Учёт расчётов с самозанятыми в 1С:Бухгалтерии

Выплата самозанятому проходит как обычный расчёт с поставщиком услуг: контрагент — физлицо, договор ГПХ, счёт учёта 60.01 или 76.10. НДФЛ не удерживаете, страховые взносы не начисляете, в 6-НДФЛ и РСВ эти суммы не попадают. Главное основание для расходов — чек из приложения «Мой налог», без него затраты к учёту не принять.

Ниже — как завести плательщика НПД в справочнике, оформить договор, отразить акт и оплату, и что проверить, чтобы налоговая не переквалифицировала сделку в трудовые отношения с доначислением НДФЛ и взносов.

Что проверить до заключения договора

Перед первой выплатой уточните два факта — от них зависит, будете вы налоговым агентом или нет.

🔹 Статус плательщика НПД. Проверьте его на сайте ФНС в сервисе проверки статуса налогоплательщика НПД — по ИНН исполнителя и дате сделки. Если на нужную дату человек статус не подтверждает, вы становитесь налоговым агентом: придётся удержать НДФЛ и начислить взносы, как по обычному ГПХ.

🔹 Не был ли исполнитель вашим работником. Если самозанятый в последние два года числился у вас в штате, его доход от вас под НПД не подпадает. Это прямое ограничение закона № 422-ФЗ — оно закрывает схему «уволить и нанять как самозанятого». С таких выплат удерживайте НДФЛ и платите взносы.

Как завести самозанятого контрагентом

Отдельного справочника для самозанятых нет — плательщик НПД заводится как обычный контрагент-физлицо.

1. Откройте Справочники → Контрагенты (или Покупки → Контрагенты) и создайте новый элемент.
2. В поле Вид контрагента выберите Физическое лицо.
3. Заполните ФИО и ИНН. ИНН самозанятого — это его личный ИНН физлица, он понадобится для проверки статуса и для чека.
4. Укажите банковские реквизиты для перечислений, если платите на расчётный счёт или карту по номеру счёта.

В актуальных релизах 1С:Бухгалтерии 3.0 в карточке контрагента или договора есть признак, что контрагент — плательщик НПД (самозанятый). Если он у вас есть — поставьте его: программа подскажет, что НДФЛ и взносы по такому контрагенту не нужны, и предупредит об отсутствующем чеке. Если признака в вашем релизе нет, порядок учёта от этого не меняется — просто ведёте расчёты вручную по счёту 60 или 76.

Плательщиком НПД может быть не только обычное физлицо, но и ИП на этом режиме. Для вас разница минимальная: такой контрагент заводится с видом Индивидуальный предприниматель, но так же не предъявляет НДС и так же обязан выдать чек из «Мой налог». Проводки и отсутствие НДФЛ со взносами — те же, что и по самозанятому-физлицу.

Договор ГПХ с самозанятым: что учесть

С самозанятым заключают гражданско-правовой договор — чаще возмездного оказания услуг или подряда. Трудовой договор здесь неприменим: самозанятый не сотрудник, на него не распространяются отпуска, больничные и штатное расписание.

Что обязательно прописать в договоре:

• 🔹 Статус исполнителя — что он плательщик налога на профессиональный доход. Это снимает с вас обязанности по НДФЛ и взносам.
• 🔹 Обязанность выдавать чек из «Мой налог» на каждую оплату — ваше основание для расходов.
• 🔹 Обязанность сообщить об утрате статуса — чтобы вы успели пересчитать налоги, если он снимется с учёта.
• 🔹 Предмет, объём и стоимость услуг, порядок приёмки и сроки оплаты.

Не копируйте в договор формулировки трудового договора. Условия о рабочем графике, подчинении правилам распорядка, фиксированном ежемесячном вознаграждении «за процесс», рабочем месте и социальных гарантиях — прямые признаки трудовых отношений. По ним ФНС и суды переквалифицируют договор в трудовой с доначислением НДФЛ, взносов, пеней и штрафов.

В 1С договор заводится в карточке контрагента на закладке Договоры: создаёте договор с видом С поставщиком. Номер и дату берёте из бумажного договора.

Как отразить услуги самозанятого

Факт оказания услуг отражают документом поступления. Порядок зависит от того, есть ли у вас акт.

Если есть акт выполненных работ (услуг):

Проведите Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) с видом операции Услуги. В табличной части укажите:

• содержание услуги (можно выбрать номенклатуру с видом «Услуга» или ввести текстом);
• сумму по акту;
• счёт затрат — 20, 26, 44, 08 или 91 в зависимости от того, куда относите расходы;
• ставку НДС — Без НДС: самозанятый НДС не платит и к вычету вам ничего не предъявляет.

Если акта нет, а есть только чек:

Можно отразить расход на основании чека — услугу всё равно проводите документом поступления, а чек прикладываете как подтверждающий документ. Но акт лучше оформить: он фиксирует, что именно и в каком периоде сделано, и снимает вопросы при проверке.

Проводки по услугам самозанятого — без НДС, без зарплатных счетов:

Счёт 19 (НДС) здесь не используется, счета 70, 68.01, 69 — тоже. Никакого удержания и начисления по этой выплате не будет.

В налоговом учёте стоимость услуг самозанятого — обычный расход. На ОСНО она уменьшает базу по налогу на прибыль, на УСН «доходы минус расходы» — попадает в расходы, если вид затрат есть в закрытом перечне (глава 25 НК для прибыли, статья 346.16 — для УСН). Условие одно и то же: расход экономически обоснован, связан с деятельностью и подтверждён чеком. Нет чека — расход не признаётся, даже когда есть договор, акт и платёжка.

Оплата и чек из «Мой налог»

Платить самозанятому можно любым способом: на расчётный счёт, на карту по номеру счёта, реже — наличными из кассы. Способ оплаты на налоги не влияет — важен только чек.

Чек самозанятый формирует сам в приложении или веб-кабинете «Мой налог» и передаёт вам — электронно (ссылка, PDF, изображение) или на бумаге. В чеке должны быть:

• ИНН и наименование вашей организации (как заказчика);
• наименование услуги;
• сумма и дата расчёта.

Срок выдачи чека зависит от формы расчёта: при безналичном переводе на счёт — не позднее 9-го числа месяца, следующего за месяцем оплаты; при оплате наличными или переводом на карту — в момент расчёта. Если чек не пришёл вовремя, напомните исполнителю до того, как закроете период.

В 1С оплату проводите стандартно: Банк и касса → Банковские выписки → Списание с расчётного счёта с видом операции Оплата поставщику на договор самозанятого. Если платите авансом, зачёт аванса выполнится при проведении документа поступления.

Чеки храните так, чтобы их можно было предъявить при проверке: сохраняйте электронные чеки (ссылку или файл) и сверяйте сумму и дату с платёжкой. Проверить подлинность чека можно на сайте ФНС по QR-коду или реквизитам — особенно если исполнителей много и выплаты регулярные. Чек, аннулированный самозанятым после выдачи, перестаёт подтверждать расход, поэтому разовую сверку перед закрытием периода стоит сделать привычкой.

Если самозанятых несколько и платежи частые, расчёты удобнее вести через отдельные договоры по каждому исполнителю — так проще контролировать закрытие авансов и наличие чеков по каждому контрагенту в оборотно-сальдовой ведомости по счёту 60.

Налоги и отчётность по выплатам самозанятым

Это главное отличие от расчётов с обычным физлицом по ГПХ: при работе с самозанятым у вас нет ни налога, ни отчётности по нему.

Налог на профессиональный доход самозанятый платит сам: 6% с доходов от организаций и ИП, 4% — с доходов от физлиц. Вас его ставка не касается — вы перечисляете всю сумму по договору без удержаний.

Исключения, когда выплата всё-таки облагается НДФЛ и взносами, а суммы попадают в 6-НДФЛ и РСВ:

• исполнитель на дату сделки не подтвердил статус плательщика НПД;
• он был вашим штатным работником в течение последних двух лет;
• он утратил статус (снялся с учёта или превысил лимит 2,4 млн рублей), а выплата прошла после этого.

Когда договор с самозанятым признают трудовым

Экономия на НДФЛ и взносах — главная причина, по которой налоговая присматривается к расчётам с самозанятыми. Если под видом ГПХ скрыты фактические трудовые отношения, инспекция доначислит НДФЛ, страховые взносы, пени и штраф, а сэкономленное придётся вернуть.

На какие признаки смотрят ФНС и суды:

• 🔹 самозанятый работает только на вас и получает доход в основном от одной организации;
• 🔹 выплаты идут регулярно и примерно в одной сумме, как зарплата, а не за конкретный результат;
• 🔹 в договоре есть график, рабочее место, подчинение внутренним правилам и должность;
• 🔹 исполнителя оформили сразу после увольнения из штата на ту же функцию;
• 🔹 вы обеспечиваете его оборудованием и материалами, контролируете процесс, а не итог.

Чем больше таких признаков, тем выше риск переквалификации. Чтобы его снизить, платите за измеримый результат по актам, не привязывайте вознаграждение к отработанному времени и не прописывайте трудовые условия. Один-два разовых исполнителя с нормальными договорами вопросов обычно не вызывают; массовый перевод штата в самозанятые — почти гарантированная проверка.

Частые вопросы