней пересчитается на новый период без дополнительных действий.

Если продлеваете не первый раз

Срочный договор можно продлевать несколько раз подряд, но закон ограничивает общий срок — по большинству оснований ст. 59 ТК РФ он не может превышать 5 лет суммарно, считая от даты первого приёма. 1С эту сумму не считает автоматически — контролируйте вручную по дате первого документа приёма в карточке.

Каждое продление — это новый документ «Кадровый перевод», даже если предыдущий был месяц назад. Создавать один документ «на всякий случай вперёд» с двумя-тремя переносами не нужно — история переводов должна отражать реальные подписанные допсоглашения.

Отличия ЗУП КОРП от базовой редакции

В редакции КОРП печатная форма допсоглашения формируется автоматически из данных документа перевода и подтягивает прежние условия для сравнения «было/стало». В базовой ЗУП 3.1 и в упрощённом кадровом учёте форма допсоглашения может не выводиться отдельной кнопкой — тогда её готовят в Word по своему шаблону, а в 1С фиксируют только факт: новую дату и причину.

Мини-кейс: продление «на время отсутствия основного работника»

Иванову приняли на срочный договор с 10 марта по 9 сентября — на время отпуска по уходу за ребёнком основной сотрудницы Петровой. К началу сентября Петрова написала заявление, что продлевает отпуск ещё на год.

Что делают кадровик и бухгалтер по шагам:

1. 📝 2 сентября — пока старый договор ещё действует — подписывают с Ивановой допсоглашение с новой датой окончания.
2. 💻 В этот же день в 1С ЗУП создают документ Кадровый перевод с датой 2 сентября, в блоке условий договора указывают новую дату окончания — через год.
3. 🖨 Печатают форму допсоглашения из документа, прикладывают подписанный оригинал к личному делу.
4. 📅 Проверяют график отпусков Ивановой — отпуск, запланированный после старой даты 9 сентября, должен остаться в графике, а не «обрезаться» автоматически.
5. 🔁 Если Петрова вернётся раньше оговорённого года — всё повторяется в обратную сторону: ещё один «Кадровый перевод», но уже с увольнением Ивановой по истечении срока, с уведомлением за 3 дня (ст. 79 ТК РФ).

Ни один из этих шагов не требует увольнения и повторного приёма Ивановой — только перевод с изменением условий трудового договора.

Как не пропустить дату окончания договора

Самая частая причина, по которой продление делают в последний момент или с опозданием, — никто не следил за приближением даты. В 1С нет готового автоматического напоминания «по умолчанию», поэтому контроль строят на регулярной отчётности и ответственности кадровика.

• 📆 Раз в неделю формируйте отчёт Кадры → Отчёты по кадрам → Список сотрудников организаций, добавьте колонку «Дата окончания договора» и сортируйте по возрастанию — все близкие даты окажутся сверху.
• 🔔 В ЗУП КОРП можно настроить персональную задачу-напоминание в разделе Напоминания на конкретного HR-специалиста за 10–14 дней до даты окончания — это избавляет от ручного мониторинга таблиц.
• 🗒 Если автоматизация не настроена, заведите обычный календарь-напоминание во внешней системе (почта, таск-трекер) синхронно с датами из отчёта — это не красиво, но работает надёжно.
• ⏳ Держите в уме разницу: для продления никаких жёстких сроков по ТК РФ нет, а для уведомления об увольнении — есть, и он короткий, всего 3 календарных дня. Лучше подготовиться заранее и решить, какой путь выбрать, чем уложиться в последний день.

Как это выглядит в разных конфигурациях 1С

Полноценный документ «Кадровый перевод» с изменением срока договора есть только там, где ведётся полный кадровый учёт.

Если в компании ведётся упрощённый кадровый учёт в Бухгалтерии и вылезла нетиповая ситуация (например, продление беременной сотруднице с особым основанием) — надёжнее временно переключиться на полноценный кадровый учёт ЗУП, иначе часть проверок системы просто не сработает.

Какой у вас случай продления

Типичные ошибки при продлении договора в 1С

• ❌ Увольнение и новый приём вместо перевода. Так рвётся непрерывный стаж для отпуска, обнуляется остаток неиспользованных дней, а иногда и меняется расчётный период для больничного.
• ❌ Дата документа «Кадровый перевод» позже даты окончания старого договора. Между датами образуется разрыв — формально сотрудник в эти дни работал без оформленного договора.
• ❌ Забыли изменить причину по ст. 59 ТК РФ. Если основание продления отличается от первоначального (например, был «на время декрета», а стал «сезонные работы»), а в 1С осталась старая причина — при проверке документов это расхождение видно сразу.
• ❌ Два документа перевода за один день «на всякий случай». Создают путаницу в истории карточки и в печатных формах — непонятно, какое допсоглашение актуально.
• ❌ Продлили в 1С, но забыли подписать бумажное допсоглашение. Документ в базе без подписанного оригинала — не основание для продления, при споре это сыграет против работодателя.
• ❌ Не обновили срочность в графике отпусков. После продления стоит проверить, что система не «обрезала» плановый отпуск по старой дате окончания — иногда график нужно пересчитать вручную через Кадры → График отпусков.

Как проверить, что продление прошло корректно

После проведения документа стоит сверить результат, а не полагаться на то, что форма просто закрылась без ошибок.

1. 📋 Откройте карточку сотрудника, вкладка Кадровые данные — дата окончания договора должна совпадать с указанной в допсоглашении.
2. 📊 Сформируйте отчёт Кадры → Отчёты по кадрам → Список сотрудников организаций с колонкой «Дата окончания договора» — удобно для массовой проверки по отделу.
3. 🗂 Проверьте журнал Приемы, переводы, увольнения — документ перевода должен быть в статусе «Проведён», без красных пометок.
4. 📅 Загляните в график отпусков сотрудника — если плановый отпуск попадал на период после старой даты окончания, убедитесь, что он не исчез из графика.
5. 🖨 Распечатайте личную карточку Т-2 (если её ведёте) и сверьте с подписанным допсоглашением — расхождение номеров и дат ищут именно здесь.

Частые вопросы