Начисление и учёт штрафов в 1С:Бухгалтерии и ЗУП

Штраф в 1С проводят документом «Операция, введённая вручную» (раздел Операции), а счёт зависит от вида штрафа. Налоговый штраф и пени списывают на счёт 99 в корреспонденции с 68 или 69, административный штраф от госоргана — на 91.02, а неустойку контрагенту по договору — тоже на 91.02, но через счёт 76.02. Уплату потом отражают списанием с расчётного счёта.

Разница между видами принципиальна не только для проводки, но и для налога на прибыль: штрафы в бюджет расходы не уменьшают, а неустойка партнёру — уменьшает. Ниже — какой штраф куда относить, как собрать проводку и чем закрыть долг.

Три вида штрафов и счёт для каждого

Прежде чем создавать документ, определите природу штрафа — от неё зависит всё остальное.

• 🏛️ Налоговый штраф и пени — за просрочку налога, взноса или несданный отчёт. Начисляет ФНС или СФР. В бухучёте это не расход, а уменьшение прибыли: счёт 99.
• 🚔 Административный штраф — по КоАП РФ: ГИБДД, трудинспекция, Роспотребнадзор, за ККТ и т. п. В бухучёте — прочий расход (91.02), в налоговом учёте не принимается.
• 🤝 Договорная неустойка — пени и штрафы контрагенту за нарушение условий договора. Тоже 91.02, но её можно учесть при расчёте налога на прибыль.

Отдельно стоят штрафы, которые по решению суда или исполнительному листу удерживают из зарплаты работника, — это не расход фирмы, а удержание. О них в разделе про ЗУП.

Что настроить перед проведением

Специальных настроек штрафы почти не требуют — хватает стандартного плана счетов. Но два момента проверьте заранее.

1. Контрагент или госорган как элемент справочника. Для договорной неустойки нужен контрагент и договор. Для административного штрафа заведите в справочнике Контрагенты отдельный элемент — например, инспекцию или ведомство, которое выписало штраф. Это удобно для аналитики по счёту 76.
2. Статьи прочих доходов и расходов. Для счёта 91 в 1С обязательна аналитика — статья из справочника Прочие доходы и расходы. Создайте отдельные статьи: «Штрафы и пени к уплате (не принимаются в НУ)» и «Неустойки по договорам». У первой снимите флажок принятия в налоговом учёте, у второй — оставьте.

Для налоговых штрафов аналитика проще: по счёту 68 выбирается нужный налог, по 99 — субсчёт прибылей и убытков. Отдельную статью заводить не нужно.

Начисление штрафа ручной операцией

Типового документа «Штраф» в 1С:Бухгалтерии нет — начисление делают операцией вручную.

1. Откройте Операции → Операции, введённые вручную.
2. Нажмите Создать → Операция.
3. Заполните дату (дата требования, постановления или решения суда) и, при желании, содержание — например, «Штраф по требованию ФНС №…».
4. Добавьте строку проводки: укажите счёт по дебету, счёт по кредиту, субконто и сумму.
5. Для налоговых санкций в суммах налогового учёта (Сумма Дт (НУ) и т. п.) ставить ничего не нужно — они в расходах не участвуют.
6. Запишите и проведите.

Пример для налогового штрафа 5 000 ₽ по НДС:

Дт 99 Кт 68.02 — 5 000 ₽ (штраф по НДС)

Пример для административного штрафа 3 000 ₽ от трудинспекции:

Дт 91.02 Кт 76.02 — 3 000 ₽
субконто 91.02: статья «Штрафы и пени (не принимаются в НУ)»

Договорную неустойку удобнее начислить тем же способом — ручной операцией Дт 91.02 Кт 76.02 с датой признания долга (дата претензии, акта или вступления в силу решения суда).

Проводки по штрафам: сводная таблица

Собрали все типовые случаи в одном месте — с учётом влияния на налог на прибыль.

Пояснения по спорным моментам:

• Пени по налогам. Формально это не штраф, но по сути — тоже санкция в бюджет. Безопаснее относить их, как и штрафы, на счёт 99 и закрепить способ в учётной политике.
• СФР вместо ФСС. С 2023 года Фонд социального страхования и ПФР объединены в Социальный фонд России (СФР). Взносы на травматизм платятся туда напрямую, остальные взносы — в ФНС.
• НДС с неустойки. Неустойка по договору, как правило, НДС не облагается: она не связана с оплатой товара. Если же санкция по сути скрывает часть цены, налоговики могут потребовать НДС — спорный случай.

Уплата штрафа и списание с расчётного счёта

После начисления штраф нужно заплатить и закрыть долг по кредитовому счёту.

Шаг 1. Платёжное поручение. Откройте Банк и касса → Платёжные поручения, создайте документ. Для штрафов в бюджет выберите вид операции Уплата налога — тогда подставятся реквизиты и правильный КБК. Для неустойки контрагенту — вид Оплата поставщику.

Шаг 2. Списание с расчётного счёта. Платёжка сама проводок не делает — долг закрывает документ Списание с расчётного счёта. Его создают по кнапке в платёжке или загружают из банковской выписки через Банк и касса → Банковские выписки.

Проводки при уплате:

Налоговый штраф:   Дт 68 (или 69) Кт 51
Административный:   Дт 76.02       Кт 51
Неустойка партнёру: Дт 76.02       Кт 51

С 2023 года штрафы и пени по налогам и большинству взносов перечисляют не отдельными платёжками, а на единый налоговый счёт (ЕНС). В 1С:Бухгалтерии ЕНС — это счёт 68.90.

Схема с ЕНС добавляет один шаг:

Начисление:          Дт 99    Кт 68.02
Перенос на ЕНС:      Дт 68.02 Кт 68.90   (документ «Операция по ЕНС» или помощник)
Уплата с расчётного: Дт 68.90 Кт 51

Чтобы деньги с ЕНС инспекция зачла именно в штраф, а не в текущий налог, порядок зачёта с 2023 года определяет сама ФНС: сначала недоимка, затем налоги, потом пени, проценты и штрафы. Повлиять на очерёдность организация не может, поэтому держите на едином счёте достаточное сальдо. Сверить начисленный и уплаченный штраф удобно отчётом Анализ счёта по 68.90 и актом сверки с инспекцией.

Налоговый учёт и отчётность: что видит ФНС

Главное правило разделения штрафов:

• Штрафы и пени в бюджет (налоговые и административные) прибыль не уменьшают — это прямо сказано в ст. 270 НК РФ. В декларации по налогу на прибыль их нет.
• Договорные неустойки уменьшают прибыль как внереализационные расходы (пп. 13 п. 1 ст. 265 НК РФ) и попадают в строку внереализационных расходов декларации.
• Полученные от контрагента неустойки — внереализационный доход (п. 3 ст. 250 НК РФ), признаётся на дату признания должником или решения суда.

Чтобы проверить себя перед сдачей декларации, сформируйте отчёт Анализ счёта по счёту 91.02 с группировкой по статьям прочих расходов. Суммы по статье «не принимается в НУ» не должны попасть в налоговые расходы — это легко увидеть в колонках НУ.

Если фирма на УСН, расклад другой: при объекте «доходы минус расходы» штрафы и неустойки в закрытый перечень расходов (ст. 346.16 НК РФ) не входят, поэтому налог не уменьшают — ни в бюджет, ни контрагенту.

«Штрафы» работникам: почему их нельзя провести напрямую

Частый запрос — «как оштрафовать сотрудника в 1С:ЗУП». Ответ неожиданный: Трудовой кодекс штрафов как меры наказания не предусматривает. Статья 192 ТК РФ знает только замечание, выговор и увольнение. Удержать деньги «за опоздание» или «за ошибку» просто как штраф нельзя — это нарушение, за которое накажут уже работодателя.

Что законно и как это провести в 1С:ЗУП 3.1:

• Лишение или снижение премии (депремирование). Если премия по положению о премировании зависит от показателей, за нарушение её просто не начисляют или начисляют меньше. Это не удержание, а неначисление — в документе Премия указываете меньшую сумму или не включаете работника.
• Возмещение материального ущерба (ст. 238 ТК РФ). Удержать можно не больше среднего месячного заработка (ст. 241 ТК РФ) и по распоряжению в течение месяца. Оформляется документом Удержание по прочим операциям в разделе Зарплата с заранее настроенным видом удержания.
• Удержание по исполнительному листу. Если штраф (например, ГИБДД) наложен на работника и пришёл исполнительный лист, бухгалтер удерживает сумму документом Исполнительный лист. Это удержание дохода работника, а не расход фирмы.

Ограничение по сумме общее: по инициативе работодателя удерживают не более 20% зарплаты после НДФЛ (ст. 138 ТК РФ), по исполнительным листам — до 50%, в отдельных случаях до 70%.

Типичные ошибки

• ❌ Административный штраф отнесли в налоговые расходы. Самая частая ошибка — поставить галку принятия в НУ по статье 91.02. В результате занижается налог на прибыль. Статья для штрафов в бюджет всегда «не принимается».
• ❌ Налоговый штраф провели через 91, а не 99. Технически программа пропустит, но санкции в бюджет учитывают на счёте 99 — так требует методология.
• ❌ Закрыли штраф напрямую с 51, минуя ЕНС. После начисления через 68.90 прямая проводка Дт 68.02 Кт 51 оставит сальдо на едином счёте и исказит сверку с ФНС.
• ❌ Штраф сотруднику оформили удержанием без основания. Удержание «за опоздание» без исполнительного листа и без доказанного ущерба незаконно.
• ❌ Неустойку признали не в том периоде. Расход возникает на дату признания долга, а не на дату оплаты. Проводка задним числом искажает и прибыль, и авансовые платежи.

Частые вопросы