Недостача повисла на 94 счёте: куда и какими документами её списать в 1С 8.3

Счёт 94 в 1С закрывается не обработкой «Закрытие месяца », а отдельной проводкой по кредиту 94: недостача в пределах норм естественной убыли уходит на 44 (или 20, 26), сумма, которую возместит виновный, — на 73.02, остаток без виновных — на 91.02. В 1С:Бухгалтерии 8.3 это делают документом Операции → Бухгалтерский учет → Операции, введенные вручную → Создать → Операция.

Типичная ситуация: после инвентаризации склада оформили «Списание товаров», а через квартал в оборотно-сальдовой ведомости всё ещё висит дебетовое сальдо по 94. Документ своё сделал — перенёс недостачу с 41 на 94. Решение, кто за неё платит, программа за бухгалтера не принимает: 94 счёт закрывается в 1С только тогда, когда это решение отражено проводкой.

Что копится на счёте 94 и когда его пора обнулять

Счёт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» — транзитный. На нём временно лежит стоимость того, что пропало или испортилось, пока руководитель не решит, за чей счёт списать потерю.

По дебету 94 приходит:

• 📦 недостача товаров и материалов — Дт 94 Кт 41, Дт 94 Кт 10;
• 🏭 недостача готовой продукции — Дт 94 Кт 43;
• 💵 недостача в кассе — Дт 94 Кт 50;
• 🧯 порча ценностей, выявленная вне инвентаризации, — те же корреспонденции.

По кредиту 94 сумма уходит одним из трёх путей. Иногда сразу несколькими: одна недостача делится на части.

На отчётную дату остаток на 94 должен быть нулевым или объяснимым. Если решение по недостаче ещё не принято, сальдо допустимо, но его нужно уметь расшифровать по каждой сумме.

Перед закрытием 94 счёта: проверяем остаток и первичку

Сначала выясните, из чего состоит сальдо. Закрывать одной суммой «всё, что висит» — верный способ получить расхождение, которое потом придётся искать по документам.

Расшифровка остатка

1. Откройте Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету, укажите счёт 94 и период с начала года.
2. Включите детализацию по субконто. В БП 3.0 на 94 ведётся аналитика по номенклатуре, поэтому видно, какие позиции не списаны.
3. Двойным щелчком по сумме провалитесь в Карточку счета. В ней видно, каким документом пришла каждая сумма.
4. Сравните итог с актами инвентаризации. Если в карточке есть суммы, которых нет ни в одном акте, сначала разберитесь с ними.

Какие документы должны быть на руках

• 📄 инвентаризационная опись и сличительная ведомость — фиксируют факт и сумму недостачи;
• 📝 протокол или решение инвентаризационной комиссии — предложения, как списать;
• ✍️ объяснительная материально ответственного лица;
• 🖊️ приказ (распоряжение) руководителя о списании или взыскании;
• 🚓 при отсутствии виновных — постановление о приостановлении уголовного дела или иной документ органа, если хотите учесть потерю в расходах для налога на прибыль.

Как закрыть счет 94 в 1С:Бухгалтерии 8.3 по шагам

Порядок работы такой: недостача попадает на 94 документом склада, а закрывается ручной операцией. Ниже весь путь на примере.

Пример. Инвентаризация выявила недостачу товаров на 18 000 руб. по учётной стоимости. Из неё 1 200 руб. — в пределах норм естественной убыли. Кладовщик признал вину на 12 000 руб. Остаток 4 800 руб. руководитель решил списать как потерю без виновных.

Проверка: 1 200 + 12 000 + 4 800 = 18 000 руб.

Шаг 1. Инвентаризация и списание недостачи на 94

1. Склад → Инвентаризация → Инвентаризация товаров — заполните остатки по складу, внесите фактическое количество, проведите.
2. Из формы инвентаризации кнопкой Создать на основании сформируйте «Списание товаров». Табличная часть заполнится строками с недостачей.
3. Проведите документ. В Дт/Кт (кнопка просмотра проводок) появится Дт 94 Кт 41.01 на 18 000 руб.

Излишки, найденные той же инвентаризацией, оформляются на основании отдельным документом «Оприходование товаров».

Шаг 2. Ручная операция по кредиту 94

1. Откройте Операции → Бухгалтерский учет → Операции, введенные вручную.
2. Нажмите Создать → Операция.
3. Дату поставьте по дате приказа руководителя, а не по дате инвентаризации.
4. В поле «Содержание» кратко запишите основание: «Списание недостачи по инвентаризации № 3, приказ № 15».
5. Добавьте строки проводок.

Для каждой строки заполните аналитику:

• по 94 — ту же номенклатуру, что в «Списании товаров», иначе по субконто останутся плюсы и минусы;
• по 44.02 — статью затрат с видом, соответствующим потерям и недостачам;
• по 73.02 — физическое лицо (сотрудника);
• по 91.02 — статью прочих расходов.

Шаг 3. Суммы налогового учёта

Если организация на ОСНО и применяет ПБУ 18/02, в ручной операции заполните колонки налогового учёта: Сумма Дт НУ, Сумма Кт НУ. Пустые колонки дадут расхождение между БУ и НУ на 94 счёте, и его потом подсветит проверка учёта.

• 🟢 Естественная убыль — расход в НУ: суммы НУ равны суммам БУ.
• 🟡 Недостача на 73.02 — в НУ отражается так же, как в БУ.
• 🔴 Потеря без виновных на 91.02 — расход в НУ только при документе уполномоченного органа. Нет документа — в статье прочих расходов снимите флажок «Принимается к налоговому учету», а сумму покажите как постоянную разницу.

Шаг 4. Удержание с виновного

Закрыть 94 — половина дела. Дальше гасится долг на 73.02:

• через кассу — приходный кассовый ордер с видом операции «Прочий приход», счёт 73.02: Дт 50 Кт 73.02;
• из зарплаты — ручной операцией Дт 70 Кт 73.02 в месяце удержания. Если зарплату считают в ЗУП, удержание оформляют там, а в БП оно приходит вместе с проводками по зарплате.

Удержание из зарплаты ограничено: одним удержанием по распоряжению — в пределах среднего месячного заработка, а в каждую выплату — не больше 20% суммы к выдаче. Распоряжение должно быть издано не позднее месяца со дня, когда окончательно установлен размер ущерба.

Пример по нашему кладовщику: зарплата 60 000 руб., НДФЛ 13% — 7 800 руб., к выдаче 52 200 руб. Максимум за месяц — 20% от 52 200, то есть 10 440 руб. Долг в 12 000 руб. закроется за два месяца: 10 440 руб. и 1 560 руб.

Шаг 5. Если с работника взыскивают больше учётной стоимости

Иногда ущерб взыскивают по рыночной цене, а она выше учётной. Разница идёт через доходы будущих периодов:

• Дт 73.02 Кт 98.04 — разница между суммой к взысканию и учётной стоимостью;
• Дт 98.04 Кт 91.01 — по мере погашения долга, пропорционально полученным суммам.

Пример: учётная стоимость 12 000 руб., взыскивают 15 000 руб. На 98.04 уходит 3 000 руб. Сотрудник погасил половину долга, 7 500 руб., — в доходы относится 1 500 руб.

Чем отличается закрытие 94 счёта в ERP и УТ

В 1С:Бухгалтерии ручная проводка — штатный путь. В ERP 2.5 и связке УТ 11 + БП логика другая: проводки строятся из документов оперативного учёта, поэтому ручная операция по 94 там нужна реже.

В ERP главное — заранее настроить статью расходов, по которой списывают недостачи: от неё зависит, уйдёт сумма на 91.02, на 44 или на расчёты с персоналом. Если статья настроена неверно, 94 счёт закроется, но не туда, и исправлять придётся документ, а не проводку.

Ошибки, из-за которых остаток на 94 не уходит

• ❌ Не та аналитика. В «Списании товаров» номенклатура — «Молоко 3,2%», а в ручной операции на 94 указали «Молоко». Общий итог по счёту нулевой, но в разрезе субконто висят плюс и минус. Лечится исправлением субконто в ручной операции.
• ❌ Списали на 94 не тот склад или организацию. В многофирменной базе ручная операция введена с другой организацией. Сальдо по 94 у первой фирмы так и осталось. Проверьте реквизит «Организация» в шапке операции.
• ❌ Закрыли 94 раньше, чем провели «Списание товаров». Если ручная операция стоит в той же дате, но раньше по времени, на какой-то момент на 94 появляется кредитовое сальдо. Итог к концу дня сходится, но отчёты на промежуточную дату показывают мусор. Ставьте операцию строго позже документа склада.
• ❌ Сразу Дт 91.02 Кт 41 вместо прохода через 94. Сальдо 94 при этом нулевое, но потеряна связь «недостача → решение». При проверке спросят, где отражено, что виновного искали.
• ❌ Пустые колонки НУ. Остаток по 94 в БУ нулевой, а в налоговом учёте висит. «Экспресс-проверка ведения учета» покажет расхождение.

Отчёты, по которым проверяют закрытие 94 счёта

После ручной операции сделайте три проверки. Они занимают несколько минут.

1. ОСВ по счёту 94 за период — сальдо на конец периода по всем субконто нулевое (или равно недостачам, по которым решение ещё не принято).
2. Анализ счёта 94 — видно, на какие счета ушёл кредит: 44, 73.02, 91.02. Суммы сверяются с приказом руководителя.
3. ОСВ по счёту 73.02 в разрезе сотрудников — долг виновного виден и гасится по графику.

Как остаток 94 попадёт в бухгалтерский баланс

Дебетовое сальдо 94 на отчётную дату чаще всего показывают в строке 1260 «Прочие оборотные активы». Пока недостача не списана, она раздувает активы. Аудитор или налоговая инспекция обязательно спросят, что это за сумма и почему по ней нет решения.

Реформация баланса при закрытии года счёт 94 не трогает: обнуляются только 90 и 91, а 94 нужно закрыть до регламентных операций декабря.

Как ускорить закрытие 94 при частых недостачах

В рознице и общепите недостачи — ежемесячная история. Набирать одну и ту же ручную операцию каждый раз долго. Есть штатные способы сократить работу.

• 📋 Копирование операции. В списке «Операции, введенные вручную» скопируйте прошлую операцию (клавиша F9), поменяйте дату и суммы. Корреспонденции и аналитика останутся.
• 🧩 Типовые операции. В БП 3.0 можно сохранить шаблон проводок с формулами — через раздел Операции → Бухгалтерский учет. Шаблон один раз настраивается под «естественная убыль / виновный / без виновных», дальше вводятся только суммы.
• 🗂️ Отбор по счёту в журнале. В «Журнале операций» отфильтруйте документы по счёту 94 — так за минуту видно, какие недостачи ещё не закрыты.
• ⚙️ Внешние обработки. Для сетей с десятками складов программисты пишут обработку, которая заполняет ручную операцию по остаткам 94 в разрезе номенклатуры. Используйте только проверенные обработки, перед первым запуском — на копии базы.

Частые вопросы