Карточка своей организации в 1С 8.3: ИНН, КПП, счета, подписи и печать

Посмотреть реквизиты организации в 1С 8.3 проще всего в разделе Главное → Реквизиты организации (Бухгалтерия 3.0). Если в базе ведётся учёт по нескольким фирмам, вместо этой команды будет Главное → Организации: откройте список и дважды щёлкните нужную строку.

Карточка организации — единственное место, где хранятся ИНН, КПП, ОГРН, адреса, коды статистики и ответственные лица. Отсюда их берут счета, УПД, платёжки и регламентированная отчётность. Поэтому найти реквизиты — это полдела. Важнее понимать, какое поле карточки попадает в какой документ.

Где в 1С открыть реквизиты организации: пути по конфигурациям

Путь отличается в зависимости от программы. В типовых конфигурациях на платформе 8.3 с интерфейсом «Такси» он такой:

Есть и универсальные способы, которые работают в любой конфигурации:

• 🔎 Поиск по меню. Нажмите на лупу в верхней части окна (или Alt+F3) и наберите «Организации». Программа покажет команду, даже если вы не помните раздел.
• 📄 Из документа. Откройте любой документ, где есть поле «Организация», и нажмите на значок открытия рядом с этим полем. Сразу откроется карточка.
• ⭐ Избранное. Если реквизиты нужны часто, в открытой карточке нажмите звёздочку в заголовке окна. Ссылка появится в разделе «Избранное».

Что лежит в карточке: основные сведения и банковские счета

Карточка организации в Бухгалтерии 3.0 устроена как одна длинная форма со сворачиваемыми группами. Сверху — основные поля, ниже — блоки, которые раскрываются щелчком по заголовку.

Верхняя часть формы

• 🏢 Сокращённое и полное наименование. Полное идёт в печатные формы и отчётность, сокращённое — в счета и платёжки.
• 🔢 ИНН, КПП, ОГРН (у ИП — ОГРНИП) и дата регистрации.
• 🏦 Основной банковский счёт. Подставляется в новые документы по умолчанию.
• 📊 Ссылки на учётную политику и настройки налогов.

Сворачиваемые блоки

С 2023 года ПФР и ФСС объединены в Социальный фонд (СФР), поэтому в актуальных релизах блоки фондов переименованы.

Банковские счета организации

Счета не хранятся прямо в карточке. Они живут в отдельном справочнике, который открывается по ссылке «Банковские счета» в шапке карточки организации.

Чтобы добавить счёт:

1. Откройте карточку организации и перейдите по ссылке «Банковские счета».
2. Нажмите Создать.
3. Введите БИК — название банка и корреспондентский счёт подтянутся из классификатора банков.
4. Укажите номер расчётного счёта (20 цифр) и валюту.
5. Сохраните. Если счёт должен подставляться в документы, в списке счетов выберите его и нажмите Использовать как основной.

Как реквизиты попадают в печатные формы и документы

Программа не хранит реквизиты внутри каждого документа. При печати она берёт данные из карточки организации на дату документа. Отсюда два следствия.

Первое: исправили карточку — изменились и старые печатные формы, если для поля не ведётся история. Счёт за прошлый год, распечатанный сегодня, покажет новый телефон.

Второе: для наименования, КПП и юридического адреса история ведётся. Рядом с этими полями в карточке есть ссылка «История». Через неё новое значение вводят с датой, начиная с которой оно действует. Тогда документы до этой даты печатаются со старыми данными, после — с новыми.

Наименование в платёжном поручении

Поле «Плательщик» в платёжке заполняется из настроек банковского счёта, а не напрямую из карточки. Откройте сам счёт в справочнике «Банковские счета» — там есть настройка, какой текст выводить как наименование организации: сокращённое, полное или свой вариант.

Это полезно, когда банк требует формат вида «ИП Иванов Иван Иванович» или наименование с указанием обособленного подразделения.

Логотип, печать и подписи на счёте

Чтобы выставлять счёт с факсимиле:

1. Раскройте в карточке блок «Логотип и печать».
2. Загрузите картинки: печать, подпись руководителя, подпись главного бухгалтера. Подходит PNG с прозрачным фоном.
3. В документе «Счёт на оплату» нажмите Печать и выберите вариант «Счёт на оплату (с печатью и подписями)».

Обычный вариант печатной формы факсимиле не выводит — это сделано специально, чтобы печать не попадала на документы без вашего решения.

Ответственные лица и даты

ФИО руководителя и главного бухгалтера тоже хранятся с датой. Если директор сменился, не перебивайте старую фамилию. Добавьте новую запись с датой назначения в блоке «Подписи» через ссылку истории. Иначе акты и УПД прошлых периодов при повторной печати окажутся подписаны новым директором.

Изменение реквизитов: смена адреса, КПП, массовое обновление

Реквизиты своей организации меняются редко, но каждый раз с последствиями для отчётности. Ниже — что делать в типовых ситуациях.

Переезд или смена юридического адреса

1. В блоке «Адрес и телефон» нажмите на ссылку истории рядом с юридическим адресом.
2. Добавьте новую запись: дата — день регистрации изменений в ЕГРЮЛ, адрес — через форму ввода по адресному классификатору.
3. Если сменилась инспекция, обновите код ИФНС в блоке «Налоговая инспекция» и проверьте ОКТМО в блоке «Коды».

Новый КПП

КПП меняется при смене инспекции или категории налогоплательщика. Вводите его через «Историю» с датой постановки на учёт. Для обособленных подразделений КПП свой: такое подразделение заводят как отдельную организацию или как подразделение с признаком отдельной регистрации в налоговом органе — в зависимости от того, сдаёт ли оно отчётность само.

Переименование организации

Смена наименования — та же логика, что с адресом. Не перебивайте старое название в поле: откройте «Историю» у наименования и добавьте новое с датой записи в ЕГРЮЛ.

После этого проверьте три места:

1. Банковские счета — если в них задан свой текст для поля «Плательщик», его придётся поправить вручную.
2. Шаблоны договоров и бланки, куда название вписано текстом, а не подставляется из карточки.
3. Сертификат электронной подписи для отчётности и ЭДО: при смене наименования его обычно перевыпускают, и новый сертификат нужно подключить в настройках документооборота.

Документы, созданные до даты переименования, продолжат печататься со старым названием — так и должно быть.

Массовое изменение реквизитов

Для своих организаций массовая правка нужна редко: обычно их одна-три. Но бывает, что нужно одинаково поправить сразу несколько банковских счетов или карточек фирм холдинга. Для этого в БП 3.0 есть обработка Администрирование → Обслуживание → Корректировка данных → Групповое изменение реквизитов.

Порядок работы:

1. Выберите вид объектов — например, «Банковские счета».
2. Отберите нужные элементы фильтром.
3. Укажите реквизит и новое значение.
4. Нажмите Изменить реквизиты.

Перед групповой обработкой сделайте резервную копию базы — откатить массовое изменение кнопкой нельзя.

Обновление справочников, от которых зависят реквизиты

Сами реквизиты организации программа сама не обновляет — их ведёте вы. Но в карточке используются три классификатора, которые нужно держать свежими:

• 🏦 Классификатор банков — названия банков и корсчета по БИК.
• 🏠 Адресный классификатор — проверка адресов по ГАР.
• 🧾 Справочник ИФНС — названия и коды налоговых органов.

При подключённой интернет-поддержке первые два обновляются автоматически, отдельно скачивать ничего не нужно.

Как быстро найти реквизиты своей организации в документах и отчётах

Иногда реквизиты нужны не для правки, а чтобы скопировать и отправить: контрагенту, в банк, в договор. Открывать карточку не обязательно.

Если реквизиты в печатной форме выглядят не так, как в карточке, проверьте дату документа. Для полей с историей программа покажет значение, действовавшее на эту дату, а не текущее.

Ошибки с реквизитами организации и как их исправить

Большинство проблем — это расхождение между тем, что видно в карточке, и тем, что вышло на печать или в отчёт. Выберите свой симптом:

Ещё одна частая ситуация — поля карточки недоступны для редактирования. Это вопрос прав пользователя: менять реквизиты своей организации обычно может только администратор или главный бухгалтер. Попросите администратора базы проверить вашу группу доступа в Администрирование → Настройки пользователей и прав.

Частые вопросы о реквизитах организации в 1С