Штатная расстановка в «1С:Бухгалтерии 8.3»: как включить, заполнить и распечатать Т-3

Штатное расписание в «1С:Бухгалтерии 8.3» по умолчанию скрыто. Чтобы оно появилось, откройте Зарплата и кадры → Справочники и настройки → Настройки зарплаты, разверните группу «Кадровый учёт» и установите флажок ведения штатного расписания. После этого в разделе «Зарплата и кадры» появится ссылка «Штатное расписание», а в кадровых документах — привязка к его позициям.

Если флажка нет или ссылка не появилась, дело почти всегда в одном из трёх: выбран упрощённый кадровый учёт, у пользователя урезаны права или раздел перенастроен через панель навигации . Каждая из этих причин проверяется за пару минут, и лицензию докупать не нужно: функция есть во всех вариантах поставки.

Где находится штатное расписание в 1С Бухгалтерия 8.3: три способа открыть

Когда функция включена, до справочника можно добраться тремя путями. Выбирайте удобный — открывается один и тот же список позиций.

Способ 1. Через раздел «Зарплата и кадры»

Это основной путь для бухгалтера:

1. Откройте раздел Зарплата и кадры на левой панели.
2. В группе кадровых справочников найдите ссылку «Штатное расписание» — она стоит рядом с «Подразделениями» и «Должностями».
3. Щёлкните по ней — откроется список позиций.

Способ 2. Через «Все функции»

Подходит, если ссылку убрали из раздела настройкой навигации:

1. Нажмите на кнопку главного меню (три полоски в левом верхнем углу).
2. Выберите Все функции. Если пункта нет, включите его: Главное меню → Сервис → Параметры → флажок «Отображать команду "Все функции"».
3. Разверните ветку Справочники и откройте «Штатное расписание».

Способ 3. Поиск по меню

В строке поиска вверху окна (значок лупы или поле «Поиск» рядом с названием программы) введите слово «штатн». Программа покажет команды, в названии которых оно встречается. Это быстрее всего, когда не помните, в какой группе лежит ссылка.

Если штатного расписания нет в меню: как его включить

Чаще всего ссылки нет потому, что функция просто не включена. Это нормально для новой базы: разработчики не навязывают штатное тем, кому оно не нужно.

Включаем флажок в настройках зарплаты

1. Перейдите в Зарплата и кадры → Справочники и настройки → Настройки зарплаты.
2. Раскройте группу «Кадровый учёт».
3. Проверьте вариант ведения учёта. Должен быть выбран полный кадровый учёт — с приёмами, переводами и увольнениями.
4. Установите флажок, отвечающий за ведение штатного расписания.
5. Закройте форму настроек и откройте раздел заново.

Если в базе несколько организаций, флажок общий: штатное расписание начинает вестись для всех. Позиции при этом заводятся по каждой организации отдельно.

Проверяем права и навигацию

Если флажок стоит, а ссылки всё равно нет:

• 🔐 Права пользователя. Зайдите под администратором и проверьте профиль групп доступа в Администрирование → Настройки пользователей и прав. Пользователю нужен профиль, который даёт доступ к кадровым данным.
• 🧭 Настройка раздела. Откройте раздел «Зарплата и кадры», в правом верхнем углу нажмите на шестерёнку и выберите Настройка навигации. Посмотрите, не убрана ли ссылка в список доступных команд, и верните её.
• 🔄 Кэш интерфейса. Иногда ссылка появляется только после перезапуска программы. Закройте сеанс и войдите снова.

Штатное расписание в Базовой и ПРОФ версиях 1С Бухгалтерия 8.3

Возможности кадрового учёта в Базовой и ПРОФ версиях одинаковые. Флажок, справочник и печатная форма устроены одинаково. Разница — в лицензионных ограничениях самой программы, а не в функциях штатного.

Практический вывод простой. Если у вас одна фирма и вы сами ведёте кадры, Базовой хватит. Если нужно вести штатное по двум-трём юрлицам в одной базе, нужна ПРОФ.

Когда штатного в Бухгалтерии мало

«1С:Бухгалтерия» хранит штатное расписание как простой справочник. Изменения вносятся прямо в позиции, без отдельных приказов. Истории утверждений с датами нет.

В «1С:Зарплате и управлении персоналом 3.1» всё иначе. Там штатное ведётся документами «Утверждение штатного расписания» и «Изменение штатного расписания», хранится история, можно бронировать позиции под кандидатов. Включается функция в Настройка → Кадровый учёт, а список открывается в разделе Кадры → Штатное расписание.

Ещё одно отличие касается контроля. В ЗУП есть отчёты о занятости и вакантных ставках. В Бухгалтерии таких отчётов нет, поэтому за свободными ставками следят вручную, сверяя Т-3 со списком работающих.

Если вам важна история изменений штатки по датам или численность больше нескольких десятков человек, логичнее перенести кадры в ЗУП.

Как заполнить штатное расписание в 1С 8.3 Бухгалтерия пошагово

Перед заполнением подготовьте два справочника: «Подразделения» и «Должности». Позиция штатного расписания — это связка «подразделение + должность», без них её не создать.

Шаг 1. Создайте подразделения и должности

1. Откройте Зарплата и кадры → Подразделения и заведите отделы: «Администрация», «Бухгалтерия», «Склад».
2. Откройте справочник «Должности» и внесите названия так, как они будут в трудовых договорах: «Главный бухгалтер», «Кладовщик».

Пишите должности полностью и без сокращений. Это название попадёт в печатные формы и в отчётность.

Шаг 2. Добавьте позицию

1. Откройте список «Штатное расписание» и нажмите Создать.
2. Выберите организацию, если их несколько.
3. Укажите подразделение и должность.
4. Заполните количество штатных единиц. Для полставки введите 0,5.
5. На вкладке или в табличной части начислений укажите вид начисления — например, «Оплата по окладу» — и размер оклада.
6. Если используете разные графики, выберите график работы.
7. Нажмите Записать и закрыть.

Шаг 3. Проверьте пример

Возьмём небольшую фирму:

Итого 5,5 ставки и 330 000 рублей месячного фонда по окладам. Сверьте эту цифру с итогом печатной формы — она должна совпасть.

Связь штатного расписания с приказом о приёме на работу

Штатное расписание полезно не само по себе, а тем, что подставляет данные в кадровые документы. Меньше ручного ввода — меньше расхождений между приказом и начислениями.

Как оформить приём по позиции

1. Перейдите в Зарплата и кадры → Кадровый учёт → Приёмы, переводы, увольнения.
2. Нажмите Создать → Приём на работу.
3. Выберите сотрудника, дату приёма и подразделение.
4. В поле должности выберите позицию из штатного расписания этого подразделения.
5. Проверьте, что вид начисления и оклад подтянулись из позиции. При необходимости поправьте их — например, если сотрудник принят с испытательным окладом.
6. Проведите документ и распечатайте приказ по форме Т-1.

Что даёт связь на практике

• 📌 Одинаковые названия. Должность в приказе, в карточке и в Т-3 совпадает буква в букву.
• 💰 Оклад без опечаток. Бухгалтер не набирает сумму вручную в каждом приёме.
• 📊 Видны свободные ставки. Сравнив число ставок в штатке с числом принятых, легко понять, где есть вакансия.

Перевод и изменение оклада оформляются так же — документом «Кадровый перевод» в том же журнале. Если вы повысили оклад позиции в штатном расписании, уже работающим сотрудникам он сам не изменится: на каждого нужен перевод с новой суммой.

Перенос штатного расписания из Excel в 1С 8.3

Отдельной кнопки «Загрузить штатное из Excel» в «1С:Бухгалтерии» нет. Варианты зависят от объёма.

Как подготовить таблицу для загрузки

1. Сначала загрузите или заведите справочники «Подразделения» и «Должности». Загружать позиции раньше них нельзя: обработка не найдёт ссылки.
2. В Excel оставьте по одной строке на позицию: подразделение, должность, количество ставок, оклад.
3. Названия подразделений и должностей приведите к тому виду, в котором они записаны в 1С. Лишний пробел — и обработка создаст новый элемент.
4. Ставки пишите числом с запятой: 1,5, а не «полторы».

Перед загрузкой сделайте резервную копию базы . Отменить массовую загрузку одной кнопкой нельзя, а удалять сотню ошибочных позиций вручную долго.

Внешняя обработка открывается через Главное меню → Файл → Открыть. Если база запрещает открывать внешние файлы, разрешение даёт администратор в настройках безопасности пользователя.

Отчёты и печатная форма штатного расписания

Главный результат работы — унифицированная форма Т-3. Её утвердило постановление Госкомстата России № 1 от 5 января 2004 года.

Как распечатать Т-3

1. Откройте список «Штатное расписание».
2. В командной панели нажмите Печать и выберите форму штатного расписания (Т-3).
3. Укажите организацию и дату, на которую формируется документ.
4. Проверьте итоговые строки: количество единиц и месячный фонд.
5. Сохраните файл в PDF или Excel кнопкой сохранения в форме печати.

С 2013 года унифицированные формы не обязательны, компания вправе утвердить свою форму. Но Т-3 удобна: инспекторы и банки привыкли именно к ней.

Какие данные ещё можно получить

• 👥 Список сотрудников по подразделениям — стандартный кадровый отчёт в разделе «Зарплата и кадры» в группе отчётов.
• 📋 Карточка Т-2 — печатается из карточки сотрудника.
• 🧮 Сравнение штатки и фактической занятости — выгрузите список позиций и список работающих сотрудников в Excel и сопоставьте по должностям. Готового отчёта о вакансиях в Бухгалтерии нет, это задача ЗУП.

Типичные проблемы со штатным расписанием в 1С и что с ними делать

Частые вопросы