Как работать со счетами на оплату в облачной 1С

Счёт на оплату в облачной 1С:Бухгалтерии создают в разделе Продажи → Счета покупателям кнопкой Создать. Онлайн-версия — это та же «1С:Бухгалтерия 8» редакции 3.0, только в браузере, поэтому карточка документа и пункты меню совпадают с коробочной программой. Разница — в способе печати, отправки и хранения.

Сам счёт проводок не делает — это предложение заплатить, а не учётный документ. Деньги и отгрузку в учёт заводят уже связанные документы: поступление на расчётный счёт и реализация. Поэтому работа со счётом сводится к трём вещам: заполнить и отправить, отследить оплату, вовремя ввести на основании следующий документ.

Создание счёта на оплату: заполняем карточку

Откройте Продажи → Счета покупателям и нажмите Создать. В шапке документа укажите:

1. Контрагента — выберите из справочника или заведите нового прямо из поля подбора.
2. Договор — подтянется автоматически, если у контрагента он один; иначе выберите нужный.
3. Банковский счёт организации — тот, на который ждёте оплату. Если счетов несколько, проверьте, что подставился правильный.
4. Срок оплаты (поле «Оплата до») — по нему программа потом посчитает просрочку.

В табличной части через Добавить или Подбор внесите номенклатуру, количество и цену. Ставка НДС подставляется из карточки номенклатуры и учётной политики — проверьте её до печати. Если продаёте без НДС, убедитесь, что в строках стоит «Без НДС», иначе сумма налога попадёт в бланк.

Полезные поля, о которых часто забывают:

• 📝 Комментарий — сюда можно вписать назначение платежа или условия. В некоторые печатные формы он выводится.
• 💰 Скидка — задаётся вручную по строке или процентом на весь документ через Цены и валюта.
• 🚚 Способ доставки и самовывоз — если ведёте в счёте условия отгрузки.
• 🔢 Номер и дата — номер 1С присваивает сама, но его можно поправить, если нужна своя нумерация.

Счёт на оплату — не бухгалтерский документ и проводок не формирует. Это коммерческое предложение заплатить: по сути оферта в смысле статьи 435 ГК РФ. Поэтому «провести» его в учётном смысле нельзя — есть только запись документа и смена статуса оплаты. Движений по счетам бухучёта счёт не делает; их сделают реализация и банковская выписка.

После заполнения нажмите Записать, затем Провести и закрыть — кнопка Провести здесь лишь фиксирует документ в журнале и делает его доступным для печати и ввода на основании.

Статусы счёта: от «не оплачен» до «оплачен»

У счёта на оплату есть реквизит статуса — он показывает, на каком этапе расчёт. Статус меняется вручную или сам, когда к счёту привязывается оплата из банковской выписки.

Чтобы статус вставал сам, оплату из выписки нужно разнести именно на этот счёт. В документе Поступление на расчётный счёт в поле основания укажите счёт покупателю — тогда 1С свяжет платёж и пересчитает остаток.

Чем работа со счетами в онлайн-базе отличается от локальной

Конфигурация одна и та же, но среда другая. Вот что меняется на практике:

Для рядовой работы со счетами разницы почти нет: те же формы, те же кнопки. Ощутимо отличается только печать (через PDF) и работа с внешними файлами — их теперь не кладёшь в сетевую папку, а скачиваешь к себе.

Печать, отправка по email и QR-код для оплаты

Из карточки счёта доступны два основных способа передачи.

По электронной почте. Нажмите кнопку с конвертом (Отправить) в верхней панели документа. 1С соберёт PDF со счётом и вложит его в письмо. Чтобы это работало, один раз настройте почту в Администрирование → Органайзер → Настройка системной учётной записи — укажите адрес и пароль приложения для отправки. Текст письма можно задать шаблоном, чтобы не набирать каждый раз.

На печать и в PDF. Кнопка Печать → Счёт на оплату открывает печатную форму. В облаке она формируется как PDF — дальше распечатайте из браузера или сохраните файл, чтобы отправить вручную через мессенджер. Браузер печатает через собственный диалог, поэтому проверьте в нём масштаб и поля: иногда бланк «уезжает» на вторую страницу из-за полей по умолчанию.

Чтобы на бланке стояли подпись и печать, их добавляют в карточке организации: раздел Главное → Организации → ваша организация → Логотип и печать. Туда загружают факсимиле подписи руководителя, оттиск печати и логотип — тогда в форме Счёт на оплату (с печатью и подписью) они появятся автоматически. Унифицированной формы у счёта нет, он оформляется произвольно, но должен давать покупателю всё для платежа: реквизиты, сумму, назначение.

QR-код для оплаты. Покупателю удобно платить по QR: навёл камеру банковского приложения — реквизиты подставились сами. 1С умеет печатать такой код на бланке счёта. Включается он в настройках печати счёта: при формировании печатной формы поставьте отметку вывода QR-кода (галочка рядом с кнопкой печати или в её настройках). Код кодирует банковские реквизиты вашей организации и сумму к оплате по стандарту платёжных QR.

Чтобы код печатался корректно, в карточке организации должны быть заполнены БИК, корреспондентский и расчётный счета, ИНН. Если какой-то реквизит пуст, код либо не появится, либо будет неполным. QR на счёте заметно снижает число ошибок в платёжках: покупатель не вбивает реквизиты руками, а значит, деньги реже «висят» невыясненными.

Связь счёта с реализацией, оплатой и счётом-фактурой

Счёт — отправная точка цепочки документов. Из него вводят всё остальное через Создать на основании:

• Реализация (акт, накладная) — когда отгрузили товар или оказали услугу. Вот она уже делает проводки по реализации.
• Поступление на расчётный счёт — факт оплаты. Обычно создаётся автоматически при загрузке банковской выписки, но можно и вручную на основании счёта.
• Счёт-фактура выданный — если вы плательщик НДС. Удобнее формировать его на основании реализации, а не самого счёта на оплату.

Когда документы связаны, 1С видит всю историю по сделке: выставлен счёт → пришла оплата → отгрузили → выписали счёт-фактуру. По такой цепочке легко свериться с покупателем и закрыть задолженность.

По одному счёту можно ввести несколько документов — например, если отгрузка идёт частями или оплата приходит в два приёма. Каждая новая реализация или поступление, введённые на основании, добавляются к той же сделке, а остаток по счёту программа пересчитывает. Чтобы увидеть все связанные документы, в карточке счёта откройте Ещё → Связанные документы — там видно, что уже оплачено и отгружено, а что ещё висит.

Автоматизация: регулярные счета и обмен с банком

Если счетов много, ручное заполнение — потеря времени. Что помогает в облачной 1С:

🔁 Повторяющиеся счета. Копируйте предыдущий документ (F9) или вводите на основании — для абонентских и периодических платежей это быстрее всего.

🏦 Прямой обмен с банком (DirectBank / клиент-банк). Выписка загружается в 1С сама, платежи разносятся на счета, статусы пересчитываются. Настройка — в разделе Банк и касса.

🔗 Обмен с другими системами. Облачную базу можно связать с сайтом, CRM или 1С:Управлением торговлей через обмен данными — тогда счета будут приходить из внешней системы, а оплаты возвращаться обратно.

📊 Контроль неоплаченных. В разделе Руководителю и в отчётах по продажам есть сводка по невыставленным и неоплаченным счетам — по ней видно, кто должен и на сколько просрочил.

Отдельных «бизнес-процессов» с маршрутами согласования в типовой 1С:Бухгалтерии нет — это функционал старших конфигураций. В рамках бухгалтерии автоматизация строится на вводе на основании, обмене с банком и отчётах.

Сколько и как хранить счета на оплату

Счёт на оплату не входит в состав первичных учётных документов: он не подтверждает факт хозяйственной жизни, а лишь предлагает оплатить. Поэтому обязательного срока хранения, как у накладных и актов, для него закон прямо не устанавливает.

Первичку же (реализации, акты, счета-фактуры) по статье 29 Закона № 402-ФЗ хранят не менее пяти лет после отчётного года, а для целей налогового контроля — с учётом требований НК РФ. Счета на оплату на практике держат вместе с ними, чтобы восстановить картину расчётов.

В облаке всё хранится в базе на стороне провайдера. Отдельно ничего архивировать не нужно, но периодически выгружайте резервную копию базы себе — на случай, если решите сменить сервис или понадобится локальная копия. Выгрузка доступна в личном кабинете сервиса.

Если счета уходят покупателям через электронный документооборот, их электронные версии хранятся в подсистеме ЭДО вместе с квитанциями оператора. Отдельно распечатывать и подшивать такие счета не требуется — юридически значим электронный оригинал.

Частые ошибки при работе со счетами

Частые вопросы