Где в 1С смотреть и заполнять реквизиты организации и контрагентов
Содержание
Реквизиты своей компании лежат в карточке организации: в 1С:Бухгалтерии 3.0 это Главное → Организации, в ЗУП 3.1 — Настройка → Организации, в Управлении торговлей 11 — НСИ и администрирование → Организации. Реквизиты контрагентов — в справочнике Справочники → Контрагенты. Там же, в карточке, собраны ИНН, КПП, адреса, банковские счета и коды, которые потом подставляются в документы и печатные формы.
Ниже разберём три задачи, которые обычно и имеют в виду под словом «найти реквизиты»: посмотреть данные своей фирмы, открыть карточку контрагента и быстро отыскать нужного партнёра в длинном списке — по ИНН, названию или банковскому счёту. Плюс — как эти реквизиты попадают в платёжки и счета и как настроить, какие поля видно в списках.
Где лежат реквизиты в разных конфигурациях
Список организаций и справочник контрагентов есть в любой типовой конфигурации, но раздел меню верхнего уровня у них разный. Если вы переходите с Бухгалтерии на торговую или зарплатную базу, пути придётся искать в других местах.
| Конфигурация | Организации | Контрагенты |
|---|---|---|
| Бухгалтерия 3.0 | Главное → Организации | Справочники → Контрагенты |
| ЗУП 3.1 | Настройка → Организации | используются ограниченно |
| Управление торговлей 11 | НСИ и администрирование → Организации | НСИ и администрирование → Контрагенты |
Структура самих карточек при этом почти одинакова: наименование, ИНН/КПП, адреса и банковские счета лежат в тех же блоках. Поэтому разобравшись с карточкой в одной конфигурации, вы без труда найдёте те же поля в другой.
ЗУП 3.1 ведёт кадры и зарплату, поэтому справочник контрагентов там нужен редко — в основном для перечислений по исполнительным листам. Основной объект реквизитов в ЗУП — именно организация.
В Управлении торговлей, кроме контрагентов, есть ещё справочник партнёров. Партнёр — это торговая сторона (магазин, сеть, бренд), а контрагент — юрлицо, с которым заключён договор. Реквизиты (ИНН, счета) хранятся именно у контрагента.
Реквизиты своей организации: карточка и банковские счета
Откройте список организаций и дважды щёлкните по нужной фирме. Карточка разбита на блоки, и в типовых конфигурациях они называются одинаково.
- 🏢 Основные — наименование полное и сокращённое, ИНН, КПП, ОГРН, вид организации (юрлицо или ИП).
- 🏦 Банковские счета — расчётные счета, БИК и корсчёт банка. Один счёт помечается основным — именно он подставляется в платёжки по умолчанию.
- 📍 Адрес и телефон — юридический, фактический и почтовый адреса.
- 🖊 Подписи — руководитель, главный бухгалтер, кассир. Отсюда ФИО попадают в подписи печатных форм.
- 📊 Коды — ОКПО, ОКТМО, коды налогового органа и отделения СФР (бывший ФСС; фонды объединились с 2023 года).
Чтобы добавить расчётный счёт, в карточке организации откройте блок банковских счетов и создайте новый: достаточно ввести БИК — наименование банка и корсчёт подтянутся из встроенного классификатора банков.
Если в платёжке подставляется не тот счёт, зайдите в список банковских счетов организации и переназначьте основной. Поле «Использовать как основной» решает, какой счёт идёт в документы по умолчанию.
Как открыть карточку контрагента и где лежат его данные
Контрагенты хранятся в одном справочнике на всю базу. Путь: Справочники → Контрагенты в Бухгалтерии, НСИ и администрирование → Контрагенты в УТ 11. Откройте карточку — структура повторяет карточку организации: наименование, ИНН/КПП, вид контрагента, адреса, контактные лица и банковские счета.
Банковский счёт контрагента заводится так же, как свой: по БИК. Этот счёт потом подставляется в платёжные поручения на оплату поставщику.
У карточки контрагента есть ещё блок с договорами. Там хранятся номера и даты договоров, вид расчётов и срок оплаты — формально это тоже реквизиты, которые уходят в документы и акты сверки.
Перед первой оплатой новому поставщику сверьте ИНН и расчётный счёт с теми, что указаны в договоре и счёте на бумаге. Платёж по реквизитам из письма, не совпадающим с договором, — классическая схема подмены банковских данных.
Поиск контрагента по ИНН, названию и расчётному счёту
В справочнике на сотни строк проще не листать, а искать. Над списком есть строка поиска — введите в неё фрагмент, и 1С отфильтрует записи.
Поиск работает по нескольким полям сразу:
| Что вводите | Что найдёт |
|---|---|
| ИНН целиком | одного контрагента с этим ИНН |
| Часть названия | всех, у кого встречается это слово |
| Номер расчётного счёта | контрагента с таким счётом |
| КПП | контрагентов с этим КПП (обособленные подразделения) |
Искать по ИНН удобнее всего: он уникальный, и выдача будет из одной строки. Если по ИНН ничего не нашлось — контрагента в базе ещё нет, его нужно завести.
Пара ориентиров по кодам, чтобы не путаться при поиске:
- 🔢 ИНН — 10 цифр у юрлица, 12 у ИП. По нему ищут чаще всего.
- 🏷 КПП — 9 цифр, есть только у юрлиц. У одной организации может быть несколько КПП: по головному и по каждому обособленному подразделению.
- 📄 ОГРН/ОГРНИП — регистрационный номер, 13 или 15 цифр. Обычно по нему не ищут, но он виден в карточке и уходит в документы.
У ИП КПП не бывает — если видите в карточке ИП заполненное поле КПП, это ошибка ввода.
Тот же быстрый поиск работает в любом списке документов: в журнале поступлений или реализаций можно ввести ИНН или название партнёра, и останутся только его документы.
Если поиск по ИНН не находит контрагента, которого вы точно заводили, проверьте, нет ли в поле ИНН лишнего пробела или буквы. 1С сравнивает строку символ в символ.
Автозаполнение реквизитов по ИНН через 1С:Контрагент
Вручную перебивать реквизиты из выписки ЕГРЮЛ не нужно — в типовых конфигурациях есть сервис 1С:Контрагент. Он тянет данные из государственных реестров прямо в карточку.
Как это работает:
- В карточке нового контрагента введите ИНН в соответствующее поле.
- Нажмите кнопку заполнения по ИНН (значок рядом с полем или команда в шапке карточки).
- Наименование, КПП, ОГРН и юридический адрес подставятся из ЕГРЮЛ или ЕГРИП автоматически.
Сервис подключается в разделе Администрирование → Интернет-поддержка и сервисы. Базовая проверка статуса по ИНН доступна бесплатно, расширенное досье и выписки — по платной подписке.
Отдельно сервис подсвечивает, что контрагент снят с учёта или находится в процессе ликвидации. Для должной осмотрительности это удобно: не открывая сторонних сайтов, видно, действующая фирма или нет.
Если сервис не подключён, реквизиты заводят руками: наименование, ИНН, КПП и адрес — из выписки ЕГРЮЛ или счёта поставщика, банковский счёт — по БИК из классификатора банков. Результат тот же, просто дольше и с риском опечатки в длинных номерах.
Реквизиты в печатных формах: платёжки, счета, акты
В документах реквизиты не вводятся заново — они подтягиваются из карточек организации и контрагента. Поэтому, если в печатной форме пусто или данные старые, причина почти всегда в карточке, а не в самом документе.
Откуда что берётся в типовой платёжке и счёте:
- Банк и счёт плательщика — из карточки вашей организации (основной банковский счёт).
- Банк и счёт получателя — из карточки контрагента.
- ИНН, КПП, адреса — из обеих карточек.
- Подписи (руководитель, бухгалтер) — из блока подписей организации.
Чтобы посмотреть печатную форму, откройте документ и нажмите кнопку печати в командной панели — там выбирается нужный бланк (счёт на оплату, платёжное поручение, акт, счёт-фактура).
Исправили реквизиты в карточке — старые документы не пересчитываются сами. В уже проведённых платёжках останутся прежние данные. Если счёт сменился, перепроведите нужные документы или выпишите новые.
Если в платёжке неверный корсчёт или название банка, причина обычно в устаревшем классификаторе банков. Банк и корсчёт подставляются по БИК из встроенного справочника — когда банк сменил реквизиты, классификатор нужно обновить (он входит в комплект обновлений конфигурации). После обновления откройте счёт заново, чтобы данные банка перечитались.
Настройка состава и отображения реквизитов в списках
По умолчанию в списке контрагентов видно наименование и ИНН. Остальные поля можно вывести в колонки, чтобы не открывать каждую карточку.
Настройка списка вызывается из меню «Ещё» над таблицей (команда изменения формы или настройки списка). В открывшемся окне добавьте в видимые колонки нужные поля — например, КПП, телефон или полное наименование — и задайте их порядок.
Там же настраиваются отбор и сортировка: можно оставить в списке только контрагентов определённого вида или отсортировать по ИНН. Настроенный вид списка сохраняется для вашего пользователя — при следующем открытии колонки и отбор останутся на месте.
Если стандартных полей карточки не хватает, в типовых конфигурациях есть дополнительные реквизиты. Включаются в Администрирование → Общие настройки → Дополнительные реквизиты и сведения. После этого вы заводите своё поле (например, «Менеджер» или «Категория клиента») и выводите его в список наравне со встроенными.
Дополнительные реквизиты удобны для аналитики: по ним потом можно фильтровать списки и строить отборы в отчётах, не меняя конфигурацию.