Персонифицированные сведения о физлицах: откуда берутся ошибки и как их убрать в 1С

ПСВ — это «Персонифицированные сведения о физических лицах», ежемесячный отчёт в ФНС, который появился в 2023 году. Ошибка по ПСВ в 1С почти всегда означает одно из трёх: у сотрудника неверные личные данные (ФИО, СНИЛС, ИНН), суммы выплат не бьются с РСВ или 6-НДФЛ, либо в базе есть перерасчёт, отнесённый не к тому месяцу. Исправляется всё в карточке сотрудника или в документах начисления, а потом отчёт перезаполняется.

Частое заблуждение — считать, что ПСВ показывает выплаченную зарплату. Нет: в отчёт попадают начисленные выплаты за месяц. Отсюда половина расхождений с банковскими выписками и 6-НДФЛ, где важна дата выплаты.

Что такое ПСВ и почему по нему возникают ошибки

Отчёт сдают все работодатели, у которых в месяце были выплаты физлицам: по трудовым договорам и по договорам ГПХ. Срок — не позднее 25-го числа следующего месяца. За последний месяц квартала ПСВ не подают: эти данные уходят в разделе 3 РСВ.

В отчёте по каждому человеку: ФИО, СНИЛС, ИНН (если есть) и сумма выплат за месяц. Взносы в ПСВ не указывают — только базу.

Нулевой ПСВ не нужен. Если в месяце никому ничего не начисляли, отчёт не сдают.

Откуда берутся сообщения об ошибке:

• 🪪 Личные данные не совпадают с базой ФНС. Сменилась фамилия, а в 1С старая. Опечатка в отчестве. СНИЛС с переставленными цифрами.
• 🔢 Не заполнен СНИЛС. Без него строку по человеку не принять.
• ➖ Отрицательная сумма выплат. Обычно это перерасчёт прошлого месяца, который 1С отнесла к текущему.
• 📊 Расхождение с РСВ. Сумма ПСВ за два первых месяца квартала плюс третий месяц из РСВ должна совпадать с разделом 3 РСВ по каждому человеку.
• 📤 Проблемы при отправке. Устаревшая форма в базе, неверный код инспекции, истёкший сертификат.

Где искать причину: проверка данных в 1С перед правкой

Сначала разберитесь, кто именно «сломан». Протокол ФНС или сообщение проверки в 1С обычно называют конкретного сотрудника или строку отчёта.

Встроенная проверка отчёта

Откройте сам отчёт:

В списке отчётов откройте нужный месяц. На командной панели формы есть команда проверки выгрузки — она показывает ошибки формата: пустой СНИЛС, неверную длину ИНН, отрицательные суммы. Двойной клик по ошибке переносит к строке отчёта.

Если отправляете через 1С-Отчетность, доступна ещё проверка в интернете. Она гоняет файл через те же правила, что и инспекция, до отправки.

Сверка сумм отчётами по взносам

Если ошибка про суммы, сверяйте с учётом взносов:

1. В ЗУП откройте раздел Налоги и взносы и найдите отчёт «Анализ взносов в фонды».
2. Сформируйте его за месяц ПСВ с группировкой по сотрудникам.
3. Сравните базу для начисления взносов по каждому человеку с суммой в ПСВ.
4. Для спорного сотрудника постройте «Карточку учёта страховых взносов» за квартал — в ней видно, каким документом и в каком месяце пришла каждая сумма.

💡 Отрицательная строка почти всегда находится в карточке за пару минут: ищите документ «Перерасчёт зарплаты», «Сторно» или исправление начисления, у которого месяц начисления не совпадает с месяцем отчёта.

Сверка личных данных

Откройте карточку сотрудника → Личные данные. Проверьте:

• ФИО — буква в букву с паспортом, включая «ё» и «е»;
• СНИЛС — 11 цифр, 1С сама проверяет контрольное число;
• ИНН — 12 цифр для физлица.

Если ИНН неизвестен, его можно запросить через сервис ФНС «Узнать ИНН» по паспортным данным. В 1С с подключённой интернет-поддержкой бывает команда запроса ИНН прямо из карточки.

Пошаговое исправление ошибки в ПСВ

Алгоритм зависит от того, отправлен ли отчёт.

Отчёт ещё не отправлен

1. Исправьте источник: карточку сотрудника или документ начисления.
2. Откройте ПСВ и нажмите Заполнить. Ручные правки в ячейках при этом пропадут — это нормально, данные должны идти из учёта.
3. Запустите проверку выгрузки.
4. Отправьте отчёт.

Не правьте суммы в отчёте руками, оставив учёт как есть. Через квартал РСВ заполнится из учёта и разойдётся с ПСВ — получите новое уведомление.

Отчёт уже принят, ошибку нашли вы или ФНС

Подают корректирующие сведения:

1. Исправьте данные в карточке или в документах.
2. В списке регламентированных отчётов создайте новый ПСВ за тот же месяц.
3. Укажите номер корректировки: 1 для первой, 2 для второй и так далее.
4. Оставьте в отчёте только тех, по кому есть ошибка. Остальных сотрудников удалите из табличной части — повторно их подавать не нужно.
5. Проверьте и отправьте.

Если ошиблись в самом человеке

Бывает, что сведения ушли по неверному СНИЛС или по чужому физлицу. Тогда в корректировке две строки:

Нулевая строка аннулирует то, что ушло по неверному человеку. Без неё ФНС засчитает выплату дважды.

Сменилась фамилия сотрудника

Не перепечатывайте ФИО поверх старого. В карточке сотрудника изменение ФИО вносится с датой — по ссылке истории рядом с полем. Тогда отчёты за прошлые периоды останутся со старой фамилией, а с месяца смены пойдут с новой. Перезапись «в лоб» испортит все переформированные прошлые отчёты.

Выплаты по зарплатному проекту и ПСВ

Через зарплатный проект деньги идут в банк ведомостями. На ПСВ это не влияет: отчёт берёт начисления, а не ведомости. Типичная путаница возникает на стыке месяцев.

Пример. Зарплату за март начислили 31 марта, выплатили через банк 5 апреля.

Сверять ПСВ с выгрузкой реестров в банк бесполезно. Сверяйте с начислениями.

Ещё несколько ситуаций, которые ломают сверку:

• 💳 Возврат из банка. Деньги не зачислены на карту и вернулись — начисление от этого не меняется, ПСВ не правьте.
• 🧾 Аванс по ГПХ. Сумма попадает в ПСВ в месяце, когда выплату начислили документом по договору, обычно по акту. Предоплата до акта сама по себе базу не создаёт.
• 🔁 Межрасчётная выплата. Отпускные или расчёт при увольнении начисляются отдельным документом. Если его провели позже даты сдачи ПСВ, сумма в отчёт не попала — нужна корректировка.

💡 Перед отправкой ПСВ убедитесь, что все документы начисления за месяц проведены. Отпуск, оформленный задним числом после сдачи отчёта, — самая частая причина корректировок.

Отправка через операторов ЭДО и ответы ФНС

ПСВ уходит в инспекцию через оператора электронной отчётности. Варианты:

• 1С-Отчетность — отправка из формы отчёта кнопкой Отправить, ответы приходят в ту же базу;
• сторонний оператор — из отчёта выгружают файл XML и загружают в программу оператора.

Какие ответы приходят и что они значат

Если отчёт отправлен через стороннего оператора

Ответы ФНС тогда в 1С не попадут. Сохраните протокол из программы оператора: в нём перечислены люди с ошибками. Исправляйте их в 1С, а не в программе оператора — иначе в учёте останутся старые данные.

При выгрузке файла 1С формирует имя автоматически. Не переименовывайте его: имя файла — часть формата, инспекция может не принять переименованный файл.

Как не получать ошибки по ПСВ в следующих месяцах

Большинство уведомлений повторяется: сотрудник с неверным СНИЛС будет «падать» каждый месяц, пока данные не исправят в карточке.

Что помогает:

• 📝 При приёме — сверка документов. ФИО, СНИЛС и ИНН вносите с оригиналов, а не со слов.
• 🗓️ Закрытие месяца до формирования отчёта. Сначала проводятся все начисления, затем формируется ПСВ.
• 🚫 Запрет на правку прошлых периодов. В программе можно задать дату запрета изменения данных. После сдачи ПСВ закройте месяц: случайный перепровод документа не исказит базу.
• 🔄 Актуальный релиз. Форма и правила проверки меняются. Перед сдачей обновите конфигурацию.
• 🔍 Сверка перед РСВ. В конце квартала сравните сумму двух ПСВ и третьего месяца с разделом 3 РСВ по каждому человеку.

Типичные промахи при исправлении

• ❌ Корректировка со всеми сотрудниками. Подавать надо только тех, по кому ошибка. Каждая лишняя строка — шанс внести новую неточность и получить ещё одно уведомление.
• ❌ Новый первичный отчёт вместо корректировки. Если первичный принят, повторный отчёт с номером корректировки 0 ошибку не исправит. Нужен номер 1 и выше.
• ❌ Корректировка после отказа. Обратная ситуация: при уведомлении об отказе отчёт не сдан, и подавать нужно первичный.
• ❌ Правка только отчёта. Учёт остался с ошибкой — значит, она вернётся в РСВ.
• ❌ Пропущенный срок 5 рабочих дней. Отсчёт идёт с даты получения уведомления, а не с даты, когда вы его открыли. Следите за входящими в 1С-Отчетности ежедневно в период сдачи.

Частые вопросы