Как создать и отправить счёт покупателю в 1С

Счёт на оплату покупателю в 1С:Бухгалтерии 3.0 создаётся в разделе Продажи → Счета покупателям кнопкой Создать. Это документ, по которому контрагент перечисляет деньги: в нём указаны ваши банковские реквизиты, перечень товаров или услуг, суммы и НДС. На бухгалтерский учёт счёт не влияет — проводок он не делает.

Ниже — как заполнить все реквизиты формы, настроить печать с факсимиле подписи и печатью, отправить счёт по e-mail прямо из программы, а также как оформить счёт на аванс и счёт без НДС на упрощёнке.

Обязателен ли счёт и какую силу он имеет

Счёт на оплату не входит в число первичных учётных документов. По статье 9 закона № 402-ФЗ первичка оформляет факт хозяйственной жизни — отгрузку, оказание услуги, поступление денег. Счёт же только предлагает оплатить и содержит платёжные данные, поэтому проводок он не формирует и в бухучёте не отражается.

Выставлять счёт закон не требует. Покупатель вправе платить прямо по договору, указав его реквизиты в платёжке. Но на практике счёт удобен: он собирает в одном месте сумму, назначение платежа и ваши банковские данные, снижая риск ошибки в платёжном поручении.

Юридически счёт работает как оферта. Если он содержит существенные условия сделки (наименование, количество, цену), то оплата покупателем считается акцептом — договор признаётся заключённым по статьям 435 и 438 ГК РФ, даже если отдельный бумажный договор не подписывали.

Отдельного законодательного срока действия у счёта нет. На практике в нём указывают, до какой даты он действителен (чаще 3–5 рабочих дней), потому что цены и остатки товара меняются. По истечении срока покупатель запрашивает новый счёт, а вы — при необходимости — пересматриваете цену. Если срок не указан, счёт считается действующим, пока продавец его не отозвал.

Какие реквизиты входят в форму счёта

Унифицированной формы счёта нет — организация вправе разработать свою. Но набор полей сложился на практике, и типовая печатная форма в 1С их все содержит:

• 🧾 Номер и дата — присваиваются автоматически по порядку; дату можно изменить вручную.
• 🏢 Поставщик — ваша организация с ИНН, КПП, адресом.
• 🏦 Банковские реквизиты — счёт, банк, БИК, корр. счёт; подтягиваются из карточки организации.
• 👤 Покупатель — контрагент с ИНН и КПП из справочника.
• 📦 Таблица товаров и услуг — наименование, количество, цена, сумма, ставка и сумма НДС.
• 💰 Итого к оплате — общая сумма и сумма НДС отдельной строкой; сумма прописью.
• ✍️ Подписи — руководитель и главный бухгалтер.

Поля поставщика и банка берутся из справочника Главное → Организации, поэтому один раз корректно заполненная карточка организации избавляет от ручного ввода реквизитов в каждом счёте. Данные покупателя — из справочника Справочники → Контрагенты.

Чего в счёте нет и быть не должно: граф «Грузоотправитель» и «Грузополучатель» — это реквизиты товарной накладной, а не счёта. Не путайте документы: счёт говорит, сколько и куда перечислить, накладная подтверждает отгрузку. Если контрагент просит указать в счёте назначение платежа, оно формируется из номера и даты документа — покупатель перенесёт его в платёжное поручение.

Проверьте банковский счёт в карточке организации до выставления первого счёта: именно эти реквизиты попадут в печатную форму, и ошибка в них означает, что деньги уйдут не туда.

Как выставить счёт покупателю в Бухгалтерии 3.0

Путь к списку счетов зависит от конфигурации:

Дальше — порядок для Бухгалтерии 3.0:

1. Откройте Продажи → Счета покупателям и нажмите Создать.
2. В поле Контрагент выберите покупателя. Если его ещё нет в базе — создайте карточку прямо из поля ввода; ИНН и реквизиты можно подтянуть автоматически по базе ФНС, если подключена интернет-поддержка.
3. Проверьте Договор — программа подставит основной договор с видом «С покупателем». При разовой продаже договор можно не заводить.
4. В табличной части по кнопке Добавить или Подбор внесите номенклатуру: товары или услуги, количество и цену. Сумма и НДС посчитаются сами.
5. Цену можно вписать вручную или подставить из прайса, если в учётной политике заданы типы цен. Скидку указывают в отдельной колонке — абсолютной суммой или процентом.
6. Если даёте отсрочку, в поле Оплата до укажите крайний срок — он попадёт в печатную форму и в отчёты по дебиторке.
7. Проведите документ кнопкой Провести или Провести и закрыть.

Счёт заполнен. Проведение здесь не делает бухгалтерских проводок — оно лишь фиксирует документ в базе и позволяет печатать его и отслеживать оплату.

Чтобы видеть, какие счета ещё не оплачены, пользуйтесь списком с отбором по состоянию оплаты или отчётами по расчётам с покупателями в разделе Руководителю и Отчёты. Так счёт работает ещё и как инструмент контроля дебиторки: выставили — проследили оплату — при просрочке напомнили клиенту по указанному сроку.

Печать, факсимиле подписи и отправка по e-mail

Напечатать счёт можно сразу из документа. По кнопке Печать доступны два варианта:

• Счёт на оплату — чистый бланк под живую подпись и синюю печать.
• Счёт на оплату (с печатью и подписями) — с факсимиле подписей руководителя и бухгалтера и оттиском печати.

Второй вариант удобен для электронной отправки: покупатель получает готовый к оплате документ, который не нужно подписывать от руки. Чтобы он заработал, заранее загрузите изображения.

Настройка факсимиле и логотипа — в карточке организации: Главное → Организации → откройте свою организацию → ссылка Логотип и печать. Здесь загружают:

1. логотип компании (попадёт в шапку счёта);
2. факсимиле подписи руководителя и главного бухгалтера — отсканированные подписи на белом фоне;
3. оттиск печати организации.

Отправить счёт контрагенту можно, не выходя из документа. Кнопка с конвертом формирует письмо с вложением — программа предложит сохранить счёт в PDF или другом формате и приложит его. Для работы нужна настроенная учётная запись электронной почты в разделе Администрирование → Органайзер → Почта. Так же счёт выгружается в Excel через Печать → Сохранить.

Если нужно распечатать сразу несколько счетов, выделите их в списке с зажатым Ctrl, нажмите Печать и выберите нужную форму — программа соберёт все выбранные документы в один файл на печать. Это удобно в конце дня, когда накопилась пачка счетов разным покупателям.

Счёт на аванс и счёт без НДС

Форму счёта подстраивают под ситуацию, и две из них встречаются чаще всего.

Счёт на предоплату. Если работаете по авансам, выставьте счёт на всю сумму или на её часть до отгрузки. Документ при этом тот же — «Счёт покупателю». После того как деньги поступят, поступление оплаты вы отразите документом Поступление на расчётный счёт, а зачёт аванса программа сделает при отгрузке. Сам счёт никаких движений по авансам не создаёт.

Не путайте счёт на оплату и счёт-фактуру на аванс. Первый — предложение заплатить, второй — налоговый документ, который продавец на ОСНО обязан выписать в течение пяти дней после получения предоплаты. Счёт-фактуру на аванс в 1С формируют отдельно, из поступления денег или обработкой Регистрация счетов-фактур на аванс; к печатной форме счёта на оплату она отношения не имеет.

Счёт без НДС. Организации и ИП на УСН налог на добавленную стоимость не начисляют. Если в карточке организации выбрана упрощённая система, в табличной части ставка подставится как «Без НДС», а в печатной форме появится строка «Без налога (НДС)». Проверьте, что в номенклатуре не стоит ставка 20% по инерции из прежних продаж.

Как ускорить выставление однотипных счетов

Когда счетов много, забивать каждый вручную не нужно.

На основании. Самый быстрый путь — создать счёт из другого документа. Откройте заказ покупателя или прошлый счёт и нажмите Создать на основании → Счёт покупателю. Контрагент, договор и номенклатура перенесутся, останется поправить количество и цену.

Копирование. Для повторяющихся отгрузок одному клиенту выделите счёт в списке и нажмите Создать копированием (клавиша F9). Программа сделает новый документ с теми же позициями и свежей датой — быстрее, чем набирать заново.

Обмен с банком. Подключите в разделе Банк и касса обмен с банком (DirectBank или загрузку выписки). Тогда оплата по счёту подтянется из выписки, а программа сама найдёт нужный счёт и отметит его оплаченным — вручную статус менять не придётся.

Групповое изменение. Если в пачке выставленных счетов нужно поправить один реквизит (например, срок оплаты), не открывайте каждый. Выделите документы в списке и воспользуйтесь командой группового изменения реквизитов в меню Ещё — она поменяет выбранное поле сразу во всех выделенных счетах.

В Управлении торговлей и ERP для регулярных отгрузок есть соглашения с клиентами и типовые условия продаж, которые ускоряют выставление ещё сильнее. В Бухгалтерии 3.0 основной приём — ввод на основании и копирование.

Что чаще всего делают не так

Ошибки в счёте почти всегда сводятся к реквизитам и настройкам, а не к самой процедуре:

• Старый банковский счёт. После смены банка реквизиты в карточке организации не обновили — счета уходят с неактуальными данными. Проверьте Главное → Организации → Банковские счета.
• НДС на упрощёнке. В номенклатуре осталась ставка 20% от прежних продаж, и счёт на УСН выходит с выделенным налогом. Следите за полем ставки.
• Пустое факсимиле. Выбрали печать «с печатью и подписями», но изображения в карточку не загрузили — в форме пустые места вместо подписи. Загрузите их в разделе «Логотип и печать».
• Нет учётной записи почты. Кнопка отправки не работает , потому что в Администрирование → Органайзер → Почта не настроен ящик.
• Счёт путают с реализацией. Ждут, что проведённый счёт сформирует выручку и НДС. Нет: выручку даёт Реализация (акт, накладная), а счёт — только документ на оплату.
• Ручная правка оплаченного счёта. Меняют позиции в счёте, по которому уже прошла оплата, и теряют связь суммы счёта с поступившими деньгами. Если условия изменились, выставляйте новый счёт, а не редактируйте оплаченный.

Частые вопросы