Самозанятый как контрагент в 1С: учёт договоров, оплат и расчётов

Самозанятого в 1С заводят как обычного контрагента с видом Физическое лицо в справочнике Контрагенты, а выплаты ему проводят через счёт 76.09 (или 60) без удержания НДФЛ и начисления страховых взносов. Организация по таким расчётам не налоговый агент — но только при наличии чека из приложения «Мой налог» на каждую оплату.

Самозанятый — это плательщик налога на профессиональный доход (НПД) по Федеральному закону № 422-ФЗ. Для вашей фирмы он поставщик услуг или работ, а не сотрудник. Поэтому главная задача — не «начислить зарплату », а правильно оформить договор, акт и оплату, а затем подтвердить расход чеком. Ниже — как завести такого контрагента, какими документами провести операции, какие проводки сформирует программа и где обычно ошибаются.

Чем самозанятый отличается от ИП и обычного физлица

Разница не в карточке 1С, а в налоговых последствиях выплаты. От этого зависит, какие документы вы заведёте и какие проводки увидите.

• 👤 Обычное физлицо по договору ГПХ. Вы налоговый агент: удерживаете НДФЛ, начисляете страховые взносы, сдаёте отчётность по нему. В 1С это документ Начисление зарплаты или операция по договору ГПХ.
• 💼 ИП. Платит налоги сам, вы не агент. Расчёты — как с любым поставщиком, обычно по счёту 60.
• ✅ Самозанятый (НПД). Как и ИП, платит налог сам. Вы не удерживаете НДФЛ и не начисляете взносы. Но в отличие от ИП он не сдаёт деклараций и подтверждает доход чеком из «Мой налог».

Чтобы не путаться при выборе документов и проводок, держите перед глазами таблицу последствий выплаты:

Нельзя применять НПД по доходам от бывшего работодателя в течение двух лет после увольнения (п. 8 ч. 2 ст. 6 № 422-ФЗ). Если исполнитель уволился от вас меньше двух лет назад, его доход облагается как у обычного физлица, и режим самозанятого к нему неприменим.

Ещё одно ограничение — лимит дохода самозанятого 2,4 млн рублей в год. Как только он превышен, статус НПД теряется, и выплаты сверх лимита облагаются уже по общим правилам.

Как завести самозанятого в справочнике контрагентов

Карточка заводится одинаково в 1С:Бухгалтерии 3.0 и в 1С:УНФ, отличаются только названия разделов.

1. Откройте Справочники → Контрагенты (в УНФ — раздел CRM или Закупки, список контрагентов).
2. Нажмите Создать.
3. В поле Вид контрагента выберите Физическое лицо.
4. Укажите ИНН исполнителя — он нужен для платежей и для сверки статуса на сайте ФНС.
5. Заполните ФИО, при необходимости — паспортные данные и адрес для договора.
6. На закладке с банковскими реквизитами внесите номер карты или счёта, куда будете перечислять оплату.

В типовой карточке контрагента нет отдельного флажка «самозанятый»: для программы это физлицо-поставщик. Признак НПД вы учитываете сами — тем, что не удерживаете налоги и требуете чек.

Какими документами проводить расчёты

Отдельного «документа для самозанятого» в 1С нет. Используются стандартные документы для услуг и оплаты — важно лишь правильно выбрать счета расчётов.

Поступление услуг (акт). Покупки → Поступление (акты, УПД), вид операции Услуги (акт). Указываете контрагента-самозанятого, договор, сумму и статью затрат. НДС не выделяется: плательщик НПД его не начисляет, ставка «Без НДС».

Авансовый отчёт. Если услугу оплатил сотрудник наличными или картой, расход проводят через Банк и касса → Авансовые отчёты. Чек из «Мой налог» прикладывают как подтверждающий документ.

Оплата. Перечисление — через Банк и касса → Банковские выписки → Списание, вид операции Оплата поставщику. Наличная выплата из кассы — через Выдача наличных (РКО).

Счёт расчётов по умолчанию для физлица-поставщика — 76.09 «Прочие расчёты с разными дебиторами и кредиторами». Можно использовать и 60, если так ведёте учёт всех поставщиков; главное — единообразие.

Разовая и регулярная работа оформляются по-разному. Для единичной услуги достаточно одного акта и одной оплаты. При регулярном сотрудничестве удобнее завести рамочный договор ГПХ и закрывать его ежемесячными актами — тогда в 1С вы каждый месяц проводите новый Поступление (акт) на одного и того же контрагента, а программа ведёт по нему накопительный оборот по счёту 76.09.

В договоре с самозанятым пропишите предмет (конкретные услуги или работы, результат), стоимость, порядок сдачи-приёмки и обязанность исполнителя выдавать чек «Мой налог» на каждую оплату. Последнее условие защищает вас: если чека не будет, у вас есть договорное основание требовать его или удержать оплату.

Проводки по операциям с самозанятым

Проводки такие же, как по обычной услуге без НДС, но без строк по НДФЛ и взносам — в этом вся специфика.

Обратите внимание: ни счёта 68.01 (НДФЛ), ни счёта 69 (взносы) в этих проводках нет. Если программа их сформировала, значит, операция проведена как выплата сотруднику или по договору ГПХ с обычным физлицом — это ошибка, её нужно исправить.

Если вы сначала перечисляете аванс, а акт подписываете позже, первой проводкой будет Дт 76.09 Кт 51 (аванс), а при проведении акта — Дт 20 Кт 76.09 (зачёт аванса и признание расхода).

Пример. Самозанятый дизайнер сделал макет за 30 000 рублей. Вы перечисляете всю сумму с расчётного счёта: Дт 76.09 Кт 51 — 30 000. По подписанному акту списываете расход на счёт 26 или 44: Дт 26 Кт 76.09 — 30 000. Никаких 13% НДФЛ и 30% взносов сверху: вы платите ровно 30 000, исполнитель сам заплатит со своего дохода налог 6% (при работе с юрлицами). Для сравнения, та же сумма по договору ГПХ с обычным физлицом обошлась бы дороже на взносы и потребовала бы удержать НДФЛ из выплаты.

Как подтвердить расход и сохранить чек

Расход по самозанятому можно учесть в налоге на прибыль или в УСН «доходы минус расходы» только при наличии чека из «Мой налог». Акт и договор сами по себе расход не подтверждают — без чека налоговая снимет затраты и может доначислить НДФЛ и взносы, посчитав выплату обычным доходом физлица.

Как это работает на практике:

1. Самозанятый после получения оплаты формирует чек в приложении «Мой налог» на вашу организацию (указывает ИНН плательщика-юрлица).
2. Чек он передаёт вам — ссылкой, PDF или изображением.
3. Вы сверяете сумму и дату чека с оплатой и храните его как первичный документ.

В 1С чек прикладывают к документу оплаты или к авансовому отчёту через присоединённые файлы (Ещё → Присоединённые файлы в форме документа). Реестр чеков удобно вести в произвольном виде — программа отдельного регистра для них не ведёт.

На упрощёнке есть дополнительная тонкость: при УСН «доходы минус расходы» расход признаётся по кассовому методу, то есть на дату оплаты, но при этом вам всё равно нужны и акт, и чек. Поэтому не признавайте затраты, пока не собрали оба документа на одну и ту же сумму. На УСН «доходы» расходы вообще не учитываются, и чек нужен уже не для налога, а как подтверждение, что вы правомерно не удержали НДФЛ и взносы.

Обмен данными с «Мой налог»: что реально автоматизируется

Прямой автоматической выгрузки платежей из типовой 1С:Бухгалтерии в «Мой налог» нет: чек формирует сам самозанятый в своём приложении, а не ваша бухгалтерия. Поэтому «интеграция» со стороны организации сводится к получению и хранению чеков.

Автоматизировать имеет смысл, когда самозанятых много:

• 🔄 Сервисы массовых выплат самозанятым (платформенные решения банков и операторов). Они проводят платёж и сами запрашивают чек через API ФНС, а затем отдают реестр чеков. Часть из них подключается к 1С обработками или через загрузку реестра.
• 📥 Загрузка реестра оплат и чеков в 1С из такого сервиса — обычно через типовую загрузку из файла или внешнюю обработку поставщика сервиса.
• 📊 Сверка: сопоставляете суммы оплат в 1С с реестром чеков и фиксируете расхождения.

При сверке сопоставляйте три поля: ИНН получателя, сумму и дату чека. Чек должен быть выбит на вашу организацию (с вашим ИНН), иначе он не подтверждает именно ваш расход. Если в реестре есть оплата без чека, это сигнал запросить документ до закрытия месяца, пока расхождение не ушло в отчётность.

Если самозанятый один-два, никакая интеграция не нужна: достаточно вручную приложить чек к документу оплаты.

Частые ошибки при учёте самозанятых

Эти ошибки приводят к доначислениям, поэтому разберём их отдельно от инструкции.

• ❌ Завели самозанятого как сотрудника. Программа начинает требовать НДФЛ и взносы, попадает в зарплатную отчётность. Заводить нужно только контрагентом-физлицом.
• ❌ Выделили НДС в акте. Плательщик НПД НДС не начисляет и счёт-фактуру не выставляет. Ставка в документе — «Без НДС».
• ❌ Оплатили без чека и учли расход. Расход без чека из «Мой налог» налоговая снимет. Чек — обязательное условие.
• ❌ Не проверили статус на дату выплаты. Если исполнитель потерял статус НПД, выплата облагается как обычному физлицу, а агентом по НДФЛ становитесь вы.
• ❌ Заключили договор с бывшим работником. В течение двух лет после увольнения его доход от вас под НПД не попадает — режим неприменим.

Частые вопросы