Как распечатать штатное расписание и выписку из него в 1С 8.3 Бухгалтерия

Главное, что экономит время: в типовой 1С:Бухгалтерия 8.3 (редакция 3.0) штатного расписания как объекта нет, поэтому кнопки «Печать Т-3» вы там не найдёте. Распечатать штатное расписание из 1С 8.3 Бухгалтерия можно четырьмя путями — вывести список должностей с окладами, подключить внешнюю печатную форму Т-3, собрать таблицу в универсальном отчёте или сформировать её в 1С:ЗУП 3.1, если кадры ведутся там.

Выписка из штатного расписания в 1С 8.3 Бухгалтерия делается ещё проще: это тот же Т-3, но с отбором по одному подразделению или одной должности, подписанный как выписка. Унифицированного бланка выписки не существует вообще — ни в законе, ни в программе.

Ниже — где что лежит, какой способ выбрать под вашу задачу (банк, суд, проверка ГИТ, субсидия), как настроить подписи и ориентацию листа, чем сверить фонд оплаты труда и на каких мелочах чаще всего спотыкаются.

Почему в 1С 8.3 Бухгалтерия нет готового отчёта «Штатное расписание»

Редакция 3.0 рассчитана на расчёт зарплаты, а не на кадровое планирование. В ней есть справочник должностей и кадровые документы по людям, но нет регистра штатных позиций — то есть нет сущности «0,5 ставки бухгалтера с вилкой оклада 45 000–60 000».

Что реально есть в базе:

• 👤 справочник Сотрудники — физлица, принятые в организацию;
• 💼 справочник Должности — плоский список названий без ставок и окладов;
• 📄 документы Приём на работу, Кадровый перевод, Увольнение — появляются только при полном кадровом учёте;
• 💰 плановые начисления внутри кадровых документов — там и живёт оклад конкретного человека.

Отсюда простое следствие: любой «Т-3» из Бухгалтерии — это реконструкция по фактически занятым должностям, а не настоящее штатное расписание. Вакансии в такой таблице не появятся: программа о них не знает.

Где у вас ведутся кадры: выберите сценарий

Что проверить перед печатью: настройки зарплаты и кадров

Без этих двух переключателей половина способов просто не заработает — в списках не будет ни окладов, ни должностей по подразделениям.

1. Откройте Зарплата и кадры → Справочники и настройки → Настройки зарплаты.
2. В блоке «Общие настройки» выберите Учёт расчётов по заработной плате и кадровый учёт ведутся → В этой программе. Если стоит «Во внешней программе», кадровых документов в базе нет вообще.
3. Разверните ссылку Кадровый учёт и переключите с Упрощённый на Полный. Появятся документы приёма и перевода, а с ними печатные формы Т-1 и Т-5.
4. Заполните подразделения: Зарплата и кадры → Справочники и настройки → Подразделения. Без них Т-3 будет одной кучей.
5. Проверьте должности: Зарплата и кадры → Справочники и настройки → Должности. Дубли вида «Бухгалтер» и «бухгалтер » (с пробелом) испортят любую группировку.

Как в 1С 8.3 Бухгалтерия распечатать штатное расписание: четыре способа

Сравните по трудозатратам и выберите один — дальше каждый разобран пошагово.

Способ 1. Вывести список должностей и сотрудников на печать

Самый быстрый вариант, когда нужна таблица «кто на какой должности» без окладов.

1. Зайдите в Зарплата и кадры → Справочники и настройки → Должности.
2. Нажмите Ещё → Вывести список.
3. В окне выбора колонок отметьте Наименование и, если ведёте, Код.
4. Нажмите ОК — откроется табличный документ.
5. Кнопка Печать или Файл → Сохранить как → формат Лист Excel (xlsx).

Тот же приём работает в списке сотрудников: Зарплата и кадры → Сотрудники → Ещё → Вывести список. Там доступны колонки подразделения и должности, то есть на выходе уже почти штатная расстановка.

Способ 2. Собрать таблицу в универсальном отчёте с окладами

Этот путь даёт то, чего нет в предыдущем: суммы оклада и долю ставки по каждой строке.

1. Откройте Отчёты → Стандартные отчёты → Универсальный отчёт.
2. В верхней строке выберите тип объекта Документ, объект — Приём на работу, таблицу — Начисления.
3. Нажмите Настройки → режим Расширенный.
4. На вкладке Структура задайте группировки: Подразделение → Должность → Сотрудник.
5. На вкладке Поля и сортировки добавьте Размер (сумма оклада) и Доля ставки, если реквизит заполняется.
6. На вкладке Отборы поставьте условие по организации и по дате документа.
7. Сформировать → Печать.

Полученную таблицу сохраните как шаблон: кнопка Настройки → Сохранить вариант отчёта. В следующий раз хватит одного нажатия.

Способ 3. Подключить внешнюю печатную форму Т-3

Когда нужен именно бланк по Постановлению Госкомстата № 1, а не самодельная таблица, подключают внешнюю печатную форму.

1. Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки.
2. Включите флаг Дополнительные отчёты и обработки.
3. Перейдите по ссылке Дополнительные отчёты и обработки → кнопка Добавить из файла.
4. Выберите файл с расширением .epf, подтвердите предупреждение безопасности.
5. В строке Размещение укажите справочник или документ, из которого будет вызываться печать.
6. Запишите и закройте. Форма появится под кнопкой Печать указанного объекта.

Для добавления внешней обработки нужны права администратора и запущенный толстый либо тонкий клиент с разрешением на использование внешних модулей. В базовых версиях 1С:Бухгалтерия подключение внешних обработок недоступно — это ограничение лицензии, а не настройка.

Способ 4. Печать штатного расписания из 1С 8.3 ЗУП

Если в компании есть ЗУП 3.1, печатать нужно оттуда — это единственный способ получить Т-3 с вакансиями и вилками окладов.

1. Настройка → Кадровый учёт → включите флаг Ведётся штатное расписание.
2. Перейдите по ссылке Настройка штатного расписания и решите, нужна ли история изменений и «вилка» разрядов.
3. Откройте Кадры → Штатное расписание.
4. Первое наполнение — документ Утверждение штатного расписания: добавьте позиции, подразделения, количество ставок и оклады.
5. Для печати: Кадры → Кадровые отчёты → Штатное расписание (Т-3). Укажите дату, на которую нужны данные, и организацию.
6. Сформировать → Печать. Набор печатных форм под кнопкой Печать в самом списке штатного расписания зависит от релиза — посмотрите, что предлагает ваша версия.

Полезные соседние отчёты в том же разделе: Штатные сотрудники (кто фактически занимает позиции) и отчёт по соблюдению штатного расписания — он покажет перебор ставок.

Выписка из штатного расписания в 1С 8.3 Бухгалтерия: как сделать правильно

Выписку обычно просят банк при кредите, суд, ГИТ, органы соцзащиты или фонд при проверке субсидии. Нужна она по одной должности или одному подразделению — целиком ШР никто не требует.

Унифицированной формы нет: ни Постановление Госкомстата № 1, ни ТК РФ её не описывают. Поэтому выписка оформляется как обычный документ организации.

Что должно быть в выписке:

• 🏢 полное наименование организации, ИНН, адрес;
• 📅 ссылка на приказ об утверждении штатного расписания: номер и дата;
• 🗓 дата, на которую сделана выписка;
• 📊 строки таблицы Т-3 только по нужным должностям: подразделение, должность, количество ставок, тарифная ставка (оклад), надбавки, итого в месяц;
• ✍️ подписи руководителя и главного бухгалтера либо кадровика, печать при наличии;
• 🔖 отметка «Выписка верна» и дата заверения.

Как собрать в Бухгалтерии 3.0 за три шага:

1. Постройте универсальный отчёт по способу 2 и поставьте отбор по нужному подразделению или должности.
2. Выгрузите в Excel: Файл → Сохранить как → Лист Excel.
3. Вставьте таблицу в шаблон на бланке организации, добавьте шапку со ссылкой на приказ и строку заверения.

В ЗУП 3.1 порядок короче: в отчёте Штатное расписание (Т-3) нажмите Настройки, добавьте отбор по подразделению, сформируйте и распечатайте. Поверх распечатки от руки или в шаблоне дописывается заверительная надпись.

Настройки печати: подписи, формат листа, PDF

Т-3 — широкая таблица, и на A4 по умолчанию она разъезжается.

Если ФИО подписанта в форме пустое — проверьте, что в карточке организации заданы ответственные лица с датой начала действия, которая не позже даты документа.

Чем сверить штатное расписание с фактическими начислениями

Распечатанная форма бесполезна, если ФОТ в ней расходится с бухгалтерией. Сверку делают так.

Отчёты в 1С:Бухгалтерия 3.0:

• Зарплата и кадры → Отчёты по зарплате → Анализ начисленной зарплаты и взносов — месячный ФОТ в разрезе подразделений;
• Зарплата и кадры → Отчёты по зарплате → Расчётная ведомость Т-51 — суммы по сотрудникам;
• Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту → счёт 70 — контрольная цифра начислений за месяц.

Пример расхождения на числах. По штатному расписанию в отделе продаж три позиции: руководитель 90 000 ₽, два менеджера по 55 000 ₽ — плановый ФОТ 200 000 ₽. Оборот по кредиту счёта 70 за октябрь в том же подразделении — 173 500 ₽.

Типичные причины такой дыры: одна ставка вакантна, кто-то был в отпуске за свой счёт, менеджер принят с 10-го числа, либо человек работает на 0,5 ставки, а в ШР стоит целая. Разбираются по расчётной ведомости за тот же месяц.

Типичные ошибки при печати штатного расписания

Когда печатать штатное расписание не нужно

Пара ситуаций, где люди тратят время впустую:

• 🚫 Штатное расписание не входит в состав бухгалтерской отчётности и не сдаётся в ИФНС по умолчанию. Его предоставляют только по мотивированному требованию.
• 🚫 У ИП без работников штатного расписания нет и быть не может — сам предприниматель в него не включается.
• 🚫 Для микропредприятий, отказавшихся от локальных нормативных актов в пользу типового трудового договора, отдельное штатное расписание не обязательно. Условия оплаты фиксируются в договоре.
• 🚫 При изменении оклада одному сотруднику перепечатывать весь Т-3 не требуется — достаточно приказа об изменении ШР и допсоглашения к договору.

Срок хранения утверждённых штатных расписаний — постоянный, по месту их разработки и утверждения. Это Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236. Проекты и рабочие варианты хранятся три года.

Частые вопросы