Как открыть штатную расстановку в 1С 8.3 ЗУП и что делать, если раздела нет

Директор просит список: кто на какой позиции, где есть вакансии. Вы открываете ЗУП, а в меню «Кадры» штатного расписания нет вообще. Или оно есть, но расстановки в нём не видно. Знакомая ситуация.

Штатная расстановка в 1С 8.3 ЗУП живёт в разделе Кадры рядом со штатным расписанием, а отчёт по ней открывается из того же подменю. Если пунктов нет, виновата не программа: скорее всего, в настройках выключено ведение штатного расписания. Ниже — где искать, как включить, как заполнить начальную расстановку и как вытащить данные.

Где в ЗУП 3.1 искать штатную расстановку

Сначала уточним, что именно вы ищете. Под «расстановкой» в 1С обычно понимают три разные вещи:

• 📋 Штатное расписание — перечень позиций: должность, подразделение, ставки, оклад. Это план.
• 👤 Расстановка — кто из сотрудников занимает какую позицию. Это факт.
• 📊 Отчёт по занятости — сводка: сколько ставок занято, сколько свободно.

Все три связаны, но открываются из разных мест. Типовой маршрут в ЗУП 3.1:

1. Откройте раздел Кадры на панели разделов.
2. Найдите подменю Штатное расписание (в некоторых редакциях — блок «Штатное расписание» в правой колонке «Сервис» или «См. также»).
3. Выберите нужный пункт: список позиций, документы изменения штатного расписания или отчёт по расстановке.

Если пункт спрятан

Откройте главное меню (значок с тремя полосками слева вверху) и введите слово в строку поиска по меню. Если пункт находится, он вам доступен по правам. Если нет — переходите к следующему разделу: причина в настройках или ролях.

Что вы увидите в списке позиций

В списке штатных единиц у каждой позиции есть подразделение, должность, количество ставок и признак занятости. Раскройте группировку по подразделениям, и структура станет читаемой. Закрытые позиции по умолчанию могут быть скрыты — снимите отбор, чтобы увидеть историю. Полезно и для проверки: так видно, какие позиции были раньше и кто на них работал.

Почему раздела «Штатное расписание» нет в меню

Самая частая причина — выключенная настройка. В ЗУП ведение штатного расписания необязательно: небольшие организации работают без него и просто назначают сотрудникам должности при приёме.

Проверьте так:

1. Настройка → Кадровый учёт (иногда блок называется «Кадровый учёт и штатное расписание»).
2. Найдите флаг про ведение штатного расписания.
3. Включите его и закройте окно настроек.
4. Перезайдите в раздел Кадры — пункты появятся.

Если флаг выключен после того, как сотрудники уже приняты, программа может предложить создать штатные единицы автоматически. Не соглашайтесь вслепую: сначала сделайте копию базы .

Вторая причина — роли. Пользователю без права на кадровые данные пункт просто не показывается. Проверьте профиль доступа в Администрирование → Настройки пользователей и прав.

Начальная штатная расстановка: как заполнить с нуля

Если база новая или вы только включили штатное расписание, расстановку нужно создать. «Начальная» значит: фиксируем текущее положение дел одним действием, а не историю изменений.

Сценарий в ЗУП 3.1 обычно такой:

1. Откройте Кадры → Штатное расписание.
2. Создайте документ, который задаёт начальное состояние штатного расписания (в списке документов он называется как-то вроде «Утверждение штатного расписания» или «Изменение штатного расписания»). Если сомневаетесь в названии — нажмите «Создать» и посмотрите список видов.
3. Укажите организацию и дату утверждения.
4. Добавьте строки: подразделение, должность, число ставок, тарифную ставку или оклад.
5. Проведите документ.

Только после этого позиции появятся в справочнике, и к ним можно привязывать сотрудников.

Как «посадить» людей на позиции

Расстановка формируется кадровыми документами. Сотрудник занимает позицию, когда вы:

• принимаете его на работу и в строке выбираете позицию штатного расписания;
• переводите на другую позицию документом кадрового перемещения;
• меняете условия, если позиция сменила оклад.

Если сотрудники были приняты до включения штатки, нужен перевод «сам на себя»: документ перемещения с указанием позиции, но без смены подразделения. Для двух-трёх человек это быстро. Для сотни удобнее загрузка через обработку или, если база свежая, перенос из другой системы.

Отчёт по штатной расстановке: открыть и прочитать

Когда позиции и сотрудники связаны, расстановку смотрят отчётом. Он показывает по каждому подразделению: штатных единиц, занято, вакантно, фактическое количество людей.

Как работать с отчётом:

• 📅 Задайте дату. Отчёт строится на конкретный день, а не за период. Хотите увидеть расстановку на конец прошлого года — поставьте 31.12.
• 🏢 Выберите организацию. В многофирменной базе без отбора получите сумму по всем.
• 🔍 Откройте Настройки и добавьте группировки: подразделение → должность → сотрудник.
• ➕ Включите колонку «Вакансий», если она скрыта.

Пример читается так. Допустим, в отделе продаж пять позиций менеджера по 1 ставке и две позиции старшего менеджера по 0,5 ставки. Всего штатных ставок: 5 + 2 × 0,5 = 6. Занято четыре менеджера и один старший (0,5 ставки), то есть 4 + 0,5 = 4,5. Вакантно 6 − 4,5 = 1,5 ставки.

Расхождения: ставки есть, а людей нет

Типичный случай: в отчёте позиция показана вакантной, хотя сотрудник работает. Проверьте:

• привязан ли он документом приёма или перемещения к этой позиции, а не просто к должности;
• не уволен ли в системе датой раньше, чем вы смотрите отчёт;
• совпадает ли организация в позиции и в приёме.

Как изменить расстановку и штатное расписание

Изменения штатки — зона ответственности кадровика, а утверждает их руководитель приказом. Программа лишь фиксирует решение, поэтому дату документа берите из приказа, а не из календаря.

Править позиции задним числом напрямую нельзя: программа хранит историю. Поэтому любое изменение — это документ.

Не закрывайте позицию, пока на ней числится сотрудник. Сначала переведите или уволите человека, затем закрывайте. Иначе при проведении получите ошибку о занятой позиции.

Выгрузка штатной расстановки в Excel

Когда данные нужно показать начальству или передать аудитору, выгрузите отчёт:

1. Сформируйте отчёт по расстановке на нужную дату.
2. Нажмите значок дискеты (Сохранить) над табличным документом либо Ctrl+S.
3. В списке типов файла выберите Лист Excel 2007-... (.xlsx).
4. Укажите папку и имя.

Если нужен список позиций, а не отчёт, откройте список штатных единиц, нажмите Еще → Вывести список и отметьте колонки. Для крупной базы фильтр по организации перед выводом обязателен — иначе выгрузится всё.

Расстановка в других конфигурациях

Путь различается, поэтому кратко.

• ЗУП 3.1 (в том числе КОРП) — раздел Кадры → Штатное расписание, как выше.
• ERP с подсистемой «Управление персоналом» — раздел «Кадры» тоже содержит штатное расписание, но состав пунктов зависит от включённых функциональных опций. Если подсистемы нет, пункта не будет.
• Комплексная автоматизация 2.4 — кадровые функции доступны только при включённом блоке «Зарплата и кадры» в настройках.

В Бухгалтерии 3.0 полноценного штатного расписания нет: там упрощённое хранение должностей без позиций и вакансий. УТ 11 и Рознице кадровые функции не положены совсем — там расстановку не ищите.

Кому и какие данные показывать

Расстановка содержит оклады и фамилии, то есть персональные данные. Не давайте доступ всем подряд.

• 🔒 Кадровику — полный доступ: документы, позиции, отчёты.
• 📈 Руководителю подразделения — отчёт с отбором по своему отделу, без окладов коллег.
• 💼 Бухгалтеру по зарплате — просмотр позиций и окладов для расчёта.
• 🧾 Аудитору — выгрузка в Excel на нужную дату, а не доступ в базу.

Ограничения настраиваются профилями групп доступа и правами на уровне записей. Если руководитель должен видеть только свой отдел, включите разграничение по подразделениям в настройках прав. Это снимает риск утечки зарплатных данных и избавляет от вечных просьб «пришлите табличку».

Типичные ошибки при работе с расстановкой

❌ Позиция не найдена при приёме. Дата документа приёма раньше, чем дата начального штатного расписания. Передвиньте дату утверждения назад.

❌ Дубли подразделений. При ручном вводе завели «Бухгалтерия» и «Бухгалтерия (старая)». Позиции разъехались по двум узлам. Перенесите позиции в один узел и пометьте лишнее подразделение на удаление.

❌ Сотрудники без позиции после включения штатки. Нужен перевод на позицию. Список таких людей покажет отчёт по занятости с отбором «без позиции».

❌ Вакансий больше, чем должно быть. Не проведён один из документов перемещения. В списке документов отберите непроведённые и проведите.

❌ Оклад в позиции не совпадает с окладом сотрудника. Это допустимо: позиция хранит плановый оклад, а в приёме можно указать иной. Отчёт показывает оба значения, если добавить колонки.

Если не помогло: что проверить ещё

Бывает, что настройки в порядке, права есть, а результата нет. Тогда причина обычно банальна и лежит в окружении, а не в данных.

Все настройки верны, а расстановка пустая. Пройдите по короткому списку:

1. Вы заходите в ту информационную базу? У многих есть рабочая и тестовая копии.
2. Не выбран ли режим «Только просмотр» из-за блокировки периода?
3. Обновлена ли конфигурация до актуального релиза? В старых редакциях раздел выглядит иначе.
4. Работает ли поиск по меню? Введите «штатн» — если находит, значит, пункт доступен.
5. Попросите администратора проверить роли пользователя .

Если ничего не выручило, сделайте копию базы и обратитесь к специалисту по сопровождению. Лезть в данные напрямую через консоль запросов без необходимости не стоит.

Частые вопросы