Как провести платёж плательщику НПД в Бухгалтерии и УНФ

Платёж самозанятому проводят как обычную оплату поставщику услуг: документ Списание с расчётного счёта с видом операции «Оплата поставщику», проводка Дт 60.01 Кт 51. Ни НДФЛ, ни страховых взносов организация не удерживает и не начисляет — за свой налог плательщик НПД отвечает сам. Но есть два условия, без которых расход не примут: проверенный статус самозанятого на дату оплаты и чек из приложения «Мой налог».

Ниже — весь путь от проверки контрагента до проводок, отдельно для 1С:Бухгалтерии и для 1С:УНФ. Акцент на том, где именно спотыкаются бухгалтеры: отражают оплату через счёт 70, забывают про чек или нанимают бывшего сотрудника.

Проверяем статус самозанятого на дату оплаты

Статус плательщика НПД — не разовая справка, а состояние, которое человек может потерять в любой день: превысил лимит дохода 2,4 млн рублей за год, снялся с учёта, нанял работника. Если на дату выплаты он уже не самозанятый, вы для налоговой — источник дохода физлица, со всеми удержаниями.

Проверка бесплатная и занимает полминуты:

1. Откройте сервис ФНС npd.nalog.ru → раздел проверки статуса налогоплательщика НПД.
2. Введите ИНН человека и дату, на которую проверяете.
3. Сервис покажет, числится ли он плательщиком НПД на эту дату.

Как часто проверять? Перед каждым платежом, а не один раз при заключении договора. Статус — величина переменная: человек мог сняться с учёта на следующий день после первой оплаты, и вы об этом не узнаете, пока не сверитесь с сервисом. Для разовой услуги достаточно одной проверки на дату оплаты. При регулярных выплатах заведите привычку проверять статус каждый месяц перед перечислением.

Отдельное правило: нельзя оформлять как самозанятого бывшего сотрудника в течение двух лет после увольнения. Доходы от бывшего работодателя в этот период под НПД не подпадают, и налоговая переквалифицирует отношения в трудовые с доначислением НДФЛ и взносов.

Налоговую настораживают и другие признаки подмены трудового договора гражданско-правовым: ежемесячные выплаты в одинаковой сумме, единственный заказчик у исполнителя, рабочее место и график в офисе, формулировки про должность и подчинение. Если сотрудничество длительное, держите эти признаки в уме — один самозанятый с фиксированным «окладом» каждый месяц выглядит как замаскированный работник.

Заводим карточку контрагента в справочнике

Самозанятый в 1С — это контрагент-физлицо. Отдельного вида «Самозанятый» в типовой Бухгалтерии нет, карточка заполняется как у обычного поставщика услуг.

Путь: Справочники → Контрагенты (или Покупки → Контрагенты) → кнопка создания.

В карточке:

• 🧾 Вид контрагента — «Физическое лицо».
• 🧾 ИНН — тот самый, по которому вы проверяли статус. Он понадобится и для чека.
• 🧾 Полное имя — ФИО как в документах.
• 🧾 Банковский счёт — реквизиты для перечисления (карта или счёт).

Договор заводится здесь же, на вкладке договоров: вид договора — «С поставщиком». В наименование удобно вынести предмет — например, «Разработка макета, НПД», чтобы в списке платежей сразу было видно, кто это.

Что полезно прописать в самом тексте договора с самозанятым, чтобы прикрыть риски:

• 📄 статус исполнителя как плательщика НПД и его обязанность уведомить заказчика об утрате статуса;
• 📄 цену без НДС — самозанятый не предъявляет налог;
• 📄 обязанность исполнителя выдать чек из «Мой налог» на каждую оплату;
• 📄 условие, что при утрате статуса или неполучении чека заказчик вправе удержать возникшие налоговые потери.

Эти пункты не формальность. Если исполнитель слетел с НПД и не предупредил, договор с такой оговоркой даёт основание переложить на него доначисленный НДФЛ и взносы.

Договор и акт: оформляем поступление услуги

Юридически с самозанятым заключают гражданско-правовой договор на оказание услуг или выполнение работ. В 1С факт оказания услуги отражают документом поступления — он и даст расход.

Путь в Бухгалтерии: Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) → создать → вид операции «Услуги (акт, УПД)».

Заполняем:

• Контрагент и договор — те, что завели на прошлом шаге.
• Номенклатура — услуга из справочника (или введите наименование прямо в строку).
• Счёт затрат — куда списываем: 26 (общехозяйственные), 44 (расходы на продажу), 20 (основное производство) или 08, если услуга формирует стоимость актива.
• Ставка НДС — «Без НДС». Самозанятые НДС не платят и счёт-фактуру не выставляют.

Документ сформирует проводку Дт 26 (44, 20) Кт 60.01 на сумму услуги. Счёта-фактуры и книги покупок здесь не будет — это нормально.

Проводим оплату и прикладываем чек из «Мой налог»

Оплату удобнее заводить на основании поступления — тогда суммы и договор подтянутся сами.

Безналичная оплата. Исходящее платёжное поручение: Банк и касса → Платёжные поручения. После того как банк проведёт платёж, загрузите выписку и проведите документ Списание с расчётного счёта:

1. Вид операции — «Оплата поставщику».
2. Получатель — контрагент-самозанятый, его банковский счёт.
3. Договор — «С поставщиком».
4. Счёт расчётов — 60.01 (постоплата) или 60.02 (если платите авансом).
5. Ставка НДС — «Без НДС».

Проводка: Дт 60.01 Кт 51.

Оплата наличными оформляется расходным кассовым ордером: Банк и касса → Кассовые документы → «Выдача», вид операции «Оплата поставщику». Проводка Дт 60.01 Кт 50.

В назначении платежа укажите реквизиты договора, суть услуги и отметку об отсутствии НДС — например: «Оплата по договору № 12 от 05.03 за разработку макета. Без НДС. Исполнитель — плательщик НПД». Чёткое назначение снимает вопросы и у банка, и у проверяющих, а при регулярных платежах помогает не спутать самозанятого с сотрудником.

Отдельно про самозанятых со статусом ИП. Предприниматель тоже может применять НПД — тогда он платит как ИП, но без НДС и без страховых взносов за себя. Для вас в учёте он остаётся поставщиком услуг: карточку заводите как «Юридическое лицо» с реквизитами ИП, оплату проводите через тот же счёт 60. Чек из «Мой налог» нужен так же, как и у самозанятого-физлица.

Теперь самое важное для учёта расхода — чек.

После оплаты самозанятый обязан сформировать чек в приложении «Мой налог» и передать его вам. Без этого чека организация не вправе учесть сумму в расходах — это прямое требование закона о НПД, а не рекомендация.

В чеке проверьте:

• ваш ИНН как покупателя;
• сумму и дату, совпадающие с оплатой;
• наименование услуги.

Чек приходит ссылкой или файлом. Приложите его к документу оплаты или поступления через Присоединённые файлы — так он не потеряется к моменту проверки.

Как провести оплату самозанятому в 1С:УНФ

В Управлении нашей фирмой логика та же, но документы и разделы другие.

Оформление услуги — раздел Закупки: заводите документ поступления на контрагента-физлицо, указываете услугу и сумму без НДС.

Оплата — раздел Деньги:

• для безналичного перевода — исходящий платёж (списание с банковского счёта);
• для наличных — расходный кассовый ордер .

В реквизитах платежа выбираете того же контрагента и статью расходов, по которой хотите видеть эти суммы в отчётах по деньгам. Контрагента в УНФ тоже заводят как физическое лицо с ИНН.

Чек из «Мой налог» в УНФ так же обязателен — храните его через присоединённые файлы к документу расхода. Удобно завести отдельную статью движения денег, например «Услуги самозанятых»: тогда в отчёте по движению денежных средств эти платежи соберутся в одну строку, и видно будет и сумму за период, и по каким исполнителям она прошла.

Проводки и учёт расходов

Для режима НПД набор проводок короткий — никаких начислений в пользу бюджета со стороны заказчика.

Сравните с выплатой обычному физлицу по договору ГПХ — разница принципиальная:

Именно поэтому самозанятого нельзя проводить через счёт 70 и зарплатные документы: это автоматически потянет расчёт НДФЛ и взносов, которых по НПД нет.

Налоговый учёт расхода. Признать затраты на услуги самозанятого можно и на ОСНО, и на УСН «доходы минус расходы» — но на общих правилах: расход должен быть экономически обоснован, направлен на деятельность фирмы и подтверждён документами. Главный подтверждающий документ здесь — чек из «Мой налог»; договор и акт идут дополнением. На УСН расход попадает в книгу учёта после того, как услуга получена и оплачена, то есть по наиболее поздней из двух дат. В 1С эти суммы встают в налоговый учёт автоматически из документа поступления, если в учётной политике включён нужный режим налогообложения. На УСН «доходы» расходы вообще не учитываются, поэтому чек там нужен не для налога, а как подтверждение самого факта оплаты услуги.

Частые ошибки при расчётах с самозанятыми

Разберём не повтор шагов, а то, что всплывает уже после оплаты и мешает принять расход.

Частые вопросы