Несколько складов в БП 3.0: функциональность, аналитика счетов, типы складов и инвентаризация

Чтобы настроить учёт по складам в 1С 8.3 Бухгалтерия, нужны две настройки. Первая — флажок «Несколько складов» в Главное → Функциональность на вкладке «Запасы». Вторая — аналитика «По складам» в настройках плана счетов: там же выбирается, вести склад только по количеству или по количеству и сумме.

Типичная ситуация: у фирмы офис и арендованный склад за городом, кладовщик спрашивает, сколько коробок лежит именно у него, а ОСВ по 41 счёту показывает одну цифру на всю организацию. Пока аналитики по складам нет, программа просто не знает, где лежит товар. Исправить это можно без переноса базы: настройки включаются в любой момент, сложности бывают только с уже введёнными остатками.

Включаем несколько складов в функциональности программы

По умолчанию в новой базе Бухгалтерии склад один — «Основной склад». Поле «Склад» в документах при этом заполняется автоматически, а справочник «Склады» спрятан из меню.

Порядок действий:

1. Откройте Главное → Функциональность.
2. Если вверху выбран вариант «Основная», переключите на «Выборочная» или «Полная» — иначе часть флажков недоступна.
3. Перейдите на вкладку «Запасы».
4. Установите флажок «Несколько складов».

После этого в разделе Справочники → Товары и услуги появится ссылка «Склады», а в документах поступления, реализации и перемещения — видимое поле «Склад».

Как настроить учёт по складам в плане счетов

Флажок функциональности только показывает склады в интерфейсе. Чтобы программа действительно вела остатки в разрезе мест хранения, нужно включить аналитику на счетах запасов.

Где находится настройка

Откройте Главное → Учетная политика и в форме учётной политики перейдите по ссылке «Настройки плана счетов». В открывшемся окне выберите строку «Учет запасов».

В блоке аналитики установите флажок «По складам (местам хранения)». Ниже программа предложит один из двух вариантов:

Что меняется на счетах

После включения у счетов запасов (10, 41, 43 и других, где ведётся учёт материальных ценностей) появляется субконто «Склады». В оборотно-сальдовой ведомости по счёту можно развернуть остаток по складам через настройку группировки.

Когда включать

Лучше всего — с начала года или хотя бы квартала, до ввода первых документов. Перед изменением настроек плана счетов в рабочей базе сделайте резервную копию.

Если аналитику включить посреди периода, уже введённые остатки останутся без склада: субконто в старых проводках будет пустым. Такие остатки придётся распределить по складам вручную — проще всего ручной операцией с проводкой с пустого субконто на нужный склад, согласовав её с главным бухгалтером.

Создание складов и выбор типа склада

Справочник открывается по пути Справочники → Товары и услуги → Склады. Нажмите «Создать», введите наименование и выберите тип склада.

Три типа складов в Бухгалтерии

Для розничного склада и НТТ обязательно заполняется поле «Тип цен». Именно по этим ценам программа оценивает товар в рознице. Без типа цен документ передачи товара в розницу не проведётся или посчитает неверную наценку.

Как назвать и сгруппировать склады

Название склада видят все пользователи в каждом документе. Поэтому:

• 🏷️ пишите адрес или назначение: «Склад Подольск», «Магазин Ленина 12», а не «Склад 2»;
• 📁 при десятке складов и больше создайте группы: «Оптовые», «Магазины», «Склады ответхранения»;
• 🚫 неиспользуемый склад не удаляйте, а помечайте на удаление — на нём есть движения за прошлые периоды.

Склад по умолчанию

Чтобы в новых документах сразу подставлялся нужный склад, откройте персональные настройки пользователя (Главное → Персональные настройки) и укажите основной склад в значениях для подстановки. Кладовщику магазина — его магазин, бухгалтеру головного офиса — центральный склад.

Начальные остатки и первые документы по складам

Склады созданы — теперь остатки должны «лечь» на правильные места хранения. Если база новая, это делается при вводе начальных остатков. Если база рабочая, достаточно следить, чтобы новые документы заполнялись со складом.

Ввод остатков в новой базе

Помощник ввода остатков находится в Главное → Помощник ввода остатков. Для каждого счёта запасов (10, 41, 43) создаётся отдельный документ, и в его табличной части у каждой строки есть колонка «Склад».

Практичный порядок:

1. Выгрузите у кладовщика опись остатков по каждому складу.
2. Вводите остатки одним документом на склад: так проще сверять с описью.
3. После ввода сформируйте ОСВ по счёту с группировкой по складам и сравните итог с описями.

Какие документы двигают товар по складам

Главная ошибка на этом этапе — оставлять склад по умолчанию в каждом документе. Отгрузка из магазина, оформленная с центрального склада, даёт минус на центральном складе и «зависший» остаток в магазине. Проверьте после первой недели работы ОСВ по складам на отрицательные остатки.

Ордерная схема документооборота: что умеет Бухгалтерия

Ордерная схема — это разделение операции на два документа. Сначала менеджер оформляет финансовую часть (поступление, реализацию), затем кладовщик отдельным ордером подтверждает фактическую приёмку или отгрузку.

В 1С:Бухгалтерии предприятия 3.0 ордерной схемы нет. Один документ «Поступление (акт, накладная, УПД)» сразу и приходует товар на склад, и формирует задолженность перед поставщиком. Документ «Реализация (акт, накладная, УПД)» сразу списывает товар и формирует выручку.

Чем заменить ордера в Бухгалтерии

Если нужно разграничить работу менеджера и кладовщика, обычно делают так:

1. 📝 Менеджер вводит документ и записывает его без проведения.
2. 📦 Кладовщик проверяет товар по факту и проводит документ — только после этого товар попадает на остаток.
3. 🔍 Непроведённые документы видно в журнале по значку: это и есть «ещё не принятое на склад».

Для расхождений при приёмке используется документ поступления с фактическим количеством, а претензия поставщику оформляется отдельно.

Когда без ордеров не обойтись

Если на складе много персонала, приёмка идёт частями, а отгрузка — по заданиям сборщикам, Бухгалтерия перестаёт справляться. Для ордерного склада нужна конфигурация оперативного учёта, например «Управление торговлей 11» или «Комплексная автоматизация». Там ордерная схема включается в карточке склада, а данные выгружаются в Бухгалтерию синхронизацией.

Места хранения и ячейки: как обойтись без адресного хранения

Адресное хранение — учёт по стеллажам, ярусам и ячейкам — в 1С:Бухгалтерии тоже не предусмотрено. Субконто «Склады» — нижний уровень детализации, глубже программа не разбивает.

Варианты для небольших складов:

Перемещение между складами, контроль остатков и инвентаризация

Перемещение товаров

Передача со склада на склад оформляется документом «Перемещение товаров» в разделе Склад. В шапке — склад-отправитель и склад-получатель, в табличной части — товары и количество.

Проводка формируется внутри одного счёта, но меняется субконто склада: например, Дт 41.01 (Магазин) Кт 41.01 (Основной склад). При передаче с оптового склада в НТТ товар переходит на 41.12, а наценка отражается на 42.02.

Где смотреть остатки по складам

Самый надёжный способ — оборотно-сальдовая ведомость по счёту в разделе Отчеты:

1. Выберите период и счёт, например 41.01.
2. Нажмите «Показать настройки».
3. На вкладке группировки добавьте «Склады» и «Номенклатура».
4. Сформируйте отчёт — остаток будет разбит по каждому складу.

Если учёт по складам ведётся только по количеству, сумма по складу в отчёте будет пустой, а количество — заполнено. Это не ошибка, а следствие выбранной настройки.

Инвентаризация склада

Инвентаризацию проводят минимум перед годовой отчётностью — это требование ст. 11 закона о бухучёте. Порядок в программе:

1. Откройте Склад → Инвентаризация и создайте документ «Инвентаризация товаров».
2. Укажите склад, нажмите «Заполнить» — программа подставит учётные остатки.
3. Распечатайте инвентаризационную опись, пересчитайте товар и впишите фактическое количество.
4. Запишите документ. Сам он проводок не делает.
5. На его основании создайте «Оприходование товаров» для излишков и «Списание товаров» для недостачи.

Инвентаризацию проводите по каждому складу отдельным документом — иначе излишек на одном и недостача на другом визуально «схлопнутся».

Частые вопросы по складскому учёту в Бухгалтерии 8.3