Учёт прослеживаемых товаров в 1С Бухгалтерия 8.3: от РНПТ до отчёта об операциях

Прослеживаемость товаров в 1С Бухгалтерия 8.3 включается одним флажком: Главное → Функциональность → вкладка Запасы → Прослеживаемые импортные товары. После этого в поступлениях и реализациях появляется реквизит РНПТ, в счёте-фактуре — графы 11–13, а в регламентированной отчётности — «Отчёт об операциях с товарами, подлежащими прослеживаемости».

Прослеживаемость — это учёт импортных товаров из правительственного перечня по партиям. Каждой партии ФНС присваивает РНПТ (регистрационный номер партии товара), и дальше этот номер обязан идти по всей цепочке: от ввоза до момента, когда товар продали физлицу, списали или отправили в производство.

Разберём по шагам: что настроить в программе, откуда берётся РНПТ в каждом из четырёх сценариев, какие проводки формируются, кто сдаёт квартальный отчёт и на чём чаще всего спотыкаются бухгалтеры.

Какие товары попадают под прослеживаемость

Перечень утверждён постановлением Правительства РФ № 1110 и периодически расширяется. Основные группы:

• 🧊 холодильники, морозильники, холодильное оборудование;
• 🚜 автопогрузчики, бульдозеры, экскаваторы, катки, трамбовочные машины;
• 🧺 бытовые стиральные машины;
• 🖥️ мониторы и проекторы, не совмещённые с телевизионной аппаратурой;
• 🚚 транспортные средства промышленного назначения;
• 👶 детские коляски и детские автомобильные кресла.

Под прослеживаемость попадает только импортный товар этих групп — ввезённый в Россию. Товар российского производства с тем же кодом ТН ВЭД прослеживать не нужно.

Чем прослеживаемость отличается от маркировки

Две системы путают постоянно, хотя общего у них мало.

Один и тот же товар под обе системы попадает редко, но проверять стоит каждый новый код ТН ВЭД отдельно.

Когда настраивать прослеживаемость не нужно

Не включайте функциональность «на всякий случай» — лишние реквизиты в документах замедляют работу и провоцируют ошибки проведения.

Прослеживаемость вам не нужна, если:

• ❌ вы не импортируете товары из перечня и не покупаете их у импортёров;
• ❌ все товары производятся в России;
• ❌ вы приобрели прослеживаемый товар для себя как основное средство и не собираетесь его продавать — прослеживаемость прекращается в момент принятия к учёту в составе ОС, отчитаться нужно один раз;
• ❌ вы работаете в 1С:ЗУП 3.1 — товарного учёта там нет, прослеживаемость в этой конфигурации отсутствует.

Что проверить перед включением

1. Есть ли у вас настроенный ЭДО — при продаже прослеживаемых товаров счёт-фактура обязателен в электронном виде (п. 1.2 ст. 169 НК РФ).
2. Актуален ли релиз конфигурации: формы уведомлений и отчёта меняются приказами ФНС, в старом релизе они не пройдут форматный контроль.
3. Заполнены ли коды ТН ВЭД в карточках номенклатуры.
4. Совпадают ли единицы измерения в номенклатуре с кодами ОКЕИ — количество в прослеживаемости указывается именно в них.
5. Подключена ли 1С-Отчётность или настроена выгрузка в стороннего оператора — уведомления и отчёт сдаются только электронно.

Шаг 1. Включаем функциональность в 1С Бухгалтерия 8.3

Путь: Главное → Функциональность → вкладка Запасы.

Поставьте два флажка:

• Импортные товары — включает учёт по номерам ДТ и странам происхождения;
• Прослеживаемые импортные товары — включает собственно РНПТ, уведомления и отчёт.

После установки флажков в документах появятся:

• реквизит РНПТ в табличной части поступлений и реализаций;
• кнопка перехода к данным прослеживаемости в счёте-фактуре;
• новые журналы уведомлений в разделах Покупки и Продажи.

Дополнительно проверьте ЭДО: Администрирование → Обмен электронными документами → Обмен с контрагентами → флаг Сервис 1С-ЭДО и настройки по контрагентам.

Где это включается в УТ 11, ERP и КА

В УТ и ERP набор документов шире: там есть отдельные рабочие места по сверке партий и расширенные отчёты по РНПТ. Логика же одинаковая — партия, номер, количество в единицах ОКЕИ.

Шаг 2. Настраиваем номенклатуру: ТН ВЭД и единицы

Программа сама решает, прослеживаемый товар или нет, по коду ТН ВЭД из классификатора. Пока код не указан, никаких реквизитов РНПТ в документе не будет.

Порядок действий:

1. Откройте Справочники → Номенклатура → карточку товара.
2. Заполните поле ТН ВЭД — выберите код из классификатора.
3. Проверьте в классификаторе признак прослеживаемости и дату начала прослеживаемости кода. Документы с датой раньше неё реквизитов РНПТ не потребуют.
4. Укажите единицу измерения, соответствующую коду ОКЕИ из перечня (чаще всего 796 — штука).
5. Для партионного контроля заведите разные позиции номенклатуры под разные ТН ВЭД, даже если товар визуально один и тот же.

Если в номенклатуре указана упаковка (например, «коробка по 4 шт»), а в прослеживаемости — штуки, количество в отчёте разойдётся с накладной в 4 раза. Это ошибка № 1 по частоте.

Шаг 3. Откуда берётся РНПТ

РНПТ выглядит так: 10702070/210121/0004567/001. Это номер декларации на товары плюс порядковый номер товара в ней — код таможенного органа, дата регистрации, номер ДТ, номер товарной позиции.

Источник номера зависит от того, как товар у вас появился.

Уведомление об остатках в 1С

Путь: Покупки → Уведомления об остатках (в части релизов пункт находится в группе прослеживаемых товаров раздела Склад).

1. Создайте документ, укажите организацию и дату.
2. Кнопкой Заполнить подтяните остатки по прослеживаемым кодам ТН ВЭД.
3. Проверьте количество и единицу измерения по каждой строке.
4. Отправьте через 1С-Отчётность, дождитесь квитанции с РНПТ.
5. После получения квитанции номера подтянутся в документ автоматически — не вписывайте их руками.

Уведомление о ввозе из ЕАЭС

Создаётся на основании поступления: откройте Поступление (акт, накладная, УПД) → Создать на основании → Уведомление о ввозе товаров.

Проверьте перед отправкой:

• номер и дату первичного документа поставщика;
• стоимость в валюте и в рублях по курсу на дату принятия к учёту;
• количество в единицах ОКЕИ;
• код ТН ВЭД — он должен совпадать с кодом из перечня, а не из инвойса.

Уведомление о перемещении в ЕАЭС

Нужно при вывозе прослеживаемого товара в страны ЕАЭС. Срок — 5 рабочих дней с даты отгрузки. Создаётся из реализации: Продажи → документ реализации → Создать на основании → Уведомление о перемещении товаров. С момента вывоза прослеживаемость партии прекращается.

Как отразить прослеживаемый товар в 1С Бухгалтерия 8.3: по документам

Главное правило: РНПТ — это реквизит строки табличной части, а не документа. Если в одной накладной три партии, строк будет три.

При продаже организации счёт-фактура обязателен в электронном виде. Исключения — продажа физлицу для личного потребления, экспорт и вывоз в ЕАЭС.

В счёте-фактуре прослеживаемость занимает три графы:

• 11 — РНПТ;
• 12 и 12а — код и обозначение единицы измерения по ОКЕИ;
• 13 — количество прослеживаемого товара.

Проводки при учёте прослеживаемых товаров

Сама прослеживаемость проводок не формирует — данные идут в отдельный регистр накопления. Но документы, которые её порождают, в учёте отражаются обычным порядком.

Пример: ввезли 10 мониторов по 25 000 ₽ за штуку, итого 250 000 ₽, НДС 20 % — 50 000 ₽.

Когда прослеживаемость прекращается и когда возобновляется

Это ключевой момент для отчёта: именно операции выбытия чаще всего в него и попадают.

Прослеживаемость прекращается, если товар:

• 📦 продан физлицу для личных нужд (через чек ККТ);
• 🏭 передан в производство или переработку;
• 🗑️ утилизирован, уничтожен, безвозвратно утрачен;
• 🧾 принят к учёту как основное средство или малоценное оборудование для собственных нужд;
• ✈️ вывезен из России — на экспорт или в ЕАЭС;
• 🔍 признан недостачей по результатам инвентаризации;
• ⚖️ конфискован, изъят, обращён в собственность государства.

Прослеживаемость возобновляется, если товар вернулся непереработанным: возврат из производства, возврат от физлица-покупателя, обнаружение ранее списанного товара при инвентаризации. В этих случаях снова подаётся уведомление об остатках — РНПТ будет новый.

Отчёт по прослеживаемым товарам в 1С 8.3 Бухгалтерия

Форма называется «Отчёт об операциях с товарами, подлежащими прослеживаемости». Сдаётся ежеквартально, до 25-го числа месяца после квартала, только в электронном виде.

Путь: Отчёты → 1С-Отчётность → Регламентированные отчёты → кнопка Создать → группа Прослеживаемость → нужная форма.

Порядок заполнения:

1. Выберите организацию и отчётный квартал.
2. Нажмите Заполнить — программа подберёт операции из проведённых документов.
3. Проверьте каждую строку: РНПТ, количество, стоимость без НДС, код вида операции.
4. Сверьте итоги с регистром прослеживаемости (см. раздел про отчёты для проверки).
5. Отправьте и дождитесь квитанции о приёме.

Код вида операции 1С подставляет по документу-основанию. Именно его проверяйте вручную: при ручном вводе документа или нестандартной операции код часто оказывается неверным, и ФНС присылает требование о расхождении.

Кто сдаёт отчёт, а кто нет

Плательщик НДС сдаёт отчёт, когда: продал товар физлицу через ККТ, передал в производство, списал, утилизировал, передал безвозмездно, выявил недостачу, принял к учёту как ОС.

Отдельной налоговой ответственности именно за нарушение правил прослеживаемости в НК РФ пока нет — соответствующие нормы обсуждаются. Но расхождения по РНПТ между вашими данными и данными контрагентов инспекция видит сразу и запрашивает пояснения по п. 3 ст. 88 НК РФ.

Отчёты для самопроверки перед сдачей

Перед отправкой прогоните три сверки.

1. Регистр прослеживаемости. Отчёты → Универсальный отчёт → тип источника Регистр накопления → регистр, в названии которого есть «прослеживаем». Группировка по РНПТ покажет приход, расход и остаток по каждой партии.
2. Остатки товара. Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 41 с детализацией по номенклатуре. Количество по прослеживаемым позициям должно совпадать с суммой остатков по РНПТ.
3. Книга продаж и книга покупок. Отчёты → НДС → Книга продаж / Книга покупок. У прослеживаемых позиций РНПТ должен быть заполнен — пустая графа означает, что в декларацию уедет строка без номера.

Минусовой остаток по РНПТ в универсальном отчёте — верный признак, что где-то продали партию, которую не поставили на учёт.

Типичные ошибки

Как не получать требования от ФНС

• 🔁 Загружайте входящие документы только через ЭДО — тогда РНПТ попадает в базу без ручного ввода.
• 📅 Поставьте напоминание на 20-е число месяца после квартала: сверка регистра, потом отправка.
• 🧮 Раз в квартал сверяйте регистр прослеживаемости с остатками по счёту 41.
• 🔄 Обновляйте конфигурацию перед сдачей — форматы уведомлений и отчёта меняются приказами ФНС.
• 🗂️ Не заводите дубли номенклатуры под один и тот же ТН ВЭД: партии «размазываются», и сверка превращается в ручной разбор.
• ✍️ Фиксируйте в учётной политике, кто в компании отвечает за подачу уведомлений, — по опыту этот участок чаще всего остаётся «ничьим».

Частые вопросы