Как начислить и рассчитать командировочные в 1С 8.3 Бухгалтерия

Короткий ответ: командировочные в 1С 8.3 начисляют двумя разными документами. Оплату за дни поездки — средний заработок — проводят в Начислении зарплаты (в ЗУП 3.1 — документом Командировка), а суточные, проезд и проживание — только через Авансовый отчёт. Одним документом это не делается, и как раз на этом спотыкается большинство.

Частое заблуждение: за дни командировки платят оклад. Нет — статья 167 ТК РФ требует сохранить средний заработок, и он почти всегда отличается от оклада в ту или другую сторону. В 1С 8.3 Бухгалтерия предприятия эта сумма не считается автоматически в типовой конфигурации: её нужно рассчитать и ввести отдельной строкой начисления.

Ниже — весь цикл: что настроить до первой поездки, как рассчитать средний дневной заработок с числами, как выдать аванс, заполнить авансовый отчёт, обложить суточные сверх нормы, какие проводки должны получиться и чем это всё проверить.

Из чего состоят командировочные расходы

Под словом «командировочные» в быту смешивают три разных по учёту суммы. Разделите их сразу — дальше будет проще.

• 💼 Средний заработок — за рабочие дни по графику работника, которые попали в период поездки, включая дни в пути и вынужденные задержки.
• 💵 Суточные — за каждый календарный день, включая выходные и дни в пути. Размер устанавливает ваш локальный акт, НК РФ ограничивает только необлагаемую часть.
• 🧾 Расходы по документам — билеты, гостиница, аэропортовые сборы, визы, страховка. Возмещаются в полной сумме, если есть подтверждение.

Что настроить в 1С 8.3 Бухгалтерия до расчёта

Настройка делается один раз, дальше поездки оформляются за пять минут.

Вид начисления «Оплата по среднему за командировку»

В типовой Бухгалтерии 3.0 такого начисления в списке нет — создайте его сами:

1. Зарплата и кадры → Справочники и настройки → Начисления.
2. Кнопка Создать, наименование — «Оплата по среднему заработку (командировка)».
3. Код дохода НДФЛ — 2000 (вознаграждение за выполнение трудовых обязанностей).
4. Галочка «Доход целиком облагается страховыми взносами».
5. Вид расхода по статье 255 НК РФ — пп. 6, ст. 255 НК РФ.
6. Отражение в учёте — оставьте пустым, если проводки берутся из настроек организации и подразделения.

Отдельное начисление под сверхнормативные суточные

Понадобится, если ваши суточные выше 700 ₽ в день по России или 2 500 ₽ за границей.

• Наименование — «Суточные сверх нормы (доход в натуральной форме)».
• Код дохода НДФЛ — 4800 (иные доходы).
• Облагается взносами — да.
• Флажок «Начисление не является оплатой труда» / сумма не выплачивается работнику: деньги он уже получил через авансовый отчёт, здесь нужен только налоговый расчёт.

Статьи затрат и счета учёта

Проверьте, что в справочнике Статьи затрат есть «Командировочные расходы» с видом расхода для налога на прибыль — «Прочие расходы». Счёт затрат зависит от того, кто едет: 26 для администрации, 44 для коммерческой службы, 20/23 для производственного персонала, 08 если поездка связана со покупкой и монтажом основного средства.

Как рассчитать средний заработок за дни командировки

Это единственное место, где придётся считать руками. Алгоритм задан Постановлением № 922.

1. Берём расчётный период — 12 календарных месяцев перед месяцем начала командировки.
2. Суммируем все выплаты за труд: оклад, премии, доплаты, надбавки.
3. Исключаем отпускные, больничные, прошлые командировочные и другие выплаты по среднему, а также сами эти дни.
4. Считаем фактически отработанные дни за период.
5. Средний дневной заработок = выплаты ÷ отработанные дни.
6. Умножаем на число рабочих дней командировки по графику работника.

Пример расчёта с числами

Менеджер Петров едет в командировку с 12 по 16 октября — 5 рабочих дней. Оклад 70 000 ₽, отпусков и больничных в расчётном периоде не было.

Начислено за 12 месяцев:        840 000,00 ₽
Фактически отработано:          247 дней
Средний дневной заработок:      840 000 / 247 = 3 400,81 ₽
Оплата командировки:            3 400,81 × 5 = 17 004,05 ₽

Для сравнения: оклад за те же 5 дней при 22 рабочих днях в октябре дал бы 15 909,09 ₽. Разница 1 094,96 ₽ в пользу работника — именно поэтому «просто оставить оклад» нельзя.

Где подсмотреть базу для расчёта в программе

Чтобы не собирать суммы вручную, откройте Зарплата и кадры → Отчёты по зарплате → Анализ начислений и удержаний или Полный свод начислений с периодом за 12 месяцев и отбором по сотруднику. Отработанные дни — из Табеля (Зарплата и кадры → Отчёты по зарплате → Табель учёта рабочего времени).

В ЗУП 3.1 и ERP считать не нужно: документ Командировка сам подтягивает данные расчётного периода, а по кнопке со значком карандаша показывает расшифровку среднего.

Как в 1С начислить командировочные: пошаговая инструкция

Порядок действий в Бухгалтерии 8.3 — от приказа до закрытия подотчёта.

Шаг 1. Оформляем приказ и фиксируем дни

Документа «Командировка» в типовой Бухгалтерии 3.0 нет. Приказ по форме Т-9 печатают из внешней формы или в Word, а в программе дни отмечают вручную в табеле — проще всего так:

• Зарплата и кадры → Все начисления → Создать → Табель — укажите в дни поездки вид времени «К» (командировка);
• либо просто учтите эти дни при расчёте, если табель вы в 1С не ведёте.

Шаг 2. Выдаём аванс подотчётному лицу

Выдать деньги до поездки — обязанность работодателя, а не жест доброй воли.

Наличными: Банк и касса → Касса → Кассовые документы → Выдача наличных, вид операции — «Выдача подотчётному лицу», счёт 71.01.

На карту: Банк и касса → Банковские выписки → Списание, вид операции — «Перечисление подотчётному лицу».

Шаг 3. Начисляем средний заработок

В месяце, к которому относится командировка:

1. Зарплата и кадры → Все начисления → Создать → Начисление зарплаты.
2. Заполнить автоматически, затем по сотруднику нажать Начислить → выбрать «Оплата по среднему заработку (командировка)».
3. Вписать рассчитанную сумму — 17 004,05 ₽.
4. Уменьшить оклад за дни отсутствия: в строке оклада поставьте количество фактически отработанных дней месяца без дней командировки, иначе работник получит и оклад, и средний.
5. Проверить колонку НДФЛ и закладку «Взносы» — суммы пересчитаются автоматически.

Шаг 4. Проводим авансовый отчёт

Работник вернулся — в течение трёх рабочих дней он сдаёт отчёт с документами.

Банк и касса → Касса → Авансовые отчёты → Создать. В разных релизах пункт вынесен прямо в раздел Банк и касса.

Как распределяются суммы по вкладкам:

• Авансы — подбираем документ выдачи денег, иначе отчёт не зачтётся с выданной суммой.
• Товары — только если работник что-то купил для организации (запчасть, картридж, образцы).
• Оплата — если он погасил долг перед поставщиком за компанию.
• Прочее — здесь живут билеты, гостиница, суточные, сборы и пошлины. Это главная вкладка для командировки.

Заполнение строки по гостинице на вкладке «Прочее»:

Суточные вводим отдельной строкой: номенклатура «Суточные», сумма 6 000 ₽, ставка НДС — Без НДС, поставщика нет.

Шаг 5. Закрываем расчёты с подотчётником

Разницу между авансом и подтверждёнными расходами надо закрыть в том же месяце:

• остаток работник вносит в кассу — Поступление наличных, вид операции «Возврат от подотчётного лица»;
• перерасход организация доплачивает — Выдача наличных, вид операции «Выдача подотчётному лицу»;
• по заявлению работника остаток можно удержать из зарплаты, но не «автоматически» — нужно распоряжение в течение месяца со дня окончания срока отчёта.

Суточные сверх нормы: НДФЛ и страховые взносы

Необлагаемые лимиты заданы НК РФ и держатся неизменными много лет: 700 ₽ за день поездки по России и 2 500 ₽ за день за границей. Всё, что выше, — доход работника.

Продолжим пример. Суточные в компании — 1 200 ₽ в день, поездка 5 дней:

Выплачено суточных:        1 200 × 5 = 6 000,00 ₽
Необлагаемая часть:          700 × 5 = 3 500,00 ₽
Сверх нормы:                           2 500,00 ₽
НДФЛ 13 %:                 2 500 × 0,13 = 325,00 ₽
Взносы по единому тарифу 30 %:          750,00 ₽

Как провести это в 1С 8.3 Бухгалтерия:

1. Откройте Начисление зарплаты за месяц, в котором утверждён авансовый отчёт.
2. Добавьте сотруднику строку с начислением «Суточные сверх нормы», сумма — 2 500 ₽.
3. Проверьте, что сумма не попала в графу «К выплате».
4. НДФЛ и взносы программа рассчитает сама.

В ЗУП 3.1 то же самое делается документом Разовое начисление или прямо в Начислении зарплаты и взносов. Там же удобнее контролировать сроки уплаты НДФЛ по отчёту «Контроль сроков уплаты НДФЛ».

Проводки по командировке в 1С 8.3

Сводим пример целиком: аванс 30 000 ₽ на карту, расходы — гостиница 14 400 ₽ (в том числе НДС 2 400 ₽), билеты 8 400 ₽ без НДС, суточные 6 000 ₽, итого 28 800 ₽, остаток 1 200 ₽ возвращён в кассу.

Пояснения к спорным местам:

• 🔢 НДФЛ исчисляется в полных рублях, поэтому 2 210,53 ₽ превращается в 2 211 ₽.
• 🏦 В актуальных релизах Бухгалтерии 3.0 НДФЛ агента отражается на субсчёте 68.01.9, а взносы по единому тарифу — на 69.09. Если у вас другие субсчёта, значит база давно не обновлялась.
• 🚫 Сверхнормативные суточные уже выплачены через авансовый отчёт, поэтому запись Дт 26 Кт 70 закрывается не выплатой, а техническим зачётом: в документе выплаты эта сумма участвовать не должна.
• 📦 Если поездка связана с покупкой оборудования, расходы идут не на 26, а на 08.04 — в первоначальную стоимость объекта.

Особенности разных конфигураций

1С:Бухгалтерия предприятия 3.0

Зарплатный блок упрощённый: документа «Командировка» нет, средний заработок считаете сами, в табеле дни отмечаете вручную. Для одного-двух сотрудников это нормально, для штата в 50 человек — повод перейти на ЗУП.

1С:ЗУП 3.1

Здесь есть всё:

1. Настройка → Расчёт зарплаты → Настройка состава начислений и удержаний → вкладка «Прочие начисления» → флажок «Командировки».
2. После этого появляется журнал Кадры → Командировки.
3. В документе указываете период, программа сама считает средний, формирует приказ Т-9 и отмечает дни в табеле.
4. Доступна оплата командировки в выходные дни и вариант «Командировка внутри одного дня».
5. Если средний ниже оклада, включается механизм доплаты — настраивается в том же составе начислений.

1С:ERP Управление предприятием 2

Кадровый и расчётный блок повторяет ЗУП: документ Командировка в разделе Зарплата / Кадры, авансовый отчёт — в Казначейство. Дополнительно расходы можно отнести на направление деятельности и на конкретный проект, что удобно для подрядных работ.

1С:Управление торговлей 11

Расчёта зарплаты нет вообще. В УТ 11 оформляют только Авансовый отчёт (раздел Казначейство, в части релизов — Финансы), а средний заработок считают в ЗУП и переносят в бухгалтерию синхронизацией. Если в УТ ведётся управленческий учёт расходов, командировочные относят на статью расходов с аналитикой по подразделению.

Отчёты для проверки расчёта

Четыре отчёта закрывают 90 % ошибок. Все — в разделе Отчёты, кроме зарплатных.

Отдельно проверьте вычет НДС: Отчёты → Книга покупок. Запись по гостинице появится, только если в авансовом отчёте стоит галочка «СФ предъявлен» и заполнен поставщик.

Типичные ошибки и как их избежать

• ❌ Платят оклад вместо среднего заработка. Прямое нарушение ст. 167 ТК РФ. Даже если суммы близки, в расчётном листке должна быть отдельная строка оплаты по среднему.
• ❌ Оклад не уменьшили за дни командировки. Самая частая арифметическая ошибка в Бухгалтерии 3.0: добавили средний, а оклад оставили за полный месяц. Работник получает двойную оплату одних и тех же дней.
• ❌ Суточные забыли обложить. При суточных 1 000–1 500 ₽ в день разница с лимитом 700 ₽ набегает быстро, а доначисление НДФЛ и взносов идёт с пенями.
• ❌ Авансовый отчёт датировали днём выдачи денег. Дата документа — день утверждения руководителем. От неё зависит период признания расходов и месяц НДФЛ по суточным.
• ❌ Не подобрали аванс на вкладке «Авансы». Тогда расход пройдёт, а выданная сумма останется висеть в дебете 71.01 — сальдо не закроется.
• ❌ НДС принят к вычету по одному чеку. Нужен счёт-фактура либо БСО (бланк гостиницы, маршрут-квитанция) с выделенной суммой налога. Кассовый чек с надписью «в т. ч. НДС» права на вычет не даёт.
• ❌ Оплатили по среднему выходные дни поездки. За выходные платят, только если работник в них действительно работал или был в пути — и тогда это не средний заработок, а оплата работы в выходной в двойном размере.
• ❌ Взяли календарные дни вместо отработанных. В знаменателе среднего дневного заработка — фактически отработанные дни, а не 12 × 29,3 (это формула для отпускных).
• ❌ В ЗУП не включили флажок «Командировки» и вводят суммы ручным начислением. Такие суммы не попадают в расчёт будущего среднего и ломают табель.

Частые вопросы