Самозанятый исполнитель в 1С:Бухгалтерии 8.3: от карточки до чека ФНС

Самозанятого в 1С 8.3 заводят как обычного поставщика: Справочники → Покупки и продажи → Контрагенты → Создать, вид контрагента — «Физическое лицо» (или «Индивидуальный предприниматель», если человек — ИП на НПД), ИНН из 12 цифр обязателен. В справочник «Сотрудники» и «Физические лица» для зарплаты его не вносят: он не работник, НДФЛ и взносы с выплат ему не удерживают.

Дальше — договор с видом «С поставщиком», документ поступления услуг без НДС и оплата. Главное, что отличает самозанятого от обычного физлица по договору ГПХ, — чек из приложения «Мой налог». Без чека 1С проведёт всё одинаково, но при проверке выплату могут переквалифицировать.

Самозанятый или физлицо по договору ГПХ: что выбрать в 1С

Перед тем как в 1С завести самозанятого контрагента, решите, кем он будет в учёте. От этого зависит, в каком разделе программы оформлять выплаты.

Ещё два ограничения, о которых стоит помнить:

• 📌 доход самозанятого — не больше 2,4 млн руб. за календарный год; при превышении статус теряется;
• 📌 самозанятый не может перепродавать товары и не нанимает работников — если по договору он поставляет чужой товар, это уже не НПД.

Как внести самозанятого контрагента в 1С: карточка шаг за шагом

Пути ниже даны для 1С:Бухгалтерии предприятия 3.0. В 1С:УНФ и 1С:УТ 11 справочник называется так же — «Контрагенты», но реквизиты карточки расположены иначе.

Шаг 1. Создайте контрагента

1. Откройте Справочники → Покупки и продажи → Контрагенты.
2. Нажмите Создать.
3. В поле «Вид контрагента» выберите «Физическое лицо». Для ИП на НПД — «Индивидуальный предприниматель».
4. В поле «Наименование» укажите ФИО полностью: Иванов Сергей Петрович.
5. Заполните ИНН — 12 цифр. КПП у физлица нет, поле останется пустым.

Шаг 2. Заполните реквизиты для оплаты

На закладке с банковскими счетами добавьте счёт исполнителя: БИК, номер счёта. Если исполнитель получает деньги на карту, всё равно нужен номер счёта карты (20 цифр), а не 16 цифр с лицевой стороны.

Адрес и телефон заполните по желанию. Для выплат и отчётности они не нужны, но пригодятся для договора.

Шаг 3. Отметьте, что это самозанятый

Отдельного вида «Самозанятый» в БП 3.0 нет. Чтобы бухгалтер через год сразу видел, кто есть кто, используйте:

• 🗂 группу справочника «Самозанятые» — создаётся кнопкой Создать группу в списке контрагентов;
• 📝 поле «Комментарий» в карточке: «Плательщик НПД, статус проверен 05.10»;
• 🏷 дополнительный реквизит «Плательщик НПД» (флажок), если в базе включены дополнительные реквизиты.

💡 Группа удобнее всего: по ней строят отбор в оборотно-сальдовой ведомости по счёту 60 и сразу видят все выплаты самозанятым за год.

Проверка статуса НПД перед каждой выплатой

Статус самозанятого человек может потерять в любой день: сам снимется с учёта, превысит лимит, перейдёт на другой режим. Поэтому проверять статус нужно не при создании карточки, а перед оплатой.

Проверка через ФНС

Сервис ФНС «Проверка статуса налогоплательщика налога на профессиональный доход» находится на сайте npd.nalog.ru. Порядок:

1. Скопируйте ИНН из карточки контрагента в 1С.
2. Вставьте его в форму на сайте ФНС и укажите дату — день, на который нужен статус.
3. Сохраните ответ: скриншот или PDF страницы.
4. Прикрепите файл к карточке контрагента через Присоединённые файлы (значок скрепки в шапке формы).

Проверка в самой 1С

Если подключена интернет-поддержка (Администрирование → Интернет-поддержка и сервисы) и включён сервис проверки контрагентов, программа сверяет данные по ИНН с базами ФНС. Однако для физлиц эта проверка работает не во всех релизах. Если отметки о статусе НПД в карточке нет — проверяйте вручную через ФНС, как описано выше.

Договор и документы по работе с самозанятым

Договор в 1С

На закладке «Договоры» карточки контрагента нажмите Создать:

• вид договора — «С поставщиком»;
• номер и дата — как в бумажном договоре;
• валюта — рубли;
• НДС — самозанятый плательщиком НДС не является, в документах ставка будет «Без НДС».

Если с исполнителем несколько договоров, заведите каждый отдельно. Это упростит акт сверки и разбор авансов.

Какие документы нужны на бумаге

В договоре полезно прописать: исполнитель обязан сообщить об утрате статуса и передать чек по каждой оплате. Это не защищает от рисков полностью, но даёт основание требовать чек.

Не включайте в договор с самозанятым трудовые условия: график, рабочее место, подчинение руководителю, ежемесячный «оклад». Это прямые признаки трудовых отношений.

Поступление услуг, оплата и статья затрат

Статья затрат для самозанятых

Отдельная статья помогает отделить эти расходы от зарплаты и услуг юрлиц. Создайте её в Справочники → Доходы и расходы → Статьи затрат:

1. Нажмите Создать.
2. Наименование — «Услуги самозанятых».
3. Вид расхода выберите из прочих расходов. Не берите «Оплата труда»: тогда расход попадёт не туда в налоговом учёте.
4. Проверьте, что расход принимается для налогового учёта.

Документ поступления

Откройте Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) → Поступление → Услуги (акт, УПД).

1. Контрагент — ваш самозанятый, договор — «С поставщиком».
2. В табличной части — услуга из номенклатуры с видом «Услуга».
3. Сумма — по акту, ставка НДС — «Без НДС».
4. Счёт затрат — 26, 44 или 20 в зависимости от назначения услуги, статья — «Услуги самозанятых».
5. Счёт расчётов — 60.01, авансов — 60.02.
6. Номер и дата входящего документа — номер и дата акта.

Если у вас налоговый учёт на УСН «доходы минус расходы», расход признаётся после оплаты. Отметку об оплате 1С поставит сама, когда вы проведёте списание с расчётного счёта.

Оплата

Банк и касса → Платёжные поручения → Создать, вид операции «Оплата поставщику». В назначении платежа: «Оплата по договору № … за услуги. Без налога (НДС)». После выгрузки в банк и загрузки выписки появится «Списание с расчётного счёта».

Какие проводки получатся:

Ни НДФЛ (счёт 68.01), ни взносов (счёт 69) в этих проводках нет. Если они появились — значит, выплата оформлена через зарплатный блок, а не как поступление от поставщика.

Чеки самозанятого: сроки, хранение, аннулирование

Чек — главный документ в этой схеме. Самозанятый формирует его в «Мой налог» и указывает ИНН и название организации-заказчика.

Сроки передачи чека по закону № 422-ФЗ:

• ⏱ при оплате наличными или переводом в момент расчёта — сразу;
• ⏱ при безналичных расчётах с организацией или ИП — не позднее 9-го числа месяца, следующего за месяцем расчёта.

Что проверить в чеке:

• ✅ ИНН заказчика — ваш, а не другой организации;
• ✅ сумма совпадает с платёжным поручением;
• ✅ наименование услуги соответствует акту;
• ✅ дата расчёта — дата оплаты, а не дата акта.

Подлинность чека проверяют по QR-коду или по ссылке из чека: она открывает его на сайте ФНС. Если самозанятый аннулирует чек, ссылка покажет статус «Аннулирован».

Где хранить чеки в 1С. Прикрепите PDF или скриншот к документу «Поступление» через Присоединённые файлы. Тогда при проверке чек находится за минуту: документ в журнале → скрепка.

💡 Раз в квартал пройдитесь по группе «Самозанятые» и откройте ссылки на чеки за период. Аннулированный чек проще восстановить у исполнителя через неделю, чем через год, когда он уже не на связи.

Отчётность: куда не попадают выплаты самозанятым

Выплаты плательщикам НПД не облагаются НДФЛ и страховыми взносами у заказчика. Поэтому они:

• 📄 не попадают в 6-НДФЛ;
• 📄 не попадают в расчёт по страховым взносам (РСВ);
• 📄 не попадают в персонифицированные сведения о физлицах;
• 📄 не включаются в ЕФС-1 по договорам ГПХ (сведения в СФР).

Если вы оформили самозанятого через «Начисление по договорам» в зарплатном блоке — он окажется во всех этих отчётах. Исправлять придётся и учёт, и уже сданную отчётность.

Для УСН «доходы минус расходы» и для налога на прибыль чек — документ, подтверждающий расход. Без чека расход будет трудно защитить.

Ошибки при работе с самозанятыми в 1С и как их исправить

Ещё один частый случай — бывший сотрудник. Его карточка уже есть в справочнике «Физические лица». Если с увольнения прошло меньше двух лет, оформлять его как самозанятого нельзя. Если прошло больше — контрагента заводят отдельно, связь с карточкой физлица не нужна.

Частые вопросы