Есть ли штатное расписание в 1С Бухгалтерия 8.3, где его смотреть и как заполнить

Полноценного штатного расписания в 1С 8.3 Бухгалтерия нет — ни документа, ни отчёта по форме Т-3. Поэтому искать штатное расписание в 1С Бухгалтерия бесполезно: объект отсутствует в конфигурации, а не спрятан за настройкой. Ближайшее, что есть в программе, — справочник Должности и кадровый отчёт Штатные сотрудники, который показывает, кто реально принят и на какую ставку.

Там, где бухгалтеру нужно именно штатное расписание, выбор обычно между тремя вариантами: вести ШР в 1С:ЗУП 3.1 (там это полноценная подсистема с формой Т-3), работать в 1С:ERP или «Комплексной автоматизации» — в них ШР встроено, или оставить расписание во внешнем файле и сверять его с отчётом по штатным сотрудникам. Первый вариант берут, когда сотрудников больше 15–20 и есть кадровик; третий — когда штат маленький и меняется раз в год.

Ниже: где в 1С 8.3 Бухгалтерия посмотреть то, что заменяет штатное расписание, какие пункты меню открывать, как включить и заполнить ШР в ЗУП 3.1 и ERP, какие отчёты использовать для проверки и на чём чаще всего спотыкаются.

Есть ли в 1С Бухгалтерия 8.3 штатное расписание: ответ по конфигурациям

Штатное расписание — часть кадровой подсистемы. В 1С:Бухгалтерии она урезанная: нужна для начисления зарплаты и отчётности, но не для кадрового делопроизводства.

Ещё одна частая путаница — расширения и доработки. В самописных базах ШР иногда прикручивают отдельной подсистемой, и тогда пункт меню появляется в неожиданном месте. Проверить легко: нажмите лупу глобального поиска и наберите «штатное». Если в подсказках только справочник Должности — базовая типовая Бухгалтерия без доработок.

Где в 1С Бухгалтерия найти штатное расписание: 4 места, которые его заменяют

1. Справочник «Должности»

Путь: Зарплата и кадры → блок «Справочники и настройки» → Должности.

Это ближайший родственник штатного расписания: перечень должностей, которые используются в кадровых документах и трудовых договорах. Количества единиц, оклада и подразделения здесь нет — только наименование и, в последних релизах, код по ОКЗ для отчётности в СФР.

2. Отчёт «Штатные сотрудники»

Путь: Зарплата и кадры → блок «Отчёты» → Отчёты по кадрам → Штатные сотрудники (в части релизов группа называется «Кадровые отчёты»).

Отчёт строится на дату и показывает фактический состав: сотрудник, подразделение, должность, дата приёма, вид занятости. Это ответ на вопрос «где в 1С посмотреть штатное расписание 8.3 Бухгалтерия» по факту — то есть кто занимает какие должности сейчас. Это не форма Т-3: в отчёте нет вакансий и планового фонда оплаты труда.

3. Кадровые документы

Путь: Зарплата и кадры → Приёмы на работу, Кадровые переводы, Увольнения.

Из этих документов и складывается фактическая «штатка». В них указывают подразделение, должность, оклад и вид занятости — всё, кроме количества штатных единиц.

4. Отчёт «Кадровые данные сотрудников»

Путь: Зарплата и кадры → Отчёты по кадрам → Кадровые данные сотрудников.

Настраиваемый отчёт: добавьте в группировки подразделение и должность, в поля — оклад, и получите таблицу, похожую на штатное расписание по занятым позициям. Сохраните настройку через Ещё → Сохранить вариант отчёта, чтобы не собирать её каждый раз.

Если кадровых документов нет: проверьте тип кадрового учёта

В 1С:Бухгалтерии кадровый учёт бывает двух видов, и от этого зависит, какие пункты вы увидите в разделе.

1. Откройте Зарплата и кадры → Настройки зарплаты.
2. Разверните блок Кадровый учёт.
3. Переключатель: Упрощённый или Полный.

При упрощённом учёте отчёт Штатные сотрудники всё равно доступен, но ряд кадровых печатных форм не формируется. Переключение на полный режим обратимо и ранее введённые данные не ломает.

Штатное расписание в 1С 8.3 ЗУП: где найти и как заполнить

В ЗУП 3.1 штатное расписание выключено в типовой поставке — поэтому его часто «не находят» и в ЗУП тоже.

Дальнейшие изменения оформляют документом Изменение штатного расписания (кнопка в том же журнале): новая позиция, другое количество единиц, индексация оклада, закрытие позиции. История сохраняется, и расписание можно построить на любую прошлую дату.

Где посмотреть штатное расписание 8.3: отчёты для проверки

В ЗУП 3.1 и ERP отчёты по ШР лежат в Кадры → Кадровые отчёты.

В 1С:Бухгалтерии из этого набора есть только Штатные сотрудники и Численность и текучесть кадров. Проверочная связка для бухгалтера такая: Штатные сотрудники в Бухгалтерии сверяется с Анализ штатного расписания в ЗУП — расхождение означает, что кого-то приняли мимо ШР или не перенесли в расчётную базу.

Проводки и влияние штатного расписания на учёт

Штатное расписание — кадровый документ, бухгалтерских проводок он не делает. На счета влияет не ШР, а способ отражения зарплаты, который берётся из подразделения, начисления или организации.

Отсюда практический вывод: если в позиции ШР указано одно подразделение, а в приёме на работу — другое, затраты уйдут на чужой счёт и себестоимость поедет. Проверяйте связку «позиция ШР → кадровый документ → способ отражения в учёте», а не только суммы.

Типичные ошибки

🔴 Ищут штатное расписание в 1С 8.3 Бухгалтерия и переустанавливают базу. Объекта нет в конфигурации. Ни обновление релиза, ни чистка кеша его не добавят.

🔴 Принимают справочник «Должности» за штатное расписание. В справочнике нет ни количества единиц, ни окладов, ни подразделений. Это только список наименований.

🔴 Включили ШР в ЗУП, но не провели документ утверждения. Позиции созданы, журнал заполнен, а отчёт Т-3 пустой — потому что в отчёт попадают только утверждённые позиции.

🔴 Создают дубли позиций. Две позиции «Менеджер» в одном подразделении вместо одной с количеством 2. Отчёт по вакансиям после этого считает неверно.

🔴 Принимают сотрудников мимо расписания. Без флажка автопроверки программа промолчит. Лечится отчётом Соблюдение штатного расписания раз в месяц.

🔴 Удаляют позицию вместо закрытия. Правильно — документ Изменение штатного расписания с закрытием позиции на дату. Удаление ломает историю и прошлые формы Т-3.

🔴 В позиции не заданы начисления. При приёме на работу расчётная часть остаётся пустой, и зарплата не начисляется до ручного исправления.

🔴 Ждут штатное расписание в 1С:Управление торговлей 11. Кадрового контура в УТ нет: только справочник сотрудников для подписей в документах. ШР в УТ не появится даже при полной функциональности.

🔴 Печатают Т-3 на текущую дату вместо даты утверждения. В отчёте есть поле периода — при неверной дате в форму попадут изменения, которые на момент приказа ещё не действовали.

Обязательно ли штатное расписание и почему 1С его не навязывает

Для коммерческих организаций ШР прямо законом не требуется: в ТК РФ такой обязанности нет, а форма Т-3 из Постановления Госкомстата № 1 с 2013 года не обязательна — организация утверждает свои формы по ст. 9 закона 402-ФЗ.

Но ст. 57 ТК РФ требует указывать в трудовом договоре трудовую функцию — должность «в соответствии со штатным расписанием». На практике ШР запрашивают при проверках трудовой инспекции, при сокращении штата (ст. 74, 180 ТК РФ), в судах по трудовым спорам и в банках при оценке фонда оплаты труда. Для бюджетных учреждений расписание обязательно.

Именно поэтому в 1С:Бухгалтерии ШР нет: конфигурация закрывает бухучёт и обязательную отчётность, а необязательный кадровый документ вынесен в ЗУП.

Частые вопросы